18 Head of Hr Jobs Berlin

Bei uns verantwortest du alle zentralen HR-Prozesse entlang des Employee Lifecycles - mit besonderem Fokus auf nachhaltige Mitarbeitendenbindung, -zufriedenheit und -entwicklung, Dank deiner Erfahrungen in der Scale-Up Welt navigierst du uns als heranwachsendes Unternehmen mit Weitblick durch wichtige Change Prozesse und hast dabei stets ein Auge auf dem Wohlergehen unserer Mitarbeitenden, Du schaffst psychologische Sicherheit in komplexen Situationen und unterstützt Führungs- und Fachkräfte darin empathisch, verantwortungsvoll und lösungsorientiert zu handeln., Mit deinem offenen, herzlichen und vertrauensvollen Wesen begleitest du unser People & Culture Team durch alle relevanten Themen und Projekte und bist Ansprechperson für die Themen Arbeitsrecht, Compliance und Recruiting, Teamwork makes the dream work: du bringst eine motivierte Hands-on Herangehensweise in das täglich People-Business ein und unterstützt die Zusammenarbeit mit wertvollen Feedback- und Bindungs-Konzepten, Du analysierst relevante Daten und sorgst für transparente Reportings an die Geschäftsführung

Durchführung von Personalgewinnungs- und –bindungsmaßnahmen, Steuerung und Umsetzung des Bewerbermanagements, Beratung und Begleitung von Führungskräften in allen arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen sowie operativen und strategischen Personalthemen, Mitwirkung bei der Erarbeitung und Implementierung von individuellen Weiterbildungsplänen für unsere Mitarbeitenden, Vorbereitung, Durchführung und Begleitung sowie Nachbereitung von Mitarbeitergesprächen (Aus- und Weiterbildung, Laufbahnplanung, Coaching-, Kritik- und Motivationsgespräche etc.), gelegentliche Vorbereitung und Durchführung von Disziplinarmaßnahmen, Erstellung von HR-Richtlinien und Funktions- sowie Stellenbeschreibungen im Zusammenwirken mit dem Qualitätsmanagement des Unternehmens, Durchführung der digital gestützten operativerer Personalarbeit (Urlaubsplanung etc.)

Du betreust eigenständig einen definierten Mitarbeiterkreis entlang des gesamten Employee Life Cycles – von Eintritt bis Austritt., Du begleitest Veränderungsprozesse und bringst dich aktiv bei der Weiterentwicklung unserer HR-Strukturen ein., Du arbeitest eng mit unseren HR Business Partner:innen und dem Recruiting zusammen.

Du betreust eigenständig einen definierten Mitarbeiterkreis entlang des gesamten Employee Life Cycles – von Eintritt bis Austritt., Du begleitest Veränderungsprozesse und bringst dich aktiv bei der Weiterentwicklung unserer HR-Strukturen ein., Du arbeitest eng mit unseren HR Business Partner:innen und dem Recruiting zusammen.

Strategische Beratung: Begleitung von Führungspersonen als Sparringspartner:in in personalrelevanten Fragen und Unterstützung bei der Umsetzung unserer Unternehmensstrategie., Personalbetreuung: Betreuung und Beratung von Mitarbeiter:innen entlang des gesamten Employee Lifecycle., Change Management: Unterstützung bei Veränderungsprozessen und sorgen für eine reibungslose Umsetzung neuer Strukturen und Prozesse., Talent Management: Identifikation und Förderung von Talenten, Begleitung von Weiterentwicklungsprogrammen und Nachfolgeplanung., Arbeitsrecht & Konfliktlösung: Sicherstellung der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben und konstruktives Konfliktmanagement., Personalentwicklung: Gestaltung und Umsetzung von Entwicklungsmaßnahmen, Schulungen und Workshops.

