Vereinsverwaltung einschließlich Pflege der EDV-Daten und Internetseite, Betreuung der Mitglieder einschließlich Beitragsverwaltung, Zuarbeit für den ehrenamtlichen Vorstand (Korrespondenz, Sitzungsvorbereitung), Finanzen und Rechnungswesen, Allgemeine Büroorganisation, (Ergänzende) Sachbearbeitung in den Vereinsprojekten (z.B. Pflegeselbsthilfe)

Empfang und Betreuung von Kunden, Gästen sowie Geschäftspartnern, Ansprechpartner für alle Mitarbeitende an den Standorten in Berlin Adlershof und Niderschöneweide, Unterstützung der Führungskräfte und Mitarbeitende bei administrativen und organisatorischen Fragen, Koordination von Meetings und administrativer Support verschiedener Prozesse, Anlaufstelle für Fragen rund um Reisekostenabrechnungen, Verantwortung und Gestaltung der Prozesse im Office Management

Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs in der Abteilung für Elektroinstallation von Photovoltaik Anlagen, Unterstützung der Handwerker organisatorisch und administrativ, Pflege und Aktualisierung des Personaleinsatzplans in Absprache mit dem Betriebsleiter, Koordination von Terminen für Installationen und Einsätze der Handwerker, Vorbereitung aller erforderlichen Unterlagen für die Einsätze der Handwerker, Verwaltung der Aufträge von Eingang über Prozess bis Abschluss, Unterstützung des Betriebsleiters bei administrativen Aufgaben wie Telefonannahme und Lagerverwaltung, Sicherstellung der Verfügbarkeit von Arbeitskleidung, Materialien und Lebensmitteln

allgemeine Sekretariatsaufgaben, wie z. B. Schreibarbeiten, Postein- und Postausgang, Organisation, Koordination und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen sowie des Geschäftsablaufs, Publikums- und Telefonverkehr, zentrale Anlaufstelle für E-Mails, Erteilung von Auskünften, Kontakt zu internen Stellen der Stadtverwaltung (z. B. andere Ämter, etc.), Zuarbeit und Assistenz für die Sachgebietsleitung und die Sachbearbeiter/-innen in der Abteilung

Selbständige Organisation und Führung des Sekretariates des Departments Bioenergie, Organisation der administrativen Arbeitsabläufe des Departments, Assistenz bei der Verwaltung von Haushaltsmitteln und Drittmittelprojekten sowie regelmäßige Budgetkontrolle, Einpflegen und Auswerten von Daten im SAP-System zu Dienstreisen und Bestellvorgängen, Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Überwachung von Personalvorgängen und Unterstützung bei der Erstellung von Personalanträgen, Unterstützung des regelmäßigen Reportings gegenüber der Geschäftsführung, Unterstützung von Konferenzen und Workshops, Administrative Unterstützung von internationalen und nationalen Projekten, Planung und Organisation der Department-Klausuren, Pflege der Intranet- und Internetseiten des Departments (Deutsch/Englisch)

Team-Assistenz, Projektunterstützung, Office Management, Research & Planung

Unterstützung des Teams bei den täglichen Aufgaben der Personalarbeit, Aktive Mitarbeit im Bereich Bewerbermanagement, einschließlich Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Unterstützung bei der Personalbetreuung, z.B. Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen

Unterstützung des People & Operations Teams bei Projekten, Erstellung von Arbeitsverträgen, Bescheinigungen, Zeugnissen, Präsentationen und HR-Reportings, Organisation von Company Events, Erste Anlaufstelle für Kolleg:innen und Besucher:innen im Büro, Eigenständige Übernahme kleinerer Projekte, Verwaltung des Postein- und Ausgangs sowie Bestellung von Büromaterial

Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Durchführung von Personalangelegenheiten, Allgemeine Verwaltungsarbeiten und administrative Tätigkeiten, Projektmanagement innerhalb der Abteilung, Mitarbeit bei der Beantragung von Projektmitteln, Selbstständige Durchführung der DWD internen Abstimmungen, Überwachung des Berichtswesens, Kontaktpflege zu Schlüsselkunden, Unterstützung der dezentralen Dienststellen bei organisatorischen Belangen, Koordinierung geschäftsbereichsübergreifender Maßnahmen für die Dienststelle, Vertragsverwaltung, Bearbeitung von Bestellanforderungen, Rechnungslegung

Unterstützung bei personalwirtschaftlichen Aufgaben, Betreuung des Zeiterfassungstools und Verwaltung und Pflege der digitalen Personalakten, Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat, Personalrekrutierung und Durchführung des Bewerbermanagements, Organisation und Koordination bürowirtschaftlicher und projektbezogener Abläufe, Postein-/ und Ausgang, Koordinieren von Terminen, Besprechungen vorbereiten und Bearbeitung des Schriftverkehrs, Unterstützung der Webseitenbetreuung, Unterstützung des Social-Media-Managements, Erstellung des Pressespiegels, Zuarbeit für die Mitgliederzeitschrift und den Newsletter, Unterstützung des Bereichs Marketing und Fundraising, Unterstützung der Veranstaltungsplanung und -durchführung

Verwaltung und Organisation des Büros, Planung und Organisation interner Events, Gestaltung einer inspirierenden Arbeitsumgebung, Ansprechpartner für alle Office-Anliegen, Unterstützung bei administrativen Aufgaben

Datenbankentwicklung: Aufbau einer maßgeschneiderten Datenbank für präzises Reporting, Datenaufbereitung: Aufbereitung bestehender Datenquellen und Integration in das System, Projektmanagement: Unterstützung bei Planung und Umsetzung von Projekten in Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen

Assistenz im Finanzmanagement des Departments (u.a. Budgetplanung und –kontrolle), Unterstützung bei der Erstellung von Personalanträgen, Terminmanagement, Assistenzaufgaben bei der Organisation von Workshops und Meetings, