69 Teilzeit Schulsekretariat Jobs

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Verwaltung und Betreuung der Auszubildenden und Lehrkräfte, Sichere Kommunikation mit Kunden, Partnern und Behörden, Koordination der organisatorischen Abläufe am Standort, Anlaufstelle für alle externen Besucher, Organisatorische Vor- und Nachbereitung der Schulungsmaßnahmen, Unterstützung der Schulleitung in verwaltungstechnischen Aufgaben

Erledigung der allgemeinen schulischen Sekretariatsaufgaben wie z. B.: schriftliche Korrespondenz, Telefon- und Tresendienst, Akten- und Listenführung, Terminkoordination, Bearbeiten von Statistiken, Posteingang und -ausgang sowie Pflege des Archivs, Materialbestellung, Vervielfältigungen und Betreuung der Kopiergeräte, Dienstleistung für Lehrkräfte (z. B. Ausdruck von Listen, Verteilen von Informationen/Formularen, Materialausgabe), Bearbeitung allgemeiner Schülerangelegenheiten wie z. B.: An-, Ab- und Ummeldungen, Dateneingabe und Auswertungen, Zeugnisausfertigungen, Schulbescheinigungen und Schülerausweise, sowie kleinere Erste-Hilfe-Maßnahmen, Rechnungswesen der Schule: Wanderfahrten und Reisekosten, Fortbildungen, Schulkostenbeiträge, Schulkonto / Bildungskarte, Personalangelegenheiten: Aktenführung, Vertragswesen, Antragswesen Lehrkräfte / Schriftverkehr mit dem Bildungsministerium

Teamunterstützung leisten: Sie wirken aktiv bei der Unterstützung des Leitungsteams des Gesundheits- und Bildungszentrums mit, Vertrauen schaffen: Als Ansprechpartner:in stehen Sie für Fragen und Anliegen der Auszubildenden sowie der Teilnehmer:innen an Fort- und Weiterbildungen zur Verfügung, Verantwortung übernehmen: Im Bereich Fort- und Weiterbildung bringen Sie Ihre administrativen Fähigkeiten ein., Struktur schaffen: Sie übernehmen allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Terminplanung und -koordination, Datenpflege, Postbearbeitung sowie die Telefonannahme, Projekte gestalten: Dienstreisen, Planungsprozesse, Fortbildungen und Veranstaltungen werden von Ihnen koordiniert und organisiert, Kreativität entfalten: Bei der Erstellung, Formatierung und Aufbereitung von Berichten, Präsentationen und Protokollen leisten Sie tatkräftige Unterstützung

Allgemeine Sekretariatstätigkeiten wie z. B Schreibarbeiten, Postein- und -ausgänge, Terminplanung, Unterstützung der Schulleitung bei den Aufgaben der Schulorganisation, Pflege von Schülerdaten, sowohl in Papierform als auch digital, Mitarbeit in schulorganisatorischen Arbeitsbereichen und Abläufen, Wertschätzender Umgang mit Lehrkräften und Eltern sowie ein "offenes Ohr" für die großen und kleinen Anliegen unserer Schülerinnen, Zusammenarbeit mit den Behörden, Institutionen und den Ansprechpartnern innerhalb der Glaubenskongregation

telefonische Erreichbarkeit des Fachbereiches zu den Geschäftszeiten, Besucherempfang und Informationsvermittlung, erste Klärung der örtlichen Zuständigkeit, Anfragen- und Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern bearbeiten sowie entsprechende Weiterleitung an die zuständigen Fachkräfte und andere Institutionen/Stellen, Annahme von Kindeswohlmeldungen und Weiterleitung an das Jugendamt, allgemeine Büroarbeiten wie Postbearbeitung und -verteilung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen, Statistikeingaben, Archiv-, Kopie- und Inventurarbeiten, Sachbearbeitung und Eingabe der Früherkennungsuntersuchungen, Sonderarbeiten und Zuarbeit für Fachbereichs-, Fachdienst- und Regionalleitungen, Bestell- und Beschaffungswesen, Betreuung von Akteneinsichten, Verwaltungszuarbeiten für verschiedene andere Sachgebiete

Administrative Tätigkeiten im Rahmen von Bewerberprozessen und Prüfungsprozessen, Digitales Erfassen von Daten in unserer Schulsoftware, Unterstützung in schulorganisatorischen Tätigkeiten, Ansprechpartner*in für Auszubildende und Lehrende, Allgemeine Verwaltungsaufgaben (Schriftverkehr, Datenpflege, Rechnungswesen, Telefonzentrale, Post), Vor- und Nachbereitung der Organisation des Rahmens von Schul- /Fortbildungsveranstaltungen

Abwicklung des Publikumsverkehrs und Erledigung des Telefon-/Postdienstes, Allgemeine Tätigkeiten der Schul- und Verwaltungsorganisation, Dienstliche Kommunikation mit den übergeordneten Verwaltungsbehörden, Erstellung der amtlichen Schulstatistik (ASV-BW), Zusammenarbeit mit der Schulleitung zur Koordination und Planung von Veranstaltungen, Konferenzen und Sprechtagen

Allgemeine Büro- und Assistenzaufgaben, Parteiverkehr (Schüler, Lehrkräfte, Erziehungsberechtigte, etc.) im direkten Gegenüber und am Telefon, Bestellungen, Rechnungskontrolle, Kassenführung, Koordination von Terminen und Abläufen schulintern und innerhalb des Dominikus-Ringeisen-Werks, Auskünfte, Korrespondenz mit verschiedenen Behörden, Institutionen und Betrieben im Rahmen von Schulverwaltung und Ausbildungsorganisation, Kommunikation mit dem zuständigen Busunternehmen, Aktive Mitwirkung in einem interdisziplinären Team

Übernahme allgemeiner Sekretariats-, Assistenz- und Verwaltungsaufgaben, Steuerung des Informationsflusses der Hauptabteilung nach außen, Unterstützung der Hauptabteilungsleitung bei der Vorbereitung und Erledigung von Organisations- und Personalangelegenheiten, Planung und Organisation von Dienstreisen, Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen, Koordination von Geschäftsvorfällen mit anderen Organisationseinheiten und Berichts- sowie Projektarbeiten, Wahrnehmung von Sonderaufgaben nach Weisung der Haupt- bzw. Abteilungsleitung

eigenverantwortliche Organisation und Durchführung aller Sekretariatsarbeiten, Unterstützung der Schulleitung bei allen Verwaltungsangelegenheiten, erste*r Ansprechpartner*in für Schüler, Lehrer, Eltern und Besucher im Sekretariat der Schule, Korrespondenz mit Behörden, Ämtern, Eltern, Organisation und Überwachung des Schüler-Aufnahmeverfahrens, inklusive Vertragserstellung, Anlage und Verwaltung der digitalen Schülerakten in der Schulverwaltungssoftware ATLANTIS, Erstellen von Statistiken und Dokumentationen, Erstellen und Verwalten von schulinternen Formularen, Handreichungen etc., Vor- und Nachbereitung von Terminen und schulischen Veranstaltungen, Führung der Handkasse, deren Monatsabrechnung, Erledigung von Bankwegen, Unterstützung bei der Zeugniserstellung, Bestellwesen

Management unseres internen und externen Schriftverkehrs, Ansprechpartner* telefonisch und für Besucher*innen, Unterstützung im Bereich der Personalverwaltung, Sitzungsvorbereitung und Dokumentation, Rechnungsprüfung und -bearbeitung, Mitarbeit bei Projekten, Terminkoordination und Aufgabennachverfolgung, Strukturierte und transparente Archivierung

Bedienung der Telefonzentrale und der Empfang von Besuchern, Betreuung unserer allgemeinen E-Mail-Postfächer sowie Assistenzaufgaben für die Geschäftsleitung, wie z. B. Terminkoordination, Korrespondenz etc., Protokollführung bei Bürobesprechungen, Postbearbeitung, Führen der Bargeldkasse und Bestellungen (z. B. Büromaterialien) sowie die Verwaltung des Büroinventars, Neue Projekte anlegen, digital, analog und in unserer ERP-Software, Administrative Bearbeitung von Ein- und Austritten, Pflege der Personalakten sowie die Erstellung von Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen, Administrative Bearbeitung von Praktikanten, Werkstudenten u. Aushilfen, inkl. Erstellung der Arbeitsverträge etc., Pflege von Krankdaten inkl. Überwachung Entgeltfortzahlung, Veranlassung der monatlichen Gehaltsabrechnung als Schnittstelle zum Steuerbüro in Zusammenarbeit mit der Personalreferentin, inkl. aller Vor- und Nacharbeiten, Urlaubsvertretung der Personalreferentin

selbstständige, verantwortliche Wahrnehmung von Verwaltungs, Organisations- und Sekretariatsaufgaben, Termin- und Informationsmanagement für die Abteilungsleitung, Aufgaben der Büroorganisation und -kommunikation, Vorbereitung von Dienstreisen, Mitwirkung bei der Organisation von Besprechungen, Erstellung von Präsentationen, Vortragsunterlagen und Protokollen, enge Zusammenarbeit mit den Sekretär*innen der Abteilung

