14 Projektassistenz Jobs Köln

Überwachung und Priorisierung von Aufträgen, Projekten und Prozessen, Vorbereitung von Angeboten, Berichten, Gutachten und sonstige Dokumente, Erstellung von Rechnungen, Verfolgung von Zahlungseingängen und Koordination des Mahnwesens, Erfolgskontrolle sowie das Controlling von Projekten, Kommunikation mit Kunden und Lieferanten, Beteiligung an der Prozessoptimierung im Fachbereich, bundesweit und bereichsübergreifend

Empfang von Kunden, Anrufern, Bewerbern und Gästen, Koordination von Besprechungen, Schulungen und Kundenterminen, Bestandsverwaltung von Büromaterial, Getränken und Snacks, Planung von Firmen- und Büroevents, Organisationstalent und freundliches Auftreten

Prüfung der erfassten Rechnungen, Sorgfältige Eingabe und Verwaltung in SFirm, Pflege und Kontrolle von Listen und Datenbeständen, Bearbeitung von Versicherungsschäden, Kommunikation mit internen Abteilungen und den Versicherungen, Selbständige Büroorganisation, Ablage, Datenpflege

Softwaregestützte Verwaltung von Aufträgen und Bestellungen für den Werkstattbetrieb, Unterstützung der Fachbereiche bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, Datenmanagement und Auswertungen für interne Kund*innen und Abteilungen, Mitwirkung bei Veränderungsprozessen im Wirkungsbereich, Bearbeitung der Kreditoren und Debitoren, Mitwirkung bei öffentlichen Vergabevorgängen, Korrespondenz mit externen Stakeholdern, Verantwortung von Kassenvorgängen

Unterstützung des Filialteams: Übernahme organisatorischer Tätigkeiten, Hilfe bei der Bearbeitung von Unterlagen und sorgfältige Pflege der Kundendaten. Aktive Gestaltung der Büroorganisation., Kundenkontakt: Persönliche Betreuung von Kundinnen und Kunden in der Filiale durch freundliche Begrüßung und professionelle Unterstützung bei Terminen.

Unterstützung der Arbeitsstellenleitung im Netzwerkprojekt "Nachhaltigkeitsallianz NRW" (NAW.NRW) sowie des Organisationskomitees für die Zukunftskonferenz, Vor- und Nachbereitung der Zukunftskonferenz einschließlich Einladungs- und Teilnehmendenmanagement, Recherche von möglichen Nachhaltigkeitsthemen und Teilnehmenden bei der Konzipierung der Zukunftskonferenz, Identifikation von einschlägigen Förderprogrammen und Sichtbarmachung im Projekt, Organisation von Terminen mit unterschiedlichen Akteur*innen sowie Aufbereitung und Erstellung von Konferenzunterlagen und Protokollen, Vorbereitung von Präsentationen und Berichten, Förderung eines Austausches zwischen den Teams von NAW.NRW und HumboldtN für das gemeinsame Konferenzformat

Unterstützung der Bereichsverantwortlichen im operativen und strategischen Tagesgeschäft, Koordination und Begleitung wichtiger Entscheidungs- und Entwicklungsprozesse, Reise- und Terminmanagement inklusive Vor- und Nachbereitung von Meetings, Konferenzen und Workshops, sowie Erstellung von Präsentationen, Ansprechpartner:in und Schnittstelle zwischen Management-Team und Fachbereichen, Übernahme von Sonderaufgaben und eigenständige Arbeit an abteilungsübergreifenden Projekten zur Entlastung der Managementebene (Schwerpunkt Portfolio)

Akquise von Kundenterminen innerhalb der Energiebranche und deren Vor- und Nachbereitung, Entwicklung gezielter Akquisestrategien und Identifizierung deutschlandweiter Marktpotenziale, Begeisterung potenzieller Neukunden für das Leistungsspektrum im Energiebereich und Analyse spezifischer Bedarfe, Betreuung bestehender Kunden und Partner aus der Energiebranche in enger Zusammenarbeit mit dem operativen Vertrieb, Pflege und Weiterentwicklung eines strukturierten Bestandskundenmanagements und Verwaltung relevanter Daten im CRM-System, Erfassung von Anfragen, Erstellung individueller Angebote und Abstimmung mit dem operativen Vertrieb

Unterstützung der Klinikdirektorin bei Managementvorgängen, Ausarbeitung von kaufmännischen Kennzahlen für die Budgetplanung und -überwachung, Übernahme der Tätigkeiten des Qualitätsmanagementbeauftragten, Organisation, Vorbereitung und Koordination von Sitzungen, Mitwirkung bei Projekten sowie deren eigenständige Übernahme

Telefonische Beratung von Familien und Senioren, Eigenständige Organisation des Einsatzmanagements und Beratung von Klienten und Betreuungspersonen während des Betreuungseinsatzes, Pflege der vereinsinternen Datenbank, Dokumentenerstellung und Verwaltung, Führen von Bewerbungsgesprächen mit Betreuungspersonen und Nachhaltung der Unterlagen, Übernahme von allgemeinen Bürotätigkeiten, Eigenverantwortliche Bearbeitung verschiedenen Projekten

Sie führen eigenverantwortlich das Sekretariat der Geschäftsführung, Sie planen und koordinieren Termine, Die Vorbereitung und Bearbeitung sämtlicher Geschäftskorrespondenz fällt in Ihren Aufgabenbereich, Sie unterstützen die Geschäftsführung zielgerichtet im Tagesgeschäft, Ihre Zuständigkeit umfasst ebenso die Steuerung und Betreuung von Versicherungsangelegenheiten, Die Übernahme von Projektaufgaben rundet Ihren Aufgabenbereich ab

