8 Schulsekretariat Jobs Berlin

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Verwaltungs- und Büroarbeiten für die Schulleitung, Führung von Akten, Karteien und Verzeichnissen, Erstellen von Statistiken in allen Angelegenheiten der Bildungsgänge, Organisatorische- und Verwaltungsarbeiten, Erteilen von schriftliche und mündliche Auskünften im Rahmen der geforderten Kenntnisse, Bearbeitung von Studierenden- und Schüler tinnenangelegenheiten wie Beratung, Aufnahme und Abgänge, Verwaltung personenbezogener Daten, Verwaltungstechnische Bearbeitung aller Praktikumsphasen sowie Mitarbeit bei der Prüfungsorganisation und der Erstellung sämtlicher damit verbundenen Dokumente

Eigenverantwortliche Führung des Sekretariats der Geschäftsführung, Projekt- und themenbezogene Übernahme von Mitverantwortung, Telefon- und Postbearbeitung, Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und internen Abläufen, Selbstständige Korrespondenzbearbeitung und nach Anweisung, Vorarbeit, Protokollierung und Nacharbeit von Terminen sowie Nachhalten der Festlegungen, Rechnungsprüfung und -freigabe, Organisation von Veranstaltungen sowie Reisen

eigenverantwortliche Organisation und Durchführung aller Sekretariatsarbeiten, Unterstützung der Schulleitung bei allen Verwaltungsangelegenheiten, erste*r Ansprechpartner*in für Schüler, Lehrer, Eltern und Besucher im Sekretariat der Schule, Korrespondenz mit Behörden, Ämtern, Eltern, Organisation und Überwachung des Schüler-Aufnahmeverfahrens, inklusive Vertragserstellung, Anlage und Verwaltung der digitalen Schülerakten in der Schulverwaltungssoftware ATLANTIS, Erstellen von Statistiken und Dokumentationen, Erstellen und Verwalten von schulinternen Formularen, Handreichungen etc., Vor- und Nachbereitung von Terminen und schulischen Veranstaltungen, Führung der Handkasse, deren Monatsabrechnung, Erledigung von Bankwegen, Unterstützung bei der Zeugniserstellung, Bestellwesen

allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Bearbeitung von E-Mails, Posteingang und Postausgang, Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Administration und Pflege der Adressdatenbank, Terminplanung und-koordination, Kundenkommunikation per Telefon, E-Mail oder persönlich, Unterstützung im Rechnungs- und Bestellwesen, Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen

Sekretariats- und Assistenzaufgaben übernehmen, Termine koordinieren, Besprechungen und Unterlagen vorbereiten, Kommunikation und Kooperation mit Mitarbeitern und externen Personen, Serviceorientierte Arbeit für die Mitarbeiter, Schrift- und Telefonverkehr souverän meistern, Arbeitsprozesse effizient mit modernen Informations- und Kommunikationsmedien gestalten

Sachbearbeitung von Einzelfallprüfungen des Medizinischen Dienstes, Schriftliche Korrespondenz mit medizinischer Nomenklatur nach elektronischer Vorlage, wie zum Beispiel Arztbriefe, Medizinische Gutachten und Befunde unter Beachtung der DIN-Normen, Bearbeitung von externen Anforderungen, Büroassistenz für die Oberärztinnen und Oberärzte, Organisation der ärztlich-psychologischen Weiterbildung sowie von in- und externen Veranstaltungen, Archivierung der Behandlungsunterlagen, Führen des Inhouse-Veranstaltungskalenders, Telefon- und Terminmanagement, Ablagemanagement

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, einschließlich Terminplanung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentenmanagement, Unterstützung im Rechnungswesen, z. B. bei der Rechnungserstellung, -prüfung und Kontenabstimmung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten im ERP-System, Erledigung der Korrespondenz und Kommunikation mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Unterstützung bei der Planung und Koordination von Projekten, Bearbeitung und Ablage von Verträgen und anderen wichtigen Unterlagen, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

Sekretariatsaufgaben und Zuarbeiten für die Geschäftsführung, Büroorganisation und interne Kommunikation, allgemeine Verwaltung und Sachbearbeitung, Personalsachbearbeitung, Datenpflege und Erstellen von Statistiken

Durchführung von Verwaltungstätigkeiten wie z. B. Postbearbeitung, Buchhaltung, Telefondienst oder Führen und Kontrollieren diverser Listen, Erfassung, Aufbereitung und Übermittlung relevanter Daten zur Sicherstellung reibungsloser Verwaltungsprozesse zwischen den Ambulanten Diensten und der Geschäftsstelle, Vorbereitende Tätigkeiten und Zuarbeit für die Einrichtungsleitungen der Ambulanten Dienste für z.B. statistische Datenerhebungen, Kommunikation mit Leistungsträgern zu abrechnungsrelevanten Themen, Bei Bedarf auch Übernahme von Besichtigungen und Begehungen von Trägerwohnungen und deren Dokumentation, Die Möglichkeit zur konstruktiven Mitarbeit an der Weiterentwicklung und Sicherung von Qualitätsstandards der Prozesse in unseren Einrichtungen der Ambulanten Dienste

Pflege und Archivierung von Teilnehmerakten und Klassenbüchern, Bearbeitung von Bücher- sowie Materialbestellungen, Pflege und Recherche von Stellenangeboten, Allgemeine administrative Unterstützung

