16 Projektassistenz Jobs Frankfurt

Unterstützung des Teams bei der Organisation und Durchführung von Projekten im Bereich der Arbeitsvorbereitung, Planung und Koordination von Dienstreisen, Verwaltung von Besprechungsräumen, Koordination projektbezogener interner Schulungen (Abstimmung mit Projektgruppen, Erstellung von Teilnehmerlisten, Organisation der Bewirtung), Nachhaltung von Terminen, Vorbereitung von Meetings (Meilensteine und Termine im Blick behalten, Kalenderverwaltung), Unterstützung bei der Projektverwaltung nach STEP, Verwaltung der Projektstruktur (MS-Teams oder MS-Project), Anlegen von Bedarfsvoranmeldungen, Verwaltung von Projektdokumenten (Vorprüfung, Ablage und Organisation)

Unterstützung im Sekretariat, Dokumenten- und E-Mail-Management, Termin- und Besprechungskoordination, Event-Management, Erstellung von Präsentationen und Reports, Allgemeine administrative Aufgaben, Kommunikation mit internen und externen Partnern

Eigenständige Koordination von Terminen (Sitzungen und Veranstaltungen) und Reisen sowie organisatorische Begleitung von Veranstaltungen (Hotel- und Raumbuchungen, Catering, Reisekostenabrechnung), Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Allgemeine Sekretariatstätigkeiten und Korrespondenz, Prüfung von Rechnungen sowie die Organisation der Zahlung, Erstellen und Pflegen von Adressverteilern

Beauftragung von IT-Leistungen (Beratungsleistungen, Betriebsleistungen, Software und Systemzugriffe), Dokumentation und Kontrolle der Erbringung von IT-Leistungen (Leistungs- und Wareneingänge), Pflege von Risikolisten und Statusberichten, Regelmäßige Abstimmung mit dem Projektmanagement und dem Sekretariat

Proaktive Unterstützung unseres Vizepräsidenten Degree Programmes in administrativen und organisatorischen Belangen, Funktion als zentrale Ansprechperson für Anfragen an den Vizepräsidenten sowie als wichtige Schnittstelle zwischen dem Vizepräsidenten, internen Abteilungen und externen Partnern, Effiziente Terminplanung und -koordination inkl. sorgfältiger Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Professionelle Verwaltung der entsprechenden E-Mail-Korrespondenz und Kommunikation – sowohl in- als auch extern, Erstellung, Aufbereitung und Optimierung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Organisation und Koordination von Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung, Aktive Unterstützung bei der Koordination des Teams Degree Programmes, Mitwirkung an der Planung und Umsetzung von Projekten sowie Übernahme von Sonderaufgaben

Allgemeine Verwaltungs- und Assistenztätigkeiten für die Leitung Finanzen, Liegenschaften und IT, Verwaltungsleitung MKF

Leitung und Steuerung von Projekten im Bereich Dokumenten Management Services, insbesondere Organisations- und Digitalisierungsprojekte sowie Softwareeinführungen, Sicherstellung der termingerechten Abwicklung, Zielerreichung und Budgeteinhaltung von Projekten, Unterstützung bei der Optimierung der Geschäftsprozesse im Fachbereich zur Anpassung und Verbesserung der Serviceleistungen, Unterstützung bei der Bearbeitung des Posteingangs, der Digitalisierung und Dokumentenarchivierung

Unterstützung bei der Organisation von bundesweiten Seminaren, Vorbereitung von Marketingmaßnahmen: Mailings, Kooperationen, Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit: Kommunikationsplanung, Pressemitteilungen, Newsletter, Pflege und Weiterentwicklung des Internetauftritts, Erschließung neuer Zielgruppen, Betreuung der Kunden und Geschäftspartner, Definition und Optimierung von Organisationsprozessen

Unterstützung bei der Organisation von bundesweiten Seminaren, Allgemeine Bürotätigkeiten, Betreuung von Online-Seminaren, Betreuung der Kunden und Geschäftspartner per E-Mail und Telefon

Unterstützung bei der Organisation von bundesweiten Seminaren, Recherche und Analyse aktueller Trends und Entwicklungen, Entwicklung von Konzepten und Ideen für neue Seminarthemen und Veranstaltungsformate, Informationsaustausch mit potenziellen Referenten und Fachleuten, Betreuung der Geschäftspartner per E-Mail und Telefon, Technische Begleitung von Online-Seminaren

Sie sind Ansprechpartner für unsere Projektmanager*innen sowie für die Buchhaltung zu allen administrativen und finanziellen Angelegenheiten., Sie betreuen unsere Projekte mit internationalen und nationalen Auftraggebern. Dazu gehört unter anderem die Bearbeitung der Ein- und Ausgangsrechnungen, Reisekostenabrechnungen, kontinuierliches Projektmonitoring, die Kommunikation und Koordination mit den Kunden, Expert*innen und Projektmanager*innen, das Vertragsmanagement und die administrative Projektberichterstattung und Datenbankpflege., Sie unterstützen bei der finanziellen Berichterstattung des Unternehmens., Sie tragen aktiv zum Qualitätsmanagement und zu Prozessoptimierungen bei, heben unsere Administrationssysteme auf Basis eigener Entwicklungen und der Anwendung moderner Software-Lösungen und Bausteinen auf das nächste Level.