Erledigung allgemeiner Vorzimmer- und Sekretariatsaufgaben der Schulaufsichtsbeamte*innen und der Abteilungsleitung, Verteilung der (elektronischen) Posteingänge und -ausgänge der Abteilung 40, Koordination, Verwaltung und Überwachung von Terminen, Erledigung der anfallenden Verwaltungsarbeiten und Telefondienst, Fertigung von allg. Schreiben, Aufstellungen, Listen und Statistiken nach grober Vorgabe, Sammeln von Rückmeldungen und Anmeldungen zu Dienstbesprechungen, Unterstützung bei Besprechungen/Veranstaltungen/Sitzungen (äußerer Rahmen), Unterstützung der Schulaufsicht bei der Durchführung von Schüler*innenwettbewerben (z.B. Vorlesewettbewerb), verwaltungsseitige Durchführung der Verfahren zur Überwachung der Schulpflicht, Bewirtschaftung im Landeshaushalt inkl. Budgetüberwachung, insbesondere: Reisekosten der Lehrkräfte für allg. Dienstreisen, Beihilfen der Lehrkräfte, Schulwanderungen/Schulfahrten sowie Lehrerpersonalratstätigkeit, Personalverwaltung der Lehrkräfte, Teilabwicklung von Förderprogrammen oder Landesprojekten

Selbständige Personalsachbearbeitung im Lehrkräftebereich mit dem Schwerpunkt auf Elternzeit, Mutterschutz und amtsärztliche Untersuchung (Zustellung, Terminüberwachung), Mitwirkung bei der Umstellung auf die elektronische Akte, Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten

Unterstützung des Studierendensekretariats bei der Studierendenbetreuung, Übernahmen von allgemeinen Sekretariats-aufgaben wie Bestellwesen, Rechnungswesen, und Materialbeschaffung, Betreuung der (Honorar-)Dozenten vor Ort, einschließlich Vertragserstellung, Abrechnung und Einsatzplanung, Unterstützung des Prüfungsamtes durch Terminorganisation, Notenverwaltung und Prüfungsaufsicht, Organisation des Postein- und -ausgangs, Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Unterstützung der Abteilung International Office, Archivierung und Ablage von Dokumenten

Übernahme von Verwaltungsaufgaben, Datenpflege in unterschiedlichen Systemen, Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs, Koordination von Terminen (intern / extern)

Selbständige Personalsachbearbeitung im Lehrkräftebereich mit dem Schwerpunkt auf Elternzeit, Mutterschutz und amtsärztliche Untersuchung (Zustellung, Terminüberwachung), Mitwirkung bei der Umstellung auf die elektronische Akte, Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten

Unterstützung der Mitarbeitenden des gesamten Stadtplanungsamtes (Raum- und Fahrzeugbuchungen, Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen, Überwachung von Fristen und Mitzeichnungen, Schreibaufträge), Assistenztätigkeiten für die Abteilungsleitung und die Steuerungsunterstützung (Organisation der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden, Vorbereitung von Materialien), Vertretung der Sekretärin des Amtsleiters, Führung der Bibliothek des Stadtplanungsamtes, Pflege der internen Ordnerstruktur, Überarbeitung von Tabellen und Verzeichnissen, Pflege der Homepageseiten des Amtes

Sekretariatsaufgaben und Sachbearbeitung, Sitzungs- und Veranstaltungsmanagement, Koordination, Organisation und Verwaltung von Gremien und Konferenzen, Abrechnungsmanagement und Vertragsanpassung in Förderprojekten, Terminkoordination im Förderverfahren, Adressverwaltung, Ablage und Archivierung von Dokumenten und Daten, Erstellen und Pflege von Statistiken, Informationsmanagement, Unterstützung bei Erstellung von Newslettern und zur Vorbereitung von Beratungen, Sekretariatsaufgaben für die pädagogische Fachberatung, z.B. Terminkoordination, Schriftverkehr, Kommunikation mit Einrichtungen Erstellung von Power-Point Präsentationen für Sitzungen, Übernahme von referatsübergreifenden Aufgaben auf Fachbereichsebene