31 Projektassistenz Jobs München

Beratung von Kunden und Interessenten zu Dienstleistungen in Zusammenarbeit mit technischen Experten, Begleitung der Kunden vom ersten Kontakt bis zum abgeschlossenen Projekt und Pflege langfristiger Kundenbeziehungen, Planung und Koordination der zeitlichen Durchführung von Projekten in Zusammenarbeit mit IT-Security Consultants, Erstellung von Angeboten und Abwicklung von Auftragsbestätigungen im CRM/ERP-System, Kontinuierlicher Ausbau des technischen Wissens mit Unterstützung der Consultants

Unterstützung der Regionalleitung Süd-Ost mit organisatorischen und administrativen Aufgaben z.B. Postbearbeitung, Terminkoordination, Telefonkontakten und Mitwirken an der Korrespondenz, Ablage etc., Vor- und Nachbereitung von Reisen, Terminen und Meetings samt Organisation der Bewirtung und Unterbringung von Gästen, Organisation von Veranstaltungen, Reisekostenabrechnungen und Rechnungskontrollen, Aufbereitung von Besprechungsunterlagen, Präsentationen, Berichten und Anträgen, Protokollieren von Arbeitsgruppen und Konferenzen, Büromanagement für das Team

Selbständige Verwaltung und Koordination administrativer Aufgaben, einschließlich Postbearbeitung, E-Mail-Management und Telefonkommunikation, Terminplanung, -organisation und -nachverfolgung für die Sektion, inklusive Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Eigenständige Recherche, Aufbereitung und Zusammenstellung von Informationen und Unterlagen für Entscheidungsprozesse, Erstellung von Auswertungen, Protokollen und Schriftverkehr sowie Datenpflege und -kontrolle, Organisation und Führung des digitalen Ablagesystems der Sektionsleitung, Unterstützung bei Projekten und allgemeine Assistenztätigkeiten für die Sektionsleitung

Unterstützung der Bildungsmanager/-innen durch die Organisation, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Lehrgängen (z.B. Bereitstellung von Unterlagen und Material, Erstellung von Evaluationen), Verwaltung der Teilnehmer/-innen mit der zentralen Software ORBIS, Erstellung von Rechnungen, Zertifikaten, Bescheinigungen und Serienbriefen, Erstauskunft und Kommunikation mit Teilnehmer/-innen und Trainer/-innen in organisatorischen Belangen

Führen von Protokollen sowie Korrespondenz, Bearbeitung von Anträgen und Anfragen, Beantwortung telefonischer Anfragen, Terminplanung und -verfolgung, Unterstützung der Bereichsleitung in allen organisatorischen Belangen, Kontaktpflege zum Kunden, Unterstützung bei der QM-konformen Dokumentation

Dokumentation und Protokollierung wichtiger Besprechungen, Begleitung technischer Projekte und Durchführung von Wirtschaftlichkeitsanalysen, Steuerung zentraler Themen im Flächenmanagement, Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben im Service-, Rental- und Dienstleistungsbereich, Koordination und Steuerung von Projekten in verschiedenen Unternehmensbereichen, Bearbeitung, Analysen und Nachverfolgung von Spezialthemen, Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen für Meetings

Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben im Rahmen strategischer Initiativen und Großvorhaben, Recherche von Hintergrundinformationen nach Vorgaben und Unterstützung bei der Entwicklung innovativer Ansätze für strategische Partnerschaften mit anderen Forschungsorganisationen, Mithilfe bei der Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Workshops und internen Vernetzungsveranstaltungen, z. B. durch Terminabstimmungen, Raumorganisation oder Protokollnotizen

