33 Projektassistenz Jobs Hamburg

Enge Zusammenarbeit mit dem Leiter Bauüberwachung, Prüfung und Freigabe von Tätigkeitsnachweisen, Begleitung des Ein- und Austritts von Projektmitarbeitenden, Arbeit mit Tools wie TpCDE, JIRA, SharePoint, EPLASS für Dokumentenmanagement und kollaborative Arbeiten, Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Ansprechpartner*in vor Ort für die Mitarbeiter*innen und Kund*innen

Unterstützung des Projektleiters bei der Projektabwicklung sowie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Aufbau von neuen Strukturen und Prozessen, Allgemeine Büroorganisation und Terminübersicht, Reise und Hotelorganisation, Erarbeitung von Informations- und Entscheidungsgrundlagen, Ausarbeitung und Erstellung von Statistiken und Präsentationen, Mitarbeit / Übernahme von Projekten und Sonderthemen, Unterstützung bei der Optimierung bestehender Abläufe und Strukturen, Unterstützung bei Tätigkeiten im Bereich Fuhrpark und Lagerverwaltung, Unterstützung bei der Einsatzplanung der Montagefachkräfte, Allgemeine administrative Aufgaben

Unterstützung bei der Erstellung inhaltlicher Konzepte in der Personal- und Organisationsentwicklung, Regelmäßige Überprüfung von Vergabeplattformen und Identifizierung relevanter Ausschreibungen, Begleitung und Koordination von Ausschreibungsverfahren, Übernahme administrativer Aufgaben wie optische Anpassung von Standardmaterialien sowie Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten

Eigenverantwortliche Betreuung von Kundenanfragen, Angebotserstellung und direkte Kundenverantwortung für Standardleistungen, Planung & Koordination von Projekten, u.a. Kapazitäts- und Ressourcenplanung, Reiseorganisation im In- und Ausland, Kommunikation mit allen beteiligten Parteien, Monatliche Projektabrechnung und Projektcontrolling, Kontinuierliche Pflege unseres CRM-System zur Sicherstellung der Projektübersicht, Eventorganisation, z.B. Teilnahmen an Messen und Konferenzen oder Team-Events

Durchführung allgemeiner Büroarbeiten, Bearbeitung administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben, Unterstützung der Führungskraft und des Teams im täglichen Geschäft, Sicherstellung reibungsloser interner und externer Kommunikation, Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten, Planung und Überwachung von Terminen, Unterstützung bei der Beantwortung von Anfragen, Koordination von Aufträgen, Organisation und Koordination von Terminen, Begleitung von Besprechungen und Workshops, Bewirtung von Gästen, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings (inkl. Protokollführung), Gelegentliche Vertretung der Assistenz der Geschäftsführung

Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Interne und externe Kommunikation in Deutsch und Englisch, Buchung und Koordination komplexer Dienstreisen, Planung und Begleitung interner und externer Veranstaltungen, Koordination der termingerechten Veröffentlichung von Pressemitteilungen, Planung und Koordination von Terminen und Meetings, Erstellung und Bearbeitung von Berichten, Präsentationen und Reports, Sorgfältige Dokumentenverwaltung und Ablage, Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern, Unterstützung bei der Durchführung und Überwachung von Projekten

Unterstützung unserer Bauleiter im Tagesgeschäft (allgemeine Assistenz- und Sekretariatstätigkeiten), Terminkoordination und -überwachung sowie Vor- und Nachbereitung von Baubesprechungen, serviceorientierte und verbindliche Kommunikation mit unseren internen und externen Geschäftspartnern und Kunden, Sicherstellen eines reibungslosen Büroablaufs durch die effiziente Organisation von Prozessen und administrativen Tätigkeiten (Ablage, Wiedervorlage, etc.), Rechnungseingangsprüfung und Bearbeitung für den weiteren Verlauf

Administrative, organisatorische und strategische Aufgaben im Tagesgeschäft verantwortungsvoll steuern, Terminmanagement, E-Mail Korrespondenz und Reiseorganisation der Geschäftsführung übernehmen, Identifikation und Priorisierung von Aufgaben, um Prozesse effizient zu gestalten und die Geschäftsführung optimal zu entlasten, Fundierte inhaltliche Vor- und Nachbereitung von internen und externen Terminen, wie Geschäftsführungssitzungen, Aufsichtsratssitzungen oder Management Meetings, Erarbeitung und Analyse von relevanten Informationen und Konzeption der Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Adressatengerechte (vor- oder nachbereitende) Ausarbeitung von Präsentationen, Vorträgen, und Publikationen

Büroorganisation, Finanzverwaltung: Rechnungsstellung und Rechnungseingangsprüfung, Kunden- und Lieferantenbetreuung, Reiseorganisation, Unterstützung bei Eventplanung, Grundlegende kaufmännische Tätigkeiten, Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse

Dokumentation abteilungsrelevanter Daten (Projektinformationen, Kontaktdatenerstellung, Pflege und Austausch von relevanten Listen und Dateien mit anderen Abteilungen), Koordination von Fachgutachten mit Schwerpunkt Bau und Flächenvorbereitung, Unterstützung der Projektentwicklung im Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Erstellung von Präsentationen und kontinuierliche Dokumentenpflege, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Korrespondenz mit Projektbeteiligten wie Kommunen und Flächeneigentümern, Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Posteingang, Telefondienst, Wiedervorlage, etc.), Durchführung von Akquisitionskampagnen

Dokumentation abteilungsrelevanter Daten (Projektinformationen, Kontaktdatenerstellung, Pflege und Austausch von relevanten Listen und Dateien mit anderen Abteilungen), Koordination von Fachgutachten mit Schwerpunkt Bau und Flächenvorbereitung, Unterstützung der Projektentwicklung im Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Erstellung von Präsentationen und kontinuierliche Dokumentenpflege, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Korrespondenz mit Projektbeteiligten wie Kommunen und Flächeneigentümern, Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Posteingang, Telefondienst, Wiedervorlage, etc.), Durchführung von Akquisitionskampagnen

