Annahme und Weiterleitung von Telefonaten und Mails, Beratung von Interessenten und administrative Aufnahme von Bewohner:innen (Belegungsmanagement), Abrechnung von Heimkosten, Führung von Heimkasse und Verwahrgeldkasse

Mitarbeit Haus- und Grundverwaltung, Organisation der Hausmeisterdienste, Rechnungsbearbeitung der anfallenden Rechnungen, Beschaffungen, allgemeine Verwaltungstätigkeiten im Sachgebiet Organisation

Wahrnehmung der Aufgabe als Beauftragte/r für die Kosten-Leistungsrechnung: - Erfassung und Fortschreibung von Stammdaten in der EDV-Anwendung für die KLR - Überwachung der zeitgerechten Durchführung des Monatsabschlusses der Beschäftigten - Erstellung und Übermittlung automatisierter Auswertungen, Anlegen und Verwalten von Stammdaten und Zugriffsberechtigungen zur Vorbereitung und Durchführung unserer Bauprojekte in verschiedenen Software-Anwendungen, z. B. dem Bau-Projektdatenmanagement-System tpCDE, Mitarbeit bei der Organisation des Vorzimmers der Bauamtsleitung: - Organisation von Büroabläufen, Terminorganisation - Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen - Vorbereitung von Präsentationen - Unterstützung bei der (E-Mail-)Kommunikation und im sonstigen Schriftverkehr - Nachverfolgung von Vorgängen, Sachständen und Terminen - Aktenführung und Wiedervorlage (analog und elektronisch) - Telefonzentrale - Datenpflege in technischen Systemen, wie z. B. Adressverzeichnissen

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Unterstützung der Klinikleitung bei allen Verwaltungsprozessen, Bearbeitung von Belegungsmanagement und Casemanagement auf Anweisung, Dokumentation und Berichtwesen, sowie Pflege der Datenbanke

Kommunikation: Sie sind HauptansprechpartnerIn für unsere Aus- und WeiterbildungsteilnehmerInnen sowie unsere DozentInnen und externe Partner, Organisation & Koordination: Sie übernehmen die administrative Organisation unserer Theorieveranstaltungen inklusive Vor- und Nachbereitung der Seminarräume (vorwiegend freitags), Office-Management: Sie übernehmen vielfältige administrativen Aufgaben im Büroalltag, Datenmanagement & IT: Sie sorgen für eine reibungslose Datenerfassung und Datenbankpflege

Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost, Terminkoordination, -planung und -überwachung, selbstständige Übernahme von Korrespondenzen, Erledigung von Schreibarbeiten, mündliche und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Stellen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, allg. Verwaltungstätigkeiten

Durchführung allgemeiner Assistenzaufgaben für den Referatsleiter und das Admin-Team, Unterstützung von Arbeitskreisen, Gremien und Projekten, Vertragsmanagement, Pflege und Aktualisierung von Dokumenten, Mitarbeit an Themen im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsmanagement

Erfassung und Verbuchung aller Geschäftsvorfälle auf den Hochschulkonnten, Verantwortung für den Zahlungsverkehr der Hochschule, Unterstützung bei der Kontenabstimmung- und pflege, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Auswertungen, Übernahme der Anlagenbuchhaltung

Annahme von Telefonaten, Postbearbeitung (Eingang und Ausgang), Terminkoordination und Terminüberwachung, Erledigung von Klienten-, Gläubiger- und Behördenkorrespondenz, Aktenverwaltung: Anlage und Bearbeitung (analog und elektronisch), Erfassung von Forderungen und Überwachung von Fristen, Erstellung von Statistiken und Berichten, Organisation von Besprechungen, Beschaffung von Büromaterial

Durchführung von Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten im Verbundmanagement: Terminplanung und -monitoring; Organisation und Betreuung von Veranstaltungen; Organisation, Planung und Abrechnung von In- und Auslandsreisen sowie Gastaufenthalten, Erledigung der anfallenden Schreibarbeiten: Abwicklung der Korrespondenz, Unterstützung bei der Erstellung von Projektanträgen und -berichten, Mitwirkung bei der Verwaltung von Drittmittelprojekten: Erstellung und Überprüfung von Finanzübersichten, Unterstützung bei der Abwicklung von Vertragsangelegenheiten, Fremdsprachliche Tätigkeiten: eigenständiges Übersetzen und Verfassen einfacher englischsprachiger Texte; grundlegende Beratung und Erteilung von Auskünften in mündlicher und schriftlicher Form; Abwicklung englischsprachigen Korrespondenz; Mitwirkung bei der Verfassung von englischsprachigen Anträgen und Berichten, Unterstützung der Kommunikation und des Wissenstransfers zwischen Forschungsservice und Verbundinitiativen

Administrative Aufgaben wie Erstellung und Bearbeitung der Betreuungsvereinbarungen mit den Eltern, Verwaltung der Kita- und Krippen-Plätze mittels der Software Adebis, Büroorganisation und Telefondienst, Schriftverkehr, Verwaltung der Kasse