Terminmanagement: Eigenständige Koordination und Organisation von Vorstellungsgesprächen zwischen Bewerbern (m/w/d) und Hiring Managern (m/w/d), Kommunikation mit Personaldienstleistern: Direkte Abstimmung und Terminvereinbarung mit externen Recruiting-Partnern, Stellenanzeigenmanagement: Veröffentlichung und Pflege von Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobportalen sowie Sicherstellung der Aktualität, Datenpflege & Administration: Sorgfältige Pflege und Verwaltung von Bewerberdaten im Bewerbermanagementsystem, Recherche und Active Sourcing: Unterstützung bei der Identifikation potenzieller Kandidaten (m/w/d) über verschiedene Kanäle (z.B. XING oder LinkedIn) und vorbereitende Massnahmen für unsere Active Sourcing Experten (m/w/d), HR-Projekte: Mitwirkung an Projekten zur Digitalisierung und Optimierung von Recruiting-Prozessen, z.B. Implementierung neuer Tools, Auswertung & Reporting: Vorbereitung und Analyse von Statistiken zur Optimierung der Recruiting-Strategien

Veranstaltungsmanagement: Organisatorische Planung von Fortbildungen und Tagesveranstaltungen, Kursdatenbankpflege, Kommunikation mit Teilnehmenden und Kursleitungen, Organisation von Catering, Empfang, Evaluation, statistische Auswertung, Terminkoordination, Reservierungen und Raumbuchungen, Korrektur von Dokumenten und Webbeiträgen, Eigenverantwortliche Recherchen zu bereichsspezifischen Themen, Mitwirkung an der Konzeption bereichsbezogener Fortbildungen und Fachtage, Rechnungsprüfung und -freigabe

Ansprechperson für Anrufer in der Telefonzentrale, Betreuung des Empfangsbereichs, Bearbeitung administrativer und organisatorischer Büroangelegenheiten, Organisation und Vorbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen, Bewirtung und Betreuung von Gästen, Unterstützung der Personalabteilung, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Erstellung von Arztbriefen nach Diktat, Eigenständige Projektarbeit, Administrative Unterstützung der Bereichsleitungen, Gelegentliche Samstagsdienste, Unterstützung bei der Grunddateneingabe im Probeneingang

Eigenständige Betreuung einzelner neuer Projekte und Produkte, Erstellung und Pflege von Spezifikationen und Fact Sheets zur Unterstützung unseres Sales Teams, Mitgestaltung und Prüfung neuer und bestehender Verpackungen, Markt-Recherche und Mitbewerber-Analysen, Vorbereitung von Produktmustern für Shootings / Retail, Planung und Vorbereitung von Verkostungen, Vertrags- und Lieferantenmanagement

Du organisierst die Büroabläufe, Du übernimmst klassische Sekretariatsarbeiten, Du unterstützt das Team bei der Mandantenkommunikation und Terminplanung, Du unterstützt das Team bei technischen Aufgaben und nutzt digitale Tools, Du bist die erste Ansprechperson für externe Dienstleister, Behörden und Partner:innen

Du managst effizient und selbstständig das Tagesgeschäft in der Assistenz und unterstützt das Team in sonstigen administrativen Prozessen, Du übernimmst klassische Verwaltungsaufgaben wie Schriftverkehr, Telefonbetreuung, Postbearbeitung, Du koordinierst und organisierst Termine, Du kümmerst Dich um die Vorbereitung und Abwicklung von Meetings und bereitest und erstellst Präsentationen und Seminarunterlagen, Du arbeitest mit unserem DMS-Programm (Dokumenten-Management-System) und kümmerst Dich um die Pflege und Ablage der Schriftstücke, Dokumente etc.

