8 Projektassistenz Jobs Frankfurt

Zuarbeit für Vertrieb, Einkauf und Projektabwicklung, Erstellung von Mengengerüsten auf Basis interner Entwurfsplanungen, Technische Klärung mit Kunden, Lieferanten und Konsortialpartnern im In- und Ausland, Schnittstellenmanagement zwischen verschiedenen Gewerken, Auswahl und Bewertung technischer Alternativen, Festlegung technischer Lösungen im Rahmen der verfügbaren Produktpalette, Anfragen und technische Verhandlungen von Subsystemen und Komponenten nach Bedarf, Erstellung projektbezogener Dokumentationen, Organisation und Durchführung von Abnahmen bei Lieferanten und Kunden

Allgemeine Assistenztätigkeiten in Zusammenarbeit mit einer weiteren Kollegin, Sichtung und Priorisierung der E-Mails, Posteingänge sowie Telefonate, Überwachung und Führung der Terminkalender, Planung und Betreuung von Veranstaltungen, Planung und Vorbereitung von Dienstreisen, Budgetüberwachung und unterstützende Tätigkeit bei der Einsatzplanung von Finanz-Instrumenten, Allgemeine Bürotätigkeiten verstärkt mit digitalen Programmen, Teilaufgaben im Rahmen der Steuerungsinstrumente und Innovationsprojekte (Digitalisierung, Controlling, etc.)

Mitarbeit bei der Vorbereitung des Open Calls und der Sichtung und Auswertung der Unterlagen, Briefing und Austausch mit Teilnehmern und Künstlern, Mitarbeit bei der Terminierung, Vorbereitung und Umsetzung der Workshops im Langen Haus, Unterstützung Kunstwerkleihe und -aufbau, Mitarbeit bei der Planung und Umsetzung der Generalprobe und der Parade sowie der Abschlussperformance

Unterstützung im Tagesgeschäft der Personalarbeit, Übernahme von Aufgaben im Fehlzeitenmanagement, Recruiting und Erstellung von Arbeitszeugnissen, Unterstützung in der Strukturierung des Personalaktenarchivs, Erarbeitung von Ideen im Bereich Personalentwicklung

Unterstützung der Projektkoordination in enger Absprache bei administrativen Aufgaben, Vorbereitung von Materialien z.B. für Schulungen und Veranstaltungen, Recherchearbeiten, Bestellung von Materialien

Beratung und Unterstützung interner Organisationseinheiten hinsichtlich Finanzierungsfragen und der Inanspruchnahme von Fördermitteln, Eigenständiges Fördermittelscreening sowie Beantragung und Bewirtschaftung, Abrechnung sämtlicher Projekte und Maßnahmen unter Beachtung geltender Vorschriften, Intensive Netzwerkarbeit mit Fördermittelmanagement-Stellen und anderen Unternehmen, Erfolgreicher Abschluss und Überwachung der Fördermaßnahmen innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen, Unterstützung beim Controlling im Rahmen geförderter Maßnahmen und Erstellung von Reportings, Mitwirkung bei der Optimierung von Prozessen und Systemen im Controlling und Treasury Management

Tätigkeiten im Front Office, wie Empfang und Betreuung von Besucher*innen sowie die Bearbeitung eingehender Post und allgemeiner Anfragen, Unterstützung bei der Organisation und Abstimmung von Prozessen rund um Förder- und Behandlungspläne, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, wie die Anlage und Pflege von Stammdaten, Anfragemanagement und Terminkoordination für Team- und Bereichsleitung, Telefonischer Erstkontakt für Frühförderanfragen, Abwesenheitsvertretung einer weiteren Verwaltungsfachkraft

Überprüfung und Finalisierung von Ausschreibungen mithilfe von RIBiTWO und der Plattform „Deutsche E-Vergabe“, Einspielen von Aufmaßdateien für Projekte, Erstellung von Messurkunden, Prüfrechnungen und Soll-Ist-Vergleichen, Vorbereitung der Zahlungen und Freigabe von Anforderungen und Aufträgen über SAP, Beschreibung und Überprüfung vorhandener Prozesse mit einem Prozessmanagement-Tool, Einhaltung fachinterner Datenschutzbelange als Schnittstelle zur Stabsstelle Datenschutz, Ansprechperson im Fachbereich für Fragen zu SAP, Ausschreibungen und Abrechnungen