Koordination der Aktivitäten zwischen den einzelnen Bereichen der Organisationseinheiten (OE) am HZB, am HI ERN und der FAU, Unterstützung der Mitarbeitenden des Instituts in allen administrativen Angelegenheiten, Qualitätsmanagement/Dokumentation, Terminkoordination, Postbearbeitung, Mithilfe bei der Organisation von Besprechungen, Sommer- und Winterschulen, administrative Betreuung von internationalen Gästen und Gastwissenschaftler*innen, Erledigung aller OE-unterstützenden Geschäftsvorgänge, u.a. Kommunikation zwischen HZB, HI ERN und FAU und Unterstützung bei Bestellvorgängen (deutschland- und EU-weite Ausschreibungen), eigenverantwortliche Abwicklung der administrativen und organisatorischen Vorgänge sowie Dokumentation, Dokumentenpflege und Ablage

Organisation von Stationsabläufen, Zusammenstellen von ärztlichen Entlassungsbriefen mittels Bausteinen aus der elektronischen Patientenakte (EPA), Korrekturlesen und Versand an unsere Kostenträger, Archivierung von Patientenakten, Zuarbeiten für das Medizinische Sekretariat, Dokumentationstätigkeiten, Erfassung von Daten und Pflege von Qualitätssicherungsprogrammen

Annahme und Koordination der Telefonate, Terminierung aller Patienten*innen des Therapiezentrums sowie die Leistungsberatung, Selbständige Organisation der Arbeitsabläufe

Administrative Unterstützung der Abteilungsleitung und allgemeine Büroorganisation, Koordinierung, Einforderung und Gestaltung von Entscheidungsvorlagen, Schriftstücke, Präsentationen und Berichten für die Abteilungsleitung, Sachgebietsleitungen sowie die Referenten, Unterstützung bei personalwirtschaftlichen Angelegenheiten sowie bei der Haushaltsplanung, -steuerung und -kontrolle der Abteilung Beitrag, Unterstützende fachliche Mitarbeit bei der Erfassung, Pflege und dem Abgleich von Kundendaten der Abteilung Beitrag, z.B. zum Beitragseinzug nach Vorgabe in der Kernanwendung

Umsetzung der Sprachstandsfeststellung und Sprachförderung, Datenabgleich und Verfahrensabstimmung mit den Sprachkoordinatorinnen und Sprachkoordinatoren, Beratung von Erziehungsberechtigten und anderen Ämtern / Behörden, Durchsetzung der Verpflichtung zur Teilnahme an der Sprachstandsfeststellung, Entscheidung über Anträge auf Ausnahme von der Verpflichtung zur Teilnahme an Sprachstandsfeststellungen, Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten gem. § 126 SchulG, Festsetzung von Bußgeldern und Erlass von entsprechenden Bescheiden nach dem OWiG, Festsetzung von Verwarngeldern, Festsetzung von Zwangsmitteln und Erlass von entsprechenden Bescheiden nach dem VwVG sowie Beantragung von verwaltungsgerichtlichen Festsetzungen von Zwangsmitteln sowie von Amts- und Vollzugshilfe zur Durchsetzung von Zwangsmitteln, Vor- und Abhilfeprüfung bei Widersprüchen gegen Entscheidungen nach dem OWiG sowie entsprechende Bescheiderteilung in Abstimmung mit der Gruppenleitung und der Amtsleitung, Erstellung von Annahmeanordnungen und Sollveränderungen in ProFiskal, Erstellung und Bearbeitung von Anfragen und Statistiken an Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie und bezirkliche Gremien, Mitwirkung in ämter- und behördenübergreifenden sowie bezirklichen und überbezirklichen Arbeitsgruppen, Mitarbeit bei der Einrichtung von Klassen an Grundschulen, weiterführenden Schulen und Förderzentren

Allgemeine Sekretariats-, Organisations- und Verwaltungstätigkeiten (Schriftverkehr, Telefondienst, Ablage, Archivierung, Digitalisierung), Pflege und Erstellung von Dienstplänen sowie Teamkalender, Formelle Prüfung von Angeboten, Beauftragung und Überwachung von Bestellvorgängen sowie Reklamationsbearbeitung, Sachliche Kontrolle von Rechnungen, Erfassung und tabellarische Dokumentation von Energieverbrauchsdaten im Rahmen des Energie-Controllings, Organisation von Teambesprechungen und deren Protokollführung, Kommunikation und Pflege von Lieferanten, Unterstützende Tätigkeiten im Ticketsystems der Abteilung Technik

Kommunikation mit Patientinnen und Patienten sowie ärztlichem und pflegerischem Personal, Organisation von und Mitarbeit in ambulanten Sprechstunden der Allgemein- und Gefäßchirurgie, Vertretung im Chefarztsekretariat der Allgemeinchirurgie, Vorbereitung der ambulanten und stationären Abrechnung, Erledigung der allgemeinen Korrespondenz, Administrative Tätigkeiten

Bürowirtschaft und -organisation, Ressourcenverwaltung und -management, Buchhaltungsprozesse, Öffentlichkeitsarbeit, Kund*innenkontakte

Rollenkonformer Auftritt und Kommunikation in alle Richtungen, auch mit ranghohen Vertreter:innen von Behörden und Unternehmen, Terminplanung und Organisation z.B. von Aufsichtsratssitzungen, Workshops und Großveranstaltungen, Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen für die Geschäftsführung, Priorisierung und Bearbeitung des Postfachs der Geschäftsführung und Folgeaufgaben, Eigenständige Verantwortung der Archivierung und des Wiedervorlage-Systems