Aktive Mitwirkung bei der Umzugs- und Archivplanung durch Recherchetätigkeiten, Terminverfolgungen und Dokumentationen, Erstellung und Pflege von Übersichten sowie Zeitplänen und Statusberichten, Eigenständige Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation (z. B. Info-Mails, Präsentationen), Aktive Mitarbeit an der Ausschreibungsvorbereitung (z. B. Angebotsvergleiche), Unterstützung bei der Flächen- und Möbellogistik (z. B. Bestandsaufnahmen, Abgleich von Bestellungen)

Mit Organisationstalent, Übersicht und Spaß deckst Du alle Facetten im Office eines kleinen Unternehmens ab und bist erster Ansprechpartner für die Geschäftsführung und die Berater, Steuern der anfallenden Aufgaben und Unterstützung bei deren Umsetzung auf einem qualitativ hohen Niveau und unter Einhaltung unserer CI-Richtlinien, Unterstützung der Geschäftsführer und Berater in projektbezogenen Fragestellungen und Gewährleistung einer durchgängigen Kommunikation, Übernahme und eigenverantwortliche Durchführung von Projekten zu speziellen Fragestellungen, z. B. Verbesserung in der Kundenkommunikation, Optimierung interner Abläufe oder ähnliches, Planung, Organisation und Durchführung unseres Symposiums gemeinsam mit dem Team

Vorrangig projektunterstützende Aufgaben in der ‚Regionalen Entwicklungsagentur Bayern‘ (z. B. Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, Organisation/Koordinierung von Vorstellungsgesprächen, Schlüsselverwaltung, Postbearbeitung), Organisation und Abwicklung von Aufgaben im Zusammenarbeit mit dem Sachgebiet Innerer Dienst, Enge Zusammenarbeit mit der Projektleitung sowie den Bereichen Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement, Korrespondenz mit externen Kooperationspartnern innerhalb des Projekts, Projektbegleitende Unterstützungstätigkeiten bei internen Projektcontrolling-Aufgaben (z. B. Pflege des Literaturverwaltungssystems Isys, Websitepflege über Typo3), bei (landesweiten) Informations- und Fachveranstaltungen sowie Workshops, beim Erstellen von Broschüren, Handreichungen und Leitfäden für die kommunale Praxis (z. B. Lektorat und Vergabe), Begleitung und Unterstützung bei Vergabeprozessen im Bereich Veranstaltungen, Öffentlichkeitsarbeit und Kooperationen, Mitwirkung bei der Erstellung von Berichten und der Erfüllung projektbezogener Berichtspflichten

Selbständige Organisation von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen einschließlich Reiseplanung, -buchung und -abrechnung (digitale Formate, Präsenzsitzungen, Aufsichtsratssitzungen vor Ort, Workshops, Austauschformate), Reibungslose interne und externe Korrespondenz und Organisation der Dokumentenverwaltung (elektronische juristische Aktenverwaltung), Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben und in der übergeordneten Organisation, auch in Zusammenarbeit mit den anderen Fachbereichen

Aktive Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Projekten im Bereich Produktmanagement und Consulting., Erstellung, Pflege und Verwaltung von Projektdokumentationen, Berichten und Protokollen., Durchführung von Datenanalysen zur Überwachung des Projektfortschritts und Erstellung aussagekräftiger Statusberichte und Dashboards., Konzeption und Gestaltung von Präsentationen für interne und externe Stakeholder.

Büroorganisation & Administration: Unterstützung im Tagesgeschäft, Bearbeitung der Korrespondenz, Terminplanung, Finanz- und Lohnbuchhaltung (vorbereitend): Unterstützung bei Rechnungsstellung, Rechnungsverfolgung, Mahnwesen, Belegwesen und Stammdatenpflege, Personalwesen: Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten, Unterstützung im Recruiting-Prozess, Unterstützung im Bereich On- und Offboarding von Personal, Materialwirtschaft & Einkauf: Bestellungen, Büromitteleinkauf, Telefonische & schriftliche Kommunikation: Ansprechpartner für Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten, Fuhrparkmanagement: Koordination von Fahrzeugen und Wartungen, Messgerätemanagement: Organisation / Widervorlage Eichung / Kalibrierung und Wartung

Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten, Anmeldung und Kommunikation mit Netzbetreibern, Telefon- und E-Mail-Verwaltung, Kundenpflege