14 Schulsekretariat Jobs Berlin

Verwaltung des Schulbetriebs und Entlastung der Schulleitung, die Steuerung des reibungslosen Schulablaufs: Vereinbarung von Terminen, Verwaltung des Archivs sowie allgemeine Schreibarbeiten, erste Anlaufstelle für Schüler*innen (z. B. auch bei kleineren Verletzungen), Eltern und Besucher*innen, die Bearbeitung telefonischer und digitaler Anfragen sowie Posteingang und -ausgang, die Meldung von Fehlzeiten im inneren Schulbetrieb, die Ausstellung von Schulbescheinigungen, Schüler*innenausweisen und Unfallmeldungen, das Rechnungswesen und Teilaufgaben im Bereich der Verwaltung des Schulbudgets

Verwaltung des Schulbetriebs und Entlastung der Schulleitung, Steuerung des reibungslosen Schulablaufs: Vereinbarung von Terminen, Verwaltung des Archivs sowie allgemeine Schreibarbeiten, erste Anlaufstelle für Schüler*innen (z. B. auch bei kleineren Verletzungen), Eltern und Besucher*innen, Bearbeitung telefonischer und digitaler Anfragen sowie Posteingang und -ausgang, Meldung von Fehlzeiten im inneren Schulbetrieb, Ausstellung von Schulbescheinigungen, Schüler*innenausweisen und Unfallmeldungen, Rechnungswesen und Teilaufgaben im Bereich der Verwaltung des Schulbudgets

eigenverantwortliche Organisation und Durchführung aller Sekretariatsarbeiten, Unterstützung der Schulleitung bei allen Verwaltungsangelegenheiten, erste*r Ansprechpartner*in für Schüler, Lehrer, Eltern und Besucher im Sekretariat der Schule, Korrespondenz mit Behörden, Ämtern, Eltern, Organisation und Überwachung des Schüler-Aufnahmeverfahrens, inklusive Vertragserstellung, Anlage und Verwaltung der digitalen Schülerakten in der Schulverwaltungssoftware ATLANTIS, Erstellen von Statistiken und Dokumentationen, Erstellen und Verwalten von schulinternen Formularen, Handreichungen etc., Vor- und Nachbereitung von Terminen und schulischen Veranstaltungen, Führung der Handkasse, deren Monatsabrechnung, Erledigung von Bankwegen, Unterstützung bei der Zeugniserstellung, Bestellwesen

Überwachung der Einhaltung der Schulpflicht an allgemeinbildenden Schulen, Verfolgung von Schulpflichtverletzungen, u.a. - schulamtliche Verwarnungen, Einleitung und Festsetzung von unmittelbaren Zwangsmaßnahmen nach § 45 Abs.1 SchulG (Zuführung), Einleitung von Ordnungswidrigkeitsverfahren einschließlich Festsetzung von Bußgeldern und Überwachung der Zahlungseingänge, Einleitung von Zwangsvollstreckungsmaßnahmen, Bearbeitung der Beförderungsanträge von Personensorgeberechtigten und volljährigen Schüler/innen nach § 36 SopädVO einschließlich Bescheiderteilung, Beauftragung der Beförderungsleistung und Abrechnung, Organisation einer Schulwegbegleitung im Bedarfsfall, Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung sowie Vergabe der Beförderungsleistung (alle 3 Jahre nach LHO) bzw. der schuljährlichen / laufenden Einzelbeförderungsleistungen, Beauftragung der Schwimmbustransporte und Abrechnung, Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung sowie Vergabe der Beförderungsleistung (in der Regel alle drei Jahre)

Unterstützung der Stabsbereichsleitung im operativen Tagesgeschäft, Übernahme von Büro- und Koordinierungsarbeiten, Koordination und Überwachung von Fristen und Terminen, Mithilfe bei der Koordination von Stellungnahmen, vor allem gegenüber dem Deutschen Bundestag und den Bundesministerien, Mitwirkung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen sowie der Betreuung von Besuchergruppen, Aufbereitung von Sitzungsunterlagen (auch für verbandsinterne Gremien), Gestaltung von Texten und Präsentationen, Datenpflege sowie die Betreuung von Gruppenräumen im Extranet, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Unterstützung der Mitarbeitenden des Stabsbereichs bei der Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben

allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Bearbeitung von E-Mails, Posteingang und Postausgang, Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Administration und Pflege der Adressdatenbank, Terminplanung und-koordination, Kundenkommunikation per Telefon, E-Mail oder persönlich, Unterstützung im Rechnungs- und Bestellwesen, Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen

