52 Projektassistenz Jobs Berlin

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Unterstützung des Teams der Geschäftsstelle und der Geschäftsführung bei administrativen Tätigkeiten und der Kommunikation, Verantwortung für internes Wissensmanagement und Prozesse, Erste Ansprechperson für Mitglieder und administrative Betreuung, Selbstständige Organisation von Vorstandssitzungen, Planung und Umsetzung von Mitgliederinternen Konferenzen und Sommerfest, Unterstützung der Geschäftsführung bei Reiseplanungen, Vorbereitung von Terminen und Meetings sowie Präsentationen, Unterstützung bei Personalmanagement und vorbereitender Buchführung, Möglichkeit zur Einbringung bei der Betreuung von Communities of Practice

Prozessanalysen und -optimierungen: Unterstützung bei der Identifikation und Verbesserung bestehender Prozesse und verschiedener Schnittstellen, Strukturierung und Analyse von Finanzdokumenten: Zusammenstellung, Analyse relevanter Unter-lagen zur Ableitung von Optimierungspotenzialen, Mitarbeit an der Erstellung eines Finanzhandbuchs: Dokumentation von Standards, Prozessen und Best Practices, Unterstützung bei der Standardisierung von Guidelines: Mitwirkung an der Entwicklung einheitlicher Richtlinien für verschiedene Finanzprozesse, Erstellung von Onboarding-, Schulungs- und Lernmaterialien: Unterstützung bei der Konzeption von Schulungen zu Geberrichtlinien und Prozessabläufen

Administrative Unterstützung im Auftragswesen, Beauftragung von Leistungen an externe Auftragnehmer und Sicherstellung eines reibungslosen Rechnungswesens, Koordination und Planung von Terminen, Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen, Erstellung von Vertrags-, Ausschreibungs- und Berichtstexten in Zusammenarbeit mit dem Projektteam und der Rechtsabteilung, Aktive Mitwirkung an der Strukturierung und Umsetzung von Projekten und Prozessen, Arbeit mit agilen Projektmanagement-Tools zur Erreichung strategischer Projektziele

Unterstützung im Auftragswesen, Beauftragung von Leistungen an externe Auftragnehmer und Sicherstellung eines reibungslosen Rechnungswesens, Koordination und Planung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen, Erstellung von Vertrags-, Ausschreibungs- und Berichtstexten in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung, Aktive Mitwirkung an der Strukturierung und Umsetzung von Projekten und Prozessen, Arbeit mit agilen Projektmanagement-Tools zur Erreichung strategischer Projektziele

Abstimmung der Konten und Klärung von Differenzen, Beleglisten erstellen und prüfen, Zuarbeiten zum Bereich Finanzcontrolling, Rechnungslegung, Personalsachbearbeitung, Beschaffung nach UVgO organisieren, Dokumentenablage und -pflege zur Nachweisführung der Projektarbeit, Aktualisierung von Vorgabedokumenten etc.

Sie sind verantwortlich, die Zahlungsströme im Projekt zu verwalten und in Absprache mit den fachlichen Verantwortlichen zu koordinieren und dokumentieren., Sie unterstützen die Projektleitung bei der Erstellung von Protokollen, Berichten und Verwendungsnachweisen sowie in der Projektplanung., Sie sind für die vorbereitende Buchführung zuständig., Sie unterstützen die Projektbeteiligten in Zusammenarbeit mit den Projektpartnern durch Vorlagen und regelmäßige Informationen bei der Verwendung der Projektmittel., Sie unterstützten das Projektteam bei der Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen.

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, einschließlich Terminplanung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentenmanagement, Unterstützung im Rechnungswesen, z. B. bei der Rechnungserstellung, -prüfung und Kontenabstimmung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten im ERP-System, Erledigung der Korrespondenz und Kommunikation mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Unterstützung bei der Planung und Koordination von Projekten, Bearbeitung und Ablage von Verträgen und anderen wichtigen Unterlagen, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

Administrative Bearbeitung von Projektaufträgen (Vertragsprüfung, Neuanlage, Projekt-Controlling, Rechnungsstellung), Bearbeitung von Bewerbungen im Rahmen von öffentlichen Ausschreibungen (VgV), Pflege der Daten von Referenzprojekten, Kaufmännisches Feedback bei Honorarangeboten und Nachträgen, Klassische Aufgaben der Teamassistenz, Gestaltungsspielraum und methodische Weiterentwicklung

Unterstützung bei der Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln, Koordination und Organisation von Projekten, Erstellung von Kommunikationsmaterialien, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit

Unterstützung der Niederlassungsleitung bei organisatorischen, administrativen und konzeptionellen Aufgaben, Erstellung und Vorbereitung von Reports, Statistiken, Dokumentationen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen, Unterstützung in den Einkäufen/im Bestellwesen und organisatorische Hilfe in der Arbeitssicherheit, Begleitung und Durchführung von Projektaufgaben/Vertriebsunterstützung sowie selbstständige Bewertung und Durchführung von Recherchetätigkeiten, Planung und Organisation interner, externer Meetings und Veranstaltungen, Erledigung von Reiseorganisation und -abrechnung sowie laufende Terminüberwachungen

Du bist für das Büromanagement der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen mit allen administrativen und organisatorischen Vorgängen verantwortlich., Du übernimmst die Bearbeitung von Korrespondenzen, planst Termine und Reisen der Abteilungsleitung und pflegst die Inhalte auf den einschlägigen Webseiten., Du begleitest und koordinierst interne Beschaffungsprozesse mithilfe unseres elektronischen Beschaffungssystems und verantwortest die elektronische Rechnungsfreigabe., Du verantwortest die Organisation und Koordination von Teammeetings, inklusive Terminierung, Vorbereitung von Unterlagen und die Protokollführung.

allgemeine administrative Projektunterstützung, administrative und logistische Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von nationalen und internationalen Veranstaltungen, Workshops, Telefon- und Videokonferenzen inklusive Protokollführung, ggf. auch im Ausland, Überwachung der Termin- und Raumplanung, Überwachung des Ressourcen- und Aufgabenmanagements sowie des Projektbudgets, Bearbeitung von Rechnungen und Erstattungsanträgen, interne und externe Materialbeschaffung, selbstständige Erledigung des Schriftverkehrs bzw. E-Mail-Korrespondenz und Schriftgutverwaltung inkl. Ablage, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

vertrauliche, zuverlässige sowie entlastende Unterstützung der Geschäftsführerin – organisatorisch und administrativ, Führen des Terminkalenders inklusive Fristenkontrolle, Übernahme der Verantwortung von Teilprojekten einhergehend mit projektbezogenen Recherchen, Aufbereitung von Daten und der Beschaffung von Informationen, Besetzung und Koordination der Schnittstellen der Geschäftsleitung zu allen Unternehmensbereichen, externen Partnern und relevanten Körperschaften, Sicherstellung der Budgetkontrolle in Zusammenarbeit mit dem Finanzwesen, Strukturierung und Sortierung der Ablagen, Akten, Datensammlungen im Bereich der Geschäftsleitung, selbständige Abwicklung geschäftlicher und z.T. auch privater Korrespondenz der Geschäftsführung mit geschäftlichem Bezug, vertretungsweise Steuerung von anderen Stabsstellen und Teams, die noch keine eigne Führungskraft haben, Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen und das Anfertigen von Reportings in allen BWL-Grundgebieten (in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachabteilungen und Führungskräften) sowie die Anfertigung von Ad-Hoc-Auswertungen, Erstellung von Protokollen verschiedener Art in Verbindung mit inhaltlicher Nachkontrolle

Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Ansprechperson für Mitarbeitende und Dienstleistende in abteilungsbezogenen Fragestellungen, Koordinierende Tätigkeiten und Unterstützung der Teams der Unternehmensverwaltung bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Organisation des Office-Managements und die Durchführung von allgemeinen Sekretariatstätigkeiten, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Meetings

Allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Sitzungs- und Terminvorbereitung, Gästeempfang), Korrespondenz und Telefonate in Deutsch und Englisch, Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs und Beantwortung von Anfragen, Vorbereitung und Aufbereitung von Unterlagen für Meetings und Veranstaltungen, Unterstützung bei der Termin- und Reiseplanung sowie Abrechnung für die Leitungsebene und das Team, Erfassung und Verwaltung von Anträgen in der Datenbank inkl. Fristenkontrolle und Kommunikation mit Antragstellenden, Organisation und Betreuung von Informationsveranstaltungen (Einladungsmanagement, Protokollierung), Schnittstelle zu Verwaltung, Haustechnik und IT zur Sicherstellung der reibungslosen Abläufe, Kommunikation mit und Betreuung von Jurys und Gremien, einschließlich der Schnittstellenfunktion zwischen Jury- und Gremienmitgliedern, Leitungsebenen und weiteren externen sowie internen Ansprechpartner*innen, Administrative Unterstützung bei der Organisation der Jury- und Gremiensitzungen sowie Pflege der Juryakten und -daten

Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen, Konferenzen und Lehrveranstaltungen der Abteilung, Vorbereitung von Beschaffungen, Auftragsvergaben, Werk- oder Dienstleistungsverträgen der Gruppen und Beschaffung von Literatur, Betreuung der Reiseangelegenheiten der Wissenschaftler*innen und der internationalen Gäste, Pflege der Forschungsdokumentation mittels WZB-interner Datenbanken, Betreuung der Website der Gruppen, Bearbeitung von Berichten, Gutachten und Manuskripten auf Englisch, Deutsch (Korrekturarbeiten, Index, Fußnoten, Layout), selbstständiges Verfassen von Briefen und E-Mails nach Stichworten in Englisch, Deutsch und ggf. einer weiteren Fremdsprache, Erledigung der Post, allgemeine Sekretariatsaufgaben und andere administrative Angelegenheiten, Umgang mit digitalen Verwaltungssystemen

Zuarbeit bei der Erstellung und Prüfung von Beleglisten, Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten im Zuwendungs- und Leistungsteam: Verwaltung und Pflege von Excel-Tabellen, Rechnungsdokumentation und Ablage, Recherchen zu Fragestellungen im Bereich Fördermittel und Projektverwaltung, Mitarbeit bei der Aufbereitung und Dokumentation von projektbezogenen Daten, Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von internen Prozessänderungen und Audits, Pflege und Aktualisierung von projektbezogenen Webseiten und Datenbanken, Unterstützung bei täglich anfallenden Aufgaben des Projektteams

Unterstützung und Management des kaufmännischen Bereichs der Bauabteilung, Aktive Einbindung in den Ausschreibungsprozess, Vergleich von Angeboten, Vergabe von Aufträgen und enge Zusammenarbeit mit den Technikern, Kaufmännische Rechnungsprüfung und Zuarbeit für die Abrechnung umgesetzter Maßnahmen (gem. HOAI), Verfolgung von Ansprüchen bei Mängeln und Gewährleistungen und Mitwirkung bei der Analyse von Optimierungspotentialen im technischen Objektmanagement, Regelmäßiger Austausch mit Auftraggebern, Handwerkern, Lieferanten, Ämtern und Hausmeistern, Mietern sowie hausinternen Property Manager:innen, Unterstützung des Leiters der Bauabteilung sowie der technischen Projektmanager bei übergreifenden und organisatorischen Themen, Implementierung relevanter gesetzlicher Änderungen als Projekt in die Organisation

Unterstützung und Management des kaufmännischen Bereichs der Bauabteilung, Mitwirkung bei der Planung, Organisation und Kontrolle des jährlichen Instandhaltungs- und Modernisierungsbedarfs, Aktive Einbindung in den Ausschreibungsprozess, Vergleich von Angeboten, Vergabe von Aufträgen, Enge Zusammenarbeit mit Technikern zur Sicherstellung einer reibungslosen Abwicklung, Kaufmännische Rechnungsprüfung und Zuarbeit für die Abrechnung umgesetzter Maßnahmen (gem. HOAI), Überblick über die Budgetplanung, Verfolgung von Ansprüchen bei Mängeln und Gewährleistungen, Mitwirkung bei der Analyse von Optimierungspotentialen im technischen Objektmanagement, Regelmäßiger Austausch mit Auftraggebern, Handwerkern, Lieferanten, Ämtern, Hausmeistern, Mietern und Property Manager:innen, Unterstützung des Leiters der Bauabteilung und des technischen Projektmanagers bei übergreifenden und organisatorischen Themen, Implementierung relevanter gesetzlicher Änderungen als Projekt in die Organisation

Coordination and organization of internal/external meetings, company events, and events, Responsibility for travel management (planning and booking), Ensuring efficient time planning through professional calendar and time management, Creation of presentations as well as carrying out research and analyses for decision-making, Pro-active stakeholder management to prioritize important topics and meetings

Unterstützung der derzeit sechs Partner*innen, Büroorganisation und Personalmanagement, Entwicklung und Organisation von internen und externen Events, Kommunikation und Kooperation mit externen Partnern, Konzeption und Begleitung von Marketingmaßnahmen

Sekretariatsaufgaben und Zuarbeiten für die Geschäftsführung, Büroorganisation und interne Kommunikation, allgemeine Verwaltung und Sachbearbeitung, Personalsachbearbeitung, Datenpflege und Erstellen von Statistiken