Verwaltung von Mietverträgen und Überblick über Gebäudeverwaltungskosten, Sicherstellung von Gebäudehygiene, Sauberkeit und Pflege der Außenanlagen, Planung und Überwachung von Renovierungsprojekten und Umbauten, Sicherstellung der einwandfreien Funktion technischer Anlagen (Heizung, Lüftung, Klima, Elektrik, Sanitär), Organisation regelmäßiger Wartungen und Reparaturen, Koordination notwendiger Reparaturen und Bereitstellung von Ressourcen

Bewirtschaftung kommunaler Gebäude einschl. zugehöriger Grundstücke, Bearbeitung von Versicherungsangelegenheiten, Begleitung baulicher Maßnahmen an/in Gebäuden und zugehörigen Grundstücken, Vermietung kommunaler Gebäude einschl. Abschluss von Miet-/ Nutzungsverträgen, Ansprechpartner für Bürger und Dienstleister, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten einschl. Bewirtschaftung von Haushaltsstellen

Erstellung von Markt-, Standort- und Grundstücksanalysen, Projektvorbereitung (Ankaufsprüfung), Beurteilung der Entwicklungsfähigkeit von Grundstücken und Immobilien, Steuerung der Architekten- und Ingenieurleistungen, Vertretung des Bauherrn in allen Phasen des Projekts, Klärung des Baurechts und der Genehmigungsfähigkeit, Erstellung von Wirtschaftlichkeitsanalysen und Nutzungskonzepten im Zusammenwirken mit Planern und Architekten, Kontrolle von Kosten, Terminen und Qualitäten

Kaufmännische Tätigkeiten im Gebäudemanagement insbesondere Bewirtschaftung der Landesliegenschaften einschließlich der Prüfung, Bearbeitung und Erfassung von Rechnungen., Vertragsmanagement, Datenpflege und Erfassung, Ausschreibung und Vergabe von Reinigungsdienstleistungen, Administration der Raumdatenbank sowie Durchführung eines Reinigungscontrollings, Digitales Arbeiten mit unseren EDV-Systemen

Beratung von Zimmer- und Wohnungssuchenden, Abschluss von Mietverträgen, Führung der Mietakten/Ablage, Auskünfte an Mieter, Mahnwesen, Abrechnungen, Rechnungsprüfungen, Schriftverkehr, Abrechnung von Schäden und Kautionen, Mitarbeit im Sekretariat, Mitarbeit bei der Zimmer- und Wohnungsvermittlung

Key Account Management: Betreuung und Ausbau langfristiger Beziehungen zu unseren wichtigsten Geschäftskunden und Partnerschaften, Vertrieb von Büro-Flächen: Akquise neuer Kunden für unsere flexiblen Büroflächen und individuellen Arbeitsplatzlösungen, Flächenverwaltung: Verantwortung für die Verwaltung und Optimierung unserer Büro-Flächen, inklusive der Planung und Koordination der Nutzung, Bedarfsermittlung: Einholen von Kundenfeedback zur Verbesserung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen., Zahlenanalyse: Auswertung und Analyse von Auslastungs- und Verkaufszahlen sowie Markttrends zur Optimierung der Flächennutzung und Identifikation von Potenzialen und neuen Geschäftsmöglichkeiten, Verhandlungen und Vertragsabschlüsse: Führen von Verhandlungen mit Kunden und Partnern bis zum erfolgreichen Vertragsabschluss, Zusammenarbeit: Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen (z.B. Marketing, Operations), um eine optimale Zufriedenheit der Mieter und eine reibungslose Nutzung der Arbeitsräume sicherzustellen, Reporting: Erstellung regelmäßiger Reports und Forecasts zu Verkaufszahlen und Flächennutzung

Unterstützung der technischen Leitung beim Thema Instandhaltung und Mieterwechsel, Lieferscheinkontrollen, Unterstützung des Qualitätsmanagements sowie des Beschwerdemanagements, Einteilung von Unterhaltsreinigungen, Pflege der Sicherheitsdatenblätter, Koordinierung bei Krankheits- und Urlaubsvertretung innerhalb des Teams, Verwaltung des Reinigungsmaterials, Abnahme von Sonderreinigungen, Einholen von Angeboten für Reinigungsleistungen, Vorbereitung von Aufträgen an Fremdfirmen, Schriftverkehr an Bewohner, Vorbereitung und Zusammenführung von Quartalsbestellungen, Dokumentation monatlicher Daten wie z.B. Zählerstände