Sekretariats- und Assistenzaufgaben übernehmen, Termine koordinieren, Besprechungen und Unterlagen vorbereiten, Kommunikation und Kooperation mit Mitarbeitern und externen Personen, Serviceorientierte Arbeit für die Mitarbeiter, Schrift- und Telefonverkehr souverän meistern, Arbeitsprozesse effizient mit modernen Informations- und Kommunikationsmedien gestalten

Assistenz im Sekretariat, Auswahl und Anwendung betrieblicher Kommunikationssysteme, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Formulieren, Gliedern sowie situations- und normgerechtes Erstellen von Texten für den internen und externen Schriftverkehr, Unterstützung bei der Qualitätssicherung und -entwicklung, Kreditoren- und Debitorenstammdaten aufnehmen und pflegen, Unterstützung bei der Kontierung und Buchung aller laufenden Geschäftsvorfälle (Debitoren, Kreditoren, Anlagenbuchhaltung, Bank, Kasse), Unterstützung bei der Vorbereitung und Abstimmung von Unterlagen für die Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung, Administrative Bearbeitung von diversen Personalthemen, Unterstützung bei der Digitalisierung, Unterstützung bei der Lohnbuchhaltung

Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Anrufen, Posteingang/-ausgang, Korrespondenz & Ablage, Kopier- und Scanaufgaben, Koordination von Rückmeldungen und Aufträgen, Bearbeitung administrativer Aufgaben mit MS365, insbesondere mit Outlook, Word, Excel, Teams und Planner, Materialbestellungen & Lagerverwaltung sowie Recherche und Angebotsvergleiche, Terminplanung & Raumorganisation, On- & Offboardings von Mitarbeitenden, Digitale Dokumentenverwaltung und Ablage, Vertragsmanagement der Versicherungen, Wartungsverträge und Dienstleisterverträgen, Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Kassenbuchführung, Controlling der Trägerabrechnung, Pflege und Organisation von Verwaltungsdaten in Tools wie: Leandoo, ISBJ, Fachliche Führung und Entwicklung des Verwaltungsteams, Teambuilding, Feedback, Tageskoordination, Schnittstelle zu Geschäftsführung, Leitungen & externen Partner:innen, Weiterentwicklung der internen Verwaltungsprozesse und Strukturen, Verfassen internen Leitfäden, Mitwirken an Optimierungen von weiteren Tools wie DocuSign, Personio, MS365, Windata, Agenda

Organisatorische Betreuung von Gremiensitzungen (Terminfindung, Versand von Einladungen und Sitzungsunterlagen, Pflege von Mitgliederlisten, Zusammenstellung und Kontrolle von Sitzungsunterlagen, Überwachung von Terminfristen), Sicherstellung von Arbeitsabläufen und Büroorganisation für bestimmte Teilbereiche der Abteilung, Wahrnehmung administrativer Aufgaben (Führen und Verwalten der Wiedervorlage und der Ablage, Beurteilung der Dringlichkeit eingehender Post/Telefongespräche, Weiterleitung sach- und termingerecht), Unterstützung von Referenten/-innen in der organisatorischen Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Erledigung von Schreib- und Büroarbeiten nach Vorgabe, Erstellung von Dokumentationen, Statistiken, Präsentationsunterlagen/-folien sowie Grafiken

Organisation & Vertretung der Sekretariate, selbständige und eigenverantwortliche Führung und Organisation des Sekretariats, Terminkoordination der Chefärzt:innen sowie Bearbeitung interner und externer Anfragen, Organisation von Fortbildungen, Besprechungen oder Veranstaltungen, Aktenbearbeitung und Befundablage, Administrative Betreuung sowie Vor- und Nachbereitung der Sprechstunden, Ansprechpartner:in in allen Fragen für Patient:innen, Ärzt:innen und weiteren Bereichen der Klinik, Beschaffung Leasingpersonal für die Sekretariate

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, einschließlich Terminplanung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentenmanagement, Unterstützung im Rechnungswesen, z. B. bei der Rechnungserstellung, -prüfung und Kontenabstimmung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten im ERP-System, Erledigung der Korrespondenz und Kommunikation mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Unterstützung bei der Planung und Koordination von Projekten, Bearbeitung und Ablage von Verträgen und anderen wichtigen Unterlagen, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

Vermittlung von Rat und Hilfe für Menschen, die sich an die Geschäftsstelle wenden, Betreuung des Sekretariats der Bundesgeschäftsstelle und Kommunikation per E-Mail und Telefon, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen wie Messeauftritten, Seminaren und Gremiensitzungen, Unterstützung der Ehrenamtlichen z.B. in der Erstellung von Rundschreiben oder bei ihrer Haushaltsplanung, Aktualisierung der Datenbanken und Sicherstellung, dass die Buchhaltung Mitgliedsbeiträge und Abgaben in Rechnung stellen kann

