Vorbereiten und Durchführen von Stellenbesetzungsverfahren, Formulierung von Stellenausschreibungen, Bearbeiten von Arbeitnehmerüberlassungen, Erstellen von Verträgen und Nachträgen für Praktika und Hospitanzen, Mitarbeit bei der Erstellung von Anforderungsprofilen, Mitarbeit in der Personalentwicklung, Koordination von Terminen, Überwachung von Fristen, Vorbereitung von Besprechungen, Anfertigung von Protokollen, Erledigung allgemeinen Schriftverkehrs, Büromanagement

Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Projekten im Public Sektor, Koordination mit interdisziplinären Teams, Überwachung von Zeitplänen und Aufgaben, Interne und externe Kommunikation, Monitoring und Identifikation von Ausschreibungen, Erstellung von Bids und Zusammenführung von Informationen aus Fachteams

Begleitung der Einkaufsprozesse und Übernahme administrativer Aufgaben, Bearbeitung von Rechnungen, Bestellungen und Reklamationen, Vorbereitung von Statistiken und Preisanalysen für Einkaufsentscheidungen, Abwicklung allgemeiner Sachbearbeitungsaufgaben innerhalb des Einkaufs, Unterstützung des Teams bei anfallenden Aufgaben und in organisatorischen Belangen

Annahme und Bearbeitung von Anfragen im ServiceCenter, Terminvermittlung und -koordination, Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit des Projekts, Erstellung redaktioneller Beiträge für Online- und Social-Media-Portale, Recherche und Beschaffung von Projektausstattungen, Dokumentation und Qualitätssicherung, Systematische Erfassung relevanter Informationen an allen Projektschnittstellen, Verantwortung für die technische Ausstattung des Projekts, Betreuung der Software und relevanter Tools, Unterstützung der Projektleitung in ihren Aufgaben

Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungstätigkeiten (Verwaltungsvorgänge, Datenerfassung, Archivierung, Koordination), Unterstützung bei allgemeinen Buchhaltungstätigkeiten inkl. (Prüfung, Digitalisierung, Vorkontierung, Beschaffung), Dienstreisemanagement: Planung und Organisation von Reisen, Koordination, Verwaltung von Reisedokumenten und Abrechnungen

Unterstützung der Bereichsleitung bei der Identifizierung und Analyse von Prozessoptimierungspotenzialen, Mitarbeit bei der Erstellung und Implementierung von Prozessverbesserungen, Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufes, Bearbeitung und Überwachung von Schriftverkehr, Organisation und Planung von Geschäftsreisen sowie Abrechnung der Reisekosten, Organisation, Aufbereitung und Strukturierung von Daten und Dokumenten, Leitung von internen Projekten, Erstellung von Präsentationen und Unterlagen, Zeiterfassung, Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten

Unterstützung der Institutsleitung bei operativen, konzeptionellen und planerischen Aufgaben und Projekten, Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Partnern, Koordination und Vorbereitung von Meetings inkl. Protokollführung, Vorbereitung und Nachbereitung von Geschäftsreisen, Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Berichten und Präsentationen in enger Abstimmung mit der Institutsleitung, Antragsstellungen, Abrechnungen und Betreuung von Einkaufsprozessen über SAP

aktive und unabhängige Koordination und Unterstützung im EU-Projekt H2POWRD, Verwaltung von Drittmitteln und Forschungsfonds (Unterstützung bei der Erstellung von Projektberichten, Kommunikation mit internationalen Projektpartnern und der Förderstelle, Dokumentation), Unterstützung der internationalen Projektpartner bei Stellenanzeigen, Unterstützung für internationale Gäste, Organisation von Meetings und Konferenzen, Öffentlichkeitsarbeit, Pflege der Homepage, Termin- und Reiseplanung, Korrespondenz (Deutsch und Englisch)

Unterstützen des CFO bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Aufbereiten von Informationen, Auswertungen und Präsentationen, Organisieren, Vor- und Nachbereiten von Besprechungen, Unterstützende buchhalterische und administrative Aufgaben zur Entlastung des Finance-Teams, Mitwirken bei Prozessoptimierungen und Projekten innerhalb der Abteilung

Fach- und Koordinierungsaufgaben für die Referatsleitung, Aufbereitung von Managementinformationen und Statistiken der QM-Prozesse, Vor- und Nachbereitung von Referatssitzungen sowie Tagungen und anderen Veranstaltungen, Betreuung von Schlüsselkunden, Übernahme von Rollen in unterschiedlichen Systemen, Unterstützung der Leitung im Arbeitszeiterfassungssystem, Mitwirkung bei Haushaltsplanung, Beschaffungen oder der Inventur, Allgemeine Bürotätigkeiten und Unterstützung bei administrativen Abläufen, Unterstützung bei Arbeits- und Gesundheitsschutz, Sicherheitsthemen, Sammeln von Verbesserungsvorschlägen bezüglich der Abläufe und Prozesse

organisierst und begleitest unterschiedliche Termine und Events, erstellst und aktualisierst Präsentationen und Entscheidungsvorlagen, bereitest Reportings für die Abteilungsleitungen vor, organisierst die Reisen der Führungskräfte sowie die damit einhergehende Abrechnung der Reisetätigkeiten, unterstützt bei Bestellungen (Arbeitskleidung, Büromaterial, etc.)