An- und Verkauf von Grundstücken, Erteilung von Löschungsbewilligungen, Verwaltung der Pachtverträge sowie Abschluss von Neuverträgen, Vergabe von Postanschriften und neuer Straßennamen, Bearbeiten von Widmungen und Umwidmungen, Erteilen von Auskünften aus ALB/ ALK/ Geoportal, Mitwirkung bei der Liegenschaftsdigitalisierung, Bearbeitung des Jagdkatasters, Erstellen von Beschlussvorlagen und Teilnahme an gemeindlichen Sitzungen

Planung der laufenden Instandhaltung, Modernisierung und des Rückbaus von Pflegeimmobilien, Organisation der erforderlichen Instandhaltungsarbeiten bzw. Baumaßnahmen sowie der dazugehörigen Wartungen, Aktive Mitwirkung bei der Planung und Koordinierung von erforderlichen gewerkübergreifenden Um- und Erweiterungsbauten sowie Modernisierungen, Erstellung der Leistungsverzeichnisse, Prüfung und Auswertung der Angebote, Beauftragung und Überwachung der entsprechenden Maßnahmen inklusive Abnahme, Abrechnung und lückenloser Dokumentation, Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeit im Austausch mit den Nutzern über die Planung und Durchführung von Maßnahmen an den Gebäuden, Verantwortung für Architekten- und Ingenieurleistungen inkl. der Steuerung, Kostenplanung und –kontrolle und die Erstellung der Wirtschaftspläne und das interne Reporting, Grundstücksbegehungen zur Beurteilung des Gebäudezustands, Erstellung von Wartungs- und Dienstleisterverträgen, Überwachung und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben

Koordination und Begleitung von IT-Projekten, Abstimmung und Dokumentation der IT-Prozesse, Unterstützung im Vertrags- und Lieferantenmanagement, Unterstützung im zentralen IT-Einkauf, Unterstützung bei der Stammdatenpflege, Unterstützung im Lizenz- und Anforderungsmanagement, Unterstützung bei der Beschaffung von IT-Komponenten, Rechnungsbearbeitung, Anpassung von SEPA-Mandaten, IT-Inventarisierung, Bearbeitung der Telekommunikationsverträge, Anpassung und Dokumentation von Rahmenverträgen, Organisation interner IT-Schulungen und Workshops

Kreditorenbuchhaltung: Dienstleistungsvertragserfassung, Rechnungseingangskontrolle, Kontierung, Überwachung der Zahlungstermine, Debitorenbuchhaltung inklusive Rechnungsstellung und Mahnwesen, Vorbereitung, Durchführung und Überwachungen von Zahlungen, Unterstützung bei Jahresabschlüssen unserer Kundschaft, Unterstützung bei Monats- und Quartalsreportings, sowie Unterstützung der Property Manager (m/w/d) im betriebswirtschaftlichen Innendienst, Zusammenarbeit mit externen Steuerberatenden und Buchhaltenden im Rahmen der unterschiedlichen Mandate

Anleitung von angehenden Immobilienkaufleuten (m/w/d) im Rahmen einer trägergestützten Umschulung, Vermittlung aller Fertigkeiten und Kenntnisse lt. Ausbildungsrahmenplan u.a. in den Bereichen: Organisation und Verwaltung, Rechnungs- und Finanzwesen, Vertragswesen, Vermietung und Verwaltung, Einkauf/Verkauf, Marketing, Vermittlung der Fachpraxis im Rahmen einer Übungsfirma, Ausgestaltung und Steuerung von Arbeitsprozessen, Vermittlung von Fachtheorie mittels Unterricht in Präsenz und online, Zusammenarbeit mit weiteren Übungsfirmen zur Initiierung von Geschäftsvorfällen, Dokumentation der Lernfortschritte, Praktikumsbetreuung, Leistungsfeststellung, Prüfungsvorbereitung

