107 Teilzeit Projektassistenz Jobs

Organisation des Büroalltags am Kölner Standort, Erste Anlaufstelle für Kooperationspartner:innen am Telefon, per E-Mail und vor Ort, Organisation und Begleitung von Veranstaltungen in verschiedenen Formaten, Verwaltung des Adressmanagements und die Terminkoordination, Recherche und Vergleich von Angeboten für projektbedingte Auftragsvergabe, Erstellung von Präsentationen, Bearbeitung von Texten und Unterstützung bei der Anfertigung von Berichten, Unterstützen bei der Öffentlichkeitsarbeit und Recherchen zu Fachinhalten

Proaktive und vorausschauende Unterstützung der Bereichsleitungen in allen organisatorischen und administrativen Belangen, Organisation von tagesaktuellen Vorgängen, insbesondere auch stetige*r Ansprechpartner*in für die Teams, Telefonbetreuung, Terminkoordination und Kalenderführung für die Bereichsleitungen, Operative Aufgaben wie Postbearbeitung, Korrespondenz, Bestellung von Fachliteratur, Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings mit internen und externen Stakeholdern inkl. Protokollführung

Büroorganisation, einschließlich Betreuung des Empfangsbereichs und Verwaltung der Poolwagen, Einkauf, Bestellung und Verwaltung von Büro- und Arbeitsmaterialien, Koordination und Überwachung von Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten, Überwachung der Umsetzung des Bürokonzepts, Schnittstelle zwischen internen Abteilungen, Kunden und Dienstleistern, Umsetzung von Maßnahmen im Bereich Erste Hilfe, Brandschutz und Bürosicherheit, Sicherstellung eines attraktiven Erscheinungsbildes der Büro- und Sozialräumlichkeiten, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, einschließlich Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Reisemanagement, Planung und Organisation interner und externer Veranstaltungen

Unterstützung der Projektleitungen im operativen Tagesgeschäft, Planung und Organisation von Ausstellungsprojekten, Erstellung von Zeit- und Budgetplänen, Vereinbarung und Überwachung von Terminen, Sicherstellung des Informationsflusses im Team, Verantwortung der Kommunikation mit Künstler*innen, Kurator*innen, Lieferanten und Partnern, Verwaltung administrativer Aufgaben wie Vertragsabwicklungen, Rechnungsbearbeitung und Budgetüberwachung, Koordination der Logistik und Unterstützung beim Auf- und Abbau sowie Betreuung der Ausstellungen

Eigenverantwortliche Planung und Durchführung aller administrativen Tätigkeiten, Termin- und Reiseplanung, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Erledigung von Bestellungen, Bewirt schaftung der Haushalts- und Drittmittel, Erstellung von Zwischen- und Verwendungsnachweisen, Unterstützung in der Öffentlichkeitsarbeit, Erstellung von Präsentationsmaterialien, Administration von Forschungsprojekten

Organisation & Koordination administrativer Aufgaben, Gestaltung und Weiterentwicklung der Office-Kultur, Unterstützung im operativen Tagesgeschäft bei administrativen Aufgaben, Planung und Organisation des Officemanagements, Vorbereitung des monatlichen Onboardings für neue KollegInnen, Unterstützung des Marketingteams bei der Planung und Umsetzung von Messen, Koordination von internen und externen Terminen

Korrespondenz mit Kunden im Rahmen der Projektakquise und für die Planung & Koordination von Projekten, Erstellung von Kunden-Angeboten zu unserem Leistungsportfolio, Vor- und Nachbereitung der Vor-Ort-Einsätze in Abstimmung mit dem Sachverständigen-Team, Abrechnung von Projekten und Vorbereitung der Rechnungsstellung, Vorbereitung von Messeaktivitäten, Pflege von Kundenkontakten & Management interner Daten

