25 Projektassistenz Jobs München

Enge Zusammenarbeit mit dem Leiter Bauüberwachung, Prüfung und Freigabe von Tätigkeitsnachweisen, Begleitung des Ein- und Austritts von Projektmitarbeitenden, Arbeit mit Tools wie TpCDE, JIRA, SharePoint, EPLASS für Dokumentenmanagement und kollaborative Arbeiten, Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Ansprechpartner*in vor Ort für die Mitarbeiter*innen und Kund*innen

Zusammenarbeit mit Projektverantwortlichen bei der Akquise von neuen Projekten, Erstellung von Texten und Grafiken, Rechnungsstellung, organisatorische Aufgaben im Berufsalltag in der Architektur, der Umweltplanung und dem Ingenieurwesen

Du unterstützt die Projektleitung umfassend im Projekt „HR-Systemlandschaft“ von der Auswahl bis zur umfassenden Implementierung eines neuen HR-Systems in der Johannesbad Gruppe, Du arbeitest an der Projektplanung mit, koordinierst die Aufgabenpakete, bereitest Projekttermine vor und nach, etc., Du nimmst abwechselnd die Perspektiven von Unternehmen, Mitarbeitenden, IT und Personalabteilung ein, um die besten Lösungen zu finden, Du unterstützt bei der Kommunikation der verschiedenen Zielgruppen: Vorstand, HR, Führungskräfte, Mitarbeitende, Du arbeitest Dich tief in einzelne HR-Systeme ein und wirkst bei Schulungen der Anwender:innen mit

Beratung von Kunden und Interessenten zu Dienstleistungen in Zusammenarbeit mit technischen Experten, Begleitung der Kunden vom ersten Kontakt bis zum abgeschlossenen Projekt und Pflege langfristiger Kundenbeziehungen, Planung und Koordination der zeitlichen Durchführung von Projekten in Zusammenarbeit mit IT-Security Consultants, Erstellung von Angeboten und Abwicklung von Auftragsbestätigungen im CRM/ERP-System, Kontinuierlicher Ausbau des technischen Wissens mit Unterstützung der Consultants

Unterstützung der Regionalleitung Süd-Ost mit organisatorischen und administrativen Aufgaben z.B. Postbearbeitung, Terminkoordination, Telefonkontakten und Mitwirken an der Korrespondenz, Ablage etc., Vor- und Nachbereitung von Reisen, Terminen und Meetings samt Organisation der Bewirtung und Unterbringung von Gästen, Organisation von Veranstaltungen, Reisekostenabrechnungen und Rechnungskontrollen, Aufbereitung von Besprechungsunterlagen, Präsentationen, Berichten und Anträgen, Protokollieren von Arbeitsgruppen und Konferenzen, Büromanagement für das Team

Selbständige Verwaltung und Koordination administrativer Aufgaben, einschließlich Postbearbeitung, E-Mail-Management und Telefonkommunikation, Terminplanung, -organisation und -nachverfolgung für die Sektion, inklusive Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Eigenständige Recherche, Aufbereitung und Zusammenstellung von Informationen und Unterlagen für Entscheidungsprozesse, Erstellung von Auswertungen, Protokollen und Schriftverkehr sowie Datenpflege und -kontrolle, Organisation und Führung des digitalen Ablagesystems der Sektionsleitung, Unterstützung bei Projekten und allgemeine Assistenztätigkeiten für die Sektionsleitung

Führen von Protokollen sowie Korrespondenz, Bearbeitung von Anträgen und Anfragen, Beantwortung telefonischer Anfragen, Terminplanung und -verfolgung, Unterstützung der Bereichsleitung in allen organisatorischen Belangen, Kontaktpflege zum Kunden, Unterstützung bei der QM-konformen Dokumentation

Du unterstützt die beiden Geschäftsführer im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Aufgaben, Du übernimmst eigenverantwortlich das gesamte Büromanagement, insbesondere die Terminplanung, interne und externe Korrespondenz sowie die digitale Dokumentation für die Geschäftsführung, Du unterstützt die Geschäftsführung bei Sonderthemen, Du planst und organisierst Geschäftsreisen, gefolgt von einer präzisen Abwicklung der Reisekostenabrechnung sowie zugehöriges Kalendermanagement, Du erstellst und entwickelst wichtige Dokumente und Präsentationsunterlagen und übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Du bist die erste Anlaufstelle für Fragen und Anliegen der Mitarbeiter, agierst als Bindeglied zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitenden und übernimmst als zentrale Schnittstelle im Unternehmen die Verantwortung für die effektive Kommunikation sowohl mit internen Mitarbeitenden als auch externen Geschäftspartnern, Du übernimmst das Lektorat von Texten für die interne und externe Kommunikation.