Begleitung, Kalkulationen und laufendes Controlling zu Projekten, Wirtschaftsplanung und Ermittlung von Tertiärzahlen für und mit den Fachbereichen, Durchführung von Verwaltungstätigkeiten wie das Erstellen von Verwendungsnachweisen, Mittelabrufe etc., Weiterentwicklung von bestehenden Controllinginstrumenten und Implementierung in einer neuen Rechnungswesen- und Controllingsoftware, Analyse und Optimierung bestehender Verwaltungsprozesse mit Schwerpunkt auf Standardisierung und Digitalisierung, Ad hoc Analysen

Ansprechperson für sämtliche Officemanagement-Themen der Behördenleitung, Termin- und Fristenmanagement, Schnittstellenfunktion für interne und externe Ansprechpersonen sowie angrenzende Bereiche/Ressorts, Planung, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Konferenzen, Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von nationalen und internationalen Dienstreisen, Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Verwaltung vertraulicher Unterlagen und Dokumente, Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen

allgemeine Büroorganisation kennenlernen, Verwaltungsaufgaben, Erledigung von allgemeiner Korrespondenz, E-Mails und Telefonaten, Terminplanung und -koordination, Bearbeitung von Anfragen von Kunden und Lieferanten, Erstellung von Berichten, Statistiken und Präsentationen, allgemeine Assistenzaufgaben in verschiedenen Unternehmensbereichen, Vorbereitung der Buchhaltung und das Rechnungswesen

Du stellst gewissenhaft korrekte Bescheinigungen für Teilnehmer*innen aus und pflegst Daten im ERP-System (denn Ordnung ist das halbe Förderleben)., Du sorgst dafür, dass Fördermittel und Anerkennungen form- und fristgerecht beantragt werden – Behörden lieben Pünktlichkeit!, Du bist die wandelnde Enzyklopädie für Fragen rund um Förderinstrumente – für Interessierte, Teilnehmende und Kolleg*innen gleichermaßen. Auch in kniffligen Fällen berätst du souverän., Du recherchierst regelmäßig neue Fördermöglichkeiten und sorgst dafür, dass unser Team und unsere Fachreferent*innen mithilfe unseres Wissensmanagement-Tools immer top informiert sind., Unser gesammeltes Wissen staubt nicht ein: Du hältst unsere internen Dokumentationen frisch und aktuell.

Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung sowie dem Projektteam im operativen Tagesgeschäft, Vollständige Prüfung und Organisation von Nutzungsverträgen, Pflege der Projektdokumentation und Eigentümerübersicht sowie Sichtung relevanter Amtsblätter, Bearbeitung und Priorisierung des Maileingangs, Terminplanung und Fristenmanagement, Unterstützung bei der Reise- und Veranstaltungsplanung sowie Spesenabrechnung

Du unterstützt die Teams Finanzen & Büromanagement in ihren administrativen Aufgaben, Du verantwortest die Buchung und Prüfung von Belegen wie Eingangsrechnungen, Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen, Du sorgst über einen elektronischen Workflow für die reibungslose Weiterleitung unserer Eingangsrechnungen zur Freigabe und Verbuchung, Du wirkst bei der Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen mit, Du bist am Empfang der/die erste Ansprechpartner t für unser Team und unsere externen Gäste, Du bearbeitest freundlich und kompetent unterschiedlichste telefonische Anfragen, Du bereitest Catering für Meetings vor, nimmst Lieferungen entgegen und bearbeitest unsere Eingangspost

Organisatorische Abwicklung von Projekten, Workshops und Trainings, Vor- und Nachbereitung von Workshops (inkl. Fotoprotokollierung), Organisatorische Begleitung von diagnostischen Verfahren, Unterstützung bei der Umsetzung von internen Mitarbeiter- und Führungskräftebefragungen, Begleitung von Change Prozessen und Workshops zu Kultur- und Veränderungsthemen, Kommunikation und Schnittstelle zur internen Kommunikation, Pflege der Intranetseite mit allen relevanten Inhalten

Angebotseinholung und Ausschreibung von technischen Gewerken im Rahmen der Instandhaltung der Gebäude, Erstellung von Angebotsvergleichen, Abstimmung der Angebotsvergleiche und Auftragsvergabe mit den anfordernden Fachbereichen, Beauftragung externer Dienstleister nach Vorgabe, Überprüfung der Ausführung der Gewerke in Bezug auf Qualität, Zeit und Budget, Rechnungsprüfung, Koordinierung gewerblicher Mitarbeiter (m/w/d) für den technischen Einsatz, Zeiterfassung der Tätigkeiten auf den CPM-SAP-Tickets, Erstellung und Bearbeitung von SAP-EAM-Tickets, Führen von Statistiken (Energieverbräuche, Liegenschaften, Grundbesitzabgaben), Elektronische Ablage diverser Dokumente

Administration des Mandantenkreises, Stammdatenpflege und die Erfassung und Verarbeitung variabler Daten, Vorbereitung und Durchführung der Gehaltsabrechnung unter Anwendung der Software „Datev LODAS“, Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Arbeitszeugnissen, Betriebsratsvorlagen etc., Antrags- und Bescheinigungswesen unter Beachtung von Fristen, z.B. Elternzeiten, Renteneintritte, Korrespondenz mit Behörden, Ämtern und Sozialversicherungsträgern, Unterstützung und Zuarbeiten der Lohnbuchhalter, Erstellung diverser Auswertungen, Statistiken und Reports