Unterstützung der Projektleitung bei der Umsetzung und Steuerung des Projektes, Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen, Zusammenarbeit mit Projektpartnern, Erstellen von Berichten, Haushaltsrechtliche, fördertechnische und rechnerische Abwicklung des Projekts, Überwachung der Haushaltsmittel und des Mittelflusses, Erstellung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen, Verwaltungsmäßige Abwicklung und Dokumentation von Ausschreibungen und Auftragsvergaben, Bürosachbearbeitung und -organisation, Unterstützung in der Planung von Veranstaltungen, Abwicklung der Korrespondenz und Kommunikation mit den Projektpartnern, Aufgaben im Bereich der Buchhaltung- und Haushaltsführung

Eigenständige Bearbeitung von Projektthemen in den Bereichen Operations, Food & Nutrition, Vertrieb und Office Management, Unterstützung des Projektteams bei der Planung, Koordination und Durchführung von Projekten, Mithilfe bei der Erstellung von Projektplänen, Präsentationen und Berichten, Selbstständige Recherche und Aufbereitung von Daten zur Entscheidungsunterstützung, Pflege und Aktualisierung von Projektmanagement-Tools und -Dokumenten, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben, Unterstützung des Teams bei vielfältigen operativen Aufgaben im Tagesgeschäft, Überwachung von Projektfortschritten sowie Unterstützung bei der Einhaltung von Terminen und Qualitätsstandards, Mitwirkung im Risikomanagement und Identifizierung von Optimierungspotenzialen

Unterstützung in allen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten (z. B. Terminkoordination, Vorbereitung von Besprechungen und Protokollführung, Veranstaltungs- oder Reiseplanung), Verwaltung und Organisation von Büromaterialien und -einrichtungen, Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit allen internen und externen Schnittstellen (insbesondere mit den MVV Konzern HR-Funktionen und dem Betriebsrat), Personaladministration (z. B. Verwaltung und Betreuung des gesamten Personals, Erstellung von Verträgen, Arbeitszeugnissen, Bescheinigungen, Kommunikation mit Behörden, etc.), Übernahme inhaltlicher (Sonder-) Aufgaben wie das Erstellen von Entscheidungsvorlagen oder Koordination von Projekten

Vor- und Nachbereitung der Vor-Ort-Einsätze in Abstimmung mit unseren Projektpartnern und Lieferanten, Kapazitätsplanung, Zusammenstellung von Projektunterlagen und -berichten, Abrechnung von Projekten und Vorbereitung der Rechnungsstellung, Unterstützung des Managements bei der Zusammenstellung von übergeordneten Projektinformationen, Unterstützung im Vertrieb während der Angebotsphase

Allgemeine Büromanagement- und Sachbearbeitungsaufgaben, Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz, Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs, Terminkoordination, Organisatorische Tätigkeiten, Unterstützung bei relevanten administrativen Prozessen bei unseren Projekten, Pflege und Verwaltung von Datenbanken/ digitalen Tools, Fuhrparkmanagement (derzeit zwei Fahrzeuge), Feelgood-Management, Anwendung (und Verbesserung) des Qualitätsmanagementsystems

Steuerung des Vorstandssekretariats von Anne Reichmann und Roland Flaig, Koordination und Organisation von Terminen und Reisen, Führen von schriftlicher und mündlicher Korrespondenz, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gremien und Veranstaltungen, Durchführung von Recherchetätigkeiten, Erstellen von Entscheidungsvorlagen und Präsentationen, Organisation von Veranstaltungen, Professioneller Empfang von Gästen, Aktive Mitwirkung bei verschiedenen Aktionen

Zentrale Anrufannahme, -vermittlung und -weiterleitung, Post- und Rechnungsbearbeitung, Vorbereitung von Konferenzräumen für Meetings, bei Bedarf Organisation von Catering, Führen und Pflege des Archivs, Aufbau und Verwaltung von Systemen zur Erfassung von Kontakten, Dateien und Mitarbeiterverzeichnissen, Repräsentation unseres Unternehmens nach außen, Begrüßung der Gäste, Beantwortung der Anfragen und Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen, Meldung von Betriebsstörungen an die entsprechende Person bzw. Abteilung, Organisatorische Tätigkeiten im Auftrag der Standortleiterin