Reiseplanung, –buchung und –abrechnung, Korrespondenz mit Dokumentenverwaltung und Ablage, Sie sorgen darüber hinaus für eine reibungslose interne und externe Kommunikation, Erstellung von Präsentationen und Dokumentation, Terminplanung und -organisation, Abwicklung von Bestellvorgängen (SAP), Rechnungsprüfung und – bearbeitung sowie Überwachung von Kosten/Budget, Sie unterstützen unser Team bei der Organisation und Betreuung von Sitzungen und Veranstaltungen, der Vorbereitung und Visualisierung von Workshops (vor Ort und digital), Proaktive Mitarbeit und (projektspezifische) Unterstützung bei den vielfältigen Aufgaben des Bereiches, auch in der Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen

Unterstützung des Bereichsleiters bei der Umsetzung strategischer Projekte durch Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Erstellung von Auswertungen, Reports und Dashboards zur Unterstützung der Entscheidungsprozesse, Mitwirkung an der Koordination bereichsübergreifender Projekte, Dokumentation der Zielerreichung und Überwachung der Termine, Koordination der internen und externen Kommunikation des Bereichsleiters und Erstellung von Präsentationen, Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und Mitarbeitenden zur effektiven Zielerreichung, Etablierung und Pflege eines Netzwerks mit Entscheidungsträgern und strategischen Partnern

Mitarbeit in einem Projektteam und Mitwirkung bei der Umsetzung unserer Bildungsprojekte, Ansprechpartner*in für Unternehmen und Schulen zur individuellen Planung und Ausgestaltung von Berufsorientierungsprojekten, Aktive Information von Schulen, Lehrkräften und Unternehmen über unsere Angebote, Mitgestaltung unserer PR-Arbeit (Social Media und klassische Pressearbeit), Entwicklung im Team von Marketingmaßnahmen und deren Umsetzung, Mitorganisation von Seminaren und Veranstaltungen und Begleitung von Events vor Ort

Ansprechperson für Anrufer in der Telefonzentrale, Betreuung des Empfangsbereichs, Bearbeitung administrativer und organisatorischer Büroangelegenheiten, Organisation und Vorbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen, Bewirtung und Betreuung von Gästen, Unterstützung der Personalabteilung, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Erstellung von Arztbriefen nach Diktat, Eigenständige Projektarbeit, Administrative Unterstützung der Bereichsleitungen, Gelegentliche Samstagsdienste, Unterstützung bei der Grunddateneingabe im Probeneingang

Eigenständige Betreuung einzelner neuer Projekte und Produkte, Erstellung und Pflege von Spezifikationen und Fact Sheets zur Unterstützung unseres Sales Teams, Mitgestaltung und Prüfung neuer und bestehender Verpackungen, Markt-Recherche und Mitbewerber-Analysen, Vorbereitung von Produktmustern für Shootings / Retail, Planung und Vorbereitung von Verkostungen, Vertrags- und Lieferantenmanagement

Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben im Vorzimmer der Abteilung, Technische Geschäftsleitung und Rechtsabteilung, Digitale und analoge Bearbeitung von Vergabe- und Vertragsdokumenten, Ansprechpartner für interne und externe Kontakte, Planung und interne Organisation von Besprechungsterminen, Unterstützung Arbeitsworkflows, Verwaltung von Bürgschaften und Urkalkulationen

Organisation aller internen und externen Veranstaltungen und Tagungen des Bereichs, Begleitung von Projekten im Vertriebsbereich sowie eigenständige Übernahme kleinerer Teilprojekte, Verwaltung des Vertriebsbudgets und Bearbeitung von Rechnungen, Controlling von Workshops und Buchung von Weiterbildungszeiten, Vielfältige Assistenz und Unterstützung des Bereichsdirektors, Erstellung von Auswertungen der Vertriebsergebnisse und Übertragung in Präsentationen, Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen inkl. deren Buchungen

Projektkoordination bei der Einführung der Software myJugendhilfe, Bedarfsgerechte Koordination und Kooperation mit allen an dem Projekt Beteiligten, Unterstützung der User* innen in Verwaltung und Pädagogik im Rahmen der Einführungsphase, Bearbeitung allgemeiner Verwaltungsaufgaben in der zentralen Geschäftsstelle

Bearbeitung aller eingehenden Anträge und Führung der Projektakten, Pflege der Stammdaten, Prüfung und Überwachen der Ausgaben- und Einnahmenpläne, Korrespondenz und telefonische Beratung der Antragsteller, Prüfung der Abrechnungsunterlagen und Vorbereitung der Zuschussüberweisungen, Organisation des Sekretariats, Sitzungsmanagement incl. Protokollführung, Mitwirkung am Jahresbericht

Administrative Unterstützung der Rechtsanwälte und des Back Office, Organisation des Büroalltags, Planung von Terminen, einschließlich Besprechungen, Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Telefonzentrale, Besucherempfang, Aktenmanagement), Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost (Fristenmanagement), Bearbeitung der Ein- und Ausgangsabrechnungen, Rechnungserstellung nach Zeiterfassung, Mitwirkung bei der Vor- und Nachbereitung der monatlichen Buchhaltung

Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen, Überwachung und Freigabe von Zeitbuchungen, Erstellung von Ausgangsrechnungen inkl. Aufbereitung von Nachweisen, Durchführung des Monatsabschlusses, Vorbereitung von Forecasts und Budgetplanungen, Sicherstellung der Einhaltung von Fristen, Vorbereitung von Angeboten, Budgetmanagement von Bestellungen, Erstellung von Trainerverträgen, Pflege von Daten und Erstellung von Reports im Learning Management System, Unterstützung bei weiteren administrativen Tätigkeiten

allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, Unterstützung der Einrichtungsleitung in unterschiedlichen Bereichen, Mitwirkung bei der Erarbeitung und Pflege einer Ablage- und Ordnerstruktur, Kommunikation mit den Eltern, Angebotseinholung, Bestellungen aller Art, Eingangskontrolle, Lieferscheinprüfung, Jahresplanung und Terminüberwachung