4 Schulsekretariat Jobs Frankfurt

Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben wie Erledigung des Schriftverkehrs, Aktenverwaltung, Telefonverkehr – Sicherheit in der Gestaltung von Schriftverkehr (Rechtschreibung, Grammatik, Layout), Schuleigenes Verwaltungssystem führen, Unterstützung der Schulleitung bei der Bewirtschaftung von Sachmitteln, Terminkoordination und Terminvorbereitungen, Vor- und Nachbereitung des Bewerberprozesses, Unterstützung der Schulleitung bzw. des Teams in allen schulrelevanten Angelegenheiten, Vorbereitung von Honorarabrechnungen, Erstinformation und Beratung von Bewerber:innen, Verwaltung der Akten sowie die Aufbereitung der Daten für statistische Zwecke, Anlaufstelle für Lehrkräfte, Auszubildende und Institutionen wie Ministerium, Hessisches Landesamt für Gesundheit und Pflege und Praktikumsstellen, Vor- und Nachbereitung des Staatsexamens

Annahme von Telefonaten, Aschreiben von psychosomatischen Befunden sowie Bearbeitung von Arztbriefen, Koordination von Telefongesprächen mit Patienten, Arbeit im Chefarztsekretariat

Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen, Betreuung von Kunden und Geschäftspartnern, Büroorganisation, Bearbeitung des Posteingangs, Korrespondenz in deutscher Sprache, Erstellung von Präsentationen, Recherche und Buchung von Tagungshotels, Terminplanung, Pflege der Adressdaten und des Internetauftritts, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung, Erstellung von Rechnungen, Vorbereitung der Buchhaltung, Mahnwesen

Chefarztsekretariate, Personalabteilung, Finanzbuchhaltung und Controlling, Patientenabrechnung, Patientenaufnahme und -empfang, Materialwirtschaft, Qualitätsmanagement

Unterstützung des Teams in der Geschäftsstelle Kindertagesstätten, Förderung der Betreuung, Bildung und Erziehung von Kindern in den Einrichtungen, Vertretung der Kindertagesstätten in den Kommunen und der Öffentlichkeit, Einsetzen für die Belange der Kinder, Familien und Mitarbeitenden

Eigenständige Koordination von Terminen (Sitzungen und Veranstaltungen) und Reisen sowie organisatorische Begleitung von Veranstaltungen (Hotel- und Raumbuchungen, Catering, Reisekostenabrechnung), Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Allgemeine Sekretariatstätigkeiten und Korrespondenz, Prüfung von Rechnungen sowie die Organisation der Zahlung, Erstellen und Pflegen von Adressverteilern

Professionelles und vorausschauendes Terminmanagement (Kalenderpflege, Koordination von Gesprächen und Sitzungen, Vorbereitung von Unterlagen, Wiedervorlage), Effiziente Organisation und Bearbeitung von Büro- und Sekretariatsaufgaben (inkl. Datenpflege, Fristenverwaltung, Abrechnungen, Bestellungen) in Abstimmung mit dem Team, Reisemanagement – eigenverantwortliche Organisation und Abwicklung, Interne und externe Kommunikation auf Deutsch und Englisch – souverän, verbindlich und stilistisch sicher, Organisation und Betreuung von (wissenschaftlichen) Veranstaltungen und Sitzungen, inkl. unterstützender technischer Vorbereitung, Betreuung externer Gäste, inkl. Bewirtung, Übernahme einer aktiven und gestaltenden Rolle im Team des Generaldirektors, unter besonderer Berücksichtigung der Schnittstellenfunktion zwischen allen Bereichen der Senckenberg Forschungsinstitute und externen Kontakten(z. B. Kooperationspartnern, Zuwendungsgebern, Gremienmitgliedern etc.)

Responding to inquiries regarding admission requirements, procedures, grade applications, and waitlists, Providing application information to prospective parents, ensuring completion, and following up on outstanding documents, Preparing placement offers, contracts, and cost statements, Handling, sorting, and filing data or documents to complete applications, Supporting the Head of Admissions in conducting weekly admissions committee meetings, Collaborating with primary and secondary school leadership to collect feedback, provide information to parents, and assign new students to classrooms, Checking and entering admissions-related data into OpenApply and Atlantis, ensuring accuracy in student files, reports, and medical forms, Liaising with school administration and IT to ensure a smooth transition of applicant data into the student database, Managing the deregistration process, ensuring proper documentation and coordination, Calculating fee payments and preparing cost statements for parents, Drafting, formatting, proofreading, and preparing routine correspondence, including admission and rejection letters, Planning and organizing open houses, information evenings, taster, and trial days as per the school calendar

Selbständige Organisation des Vorzimmers inklusive Terminkoordination, Organisation und Abrechnung bzw. Vorbereitung der Abrechnung der Privatsprechstunde, Schreiben von Protokollen, Befunden, Gutachten und ärztlichen Berichten, Organisation von Fortbildungsveranstaltungen, Kongressen und Vorträgen, Vorbereitung von Konzepten und Zeugnissen, Vorbereitung von Qualitätszirkeln und Sitzungen, Bearbeitung der eingehenden Post und die Erledigung der Korrespondenz sowie die Unterstützung des Chefarztes und des ärztlichen Teams in der Organisation sowie Administration des täglichen Arbeitsablaufes, Ansprechpartner:in für Niedergelassene, Patient:innen und deren Angehörige sowie Mitarbeiter:innen des Hauses und externe Stellen und Behörden

Weitgehend selbständige Bearbeitung und Überwachung von Verwaltungs- und Organisationsaufgaben im Rahmen des Bundesprogrammes Bildungsberatung Garantiefonds Hochschule, insbesondere bei laufenden Vorgängen und im Finanzcontrolling, Antragsbearbeitung und Vorbereitung der Verwendungsnachweise im Rahmen des Jahresbudgets, Zuarbeit zum laufenden Haushalt und Jahresabschluss sowie Vorbereitung der Hochrechnungen und buchhalterischen Vorprüfungen, Schnittstellenaufgaben zum Personalwesen, Korrespondenz, Beratung und Terminkoordination im Rahmen des Projektes, Bearbeitung allgemeiner Anfragen der Besucher der Bildungsberatungsstelle, Datenpflege und Aktenführung