Sekretariatsaufgaben und Zuarbeiten für die Geschäftsführung, Büroorganisation und interne Kommunikation, allgemeine Verwaltung und Sachbearbeitung, Personalsachbearbeitung, Datenpflege und Erstellen von Statistiken

Empfang und Betreuung von Besucher*innen, Mitarbeiter*innen und Klient*innen, Telefonische und schriftliche Kommunikation sowie allgemeine Korrespondenz, Betreuung und Management der zentralen E-Mail-Adresse, Zentraler Posteingang und -ausgang, Bearbeitung des zentralen Rechnungseingangs inkl. Anbindung an das Archivsystem, Raum- und Terminorganisation, Kalenderverwaltung, Unterstützung anderer Abteilungen bei administrativen und kaufmännischen Tätigkeiten

Unterstützung des Teams in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Sicherstellung sowie Optimierung interner Abläufe und Strukturen, Beachtung von fachlichen Vorgaben, Prozessen und Richtlinien, Prüfung und Bearbeitung eingehender Anträge und Anfragen, Zuständigkeit für die Erfassung und Verwaltung von Daten sowie Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten

Verwaltung des Schriftverkehrs (inkl. Erstellen von Formularen, Aktenführung und übliche kaufmännische und verwaltende Aufgaben), Selbständige Büroorganisation und Sachbearbeitung, Datenerhebung und -verarbeitung, Bearbeitung von Versicherungsangelegenheiten, Belegbearbeitung für die Kirchengemeinden, Vorbereitung von Informationen für Sitzungen und Teilnahme an Gremiensitzungen soweit erforderlich

Sie sind verantwortlich für allgemeine Angelegenheiten der Amtsleitung; u.a. Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung, Schreibarbeiten, Auskunftserteilung und Bestellungen, zu Ihren Aufgaben zählen zudem die Terminüberwachung für u.a. Gemeinderatsanfragen, „Gelbe Karten“, Antwortentwürfe für den Oberbürgermeister, das Bürgermeisteramt und die Amtsleiterin, Sie führen den Terminkalender der Amtsleiterin, Presseanfragen werden von Ihnen geprüft und koordiniert, das Vorbereiten von Tagungen und Besprechungen gehört ebenfalls zu Ihrem Aufgabenbereich

Personalverwaltung und Datenerfassung, Bearbeitung von Anträgen und personalbezogenen Vorgängen, Anwendung und Vermittlung tariflicher Regelungen, Aktenführung, Dokumentenmanagement und Fristenkontrolle, Postbearbeitung, Unfallmanagement und Berichtswesen, Organisation von Fort- und Weiterbildungen, Erstellung und Ausgabe von Bescheinigungen, Büromaterialverwaltung

Unterstützung des Teams in der Geschäftsstelle Kindertagesstätten, Förderung der Betreuung, Bildung und Erziehung von Kindern in den Einrichtungen, Vertretung der Kindertagesstätten in den Kommunen und der Öffentlichkeit, Einsetzen für die Belange der Kinder, Familien und Mitarbeitenden

Finanzmittelverwaltung der Hochschulambulanz (45 %), Abrechnung mit Krankenkassen / Ämtern / Personen via Abrechnungsunternehmen oder via Direktabrechnung, Pflege der Inhalte der Praxisverwaltungssoftware (PVS), laufende Überwachung der Haushaltsmittel der Ambulanz, Korrespondenz, Führung eines Sekretariates mit Patient*innen (40 %), Organisation / Besetzung der telefonischen Sprechzeit, Bearbeitung von Patient*innenanfragen, Anfragen von Mitbehandler*innen (z. B. Ärzt*innen, Kliniken), Betreuer*innen, Kostenträger*innen (Ämter, Versicherungen), Umgang mit Patient*innen, Auskunftserteilung, Terminvergabe und -überwachung, u. a. „Online-Rezeption“, Assistenz bei der Behandlungsdokumentation, Allgemeine Verwaltungsaufgaben (8 %), Beschaffungen, fortlaufende Pflege der Homepage der Ambulanz, Schreibtätigkeiten in deutscher Sprache (7 %)

Assistenz der Geschäftsführung, Kundenbetreuung, Büromanagement, Angebots- und Rechnungsstellung, Ressourcenplanung, Unterstützung im Family Office

Erfassung, Überprüfung und Aufbereitung der notwendigen Daten aller Kinder zwischen 4-18 Jahre und deren Erziehungsberechtigten, die als sogenannte Direktaufnahmen nach Definition der Aufnahme- und Vermittlungsstelle in öffentliche-rechtliche Unterkünfte aufgenommen werden, Wöchentliche Übertragung der Daten an die Behörde für Schule und Bildung, Aufnahme der Härtefallanträge in der dafür vorgesehenen Datenerfassung und Pflege der entsprechenden Listen, sowie vorbereitenden Aufklärung der Fälle, Datenübermittlung im Rahmen von Schulabsentismus, Sitzungsvorbereitung, Protokollführung und Nachbereitung für die Sitzungen der Härtefallkommission, Erstellung und Versand der Antwortkorrespondenz

Beratung und Betreuung von Studierenden und Dozierenden zu allen prüfungsrelevanten Standardfragen, wie bspw. zu Anträgen auf Zulassungen und Studiengangwechsel, Erstellung und Zusendung von Zeugnissen, Bescheinigungen etc. an Absolvent*innen sowie Pflege, Management und Kontrolle der Daten im Campusmanagement-System/SELMA, Bearbeitung laufender studentischer Angelegenheiten, wie Beurlaubungen, Auslandssemester, Studiengang- bzw. Hochschulwechsel, Dokumentation des Studienverlaufs, Erledigung administrativer Aufgaben im Praktikantenamt