Sekretariatsaufgaben und Zuarbeiten für die Geschäftsführung, Büroorganisation und interne Kommunikation, allgemeine Verwaltung und Sachbearbeitung, Personalsachbearbeitung, Datenpflege und Erstellen von Statistiken

Eigenständige Koordination von Terminen (Sitzungen und Veranstaltungen) und Reisen sowie organisatorische Begleitung von Veranstaltungen (Hotel- und Raumbuchungen, Catering, Reisekostenabrechnung), Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Allgemeine Sekretariatstätigkeiten und Korrespondenz, Prüfung von Rechnungen sowie die Organisation der Zahlung, Erstellen und Pflegen von Adressverteilern

Allgemeine Bürotätigkeiten, Unterstützung am Empfang, Informationsweitergabe an Kund*innen über die Angebote des Trägers, Vorbereitung und Pflege von Kursmappen und von Unterrichtsmaterialien, Vorbereitung von Veranstaltungen

administrative Beratung und Unterstützung der Fachabteilungen und der Schulen bei der Vorbereitung einer Antragstellung und Budgetplanung unter Beachtung der Richtlinien der jeweiligen nationalen und internationalen Zuwendungsgeber*innen, laufendes Finanzcontrolling der Projekte, Beratung der Schulen zur sachgerechten Mittelverwendung unter Berücksichtigung der geberspezifischen Verwendungsrichtlinien, Prüfung von Verträgen und Bewilligungen, Erstellung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen, Kommunikation mit Zuwendungsgeber*innen und Spender*innen, Vorbereitung von Projektprüfungen und Zusammenarbeit mit Prüfinstanzen, Mitwirkung bei der Gestaltung und Weiterentwicklung der Verwaltungsprozesse, Unterstützung bei datenbankbasierten Tätigkeiten (Spender*innenkommunikation, Spenden- und Fördermitteldatenbank, Datenpflege), Erstellung von Unterlagen für interne und externe Berichtszwecke

Organisation und Koordination von Terminen, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Beschaffung von Büromaterialien, Fristenüberwachung, Zusammenstellung statistischer Daten, Ansprechperson für die Abteilung und ämterübergreifend, Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen, anderen Verwaltungseinheiten und Bürgerinnen und Bürgern, Erstellung von Protokollen und Schriftstücken, Erledigung von Rechercheaufträgen, Unterstützung bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Konferenzen

Pflege und Archivierung von Teilnehmerakten und Klassenbüchern, Bearbeitung von Bücher- sowie Materialbestellungen, Pflege und Recherche von Stellenangeboten, Allgemeine administrative Unterstützung

Personalangelegenheiten, Mitwirkung bei Personalmaßnahmen, bei der Personalbetreuung, bei der Dienstaufsicht usw., Bearbeitung von Stellenbesetzungsanträgen und anderen Vorgängen, Bearbeitung von Dienstaufsichtsbeschwerden, Strafanzeigen/-anträgen, Mitwirkung bei Stellenausschreibungsverfahren usw., Anwendung von IPV (Bearbeitung von Abwesenheiten), Ermittlung der Voraussetzungen zur Gewährung von Zulagen und Zuschlägen, Erstellen und Anfordern von Arbeitszeitplanregeln; Anpassung von Sollarbeitszeiten; Anfordern von Dienstausweisen; Anfordern von Aussagegenehmigungen/Termins-vollmachten; Auskünfte an Beschäftigte und Schriftwechsel im Rahmen der übertragenen Aufgaben, Fertigen von Umläufen u.ä.; Zusammenarbeit mit der Personalstelle usw., Haushaltsangelegenheiten: Mittelbewirtschaftung und Feststellen der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit, Anordnungsbefugnis für Einnahmen in unbegrenzter Höhe und für Ausgaben bis zu 1.500 EUR im Rahmen der nach Nr. 3.1.1 AV § 9 LHO übertragenen Befugnisse; Zugriffsberechtigung für ProFiskal, Beschaffungen (Angebotsrecherche, Bestellung), Verwaltung und Ausgabe von Dienstfahrscheinen, Verwaltungs- und Organisationsangelegenheiten: Mitarbeit im Arbeitsschutz und im Brandschutz (Organisation der Erste-Hilfe-Schulungen, der augenärztlichen Vorsorgeuntersuchungen, Überprüfung von Erste-Hilfe- und Brandschutz-Einrichtungen, Führen des Gefahrstoffverzeichnisses usw.); Verwaltung der Dienstkleidung und Ausstattung des Außendienstes; Verwaltung des Fuhrparks; Telefonänderungsaufträge; Schlüsselwesen; Mängelmeldungen; Eingangsbearbeitung der Tagespost des Ordnungsamtes; Telefonkostenerstattungen usw.