2 School Secretariat Jobs Leipzig

selbstständige Führung eines Sekretariats, insbesondere Büroorganisation, Postbearbeitung, Korrespondenz, Recherche, Raumverwaltung, Terminkoordination, Ablage und Archivierung von Dokumenten, Erstellen von Protokollen, selbstständige Erledigung des externen und internen Schriftverkehrs (teilweise auch in englischer Sprache), Pflege der Homepage durch Aktualisierung von Inhalten, Überwachung und Verwaltung der dem Arbeitsbereich zugewiesenen Haushaltsmittel und eingeworbener Drittmittel, Beschaffung von Verbrauchsmaterial, Durchführung der Inventur, Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge, Unterstützung in der Organisation von Studien- und Prüfungsangelegenheiten, Erteilung einfacher Auskünfte an Studierende, Organisation der Zusammenarbeit mit inneruniversitären und externen Kooperationspartnern in Belangen von Studium und Forschung (teilweise auch in englischer Sprache), Organisation von Dienstreisen und Gastvorträgen/-aufenthalten für Mitarbeitende des Arbeitsbereichs einschließlich reisekostenrechtlicher Vorprüfung und Vorbereitung der Reisekostenabrechnung, Unterstützung bei der Organisation von Besprechungen mit Gästen, Tagungen und weiteren Veranstaltungen, Koordination des Einsatzes von Hilfskräften, Übernahme organisatorischer und koordinierender Aufgaben auf Institutsebene und Zusammenarbeit mit anderen Sekretariaten

Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Büroorganisation: Postbearbeitung, Entgegennahme von Telefonaten, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Pflege von Datenbanksystemen, Pflege der Website der Professur, Organisation von Meetings und Veranstaltungen, Raumverwaltung, Finanzverwaltung: Mittelbewirtschaftung von Haushalts- und Drittmitteln, Unterstützung bei der administrativen Betreuung von Drittmittelprojekten, Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen und Rechnungen, Inventarverwaltung, Personalverwaltung: Vorbereitung von und Bearbeitung laufender Personalangelegenheiten, insbesondere Einstellung und Weiterbeschäftigung von studentischem, wissenschaftlichem und nichtwissenschaftlichem Personal, Dienstreiseverwaltung: Organisation, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen, Beratung nationaler und internationaler Bewerber:innen und Studierender im Lehramt Physik, Organisatorische Vor- und Nachbereitung der Prüfungen in den Lehramtsstudiengängen Physik, Inhaltliche Zuarbeit zur Vorbereitung der Prüfungsausschusssitzungen, Erstellung und Ausfertigung eines Fakultäts-Dashboards in Bezug auf Studiendauer und Studienerfolg im Lehramt, Erstellung von Statistiken