55 Projektassistenz Jobs Berlin

Unterstützung bei der Planung sowie Durchführung von Veranstaltungen und Workshops in der Region (Westbalkan, Ukraine, Moldau), in enger Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen, Begleitung des gesamten Vergabeprozesses (Ausschreibung, Vertragsgestaltung, Abstimmung mit Dienstleistern, Leistungs- und Rechnungsprüfung), Unterstützung beim Finanz-/Kostencontrolling sowie der Personalressourcenplanung, Monitoring und Berichtswesen, Gegenlesen von Konzepten und Papieren sowie inhaltliche Recherchen, Allgemeine Assistenztätigkeiten wie Termin- und Reiseplanung sowie -organisation

Mitwirkung bei der Antragserstellung von EU-Bundes- und Drittmitteln zur Projektfinanzierung, Mitarbeit an der Erstellung von Kosten- und Finanzierungsplänen, Termingerechter Abruf von Mitteln beim Zuwendungsgeber und Kontrolle des Zahlungseinganges, Prüfung von Verwendungsnachweisen der DRK-Mitgliedsverbände und weiterer Empfänger weitergeleiteter Mittel, Erstellung von Zwischen- und Endverwendungsnachweisen zur Vorlage bei der DRK-Prüfstelle und den Zuwendungsgebern entsprechend den konkreten Zuwendungsbestimmungen, Weiterleitung von Mitteln an die DRK-Mitgliedsverbände sowie Partnerorganisationen gemäß der vereinbarten Weiterleitungsverträge, Führen der Finanzakte, Rechnungsbearbeitung sowie das Anfertigen von Zahlungsanweisungen, Mitarbeit bei der Mehrwertsteuerrückerstattung, Mitwirkung an vorbereitenden Jahresabschlussarbeiten sowie an der jährlichen Wirtschaftsplanung

Unterstützung bei der Konzeption, Organisation, Datenerhebung und Auswertung von Wirkungsanalysen, Rechercheaufgaben zu Nachhaltigkeit, Bildung und Ernährung, Pflege der Literaturdatenbank, Einpflegen von Zitaten in Datenbanken und Erstellung passender Metadaten, Unterstützung bei der Erstellung von Anträgen und Berichten, Allgemeine administrative Bürotätigkeiten

Unterstützung der Sachbearbeiter und Fachgebietsleitung bei Neu-, Um- und Erweiterungsbauten im Wohnungsbau mit Schwerpunkt kaufmännischer Unterstützung; hier Planung und Realisierung von Neubaumaßnahmen mit schwierigen und umfassenden technischen, wirtschaftlichen, baurechtlichen und nachhaltigen Anforderungen, Vorplanung, dabei Vorbereitung von Standortanalysen, Kostenschätzungen, ggf. Ausschreibung und Vergabe von Machbarkeitsstudien, Mitwirkung bei der Durchführung von Bestandserfassungen sowie Durchführung und Prüfung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen, Erstellung von Entscheidungsvorlagen (Grundlagenermittlung), Mitwirkung bei der Formulierung von Anforderungen, Bestandserfassung und Erstellung von Plangrundlagen, Zeitplanungen und Ziele, Berichterstattung an die Zentrale z. B. zu planerischen und wirtschaftlichen Anforderungen und Mittelbereitstellungen, Abstimmung mit Genehmigungsbehörden, Konzeptionierung, Vorbereitung und (Mitarbeit bei der) Beantragung von Baurechten, einschließlich Genehmigungsplanung, Vorbereitung von Leistungsbeschreibungen, Bau- und Ausschreibungsunterlagen, Kaufmännische Begleitung von Ausschreibungen und Vergaben von Projektsteuerer- oder Generalauftragnehmern- bzw. ‑unternehmerleistungen, Mitwirkung bei Vergabeentscheidungen, Koordinierung der jeweiligen Projektabläufe zwischen allen Projektbeteiligten, Koordinierung von Planungs- und Baubesprechungen, Kaufmännische Steuerung des Bauablaufs ggf. über Dritte, Sicherstellung der Projektziele, Einhaltung von Kosten, Terminen und Qualitäten, Übergabe fertiggestellter und abgenommener Wohnungen an die Sparte Wohnen

Mitwirkung bei der Angebotserstellung in einem breiten umweltpolitisch relevanten Themengebiet (u.a. Klima, Energie, Biodiversität, Sustainable Finance, Circular Economy, Nachhaltigkeit), Inhaltliche Anpassung von Lebensläufen, Projektreferenzen und anderen Textelementen, Unterstützung bei der Zusammenstellung von formalen Nachweisen rechtlich-administrativer Art, Identifizierung von Experten und Partnerorganisationen, Mitwirkung bei der Pflege und Archivierung relevanter Datenbanken und Vorlagen

Administrative Unterstützung im Auftragswesen, Beauftragung von Leistungen an externe Auftragnehmer und Sicherstellung eines reibungslosen Rechnungswesens, Koordination und Planung von Terminen, Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen, Erstellung von Vertrags-, Ausschreibungs- und Berichtstexten in Zusammenarbeit mit dem Projektteam und der Rechtsabteilung, Aktive Mitwirkung an der Strukturierung und Umsetzung von Projekten und Prozessen, Arbeit mit agilen Projektmanagement-Tools zur Erreichung strategischer Projektziele

Unterstützung bei der Planung der Mitmach-Aktionen und eines Gewinnspiels zum Ökolandbau, Akquise der regionalen Ausstellenden, Suche nach freiwilligen Helferinnen und Helfern und deren Betreuung am Event-Sonntag, Anpacken beim Auf- und Abbau und beim Fest, Abschließende Nachbearbeitung der Veranstaltung

Unterstützung bei der Planung der Mitmach-Aktionen und eines Gewinnspiels zum Ökolandbau, bei dem Groß und Klein Spaß haben, Akquise der regionalen Ausstellenden, Suche nach freiwilligen Helferinnen und Helfern und deren Betreuung am Event-Sonntag, Anpacken beim Auf- und Abbau und beim Fest, Abschließende Nachbearbeitung der Veranstaltung

Organisatorische und konzeptionelle Unterstützung des Projektteams von GEH DEINEN WEG und bei weiteren Programmen sowie Projekten der Deutschlandstiftung Integration, Laufende Betreuung der Stipendiat:innen und Mentor:innen des GEH DEINEN WEG Programms, Unterstützung bei der Kommunikationsarbeit (z.B. Social Media-Aktivitäten, Presseverteiler), Enge Mitarbeit im Team der Deutschlandstiftung Integration

Unterstützung im Auftragswesen, Beauftragung von Leistungen an externe Auftragnehmer und Sicherstellung eines reibungslosen Rechnungswesens, Koordination und Planung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen, Erstellung von Vertrags-, Ausschreibungs- und Berichtstexten in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung, Aktive Mitwirkung an der Strukturierung und Umsetzung von Projekten und Prozessen, Arbeit mit agilen Projektmanagement-Tools zur Erreichung strategischer Projektziele

Assistenz bei der Planung, Umsetzung und Abwicklung des Projektes, insbesondere bei der Bearbeitung und Koordination von Beratungsanfragen und Kommunikation mit der Zielgruppe, Recherche zu Förderangeboten und allgemeine Unterstützungsarbeiten für die Berater*innen der Kulturförderberatung, Zuarbeit, Recherche und Bearbeitung von Inhalten für das digitale Informations- und Beratungsangebot (Infothek, Newsletter, Förderfinder), Unterstützung bei der Organisation und Durchführung des Veranstaltungsangebotes der Kulturförderberatung, Vor- und Nachbereitung von Jour Fixes und weiteren Terminen sowie Protokollführung, Terminkoordination und Officemanagement, Erledigung von Bürovorgängen, Sicherung der Informationsflüsse innerhalb des Projektteams, Übernahme einzelner Aufgaben im Bereich Administration (z.B. Preisrecherchen, Angebotsanfragen, Vorbereitung von Auftragsvergaben), Mithilfe bei der Evaluation und Dokumentation des Projekts