Organisation des Sekretariats (Terminkoordination, Sitzungsmanagement, Bearbeitung allg. telefonischer und schriftlicher Anfragen), Protokollierung und Beschlussdokumentation von Betriebsratssitzungen, Veranstaltungsorganisation (Planung, Unterstützung bei der Durchführung, Dokumentation), Mitarbeit bei Budgetcontrolling, Beschaffung und Rechnungsbearbeitung, Kommunikation der BR-Informationen in der DEG: Portal, Gestaltung Schaukasten, etc., Unterstützung bei Analysen und Auswertungen

Planung, Koordination und Überwachung von Projektterminen, Koordination und Kommunikation mit projektbeteiligten Dienstleister:innen, Organisation von Veranstaltungen mit Projektpartner:innen, Unterstützung in der Erstellung von Arbeitsmaterialien, Dokumentation und Sammlung der entstehenden Arbeitsergebnisse im Projektverlauf, Organisation und gemeinsame Durchführung von Dienstreisen, allgemeine administrative Tätigkeiten und Büroorganisation

Bereitest Nutzungsverträge und Nachträge vor und versendest diese, Forderst Grundbuchblätter ein und bist für die Überprüfung dieser zuständig, Bereitest Eintragungsanträge von Dienstbarkeiten vor, Bist für allgemeine Bürotätigkeiten und die Organisation des Bereiches verantwortlich, Unterstützt die Abteilung mit Tätigkeiten im Rahmen der Projektbearbeitung

Erledigung von Sekretariatsarbeiten für das Geschäftsführungsbüro und die Fachbereiche

Unterstützung der Geschäftsführung in der administrativen Koordination von (Projekt-)Finanzierungen, Sicherstellung der Einhaltung vertraglich vereinbarter Pflichten mit Zuschussgebern, Überwachung der Projektindikatoren und projektspezifischen Anforderungen, Unterstützung in der Antragstellung, Vorbereitung von finanziellen Zwischen- und Endberichten inkl. Belegdokumentation, Betreuung von und Korrespondenz mit Mitträgerorganisationen und Unterstützern, Pflege der Adressdatenbank, Email- und Telefonkorrespondenz, Kontrolle des Zahlungsverkehrs, Verwaltung der Spenden und Mitträgerbeiträge, Versand von Bestellungen und Rechnungsstellung, Unterstützung beim Jahresabschluss und Änderungen im Vereins- und Lobbyregister, Pflege der Büro-Infrastruktur und Bestellung von Büromaterialien, Organisation und Ordnung von Keller und Archiv, Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen

Halten von Tasks nach und Vorbereitung der Kommunikation der Projekthemen inhouse, Protokollierung und Begleitung der Teams bei Projektmeetings, Dokumentation von Prozessen und deren Inhaltspflege, z.B. Arbeitshandbücher, Anleitungen/HowTos, Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben und Mitarbeit bei Nutzerverwaltung, Testnutzer- und Szenarien, Mitwirkung bei der Konzeption und in Projekten für digitale Touchpoints, Sortierung und Beantwortung von Tickets im 1st Level Support

Unterstützung und Begleitung von neuberufenen Professoren, Unterstützung von Professoren des Fachbereichs bei Verwaltungsprozessen im Zusammenhang mit der Beantragung und Umsetzung von Forschungsprojekten, Entwicklung und Umsetzung von Konzepten für eine Verbesserung der Verwaltungsprozesse und des Informationsflusses zwischen Fachbereich und zentralen Stellen, Konzeption und Realisierung von Maßnahmen zur Stärkung der Gewinnung und Bindung von Professoren am Fachbereich, Erprobung, Koordination und organisatorische Umsetzung sowie Begleitung von weiteren projektbezogenen Maßnahmen am Fachbereich, Mitwirkung bei der Entwicklung und Umsetzung weiterer Maßnahmen im Projekt

Organisatorische Unterstützung des Teams Fortbildungen und Kinderrechte, Übernahme allgemeiner Assistenzaufgaben, Mitwirkung bei der Konzeption von Fortbildungen

Verantwortlich für die Büroorganisation am Standort Berlin, Kommunikation mit Dienstleistern und Projektpartnern, Organisationsmanagement, Interne und externe Bürokommunikation per E-Mail und Telefon, Kontrolle von Rechnungen und Fristen, Auslagen- und Reisekostenabrechnungen, Unterstützung des Planungsteams, Vorbereitung von internen und externen Terminen / Veranstaltungen, Als gute Seele des Büros die Funktionalität gewährleisten