Beratung von Mitarbeitenden und Führungskräften zu personellen Angelegenheiten, Betreuung des gesamten Mitarbeiterzyklus von der Einstellung bis zum Austritt, Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Zeugnissen und Bescheinigungen, Bewerbermanagement von der Anzeigenschaltung bis zur Gesprächsführung am jeweiligen Standort, Begleiten von Entwicklungsgesprächen der Mitarbeitenden, Auszubildenden und Studenten, Vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung (Lohnvorerfassung, Kontrolle, Freigabe des Gehaltslaufs) in Zusammenarbeit mit externem Dienstleister, Betreuung der Zeitwirtschaft, Pflege der elektronischen Personalakten, Mitarbeit in Projekten

Develop and implement a forward-thinking HR strategy that aligns with business objectives., Provide leadership to the HR/Office Manager and potential further team members, and ensure seamless collaboration with the CFO, CEO, and management team on strategic workforce planning, addressing both immediate and long-term business needs., Oversee and continuously improve the entire recruitment process, from identifying hiring needs to onboarding, while managing external talent partners to ensure we attract high-quality candidates., Develop and implement strategies to retain top talent, focusing on creating career development opportunities and maintaining a strong employer brand., Drive initiatives that promote a positive and inclusive workplace culture, ensuring high levels of employee engagement and satisfaction., Design and manage onboarding programs that enable new hires to integrate quickly and effectively., Lead structured performance review cycles, focusing on clear feedback mechanisms and development plans., Create learning and development programs that support employees' career growth and align with organizational goals, fostering a culture of continuous improvement., Ensure compliance with local labor laws, company policies, and support the organization's certification processes, such as ISO and SOC 2., Maintain robust HR administration processes and oversee the use and optimization of HR systems, such as Personio, to enhance efficiency in all HR-related activities.

Du verantwortest Accounting, Controlling, Liquiditätsmangement und führst dabei ein Team von ca. 3 Mitarbeitenden, Du übernimmst den Bereich Reporting und Forecasting, Du übernimmst Projekte von strategischer Bedeutung zur Weiterentwicklung unserer Prozesse, Du erstellst in Abstimmung mit dem Management den Finanzplan, übernimmst Budgetierung & identifizierst dabei Risiken und Potentiale, Verantwortung für die laufende Buchhaltung sowie die Erstellung von Jahresabschlüssen mit der Steuerkanzlei, Organisation der administrativen Themen wie Vertragsmanagement, Compliance, Audits etc.

Develop HR controlling structures from KPIs to strategic planning, Create reports and analyses on KPIs like FTE, Fluktuation, Time-to-Hire & Cost-per-Hire, Actively plan headcounts, forecasts, and scenarios with Finance & People, Prepare numbers in an understandable way for different target groups, Work closely with Recruiting, People Ops & Finance as a reliable sparring partner

Eigenständige Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung – inklusive Pflege der Stammdaten, Abrechnung von Sonderzahlungen, Verwaltung betrieblicher Zusatzleistungen., Erstellung von personalwirtschaftlichen Auswertungen und HR-Kennzahlen – zur Unterstützung der Personalleitung bei Personalplanung, Zielverfolgung und wirtschaftlicher Steuerung., Mitwirkung an Monats-, Quartals- und Jahresabschlussarbeiten – inkl. Bildung von Rückstellungen (z. B. Urlaube, Überstunden, Prämien) und Abstimmung mit dem Finance., Vorbereitung und Begleitung von Lohnsteuer- und SV-Prüfungen sowie die Klärung externer Rückfragen (Krankenkassen, Arbeitsagenturen etc.)., Pflege der Urlaubs- und Krankenstatistiken sowie weiterer abrechnungsrelevanter HR-Daten in Excel und internen Systemen., Optimierung von Payroll-Prozessen und Mitarbeit an Projekten zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Personalbereich., Ansprechpartner*in für Mitarbeitende in allen abrechnungsrelevanten Fragen – klar, freundlich, lösungsorientiert.

