Ambulanzsekretariat (Patientenaufnahme und Terminierung, Erstscreening, Bearbeitung telefonischer und persönlicher Anfragen, Abrechnungsvorbereitung, etc.), Sekretariatsorganisation (Terminvergabe, Telefon- und Faxabwicklung, Kopier- und Versandtätigkeiten), Aktenanlage, Vertretung von Kolleg*innen im Urlaubs- und Krankheitsfall am Standort Haar (Ambulanz Haus 23)

Organisation und Aktenführung der ärztlichen Begutachtungstage, Laborarbeiten und Mitwirkung bei Blutabnahmen, Durchführung von Seh- und Hörtesten, Verwaltung von Posteingang und Postauslauf sowie Aktenablage und Pflege des Aktenplans, Telefon- und Auskunftsdienst, Schreibarbeiten (Briefe, Befunde, Bescheinigungen etc.), Einfache Internetrecherchen und Ermittlungen, Terminmanagement für die Abteilung mit Reservierungen von Räumen und Fahrzeugen, Elektronische Datenerfassung und Führen von Karteien und Statistiken, Vorbereitung, Abwicklung und Nachbearbeitung von Arbeitskreisen, Kontrolle, Weiterbearbeitung und Versendung der Todesbescheinigungen, Siegelführung, Beteiligung an der Erstellung von Berichten im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit, Bearbeitung von Gewerbean- und -abmeldungen von Gesundheitsberufen, Bereitschaft zu Wochenend- und Feiertagsdiensten in Abhängigkeit vom aktuellen Infektionsgeschehen, Bereitschaft zur Arbeit an Nachmittagen bis 16.00 Uhr und an Donnerstagen bis 18.00 Uhr im Wechsel mit den anderen Mitarbeitern/-innen des Sekretariats

Übernahme von alltäglich anfallenden Büro- und Verwaltungstätigkeiten (Telefonie, Postbearbeitung, Terminkoordination), allgemeine Koordinationsaufgaben zur Organisation des Standortes, Kassenwesen, Sicherung der Zahlungseingänge in Abstimmung mit Pflege- und Krankenkassen, Ansprech- und Auskunftsperson auch in finanziellen Fragen für unsere Kund:innen und Mitarbeiter:innen, Zusammenarbeit und Teamplayer:in in allen Verwaltungsprozessen

Unterstützung der Verwaltungsaufgaben der Standortleitung, Bearbeitung der Bildungs- und Teilhabepläne, Beitragsabrechnung, Ablage, Datenpflege, Terminvergaben

Organisation des Sekretariats, Unterstützung bei der Organisation des Wissenschaftlichen Kolloquiums sowie bei Veranstaltungen und Konferenzen, Einpflegen von Inhalten in die Forschungsdatenbank für die Webseite des ZIs, Unterstützung bei der Organisation von Fortbildungsprogrammen, Allgemeine Büroorganisation wie Terminplanung und die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Terminierung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern

Durchführung von Verwaltungstätigkeiten wie z. B. Postbearbeitung, vorbereitende Buchhaltung oder Führen und Kontrollieren diverser Listen, Erfassung, Aufbereitung und Übermittlung relevanter Daten zur Sicherstellung reibungsloser Verwaltungsprozesse zwischen dem Verbund und der Geschäftsstelle, Vorbereitende Tätigkeiten und Zuarbeit für die Einrichtungsleitungen für z.B. statistische Datenerhebungen, Bei Bedarf auch Übernahme von Besichtigungen und Begehungen von Trägerwohnungen und deren Dokumentation, Regelmäßige Teammeetings, Teamtage und Supervisionen

