Unterstützung der Leitung des Objektmanagementteams (OMT), z. B. durch Fertigung einfacher Entwürfe und Schreiben nach selbständiger Sachverhaltsermittlung/‑aufklärung, Vorbereitung der Vertragsabschlüsse zur Bewirtschaftung der Liegenschaften, Vorbereitung von beschränkten Ausschreibungen, Beschaffungen einschließlich Auftragsvergabe, Erstellen von Leistungsverzeichnissen für Bewirtschaftungsverträge (z. B. Bewachung, Grünflächenpflege, Winterdienst) sowie für Ver- und Entsorgungsverträge, Mitwirkung bei der Unterhaltung technischer Anlagen, Entgegennahme und Prüfung von Störmeldungen inkl. Durchführung außerordentlicher Begehungen nach dem Eingang von Mängel‑/Schadensmeldungen, Auswertung von Wartungsprotokollen, Veranlassung und Koordination der Maßnahmen zur Mängelbeseitigung, insbesondere Erteilung der Aufträge an eigene Kräfte oder an Dritte, einschließlich Direktauftrag, Angebotseinholung und Abruf aus Rahmenvertrag sowie Fremdfirmenkoordination, Überwachung und Abnahme der Arbeiten, Terminabstimmung, Mitwirkung bei der Erstellung der BBN inkl. Teilnahme an den dafür erforderlichen Liegenschaftsbegehungen, Unterstützung bei der Wahrnehmung des gesamten technischen Gebäudemanagements, einschließlich bei der Bestands- und Dokumentationserfassung technischer Anlagen, Auftrags-, Bestellungs- und Kostenerfassung in SAP, Inhaltliche Kontrolle von Rechnungen, insbesondere Vorkontierung und Prüfung der rechnerischen Richtigkeit, Steuerung der Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen aus Serviceverträgen, insbesondere:, Aufbau, Pflege sowie fortlaufende Anpassung des Terminmanagements für wiederkehrende Prüfungen; Führen der Gewährleistungsübersicht, Terminüberwachung der Laufzeiten von Wartungsverträgen und Neuausschreibungen, Überwachung und Prüfung der Erfüllung der vertraglich vereinbarten Leistungen (z. B. Wartungen) und Einleitung von Maßnahmen bei Nicht- oder Schlechterfüllung, gegebenenfalls in Abstimmung mit dem Betriebsmanagement, Zusammenstellung der für die Wärmekostenabrechnung relevanten Daten zur Übermittlung an das Abrechnungsunternehmen, Erfassen, Überprüfen und Melden der Zählerstände für Strom, Gas, Wasser etc., Zusammenstellung und Aufteilung der Kosten des eigenen Servicepersonals, Durchführung der Einarbeitung von neu eingestellten Mitarbeitenden, Fachliche Anleitung von Auszubildenden und Praktikantinnen/Praktikanten, Rechnungsbearbeitung unter Anwendung von SAP – hier insbesondere Durchführung der inhaltlichen Kontrolle, Bescheinigung der rechnerischen Richtigkeit, Vorerfassung von Rechnungen, Erstellung von Buchungsbelegen für Bewirtschaftungs- und Bauunterhaltungskosten, Abrechnung und Ablastung der Nebenkosten mittels IT‑Fachverfahren BALIMA – hierbei insbesondere Eingabe und Pflege der Abrechnungsstrukturen, Erstellung der Abrechnung, Korrespondenz und Buchung der Abrechnungsergebnisse, Datenpflege in SAP ERP 6.0/RE-FX, Mitwirkung bei der Budgetbewirtschaftung/‑planung, Allgemeine Büroarbeiten, Registraturarbeiten (z. B. Anlegen, Führen und Aussondern von Akten, Terminüberwachung durch Wiedervorlagen etc.), Allgemeine organisatorische Aufgaben (z. B. Vorbereitung von Besprechungen, Protokollführung, Zusammenstellung von Unterlagen, Fertigung einfacher Schreiben), Erstellen und Führen diverser Übersichten, Tabellen, Listen u. ä.