Develop HR controlling structures from KPIs to strategic planning, Create reports and analyses on KPIs such as FTE, turnover, time-to-hire & cost-per-hire, Actively plan headcounts, forecasts, and scenarios together with Finance & People, Prepare figures in a way that they are understandable for different target groups, Work closely with Recruiting, People Ops & Finance as a reliable sparring partner

Beratung der Mitarbeitenden und Führungskräfte zu allen personalrelevanten Themen, wie arbeits- und tarifrechtlichen Fragestellungen, zur Vertragsgestaltung und zur Entgeltabrechnung., Professionelles Vertragsmanagement sowie eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unserer Mitarbeitervertretung., Verantwortung für die termingerechte Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung des festen Betreuungsbereiches., Pflege der Stammdaten und der digitalen Personalakte., Sicherstellung eines reibungslosen Austauschs mit externen Partnern wie beispielsweise Sozialversicherungsträgern und der Bundesagentur für Arbeit., Weiterentwicklung der Prozesse im Personalmanagement und Mitwirkung in verschiedenen Projekte im Personalbereich., Möglichkeit sich in weitere Themen einzubringen, wie zum Beispiel bei der administrativen Unterstützung des BEM oder der Fort- und Weiterbildung.

Leitung des HR-Dokumentenmanagements: Verwalten von End-to-End HR-Dokumenten, einschließlich Personalakten, Verträgen und Änderungen, sowie E-Vault in Übereinstimmung mit dem deutschen Arbeitsrecht und den Anforderungen der DSGVO., Optimierung zentraler HR-Prozesse: Steuern und verbessern Sie zentrale HR-Prozesse wie Einstellungsunterlagen, Onboarding, Offboarding, HR-Berichterstattung, Leistungsmanagement, Abwesenheits- und Zeitmanagement durch HRIS, um eine einfache und ansprechende Mitarbeitererfahrung zu gewährleisten und operative Exzellenz zu fördern., Förderung von Automatisierung und KI: Treiben Sie die Automatisierung und Nutzung von KI in unseren internen HR-Prozessen durch HRIS und KI voran., Datenqualität und Compliance: Stellen Sie die Datenqualität und Compliance in HRIS-Plattformen (Workday, PeopleDoc, JIRA) sicher und unterstützen Sie kontinuierliche Systemverbesserungen., HR-Beratung: Dienen Sie als vertrauenswürdiger HR-Berater für Mitarbeiter und Manager, indem Sie Expertenrat zu HR-Richtlinien, -Verfahren und der Anwendung von arbeitsrechtlichen Vorschriften geben., Gestaltung skalierbarer HR-Richtlinien: Entwickeln und implementieren Sie skalierbare HR-Richtlinien und -Prozesse, die mit der Wachstumsstrategie und den Werten von Doctolib übereinstimmen., Internationale Zusammenarbeit: Arbeiten Sie an internationalen HR-Initiativen und funktionsübergreifenden Projekten in Deutsch und Englisch, um eine globale Denkweise mit lokaler Expertise zu fördern.

Personalstrategien entwickeln, Mitarbeitendenführung umsetzen, Personalentwicklung steuern, Personalmarketing, Arbeitsrecht und Compliance, Recruiting und Talent Acquisition

Beratung der Führungskräfte sowie Mitarbeitenden eines festgelegten regionalen Betreuungsbereiches in allen personalrelevanten und arbeitsrechtlichen Themen, Personaladministration aller Personaleinzelangelegenheiten im Rahmen des Employee Lifecycles unter Beachtung der geltenden Gesetze, Anlage, Pflege und Kontrolle der Personalstammdaten in SAGE, Führung der digitalen Personalakte, Mitwirken an fachübergreifenden Projekten und Optimierung von Prozessen

Du bist die erste Anlaufstelle für Bewerber und begeisterst sie mit Deinem souveränen Auftreten für unser Unternehmen, Du triffst eine erste Auswahl geeigneter Kandidaten und organisierst erste Gespräche, um die besten Talente für unser Team zu identifizieren., Du identifizierst Talente durch ein gezieltes CV-Screening, begleitest Kandidaten sicher durch den Auswahlprozess und stellst eine lückenlose Dokumentation im Recruiting-System sicher., Du erstellst ansprechende Stellenanzeigen, veröffentlichst sie gezielt und unterstützt beim Aufbau unserer Arbeitgebermarke, Du präsentierst unser Unternehmen auf Karrieremessen und Events und baust ein starkes Netzwerk zu potenziellen Kandidaten auf, Du knüpfst und pflegst Beziehungen zu Universitäten, Fachhochschulen und anderen Bildungseinrichtungen, um frühzeitig Talente zu identifizieren und für unser Unternehmen zu gewinnen., Du unterstützt den Aufbau und die Durchführung von Rekrutierungsmaßnahmen im Ausland, erschließt neue Talentpools und bringst internationale Bewerber erfolgreich in den Rekrutierungsprozess ein.