Administration des Mandantenkreises "Menschen mit Behinderung/ Werkstattbeschäftigte", Anlage und kontinuierliche Fortführung der Personalakten, Stammdatenpflege und die Erfassung  und Verarbeitung variabler Daten, Monatliche Lohnverarbeitung sowie Erstellung der Lohnabrechnungen für ca. 1.200 Werkstattbeschäftigte unter Anwendung der Software „DATEV LODAS“, Operative Personalbetreuung, insbesondere bei gehaltsrelevanten sowie lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen, Korrespondenzen inkl. Bescheinigungswesen mit Kostenträgern, Krankenkassen, Werkstattbeschäftigten und deren Kontaktpersonen, Behörden und Wohneinrichtungen, Durchführung der Leistungsabrechnung und Klärung von offenen Posten mit den Leistungsträgern, Vorbereitung der Jahresendabrechnung sowie des Jahresabschlusses für den Mandantenkreis, Erstellung diverser Auswertungen und Statistiken für interne Bedarfe sowie für die Leistungsträger, In Vertretungsfällen die Koordination und Organisation des externen Fahrtendienstes für unsere Werkstattbeschäftigten, einschließlich der Routenplanung mit "Visitour" und der Preiskalkulation, Kommunikative Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen der Werkstätten, Wohnheimen, Angehörigen und Betreuern

Unterstützung und Entlastung des Chefarztes in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben (u.a. Schreiben von Arztbriefen, Telefonsprechstunde), telefonische und persönliche Anlaufstelle für sämtliche Anfragen von Mitarbeitern, ärztlichen Kollegen sowie internen und externen Partnern

Als Ansprechpartner für die Führungskräfte und die Beschäftigten hinsichtlich aller relevanten Themen zu dienstlich veranlassten Reisen bearbeiten und prüfen Sie den kompletten Ablauf der Fort- und Weiterbildungsanträge inkl. der Erstattung von Reisekosten unter Berücksichtigung der entsprechenden Vorschriften, Sie übernehmen alle personalrelevanten Tätigkeiten bei der Beschäftigung von Famulanten, Hospitanten und Praktikanten, Sie kümmern sich um den Prozess und die Auszahlung der jährlichen Leistungsorientierten Bezahlung (LOB) nach TVöD-K, Die Bearbeitung der jährlichen Jubiläen inkl. der Jubiläumsfeier für die KKHB liegt in Ihrem Zuständigkeitsbereich, Sie organisieren den kompletten Ablauf der Überlassungen von Appartements im Personalwohnheim vom Einzug bis zum Auszug, Ihnen obliegen verschiedene administrative Aufgaben für die Personalabteilung, wie z.B. die Bezahlung von Rechnungen, der Notarzteinsatzpauschalen, die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie das Bestellwesen, Durch kontinuierliche Verbesserungen tragen Sie zur Optimierung der Prozesse in Ihrem Bereich bei

Vorbereitung und Organisation von Referatsbesprechungen/Sitzungen (z.B. Tagesordnungen, Protokolle), gelegentlich/vertretungsweise auch Veranstaltungen (z.B. Mitarbeit bei Tischvorlagen, Ergebnisnachlese sowie Verfolgung der Aufgabenerledigung, die sich daraus ergibt), Pflege und Verwaltung der Datenbanken und Literatur, Pflege der Intranetseite des Referates, Sonstige Assistenzaufgaben wie Telefondienst, Postbearbeitung, Publikumsverkehr, Informationsvor- und Aufbereitung, Terminüberwachung, Aktenanlage und Dokumentenablage

Entgegennehmen der Anliegen von Klient*innen sowie der Erstkontakte zu Interessent*innen und ggf. Information und Weitervermittlung zu den Mitarbeiter*innen der zuständigen Fachdienste, Bedienung der zentralen Telefonanlage, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Sichtung und Ver- teilung der Posteingänge, Sichtung und ggf. Weiterleitung der zentral eingehenden E-Mails, Führen der Barkassen und Portobücher, Verbuchen der Einnahmen und Ausgaben der Barkassen, Verarbeiten von Eingangsrechnungen in unserem DMS (digitales Dokumentenmanagementsystem), Schaltung der Türanlage, Verwaltung der teils elektronischen Schließanlage, Bedienung der Rauch- meldeanlage, Aufsicht im Haupteingangsbereich