Ablage, Postbearbeitung, telefonische Erreichbarkeit und reibungsloser Büroalltag., Vorbereitung von Gesellschafterversammlungen und interne Meetings., Verwaltung von Büromaterialien und Unterstützung bei administrativen Verträgen., Koordination von Terminen und effiziente Reiseplanung der Geschäftsführung., Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen und Unterlagen für interne und externe Zwecke., Zentrale Ansprechperson zwischen dem GPP-Team und anderen Abteilungen von Green Planet Energy., Hilfe bei internen und externen Projekten im Bereich Marketing & Unternehmenskommunikation., Überwachung monatlicher Abrechnungen, Prüfung von Rechnungen und Unterstützung der kaufmännischen Betriebsführung., Bearbeitung verschiedener Aufgaben im Bereich Anlegerverwaltung und Betreuung.

Assistentenz der Konzernbereichsleitung, Allgemeine Sektretariatsaufgaben inkl. Büroorganisation, Unterstützung verschiedener Funktionsbereiche wie Controlling, Vertragsmanagement, Personalmanagement, EDV- und IT-Unterstützung für das Team, Übernahme der Funktion des Präventionsbeauftragten

Ablage, Postbearbeitung, telefonische Erreichbarkeit, Vorbereitung von Gesellschafterversammlungen und internen Meetings, Verwaltung von Büromaterialien und Unterstützung bei administrativen Verträgen, Koordination von Terminen und Reiseplanung der Geschäftsführung, Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen und Unterlagen, Zentrale Ansprechperson zwischen dem GPP-Team und anderen Abteilungen von Green Planet Energy, Mithilfe bei internen und externen Projekten im Bereich Marketing & Unternehmenskommunikation, Überwachung monatlicher Abrechnungen, Prüfung von Rechnungen und Unterstützung der kaufmännischen Betriebsführung, Bearbeitung von Aufgaben im Bereich Anlegerverwaltung und Betreuung

Post- & Dokumentenmanagement (Bearbeitung und Verteilung der Eingangspost, Verwaltung allgemeiner E-Mail-Anfragen), Office- & Bestellmanagement (Organisation und Durchführung von Bestellungen für Büro-, Hygiene- und Küchenbedarf, Bestandskontrolle), Koordination externer Dienstleister (Betreuung von Reinigungskräften, Handwerkern und Lieferanten), Büroorganisation & Instandhaltung (Verwaltung von Zugangskarten, Organisation der Meetingräume, Sicherstellung eines angenehmen Arbeitsumfelds), Allgemeine Unterstützung im Tagesgeschäft (Getränkelieferung, Optimierung von Abläufen)

Terminvereinbarung sowie Organisation von Innen- und Außenterminen, Bearbeitung der Postein- und -ausgänge sowie allgemeiner Schriftverkehr, Erstellen und Korrekturlesen von Vorlagen sowie die Nachbereitung, Ladung von externen Teilnehmern, Raumplanung und Organisation, Protokollführung in den Abendstunden (gelegentlich), Beirat Schmutzwasserbeseitigung: Terminierung, Einladung und Versand des Protokolls, Archivierung, Terminkontrollen der Wahlperioden der einzelnen Verbände, Einholung von Vollmachtserklärungen, Terminierung und Organisation der Arbeitskreistreffen, Vorbereitung, Organisation und Durchführung der Ehrungen (inklusive Auswahl der Kandidaten, Ladung und Beschaffung der Präsente), Beauftragter (d/m/w) für das Gewerbeflächeninformationssystem GEFIS II, Nolis-Redaktion: Verfassen von Meldungen für die gemeindliche Internetseite

Unterstützung und Betreuung der technischen Mitarbeitenden in der kaufmännischen Angebots-, Auftragsbearbeitung und Projektverfolgung, Unterstützung bei übergeordneten Projektarbeiten, Fakturierung, Bearbeitung von Reklamationen, Forderungsmanagement, Aufarbeitung und Erfassung von Daten, Abwicklung von Besprechungs- und Reiseorganisation einschließlich der Reisekostenabrechnung, Schreib- und Archivierungsarbeiten

Rollenkonformer Auftritt und Kommunikation in alle Richtungen, auch mit ranghohen Vertreter:innen von Behörden und Unternehmen, Terminplanung und Organisation z.B. von Aufsichtsratssitzungen, Workshops und Großveranstaltungen, Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen für die Geschäftsführung, Priorisierung und Bearbeitung des Postfachs der Geschäftsführung und Folgeaufgaben, Eigenständige Verantwortung der Archivierung und des Wiedervorlage-Systems

Management des Arbeitsalltags und Sicherstellung des Wohlfühlfaktors, Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Sicherstellung des Bürobetriebs (Snacks, Büromaterial, Ordnung), Ansprechpartner*in für Facility Management und externe Dienstleister, Organisation von Teamevents, Mitarbeit bei Sonderprojekten, Beitrag zur Kultur- und Teamentwicklung

Unterstützung der Geschäftsführung bei Sonderprojekten und strategischen Wachstumsprojekten, Aktive Begleitung des Aufbaus neuer Geschäftsbereiche, Eigenverantwortliche Entwicklung, Konzeption, Steuerung, Bewertung und Realisierung von M&A-Projekten, Unterstützung der Geschäftsführung bei der Analyse und Optimierung operativer Prozesse, Bearbeitung und Koordination von Projekten in der kaufmännischen Verwaltung, Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung, Monatliche Ausarbeitung von Ergebnisanalysen und Reports