15 Projektassistenz Jobs Frankfurt

Enge Zusammenarbeit mit dem Leiter Bauüberwachung, Prüfung und Freigabe von Tätigkeitsnachweisen, Begleitung des Ein- und Austritts von Projektmitarbeitenden, Arbeit mit Tools wie TpCDE, JIRA, SharePoint, EPLASS für Dokumentenmanagement und kollaborative Arbeiten, Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Ansprechpartner*in vor Ort für die Mitarbeiter*innen und Kund*innen

Unterstützung bei der Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen im Controlling- Bereich, Übernahme administrativer Aufgaben einer Assistenz, wie z. B. schriftliche, telefonische und elektronische Kommunikation, Kalender- und Ablagemanagement, Unterstützung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen und Weiterentwicklung des Berichtswesens, Zuarbeiten im Rahmen der Aufbereitung von Präsentationen und Quartalsberichten, Erstellung, Pflege und Verwaltung von Statistiken und Dokumentationen, Anfertigung von Excel-Importen der Buchhaltung, Kommunikation mit Kostenträgern; Statistikberichte einholen, prüfen und weiterbearbeiten, Kontrolle der Einhaltung von Fristen, Pflege der Anwesenheits-/Krankheitsdaten, Vorbereitung und Koordination von Sitzungen, Teilnahme an Teambesprechungen und Konferenzen, Erstellung Protokollen

Verwaltung und Pflege von Projektdaten und -unterlagen, Koordination der Gewährleistungsphase und Bearbeitung von Anfragen & Angeboten sowie Rechnungskontrolle, Verfolgung der Mangelabarbeitung und Dokumentation, Kontrolle der Dokumentationsunterlagen nach Bauende und Übergabe an den Kundendienst, Protokollführung bei internen Meetings, Unterstützend für allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten

Büroorganisation zur Effizienzsteigerung des Standortes, Unterstützung des Filialteams und Systempflege der Kundendatenbank, Persönliche Betreuung von Kundinnen und Kunden in der Filiale

Proaktive Unterstützung unseres Vizepräsidenten Degree Programmes in administrativen und organisatorischen Belangen, Funktion als zentrale Ansprechperson für Anfragen an den Vizepräsidenten sowie als wichtige Schnittstelle zwischen dem Vizepräsidenten, internen Abteilungen und externen Partnern, Effiziente Terminplanung und -koordination inkl. sorgfältiger Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Professionelle Verwaltung der entsprechenden E-Mail-Korrespondenz und Kommunikation – sowohl in- als auch extern, Erstellung, Aufbereitung und Optimierung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Organisation und Koordination von Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung, Aktive Unterstützung bei der Koordination des Teams Degree Programmes, Mitwirkung an der Planung und Umsetzung von Projekten sowie Übernahme von Sonderaufgaben

Erste Anlaufstelle für Mitarbeiter, öffentliche Kostenträger, Gremien und Kooperationspartner, Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Verfahrensabläufen und interner Prozesse, Terminkoordination und -überwachung, Erstellung von Statistiken, Protokollen und Präsentationen, Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben

Kommunikation & Stakeholdermanagement: Strukturierung von Netzwerken, Management der Korrespondenz, Unterstützung bei Recherchen und der Erstellung von Dokumenten und Präsentationen, Administrative Unterstützung: Erstellung und Verwaltung von Berichten, Präsentationen und Protokollen, Pflege relevanter Datenbanken, Unterstützung bei Bewerbungsverfahren, Reiseorganisation: Planung und Buchung von Reisen, Unterkünften und Transfers, Abrechnung in Kooperation mit dem Office Management, Kalendermanagement: Organisation und Verwaltung der Termine des Geschäftsführers inklusive Vor- und Nachbereitung von Meetings (Briefings, Tagesordnungen, Protokolle), Event- & Sitzungsorganisation: Planung und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Koordination von Vorstands- und Strategiemeetings, Vertrauliche Aufgaben: Bearbeitung sensibler Informationen mit höchster Diskretion, Zusammenarbeit mit dem Chief of Staff: Unterstützung bei strategischen Projekten und Abstimmung innerhalb der Organisation

Unterstützung bei der Organisation von bundesweiten Seminaren, Vorbereitung von Marketingmaßnahmen: Mailings, Kooperationen, Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit: Kommunikationsplanung, Pressemitteilungen, Newsletter, Pflege und Weiterentwicklung des Internetauftritts, Erschließung neuer Zielgruppen, Betreuung der Kunden und Geschäftspartner, Definition und Optimierung von Organisationsprozessen

Unterstützung bei der Organisation von bundesweiten Seminaren, Allgemeine Bürotätigkeiten, Betreuung von Online-Seminaren, Betreuung der Kunden und Geschäftspartner per E-Mail und Telefon

Unterstützung bei der Organisation von bundesweiten Seminaren, Recherche und Analyse aktueller Trends und Entwicklungen, Entwicklung von Konzepten und Ideen für neue Seminarthemen und Veranstaltungsformate, Informationsaustausch mit potenziellen Referenten und Fachleuten, Betreuung der Geschäftspartner per E-Mail und Telefon, Technische Begleitung von Online-Seminaren