Führung der Schüler- bzw. Teilnehmerverwaltung für die Bereiche Aus-, Fort- und Weiterbildung, Gestaltung der Seminar- und Kurslogistik (Aus-, Fort- und Weiterbildung), Unterstützung beim Terminmanagement, Erledigung der erforderlichen Korrespondenz, Erstellung von Formularen und Gestaltung der Wiedervorlage, Organisation und Protokollierung von Sitzungen, Unterstützung beim Marketing von Bildungsmaßnahmen, Beteiligung an der Organisation und Betreuung von Messebesuchen, Einbindung in die Medienverwaltung sowie in das Bestellwesen, Pflege von Daten im Internet und Intranet und Erstellung von Statistiken, Gestaltung der Kunden- und Besucherbetreuung

Sachbearbeitung im Bereich Schülerbeförderung, aktuell die Bearbeitung von Anträgen auf Übernahme der Fahrtkosten (Deutschlandtickets), Sachbearbeitung Unterrichtsfahrten Koordinierung und Organisation der Unterrichtsfahrten beispielsweise zum Schulschwimmen, Fahrten zu Sportveranstaltungen, Sportanlagen und der Jugendverkehrsschule, Sachbearbeitung Privatkostenerstattung, Unterstützung des Aufgabengebietes Schulbuchausleihe bei der Bearbeitung von Anträgen auf Lernmittelfreiheit sowie bei der Ausgabe und Rücknahme von Schulbüchern in der zentralen Schulbuchausleihe in den Räumlichkeiten Albertstraße

Veranstaltungsmanagement (dabei liegt ein Schwerpunkt auf digitalen Abläufen), Büroorganisation und allgemeine Sekretariatsaufgaben, Zuarbeit für die Referent:innen im Team

Erstkontakt und Anlaufstelle für Einrichtungen, Honorarkräfte und Interessent*innen, Verwaltung, Akquise, Einsatzplanung und Koordination der Honorarkräfte in Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen, Korrespondenz, Datenpflege, Materialbeschaffung und Budgetverwaltung, Selbständige Erstellung der Verwendungsnachweise für unsere Zuschussgeber einschließlich der statistischen Erfassung unserer Leistungen und Beteiligung an der Förderantragsstellung, Öffentlichkeitsarbeit in Abstimmung mit den Kolleg*innen

Koordination und Steuerung der Termine des Chefarztes, Verfassen und Bearbeiten der Chefarztkorrespondenz, Organisation sämtlicher Termine (z. B. Telefonsprechstunden, Begrüßungs- und Patiententermine) in enger Abstimmung mit anderen Abteilungen, Erstellung von Patientenbescheinigungen, Unterstützung im Aufnahmeprozess und bei Aufgaben der Patientenverwaltung sowie regelmäßige Vertretung in enger Zusammenarbeit mit Kollegen im Haus, Controlling definierter Prozesse (z. B. Auslastung der Therapeuten, Krankheitsquoten) und Weiterleitung relevanter Auffälligkeiten an den Chefarzt, Führung des Zeiterfassungssystems für alle Mitarbeiter der Psychosomatik, Verfassen, Bearbeiten und Versenden von Verlängerungsanträgen sowie Entlassungsberichten, Planung und Organisation von Fortbildungsveranstaltungen, Ansprechpartner:in für alle Berufsgruppen innerhalb der Psychosomatik, Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung

Selbstständige Erledigung organisatorischer und administrativer Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Eigenverantwortliche Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen des Fachbereichs, Administrative und verfahrensrechtliche Betreuung von Habilitationsverfahren sowie von Verfahren zur Verleihung außerplanmäßiger Professuren (apl-Professuren) und Honorarprofessuren, Mitarbeit bei Berufungsverfahren am Fachbereich Rechtswissenschaften in enger Abstimmung mit den zuständigen Gremien und zentralen Verwaltungseinheiten, Haushaltsrechtliche Abwicklung und Überwachung der zugewiesenen Mittel unter Beachtung der geltenden Vorschriften

Empfang von Besucher*innen, Betreuung der Telefonzentrale, Bearbeitung von Bestellungen sowie der täglichen Ein- und Ausgangspost, Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs, Verantwortung für Kassenführung und vorbereitende Buchhaltung, Pflege und Aktualisierung von Bewohnerstammdaten, Organisation von Ablage und Archivierung

Abwicklung von administrativen Aufgaben des laufenden Tagesgeschäfts im Fachbereich, zentrale Sichtung und Weiterleitung des Postein und Postausgangs, administrative Unterstützung bei der Durchführung von Studiengangs und Lehrevaluationen nach Vorgabe des Dekanats, Mitwirkung bei Beauftragung von Lehrbeauftragten und Einstellung von wissenschaftlichen Hilfskräften, Unterstützung bei der Pflege der OLAT Kurse des Fachbereichs, Bestandsüberwachung, Ausgabe und Beschaffung von Büromaterial im Fachbereich

Allgemeine Bürotätigkeiten, Unterstützung am Empfang, Informationsweitergabe an Kund*innen über die Angebote des Trägers, Vorbereitung und Pflege von Kursmappen und von Unterrichtsmaterialien, Vorbereitung von Veranstaltungen