Koordination der Projektumsetzung, Betreuung von Auftraggeber*innen und Steuerung der Abläufe mit involvierten Parteien (z.B. Netzbetreiber, Direktvermarkter), Planungsaufgaben (u.a. Anlagendimensionierung, Ertragsanalysen, Erstellung von Struktur- und Stringplänen) zur Vorbereitung der Projektumsetzung und Verantwortung für das Projektbudget und den Umsetzungszeitplan, Integration von E-Mobilität, Speicher oder Wärmepumpen in Lösungskonzepte, Verantwortung für die Einhaltung der Qualitätsanforderungen in der Bauphase, Koordination von Drittfirmen und Überwachung von Montagearbeiten, Gelegentliche Unterstützung auf der Baustelle beim Anschluss der Anlage

Unterstützung bei der Organisation von bundesweiten Seminaren, Vorbereitung von Marketingmaßnahmen: Mailings, Kooperationen, Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit: Kommunikationsplanung, Pressemitteilungen, Newsletter, Pflege und Weiterentwicklung des Internetauftritts, Erschließung neuer Zielgruppen, Betreuung der Kunden und Geschäftspartner, Definition und Optimierung von Organisationsprozessen

Organisatorische Unterstützung des Bereichsleiters und des Teams von Investor Relations, Planung, Koordination, Organisation und Nachbereitung von internen und externen Besprechungen, Konferenzen und Veranstaltungen (z.B. Roadshows), Vor- und Nachbereitung von Besuchsterminen und Dienstreisen inklusive der Reisekostenabrechnung, Unterstützung bei der Organisation von Kapitalmarkttagen, Projektassistenz und -organisation, Selbstständige Erledigung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Unterstützung bei der Führung und Pflege von Internetseiten, Selbstständiges Führen und Pflege der Kontaktdatenbank, Verantwortung für das Bestellwesen inklusive Wareneingangsbuchungen und Rechnungsprüfungen, Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben

Unterstützung bei der Optimierung von Arbeitsabläufen und Prozessen im Controlling- Bereich, Übernahme administrativer Aufgaben einer Assistenz, wie z. B. schriftliche, telefonische und elektronische Kommunikation, Kalender- und Ablagemanagement, Unterstützung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen und Weiterentwicklung des Berichtswesens, Zuarbeiten im Rahmen der Aufbereitung von Präsentationen und Quartalsberichten, Erstellung, Pflege und Verwaltung von Statistiken und Dokumentationen, Anfertigung von Excel-Importen der Buchhaltung, Kommunikation mit Kostenträgern; Statistikberichte einholen, prüfen und weiterbearbeiten, Kontrolle der Einhaltung von Fristen, Pflege der Anwesenheits-/Krankheitsdaten, Vorbereitung und Koordination von Sitzungen, Teilnahme an Teambesprechungen und Konferenzen, Erstellung Protokollen

Selbstständige Leitung von Projekten (Digitalisierung, Change-Management), Steuerung und nachhaltige Umsetzung von Prozessschritten, Unterstützung der Abteilungsleitung bei Interims-Aufgaben im operativen Kontext, Beschaffung relevanter Informationen und Aufbereitung von Kennzahlen zur Entscheidungsvorbereitung, Protokollierung von Ergebnissen in Meetings

Enge Zusammenarbeit mit den Projektmanagern der Abteilung IT-Steuerung, Unterstützung der Projekte im Bestell-/Auslagerungsprozess für externe Projektmitarbeitende, Mitwirkung beim Projektcontrolling (Budget/Kapazitäten, Ergebnisobjekten), Begleitung des On- & Offboarding-Prozesses für externe Projektmitarbeitende, Beratung und Unterstützung der IT-Projektmanager in den kaufmännischen Prozessen der Bank, Schnittstelle zwischen IT, Einkauf, Auslagerungs-/Vertragsmanagement und Rechnungsbearbeitung, Übernahme von Ad-hoc-Aufträgen, Beteiligung an der kontinuierlichen Weiterentwicklung der PMO-Services, Themenbezogene Mitarbeit in IT-Projekten

Weiterentwicklung und Implementierung der weiteren Digitalisierungsstrategie, Mitwirkung an der operativen Personalarbeit, Erstellung von Arbeitszeugnissen, Analyse und Konzeptionierung der Personalprozesse, Mitwirkung bei verschiedenen Personalprojekten wie bspw. der Einführung einer elektronischen Personalakte, Recherche zu personalrelevanten Themen

Begleitung des gesamten Einstellungsprozesses, Erstellung von Stellenausschreibungen, Veröffentlichung der Stellenausschreibungen auf der Website, Erstellung von Stellenanzeigen in Jobbörsen und Zeitungen, Kontaktpflege zu Hochschulen, Sichtung von Bewerbungsunterlagen und Koordination der Vorstellungsgespräche, Betreuung neuer Mitarbeiter nach der Einstellung

Unterstützung der organisatorischen und administrativen Aufgaben in der Abteilung Lohn und Gehalt, Pflege und Kontrolle der Arbeitszeiterfassung der Mitarbeitenden, flexible Übernahme weiterer Tätigkeiten, Ausbau des Aufgabenbereichs gemeinsam mit dem Team (je nach Fähigkeiten)