Unterstützung bei der Organisation von bundesweiten Seminaren, Vorbereitung von Marketingmaßnahmen: Mailings, Kooperationen, Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit: Kommunikationsplanung, Pressemitteilungen, Newsletter, Pflege und Weiterentwicklung des Internetauftritts, Erschließung neuer Zielgruppen, Betreuung der Kunden und Geschäftspartner, Definition und Optimierung von Organisationsprozessen

Informations- und Wissensmanagement (u.a. Mitarbeiterportal und Confluence), Organisatorische Unterstützung für das Referat „Physikalische Prozesse“ und die Abteilung „Meteorologische Analyse und Modellierung“: Unterstützung bei Personalangelegenheiten, insbesondere bei Einstellung und Ausscheiden von Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern, Haushalts- und Budgetplanung für die Abteilung, Unterstützung und Pflege der Kostenplanung im Referat, Bearbeiten von Anforderungen und Beschaffungen mit dem ERP-System des DWD, Betreuung von Hard- und Software (z.B. Betreuung der Technik, Laufwerkspflege), Planung, Konzeption, Koordination, Umsetzung und Pflege von Geschäftsabläufen im internationalen Umfeld: Planungs- und Koordinierungsbeiträge für Maßnahmen zur internationalen wissenschaftlichen Vernetzung, Konzeption und Koordination der fachspezifischen Informationsflüsse in der Zusammenarbeit mit internationalen Organisationen, z.B. EUMETNET, Mitwirkung bei Planung und Koordinierung von internationaler Vernetzung auf fachlicher Ebene, z.B. Workshops, fachlicher Einsatz von Gastwissenschaftler/inne/n, Planung, Konzeption, Koordination, Umsetzung und Pflege von Geschäftsabläufen mit Schwerpunkt auf dem Informationsmanagement: Koordination, Pflege und Überwachung der Informationshaltung z.B. Fachdokumentationen, Handbücher, Source Code Versionierung, Redaktionelle Bearbeitung von Publikationen, Fertigung von Präsentationen, Mitwirkung bei der Organisation, Planung, Koordinierung und Durchführung von wissenschaftlichen Tagungen und Besprechungen

Mitwirkung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und anderen personalrelevanten Dokumenten, Pflege und Aktualisierung der Personalakten, Unterstützung bei kleineren Projekten und deren Umsetzung, Allgemeine administrative Tätigkeiten in der Personalabteilung

Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Kommunikation mit Eigentümern, Mietern und Dienstleistern, Pflege von Datenbanken und Dokumentationen, Unterstützung bei der Buchhaltung und Rechnungsprüfung, Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung

Verwaltung von Projektbudgets, Vergabemanagement, Kommunikation mit Zuwendungsgebern und an Projekten beteiligten Wissenschaftler*innen, Verfassen von Berichten

Verfassen von Texten zum Aufbau des Projektes. Das umfasst Texte für Webseiten, Ausschreibungen, Mitteilungen und Korrespondenzen mit Kitas, Organisation von Online Meetings und Fortbildungen

Enge Zusammenarbeit mit den Projektmanagern der Abteilung IT-Steuerung, Unterstützung der Projekte im Bestell-/Auslagerungsprozess für externe Projektmitarbeitende, Mitwirkung beim Projektcontrolling (Budget/Kapazitäten, Ergebnisobjekten), Begleitung des On- & Offboarding-Prozesses für externe Projektmitarbeitende, Beratung und Unterstützung der IT-Projektmanager in den kaufmännischen Prozessen der Bank, Schnittstelle zwischen IT, Einkauf, Auslagerungs-/Vertragsmanagement und Rechnungsbearbeitung, Übernahme von Ad-hoc-Aufträgen, Beteiligung an der kontinuierlichen Weiterentwicklung der PMO-Services, Themenbezogene Mitarbeit in IT-Projekten

Allgemeine Unterstützung der Mitarbeitenden des Programmbereichs und seiner Leitung und Kommunikation im Haus und extern, Organisation, Vor- und Nachbereitung und ggf. Gästebetreuung bei Terminen und Veranstaltungen, Antragskontrolle, Reisebuchung und Nachbereitung von Dienstreisen, Korrekturlesen und Formatieren von Publikationen des Programmbereichs, Unterstützung beim Reporting und Pflege des Berichtswesens, Bereitschaft zur Beteiligung an den Gremien der PRIF-Selbstverwaltung

Projektkoordination des Projektes „Vielfalt und Diverse Lebenswelten“, Umsetzung des Projektes entsprechend der Vorgaben, Begleitung bei Exkursionen, Sorgfältige Dokumentation, Netzwerkarbeit

Begleitung des gesamten Einstellungsprozesses, Erstellung von Stellenausschreibungen, Veröffentlichung der Stellenausschreibungen auf der Website, Erstellung von Stellenanzeigen in Jobbörsen und Zeitungen, Kontaktpflege zu Hochschulen, Sichtung von Bewerbungsunterlagen und Koordination der Vorstellungsgespräche, Betreuung neuer Mitarbeiter nach der Einstellung