Kommunikation: Sie sind HauptansprechpartnerIn für unsere Aus- und WeiterbildungsteilnehmerInnen sowie unsere DozentInnen und externe Partner, Organisation & Koordination: Sie übernehmen die administrative Organisation unserer Theorieveranstaltungen inklusive Vor- und Nachbereitung der Seminarräume (vorwiegend freitags), Office-Management: Sie übernehmen vielfältige administrativen Aufgaben im Büroalltag, Datenmanagement & IT: Sie sorgen für eine reibungslose Datenerfassung und Datenbankpflege

Unterstützung der Geschäftsleitung und des Sales-Teams im Tagesgeschäft, Übernahme von strategischen Projekten im Bereich Sales und Growth, Erstellung von Analysen, Reportings und Entscheidungsvorlagen, Qualitätssicherung und Optimierung im CRM (z. B. Datenpflege, Dokumentation, Prozessüberwachung), Monitoring und Analyse von Sales-Gesprächen zur Sicherstellung der Qualitätsstandards und Identifikation von Verbesserungspotenzialen, Koordination und Nachverfolgung von Projekten und internen Prozessen, Vorbereitung und Begleitung von Meetings sowie Nachbereitung und Protokollführung, Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern, Organisation und Unterstützung bei Veranstaltungen und Messen

Unterstützung im operativen und administrativen HR-Management (z.B. Erstellen von Verträgen, Zeugnissen, On-/Offboarding von Mitarbeitern/-innen, Pflege der digitalen Personalakten), Unterstützung im Bewerbermanagement und Recruiting von Studenten/-innen und Professionals, Mitarbeit bei HR-Projekten im Bereich Gesundheitsmanagement (z.B. Veranstaltung eines Gesundheitstages), Unterstützung im Bereich Personalentwicklung und Employer Branding

Selbstständige Erstellung von Korrespondenz nach intern und nach extern, selbstständige Organisation von Dienstreisen (national und international) inkl. Buchung von Flügen, Unterkünften, Mietwägen u. ä., Selbstständige Terminkoordination, -steuerung und –vorbereitung für den Leiter der MPDL und dessen Stellvertreterinnen, Übernahme von Projektarbeiten im Auftrag des Leiters der MPDL, Vorbereitung der Abrechnung von Dienstreisen, Priorisierung, Zuweisung bzw. selbständige Abarbeitung von E-Mail-Verkehr und entsprechende Beratung des Leiters der MPDL, Selbständige schriftliche und mündliche Kommunikation nach intern und nach extern, Eigenverantwortliche Seminar- und Konferenzorganisation einschließlich der organisatorischen Abstimmung mit internen und externen Teilnehmern sowie Koordinierung von dazugehörigen Marketingmaßnahmen, Organisation von Unterkunft sowie Anreisen für Gäste, Erstellung von Seminarprogrammen und –unterlagen, Selbständige Dokumentation aller relevanten Vorgänge, Allgemeine Sekretariatsarbeit

Eigenständige Modellierung von Geschäftsprozessen nach Vorlagen, Unterstützung bei administrativen Aufgaben rund um die Prozess-Modellierungssoftware (Optimierung, Strukturierung etc.), Enge Abstimmung mit anderen Fachbereichen zur Durchsprache von Prozessen, Unterstützung bei abteilungsübergreifenden Projekten, Erstellung von Projektunterlagen und Unterstützung bei der Etablierung unternehmensweiter Projektmanagementstandards, Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung der quartalsweisen Projektpriorisierung

Administrative Aufgaben rund um die Büroorganisation, Bearbeitung der SLP-Funktionspostfächer (Anträge, Anfragen), Ansprechpartner (m/w/d) für Kunden, Kooperations- und Geschäftspartner, Unterstützung des Aussendienstes bei der Servicierung von Geschäftspartnern, Anfragenbearbeitung im Austausch mit Kooperationspartnern

Unterstützung des Projektleiters im Tagesgeschäft, Programmierung von Excel-Makros in VBA für verschiedene Kundenprojekte, Erhebung von Anforderungen für Tools (intern und beim Kunden), Optimierung und Automatisierung von bestehenden Tabellen und Listen, Anwendung und Erweiterung von Programmiersprachen wie Python, Unterstützung bei der Aktualisierung und Weiterentwicklung von Schulungen, Mitwirkung in weiteren Bereichen des technischen Projektmanagements (nach Absprache), Nutzung und Ausbau von Schnittstellen zu eingesetzten KI-Lösungen

Allgemeine Unterstützung des Teams HR-Service-Teams, Unterstützung bei der Erstellung von HR-bezogenen Dokumenten (Verträge, Arbeitszeugnisse, etc.), Eingabe und Wartung der HR-Systeme, Pflege und Verwaltung der Personalakten, Mitwirkung und Unterstützung bei HR Projekten und Sonderaufgaben, Unterstützung bei HR-Service-Prozessen (z.B. Jubiläum, Elternzeit, etc.)

selbstständige administrative Betreuung von nationalen und internationalen Forschungsprojekten (finanziert von Bund, Land, Europäischer Union, Deutscher Forschungsgemeinschaft und Leibniz-Gemeinschaft etc.), finanzielle Projektabwicklung inklusive Erstellung von Mittelabrufen, projektbezogener Buchhaltung, Reisekostenabrechnungen und Budgetüberwachung, Erstellung von Verwendungsnachweisen, Jahres- und Schlussrechnungen, Prüfung von Verträgen, Bewilligungsbescheiden, Änderungen, Umwidmungen, kostenneutralen Laufzeitverlängerungen und Verwendungsnachweisen, Umsetzung der unterschiedlichen Zuwendungsrichtlinien überwiegend öffentlicher Drittmittelgeber, Unterstützung bei der Beantragung von neuen Projekten (Finanzkalkulation unter Verwendung von zuwendungsrechtlichen Aspekten) und bei der Projektdurchführung sowie, Ansprechpartner/in für die Verwaltungsleitung sowie für Projektleitungen, Projektträger und Drittmittelgeber

Planung und Umsetzung der begabungsfördernden Maßnahmen für die Stipendiatinnen und Stipendiaten des Ippen-Stipendiums für Grundschüler in Absprache mit der Regionalleitung, Organisation von Veranstaltungen im Rahmen des Stipendienprogramms in Absprache mit der Regionalleitung, z.B. themenspezifische Seminare und Workshops, Zusammenarbeit mit den Schulen, Zusammenarbeit mit den ehrenamtlichen Mentorinnen und Mentoren, Zusammenarbeit mit den Eltern, Sämtliche damit in Zusammenhang stehende administrative Aufgaben, Büroorganisation und Sekretariatsaufgaben, z.B. vorbereitende Tätigkeit für die Buchhaltung, Erstellung des anfallenden Schriftwechsels

Mitarbeit im operativen Tagesgeschäft, Betreuung von Bewerbenden während des gesamten Recruitingprozesses, Erstellung von Stellenanzeigen, Telefonische und schriftliche Bewerberkorrespondenz, Terminkoordination von Vorstellungsgesprächen, Screening von Bewerbungsunterlagen, Beteiligung an der Auswahl und Mitwirkung an Vorstellungsgesprächen im Rahmen des Azubi-Bewerbertags, Unterstützung bei diversen spannenden HR-Projekten

Allgemeine Verwaltungsaufgaben sowie interne und externe Korrespondenz, Kassenführung, Abrechnungswesen, Ablage, Vorbereitung der Daten zur Leistungsabrechnung, Unterstützung bei der Erstellung von Dienstplänen, Krank- und Gesundmeldungen der Mitarbeiter*innen

Organisation von Veranstaltungen im Rahmen des Stipendienprogramms in Absprache mit der Regionalleitung, z.B. themenspezifische Seminare und Workshops, Unterstützung bei der Büroorganisation und Sekretariatsaufgaben, z.B. vorbereitende Tätigkeit für die Buchhaltung, Korrespondenz, Telefonate, Unterstützung beim Aufnahmeverfahren der neuen Stipendiatinnen und Stipendiaten, Unterstützung bei der Zusammenarbeit mit den ehrenamtlichen Mentorinnen und Mentoren sowie den Familien

allgemeine Verwaltungsaufgaben sowie interne und externe Korrespondenz, administrative Bearbeitung aller Vorgänge einer Interdisziplinären Frühförderstelle, Bearbeitung der Neuaufnahmen und Verlängerungen, Datenbankpflege, Einholen und Prüfen der benötigten Formulare wie z. B. Aufenthaltstitel der Kinder, Zusammenarbeit mit dem Bezirk Oberbayern und Kinderärzten, Kassenführung, telefonischer Ansprechpartner für Erstkontakte, Eltern und Vernetzungspartnern, Ansprechpartner für die Mitarbeiter der Frühförderstelle in organisatorischen Fragen, Zusammenarbeit mit der Faktura

Bearbeitung von laufenden und projektbezogenen steuerlichen Anfragen, Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuerbilanzen, Mitwirkung bei der Erstellung von Steuererklärungen, Ausarbeitung von Stellungnahmen zu steuerrechtlichen Fragestellungen, Ansprechperson für Mandanten und Finanzbehörden, Mitwirkung bei steuerlichen Außenprüfungen und Rechtsbehelfsverfahren

Unterstützung bei der Betreuung inter-/nationaler Projekte, Mithilfe bei der Planung, Durchführung und Budgetüberwachung, Mitarbeit in der Erbringung der Leistungsphasen 5–9 (nach HOAI), Erstellung von Fertigungs- und Baustellenzeichnungen, Beaufsichtigung von Terminen und Abläufen, sowie die Steuerung von Fremdgewerken, Bauüberwachung vor Ort, europaweit (nach Verfügbarkeit), Unterstützung bei Abschlussdokumentationen und wirtschaftlichen Projektauswertungen, Selbstständige Bearbeitung eigener kleiner Projekte

Erstellung von Qualifizierungsdokumenten für Labor-, Industrie- und Pharmakunden, Vorbereitung von Werksabnahmen mit Kunden, Bei Interesse gelegentliche Begleitung auf Dienstreisen, Unterstützung bei Aufgaben des Projektmanagements, Ausarbeitung und Weiterentwicklung von internen Arbeitsprozessen, Zusammenarbeit und Informationsaustausch mit dem Bereich Technik, Allgemeine Werkstudententätigkeiten zur Unterstützung des Teams

Betreuung unserer Dauerspender und Paten, Datenpflege (Adressänderungen, Neuanlagen, etc.), Korrespondenz mit unseren Zielgruppen, Inbound-Telefonie (u.a. Service-Gespräche, etc.), Administrative Aufgaben (Ausdrucke erstellen, Dokumentation von geführten Gesprächen, Scannen, etc.)

Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Datenbankpflege, Bereitstellung von Lehrgangsunterlagen, Vor- und Nachbereitung der Veranstaltungsräume (inkl. Bestuhlung und Tischanordnung)

Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung unserer Veranstaltungen – natürlich können Sie auch live dabei sein!, Betreuung der Teilnehmerkommunikation – sowohl vorab als auch vor Ort, Koordination von Dienstleistern, Partnern und Locations sowie Verwaltung unseres Messe- und Event-Equipments, Erstellung von Präsentationen und Texten für verschiedene Eventformate, Recherche zu Eventlocations, Dienstleistern und aktuellen Trends im Eventmanagement, Übernahme von administrativen Aufgaben rund um unsere Veranstaltungen