Aufnahme und Pflege von Patient*innendaten, Planen und Koordinieren von Terminen sowie Durchführung der Bürokommunikation (Telefon, E-Mail, Post), Aufbereiten und Dokumentieren aller Daten und Leistungen mit dem Ziel einer sachgerechten Abrechnung, Empfang und Betreuung von Patient*innen, Erstellung von medizinischen Schriftstücken (z.B. Arztbriefe, MDK-Berichte, etc.) nach Diktat, Bereitschaft zur Unterstützung sowie ggf. Urlaubs- und Krankheitsvertretung anderer Sekretariate

Führung von Personalakten, Bearbeitung des Posteingangs, Überwachung von Wiedervorlagelisten sowie Fehlzeiten von Beschäftigten

Aufgaben der innerbetrieblichen Organisation und Verwaltung, Tätigkeit in verschiedenen Abteilungen, Betriebliches Rechnungswesen, Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Erstellung von Statistiken, Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Erstellung von Rechnungen, Überwachung von Zahlungseingängen, Einleitung von Mahnverfahren, Aufgaben aus den Bereichen Vertrieb, Einkauf und Verkauf, Kenntnisse der Betriebswirtschaft, Kenntnisse des Finanz- und Rechnungswesens, Kenntnisse der Büroorganisation

Bearbeitung laufender Geschäftsvorfälle, Reisekostenabrechnungen, Mitwirkung bei der Büroorganisation, Termin- und Vertragsabsprachen, Unterstützung der Buchhaltung, Korrespondenz, Ablage, Archivierung, Datenpflege, Vor- und Nachbereitung und Protokollierung von Beratungen

Bearbeitung laufender Geschäftsvorfälle, Reisekostenabrechnungen, Mitwirkung bei der Büroorganisation, Termin- und Vertragsabsprachen, Unterstützung der Buchhaltung, Korrespondenz, Ablage, Archivierung, Datenpflege, Vor- und Nachbereitung und Protokollierung von Beratungen

Assistenz des Lehrstuhlinhabers, eigenständige, administrative und organisatorische Unterstützung des Lehrstuhls und des Instituts in allen Bereichen der Lehre, Forschung und Verwaltung, Organisation von Lehrveranstaltungen, Prüfungen und Begutachtungen, Durchsicht von Vorlesungsskripten, Verwaltung der Lehrmaterialien, Administration der Veröffentlichungen des Lehrstuhlinhabers, Pflege des Internetauftritts, Abrechnung von Haushalts- und Projektmitteln, Reisekosten etc. inkl. Controlling des Lehrstuhlbudgets, Organisation von Tagungen und Reisen, Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Einstellung und Betreuung der studentischen Hilfskräfte

Organisatorische Abwicklung von Prüfungen einschließlich Beratung der Studierenden, Vorbereitung der Entscheidungen des Prüfungsausschusses und Zusammenarbeit mit den Lehrenden und der Studiengangskoordination, Erstellen von Bescheiden, Leistungsübersichten und weiteren Unterlagen mit Access-Datenbankunterstützung, Prüfungsverwaltung (mit der Software HIS/POS/QIS) und Mitbetreuung der Selbstbedienungsfunktionen für Studierende, Prüfende und Studiendekane, Pflege der Modulhandbücher, Aufbereitung und Einpflegen von Daten für die Einpflege in das System SAP, Erbringen kundenorientierte und wertvolle Serviceleistungen in der Prüfungs- und Studiengangsverwaltung und unterstützen hierdurch die wissenschaftlichen Einrichtungen in Lehre und Studium sowie die Studierenden der LUH

Unterstützung der Schüler während ihrer Ausbildung sowohl fachlich als auch organisatorisch, Ansprechpartner für Schüler und externe Partner, Planung und Koordination von Unterricht, Prüfungen und Schulveranstaltungen sowie die Verwaltung von Schülerakten

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern