9 Projektassistenz Jobs Köln

Kaufmännische Tätigkeiten sowie allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben, Angebotsbearbeitung, Rechnungsprüfung, Rechnungserstellung, Mitwirkung an öffentlichen Vergabeverfahren, Erstellen des Berichtswesens, inkl. der Analyse von Entwicklungen, Kaufmännische Betreuung verschiedener öffentlicher Förder- und Forschungsprojekte, Korrespondenz mit Mitgliedern, Behörden und anderen Dienstleistern, Beratung von Mitgliedsunternehmen, insbesondere in Beitragsangelegenheiten

Administrative Unterstützung des Teams (z.B. Übernahme von Telefonaten, Bearbeitung von Anfragen, Versand und Bearbeitung von Mails), Bearbeitung und der Abgleich von Daten in Datenbanken, Unterstützung bei Kundenkommunikation sowie beim Auftragscontrolling, Vorbereitung von Terminen und Veranstaltungen

Organisation des Büros des Center Managements, Entgegennahme von Anrufen, Erledigung des Schriftverkehrs, Erstellung von Präsentationen, Allgemeine Sekretariatsaufgaben einschl. des Vertragswesens, Urlaubsvertretung im Kollegenkreis, Terminkoordination

Prüfung der erfassten Rechnungen, Sorgfältige Eingabe und Verwaltung in SFirm, Pflege und Kontrolle von Listen und Datenbeständen, Bearbeitung von Versicherungsschäden, Kommunikation mit internen Abteilungen und den Versicherungen, Selbständige Büroorganisation, Ablage, Datenpflege

enge Zusammenarbeit mit den Fachbereichsleitern und der Geschäftsführung, entscheidungsvorbereitende Tätigkeiten, sorgfältige Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, insbesondere Erstellung von Einladungen, Erarbeitung von Tagesordnungen und Präsentationen sowie optionale Protokollierungen von Management-Sitzungen und Versammlungen, Terminkoordination, -überwachung und Reiseplanung, Postbearbeitung/Korrespondenz und Wiedervorlagen, Lektorat von Texten und Protokollen, proaktive Unterstützung bei der Erstellung von Unterlagen, der Erarbeitung von Konzepten, Stellungnahmen, Positionspapieren sowie der Erstellung von Analysen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen

Unterstützung des Projektteams, Verwaltung und Pflege von Projektdaten, Pflege und Überprüfung von GIS-Daten, Digitalisierung von Projektmaterialien und Verträgen, Entwicklung eines Systems zur Zusammenführung von GIS-Daten (QGIS, SQL o.ä.), Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Texten, Rechercheaufgaben

Mitwirkung bei der übergreifenden kaufmännischen Sachbearbeitung, Dokumentenmanagement und deren Archivierung, Aufgaben in der Buchhaltung, Bearbeitung und Prüfung der Eingangsrechnungen, Unterstützung bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen, Bearbeitung jeglichen Schriftverkehrs, Mitarbeit in den verschiedenen Verwaltungsbereichen bei allen weiteren administrativen und organisatorischen Aufgaben, Unterstützung bei Bedarf

Begleitung, Kalkulationen und laufendes Controlling zu Projekten, Wirtschaftsplanung und Ermittlung von Tertiärzahlen für und mit den Fachbereichen, Durchführung von Verwaltungstätigkeiten wie das Erstellen von Verwendungsnachweisen, Mittelabrufe etc., Weiterentwicklung von bestehenden Controllinginstrumenten und Implementierung in einer neuen Rechnungswesen- und Controllingsoftware, Analyse und Optimierung bestehender Verwaltungsprozesse mit Schwerpunkt auf Standardisierung und Digitalisierung, Ad hoc Analysen

Projekte voranbringen: Sie übernehmen die Leitung, Koordination und Überwachung strategisch wichtiger Projekte im Verband und gestalten aktiv die Strukturen und Arbeitsweisen im neuen Stab "Verbandsentwicklung" mit., Planung und Controlling: Sie erstellen klare Projektpläne, behalten Zeitpläne, Ressourcen und Budgets im Blick und sichern so den Erfolg der Projekte., Zusammenarbeit fördern: Sie sind die zentrale Ansprechperson für interne und externe Partner*innen, moderieren Projektbesprechungen und gewährleisten einen reibungslosen Informationsaustausch., Verbesserungen anstoßen: Sie entwickeln unser klassisches Projektmanagement weiter und tragen dazu bei, ein effektives Multiprojektmanagement im Verband zu etablieren., Ergebnisse sichtbar machen: Sie bereiten Berichte und Präsentationen für den Vorstand und das Leitungsteam auf, um Fortschritte und Ergebnisse klar und verständlich darzustellen.

Unmittelbare Zusammenarbeit mit dem Center Management, Funktion als Ansprechpartner (m/w/d) für unsere Mieter, Bearbeitung von büroorganisatorischen und administrativen Aufgaben, Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung von Marketingmaßnahmen, Verwaltung der Dokumentenablage und Datenpflege, Bearbeitung des Schriftverkehrs, Gästeempfang und -bewirtung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings

Du stellst gewissenhaft korrekte Bescheinigungen für Teilnehmer*innen aus und pflegst Daten im ERP-System (denn Ordnung ist das halbe Förderleben)., Du sorgst dafür, dass Fördermittel und Anerkennungen form- und fristgerecht beantragt werden – Behörden lieben Pünktlichkeit!, Du bist die wandelnde Enzyklopädie für Fragen rund um Förderinstrumente – für Interessierte, Teilnehmende und Kolleg*innen gleichermaßen. Auch in kniffligen Fällen berätst du souverän., Du recherchierst regelmäßig neue Fördermöglichkeiten und sorgst dafür, dass unser Team und unsere Fachreferent*innen mithilfe unseres Wissensmanagement-Tools immer top informiert sind., Unser gesammeltes Wissen staubt nicht ein: Du hältst unsere internen Dokumentationen frisch und aktuell.

Unterstützung des Chefarztes bei Terminplanung und administrativen Aufgaben, Koordination von Arbeitsabläufen und Prozessen, Erstellung von Berichten, Reportings und Präsentationen, Proaktive Unterstützung des Chefarztes im Tagesgeschäft, Selbstständige Erledigung aller Schreib- und Büroaufgaben

Beantwortung von Anfragen an das Kampagnenteam, Pflege von Daten und Tabellen, Unterstützung im Rahmen von diversen Veranstaltungen, Erstellung von Präsentationen, Unterstützung des Teams Kampagnen und Öffentlichkeitsarbeit in administrativen Aufgaben, Bei Bedarf Übernahme von Empfangstätigkeiten in Vertretung

Administration des Mandantenkreises, Stammdatenpflege und die Erfassung und Verarbeitung variabler Daten, Vorbereitung und Durchführung der Gehaltsabrechnung unter Anwendung der Software „Datev LODAS“, Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Arbeitszeugnissen, Betriebsratsvorlagen etc., Antrags- und Bescheinigungswesen unter Beachtung von Fristen, z.B. Elternzeiten, Renteneintritte, Korrespondenz mit Behörden, Ämtern und Sozialversicherungsträgern, Unterstützung und Zuarbeiten der Lohnbuchhalter, Erstellung diverser Auswertungen, Statistiken und Reports

Auftragsbearbeitung und -nachbereitung, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen, Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen, Organisatorische Aufgaben (Terminvereinbarungen, Beschaffung von Materialien), Einblicke in allgemeine Büroabläufe und kaufmännische Geschäftsprozesse

Management von Büro-/Geschäftsprozessen, Betriebliche Kommunikation und Korrespondenz, Bürowirtschaftliche und projektbezogene Aufgaben

Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Pflege und Ausbau des Alumninetzwerks, Mitgestaltung von Marketingmaßnahmen, Administrative Aufgaben im Eventmanagement & Merchandise

Unterstützung bei der Verwaltung und Bearbeitung des Mitgliederbestandes in unserem Informationssystem., Erstellung standardisierter Schreiben., Versand von Unterlagen- und Bescheidkopien., Einholung von Register- und Meldeauskünften., Standardmäßige Bürotätigkeiten wie z.B. allgemeine Dateneingabe, Sortier- und Recherchearbeiten., Erledigen von Sonderaufgaben.

Unterstützung in verschiedenen Aufgabenbereichen, z.B. in der Personalarbeit, Umgang mit Zahlen im Rechnungswesen, Prüfung von Rechnungen, Auslösung von Auszahlungen, Kontrolle von Zahlungseingängen, Übernahme von Aufgaben im buchhalterischen Bereich, Begleitung von Unternehmensprozessen im kaufmännischen Bereich, Unterstützung bei der Abwicklung des Tagesgeschäfts, Terminkoordination, Entgegennahme von Anrufen, Weitergabe von Informationen, Erstellung und Formatierung von Texten, Nachbestellung von Büromaterial, Organisation von Fortbildungen und Gremiensitzungen

Bearbeitung und Bescheidung von Darlehnsanträgen, Rücknahmen und Veränderungsanträgen, Bearbeitung von Aus- und Rückzahlungen, Erfassung und Pflege von Daten in der Familienpflegezeitdatenbank, Erstellung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen, Erledigung von Recherchearbeiten, Beantwortung allgemeiner Fragen und Anlage von Akten