Durchführung allgemeiner Büroarbeiten, Bearbeitung administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben, Unterstützung der Führungskraft und des Teams im täglichen Geschäft, Sicherstellung reibungsloser interner und externer Kommunikation, Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten, Planung und Überwachung von Terminen, Unterstützung bei der Beantwortung von Anfragen, Koordination von Aufträgen, Organisation und Koordination von Terminen, Begleitung von Besprechungen und Workshops, Bewirtung von Gästen, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings (inkl. Protokollführung), Gelegentliche Vertretung der Assistenz der Geschäftsführung

Tätigkeiten als Notarfachangestellte/r im Immobilienrecht, Zusammenarbeit in einem engagierten und hilfsbereiten Team

Erstellung von Betriebs- und Heizkostenabrechnungen, Kosten- und Verbrauchsmeldung an Wärmemessdienste, Rechnungsbearbeitung sowie Korrespondenz mit Mietern und Dienstleistern, Erarbeitung und Aktualisierung von Kostenvergleichen und Kostenanalysen, Mitwirkung beim Abschluss von Dienstleistungs- und Wartungsverträgen, Führen und Pflege der Abrechnungsordner

Sachbearbeitung im Bereich Vertragsmanagement: Grundstücksverträge und Nutzungsverträge, Erbbauzinsanpassungen nach Lebenshaltungsindex bzw. Abrechnung des Erbbauzinses nach Verkauf, Abmarkungs- und Katasterwesen sowie Liegenschaftskatasterführung inkl. Kartographie und Flurkarte, Sachbearbeitung im Bereich Hallen- und Raumbelegung, Sachbearbeitung im Bereich Sondernutzung und Straßen-Wege-Recht, Abwesenheitsvertretung für die Bereich Mietrecht

Energetische Betreuung des Immobilienbestandes und dessen techn. Anlagen, Energiecontrolling, Analyse von Energieverbräuchen, Betriebsüberwachung und Ermittlung energetischer Optimierungsmaßnahmen, Durchführung des Wartung- und Instandhaltungsmanagement inkl. Ausschreibung, Auftragserteilung und CAFM Datenpflege, Beratung der nutzenden Verwaltungen zum energieeffizienten Gebäudebetrieb

Regelmäßige Kontrolle und Instandhaltung von Gebäuden, Außenanlagen sowie Stellplätzen, Überwachung der Technik in den Immobilien, Kontrolle des Inventars und Organisation von Neuanschaffungen nach Absprache, Überwachung von Wartungs- und Reparaturarbeiten durch Fremdfirmen, Durchführung von Klein- und Schönheitsreparaturen, Instandsetzung und Renovierungsarbeiten (Maler-, Tapezier- und Bodenarbeiten), Gelegentliche Montage und Aufbau von Möbeln, Unterstützung bei der Entsorgung nicht mehr benötigter Einrichtungsgegenstände, Pflege und Instandhaltung von Außenanlagen (Hecke schneiden, Rasen mähen, Winterdienst usw.), Unterstützung bei internen Veranstaltungen (Vorbereitungen, Einkäufe, Aufbau etc.)

Leitung der Immobilienabteilung (Neubau/Umbau, Facility Management, Wohnungsverwaltung) mit zwei weiteren Mitarbeitenden, Projektentwicklung/-betreuung, Planung & Bauleitung von Um-/Neubauten inkl. der Verhandlungsführung, Entwicklung einer langfristigen Immobilienstrategie für den Verband, Bauherrn-/Trägervertretung gegenüber den Projektbeteiligten, Eigenverantwortliche Abstimmung mit Behörden

Überwachung, Pflege und Reparaturen an den haus- und sicherheitstechnischen Anlagen sowie ggf. Veranlassung von Reparaturen, Aufsicht bei Wartungs- und Instandsetzungsmaßnahmen an Gebäuden und Inventar, Überwachung der Verkehrsicherungs- und Betreiberpflichten an Gebäuden und Grundstücken, Bearbeitung von Versicherungsfällen, Fachliche und disziplinarische Führung eines zugewiesenen Hausmeisterteams, Koordination der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern sowie Reinigungskräfte bzw. Reinigungsfirmen, Kontrolle auf Einhaltung der Sicherheitsvorschriften und Arbeitsschutzbestimmungen, Datenerfassung (z.B. über Zählerstände, Checklisten oder Reinigungen)