Du analysierst und bereitest Übersichten im Rahmen von einzelnen bis hin zu umfangreichen (Teil-)Projekten in Bezug auf den Projektfortschritt sowie möglichen Folgeprojekten auf und tauschst Dich regelmäßig mit relevanten Stakeholdern wie z.B. den Projektleitern und -managern aus, Als kompetente*r Ansprechpartner*in wirkst Du aktiv bei der Erstellung von Reports, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen mit und setzt dabei stets auch Deine Kenntnisse aus den Bereichen Qualitäts- und Dokumentenmanagement in den Projekten ein, Du unterstützt das sach- und fachgerechte Projektcontrolling inklusive der Überwachung der Budgetplanung, -steuerung und -kontrolle für die jeweiligen Projekte, Du erstellst Analysen und Kennziffern zu betriebswirtschaftlichen Beurteilungen sowie die Vorbereitung von Steuerungs- und Einzelmaßnahmen innerhalb der Projekte, Als Teil des Projektteams prüfst Du stetig die Projektergebnisse sowie Meilensteine und hast die Weiterverfolgung der Umsetzungen im Blick.

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, einschließlich Terminplanung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentenmanagement, Unterstützung im Rechnungswesen, z. B. bei der Rechnungserstellung, -prüfung und Kontenabstimmung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten im ERP-System, Erledigung der Korrespondenz und Kommunikation mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Unterstützung bei der Planung und Koordination von Projekten, Bearbeitung und Ablage von Verträgen und anderen wichtigen Unterlagen, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

Termin- und Veranstaltungsmanagement für die Bereichsleitung und zugehörige Abteilungen, Organisation von Geschäftsreisen inklusive Reisekostenabrechnung, Organisation interner und externer Events, Strukturierung und Optimierung von Arbeitsprozessen, Aktive Mitgestaltung von Projekten

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

Durchführung allgemeiner Assistenzaufgaben für den Referatsleiter und das Admin-Team, Unterstützung von Arbeitskreisen, Gremien und Projekten, Vertragsmanagement, Pflege und Aktualisierung von Dokumenten, Mitarbeit an Themen im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsmanagement

Eigenständige Koordination von Terminen (Sitzungen und Veranstaltungen) und Reisen sowie organisatorische Begleitung von Veranstaltungen (Hotel- und Raumbuchungen, Catering, Reisekostenabrechnung), Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Allgemeine Sekretariatstätigkeiten und Korrespondenz, Prüfung von Rechnungen sowie die Organisation der Zahlung, Erstellen und Pflegen von Adressverteilern

vertrauliche, zuverlässige sowie entlastende Unterstützung der Geschäftsführerin – organisatorisch und administrativ, Führen des Terminkalenders inklusive Fristenkontrolle, Übernahme der Verantwortung von Teilprojekten einhergehend mit projektbezogenen Recherchen, Aufbereitung von Daten und der Beschaffung von Informationen, Besetzung und Koordination der Schnittstellen der Geschäftsleitung zu allen Unternehmensbereichen, externen Partnern und relevanten Körperschaften, Sicherstellung der Budgetkontrolle in Zusammenarbeit mit dem Finanzwesen, Strukturierung und Sortierung der Ablagen, Akten, Datensammlungen im Bereich der Geschäftsleitung, selbständige Abwicklung geschäftlicher und z.T. auch privater Korrespondenz der Geschäftsführung mit geschäftlichem Bezug, vertretungsweise Steuerung von anderen Stabsstellen und Teams, die noch keine eigne Führungskraft haben, Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen und das Anfertigen von Reportings in allen BWL-Grundgebieten (in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachabteilungen und Führungskräften) sowie die Anfertigung von Ad-Hoc-Auswertungen, Erstellung von Protokollen verschiedener Art in Verbindung mit inhaltlicher Nachkontrolle

Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Ansprechperson für Mitarbeitende und Dienstleistende in abteilungsbezogenen Fragestellungen, Koordinierende Tätigkeiten und Unterstützung der Teams der Unternehmensverwaltung bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Organisation des Office-Managements und die Durchführung von allgemeinen Sekretariatstätigkeiten, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Meetings

Organisation und Mitarbeit bei der Durchführung von Präsenz-Veranstaltungen, Unterstützung bei der Vorbereitung und Betreuung digitaler Veranstaltungen und Projektmeetings, Drittdienstleister-Management: Recherche, Angebotseinholung, Beauftragung, Koordination und Briefing, Rechnungsprüfung, Teilnehmenden-Management (mit Online-Anmeldesystem), Erstellen der Anmeldemaske, Verwalten von Anmeldungen, Führen von Hotel- und Teilnehmendenlisten, Kommunikation und Versand von Mailings (über Mailingtools), Recherche und Pflege von Verteilern, Erstellung von Texten & Veranstaltungsdokumenten, Unterstützung bei der Verwaltung von Projekten, Webseitenpflege (CMS Wordpress), Zuarbeit für Social Media (Facebook, Instagram)

Zuarbeit bei der Erstellung und Prüfung von Beleglisten, Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten im Zuwendungs- und Leistungsteam: Verwaltung und Pflege von Excel-Tabellen, Rechnungsdokumentation und Ablage, Recherchen zu Fragestellungen im Bereich Fördermittel und Projektverwaltung, Mitarbeit bei der Aufbereitung und Dokumentation von projektbezogenen Daten, Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von internen Prozessänderungen und Audits, Pflege und Aktualisierung von projektbezogenen Webseiten und Datenbanken, Unterstützung bei täglich anfallenden Aufgaben des Projektteams

Du unterstützt den Betriebsrat in organisatorischen und administrativen Belangen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf., Du koordinierst und planst Termine, Meetings und Veranstaltungen und stellst sicher, dass alle Beteiligten rechtzeitig informiert sind., Du erstellst Protokolle, Berichte und Präsentationen, die für die Arbeit des Betriebsrats von zentraler Bedeutung sind., Du kommunizierst mit internen und externen Ansprechpartnern und fungierst als Schnittstelle für verschiedene Anfragen., Du bearbeitest eingehende Anfragen zuverlässig und kümmerst dich um das Dokumentenmanagement, damit alle Unterlagen strukturiert und jederzeit abrufbar sind.

Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Projektbeteiligten, Unterstützung bei der Erstellung und Pflege von Projektplänen, Präsentationen und Berichten, Organisation und Protokollierung von Meetings sowie Sicherstellung eines transparenten Informationsflusses, Nachverfolgung von Aufgaben und Aufbereitung von Projektergebnissen, Durchführung von Recherchen und Analysen für Werbemittel sowie deren Beschaffung, Unterstützung bei Mailingaktionen, Post- und Rechnungseingang sowie bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen, Erstellung, Pflege und Verwaltung projektbezogener Akten, Mitwirkung bei der Erstellung von Prozessbeschreibungen sowie bei der Umsetzung von Prozessverbesserungen, Sicherstellung eines konsistenten Content-Flows über alle relevanten Kanäle, Erstellung und Optimierung von Social-Media- und Webseiten-Inhalten unter Berücksichtigung von SEO und Zielgruppenrelevanz, Überwachung und Analyse der Content-Performance und die Ableitung von Optimierungsmaßnahmen, Identifikation von Trends, Themen und Keywords zur zielgruppenorientierten Content-Optimierung