Begleitung nationaler Windenergieprojekte zur Genehmigung, Unterstützung der Projektmanager bei der täglichen Projektarbeit, Kommunikation mit allen beteiligten Stakeholdern, Vor- und Nachbereiten von Meetings

Koordination und Kommunikation: Terminabstimmungen und Unterstützung der Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen., Administrative Unterstützung: Unterstützung bei Beschaffungen und im Controlling., Organisation von Meetings und Veranstaltungen: Organisation von Meetings, Vorbereitung von Bewirtungen, Protokollführung und Verfolgung von Aufgaben und Terminen., Erstellung von Reports und Präsentationen: Unterstützung bei der Erstellung von Reports und Präsentationen sowie Durchführung von Rechercheaufgaben., Teamunterstützung und Wissensmanagement: Pflege der Intranetseiten und Sicherstellung eines stetigen Informationsflusses im Team.

Durchführung personaladministrativer Tätigkeiten im Rahmen der Personalbetreuung von der Einstellung bis zum Austritt, Durchführung der Gehaltsabrechnung, mit allen erforderlichen Vor- und Nacharbeiten, Melde- und Bescheinigungswesen sowie Korrespondenz, Beantragung von zuwendungsfinanzierten Projekten, Erstellung der Verwendungsnachweise, Erstellung von Haushaltsplänen für die Projekte, Kommunikation mit der öffentlichen Hand und den Projektleitungen

Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Projekten im Public Sektor, Koordination mit interdisziplinären Teams, Überwachung von Zeitplänen und Aufgaben, Interne und externe Kommunikation, Monitoring und Identifikation von Ausschreibungen, Erstellung von Bids und Zusammenführung von Informationen aus Fachteams

Beschäftigung mit gesellschaftspolitischen Fragestellungen zur religiösen Alltagspraxis und Integration von Musliminnen und Muslimen in Deutschland sowie der interkulturellen Öffnung von Verwaltungen, Mithilfe bei der Organisation und Durchführung von virtuellen und Präsenzveranstaltungen für kommunale Akteure zur Förderung des Austauschs und der Zusammenarbeit mit muslimischen Organisationen, Assistenz bei der Koordination und Moderation von Arbeitsgruppen, Terminierung und Vorbereitung von Veranstaltungen, Mithilfe von Qualifizierungsmaßnahmen zur Vertiefung des Fachwissens im Umgang mit muslimischen Gemeinden und alevitischen Bevölkerungsgruppen für kommunale Akteure, Unterstützung bei der Konzeptionierung und Durchführung von öffentlichen Veranstaltungen wie Informationsveranstaltungen und Workshops, Mithilfe beim Aufbau und der Betreuung des Fragencenters Islam zur individuellen Beratung und Unterstützung ostdeutscher Kommunen zu islambezogenen Fragestellungen, Assistenz bei der Beratung und Begleitung von kommunalen Verwaltungen bei der Entwicklung und Umsetzung von Handlungsstrategien im Umgang mit muslimischen Gemeinden und alevitischen Bevölkerungsgruppen, Mithilfe bei der Entwicklung und Umsetzung einer Kommunikationsstrategie sowie Erstellung entsprechender Materialien, Öffentlichkeitsarbeit auf verschiedenen Medienkanälen

Begleitung der Einkaufsprozesse und Übernahme administrativer Aufgaben, Bearbeitung von Rechnungen, Bestellungen und Reklamationen, Vorbereitung von Statistiken und Preisanalysen für Einkaufsentscheidungen, Abwicklung allgemeiner Sachbearbeitungsaufgaben innerhalb des Einkaufs, Unterstützung des Teams bei anfallenden Aufgaben und in organisatorischen Belangen