Du betreust einen eigenen Mitarbeitendenpool über den gesamten Employee Lifecycle hinweg und stehst als zentrale Ansprechperson zur Verfügung. Das beinhaltet u.a. Umsetzung aller anstehenden Personalmaßnahmen, einschließlich Vertrags- und Dokumentationsmanagement, Recruiting, Einstellung, On-/Offboarding von (internationalen) Mitarbeitenden, Du bist wichtige*r Sparringspartner*in für unsere Führungskräfte und berätst zu personellen Einzelmaßnahmen., Du arbeitest kooperativ und vertrauensvoll mit dem Betriebsrat und den Gleichstellungsbeauftragten zusammen., Du bewertest Stellenbeschreibungen nach TVöD-Entgeltordnung Bund., Du bist daran interessiert unsere Servicequalität weiterzuentwickeln und Personalprozesse zu optimieren.

Sie übernehmen die fachliche Führung des Teams Change-Management, Sie erstellen, konzeptionieren und begleiten Changeprozesse, Sie sorgen durch Ihren Beitrag für die thematische Verknüpfung verschiedener Themen des Personalmanagements, Durchführung von Stakeholderanalysen, Prüfung und Entwicklung von Entscheidungs- und Konzept-Unterlagen zu übergeifenden Themen-/Fragestellungen (z.B. OE-Ziele, Strategie 2030 und Kulturentwicklung) zur optimalen Themenverzahnung, Begleitung von internen Projektteams, Planung und Durchführung von Change Workshops, Evaluation von Change Maßnahmen, Aufbereitung strategischer Themen und Vorstandsunterlagen, Prozesskoordination, -beratung und Begleitung von HR-Projekten

Ganzheitliche Planung und Steuerung von Finanzen und Liquidität, Weiterentwicklung von Finanzreporting, Controllings und Forecasting, Unterstützung der strategischen Entwicklung durch Szenarien-Modellierung, Kostenoptimierung und Identifikation von Wachstumspotenzialen, Fachliche und operative Führung des Finance-Teams, Kommunikation und Pflege von Beziehungen mit wichtigen Finance-Stakeholdern, insb. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Banken, Begleitung von Fundraising-Aktivitäten und Kommunikation mit Investoren, Gesellschaftern und Beirat

Personalstammdatenpflege vom Eintritt bis zum Austritt, Vertrags- und Vergütungsänderungen unter Beachtung aller rechtlichen Pflichten, verschiedener Regelwerke sowie einzelvertraglichen Vereinbarungen, Erfüllung der gesetzlichen Auskunfts-, Bescheinigungs- und Meldepflichten gegenüber Behörden und sonstigen Verwaltungen, Ausstellen aller im Sachgebiet vorkommenden Meldungen und Bescheinigungen, Kompetenter Ansprechpartner für unsere Mitarbeiter*innen zum Thema betriebliche Altersvorsorge sowie bei allen relevanten lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragestellungen, Ansprechpartner für Behörden, Krankenkassen und externe Partner, Pflege der physischen sowie der digitalen Akten in unserem HR-Managementsystem BambooHR, Prüfung der Zeitkonten in unserem Zeiterfassungssystem (ATOSS) und Sicherstellung der korrekten Arbeitszeitabrechnung, Erstellung von Reportings zu den wichtigsten HR-Kennzahlen für fundierte Entscheidungsgrundlagen, Administrativer Support der HR-Abteilung, einschließlich Zeugniserstellung, Bescheinigungen, Formulare und Vertragsdokumente