Beratung von Studieninteressierten und administrative Durchführung der Vor- und Nachbereitung der Bewerbungsphase, Erteilung von Auskünften über die Zulassungsvoraussetzungen der jeweiligen Studiengänge, den Studienverlauf und studienspezifischer Anforderungen, Prüfung von Bewerbungsunterlagen und Anerkennungsanträgen vorangegangener Studienleistungen, Erstellung von Anerkennungs- und Ablehnungsschreiben, Erstellung und Ausgabe von Immatrikulationen, Bearbeitung von Studien- und Prüfungsangelegenheiten, Beratung der Studierenden und Lehrenden zu prüfungs- und studienablaufrelevanten Angelegenheiten, Bearbeitung von Prüfungsanmeldungen Wiederholungsanmeldungen, Feststellung der Zulassungsvoraussetzungen, Anlegen von Prüfungsakten, Ausgabe und Versand der Prüfungsdokumente, Erstellung und Ausgabe von Exmatrikulationen, Erstellung von Arbeitszeugnissen und Urkunden, Mitarbeit im Studien-Info-Service, Persönliche Auskünfte an Studienplatzbewerbenden, Studierenden, Absolventinnen und Absolventen und an sonstigen Ratsuchenden

Management der Ein- und Ausgangspost, Steuerung des zentralen E-Mail-Postfachs, Dokumentenverwaltung und Ablage in DOMUS CRM, Allgemeine Büroorganisation, Unterstützung der Teamleitung im operativen Tagesgeschäft

Allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Sitzungs- und Terminvorbereitung, Gästeempfang), Korrespondenz und Telefonate in Deutsch und Englisch, Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs und Beantwortung von Anfragen, Vorbereitung und Aufbereitung von Unterlagen für Meetings und Veranstaltungen, Unterstützung bei der Termin- und Reiseplanung sowie Abrechnung für die Leitungsebene und das Team, Erfassung und Verwaltung von Anträgen in der Datenbank inkl. Fristenkontrolle und Kommunikation mit Antragstellenden, Organisation und Betreuung von Informationsveranstaltungen (Einladungsmanagement, Protokollierung), Schnittstelle zu Verwaltung, Haustechnik und IT zur Sicherstellung der reibungslosen Abläufe, Kommunikation mit und Betreuung von Jurys und Gremien, einschließlich der Schnittstellenfunktion zwischen Jury- und Gremienmitgliedern, Leitungsebenen und weiteren externen sowie internen Ansprechpartner*innen, Administrative Unterstützung bei der Organisation der Jury- und Gremiensitzungen sowie Pflege der Juryakten und -daten

Organisation, Koordination und Administration von Patientenaufnahmen und -entlassungen, Terminvergabe und Terminmanagement für unsere Patient:innen, Unterstützung beim Aktenlauf sowie Verfassen und Bearbeiten von Arztbriefen

Eigenverantwortliche Organisation des Sekretariats, Bearbeitung der Post, beA und des Mail-Verkehrs, Assistenz bei gerichtlicher und außergerichtlicher Korrespondenz, Mandantenbetreuung am Telefon und im persönlichen Kontakt, Kalenderführung, Terminkoordination, Fristenkontrolle, Kostenrechnungen nach RVG- und Zeithonorar, Überwachung von Zahlungseingängen und Aktenkonten, Mahnwesen

Abstimmung der Konten und Klärung von Differenzen, Beleglisten erstellen und prüfen, Zuarbeiten zum Bereich Finanzcontrolling, Rechnungslegung, Personalsachbearbeitung, Beschaffung nach UVgO organisieren, Dokumentenablage und -pflege zur Nachweisführung der Projektarbeit, Aktualisierung von Vorgabedokumenten etc.

Übernahme der eigenverantwortlichen Leitung des Sekretariats sowie selbstständige Bearbeitung routinemäßiger Aufgaben, Organisation des Bürobetriebs inklusive Planung und Durchführung von Besprechungen, Veranstaltungen und Dienstreisen sowie Koordination von Terminen, Räumen und Unterlagen, Terminmanagement mit eigenständiger Priorisierung und Verwaltung von Terminen und Aufgaben, einschließlich Postbearbeitung, Verantwortung für die Führung und Pflege der gesamten Korrespondenz der Chefärztin, Betreuung des Publikumsverkehrs, professionelle Kommunikation und Bearbeitung eingehender Anfragen, Mitschreiben von Arztbriefen nach Phonodiktat, Koordination und Administration der privatärztlichen Sprechstunde, Bearbeitung von Anfragen des MDK, der Krankenkassen, des Versorgungsamts und weiterer Institutionen, Organisation und Koordination von Versicherungsfällen, Unterstützung bei der Dienstplanung, Optimierung der Personalorganisation bei Personal ausfällen sowie Überprüfung der Urlaubsplanung, Koordinierung und Administration von Famulaturen, Praktika und Betreuung von Studierenden des akademischen Lehrkrankenhauses im Praktischen Jahr, Übernahme der Funktion als Wahlleistungs-Manager/in inklusive Koordination der Anliegen von Wahlleistungspatientinnen und -patienten, Verantwortung für die Planung, Steuerung und Überwachung finanzieller Ressourcen der Klinik zur Sicherstellung der vereinbarten Wirtschaftlichkeitsziele, Erstellung und Überprüfung von Konzepten, Berichten, Präsentationen und Statistiken unter eigenständiger Recherche und Aufarbeitung der Ergebnisse, Durchführung von Projekten und Sonderaufgaben, eigenständige Vorbereitung, Bearbeitung und Steuerung von Zertifizierungen und Rezertifizierungen einschließlich Kommunikation mit der zertifizierenden Stelle, Planung und Durchführung interner sowie externer Veranstaltungen inklusive Budgetmanagement, Beauftragung von Dienstleistungen sowie Erstellung von Zeit- und Ablaufplänen, übergeordnete Koordination und Leitung der Sekretariate beider Fachabteilungen ohne direkte Personalverantwortung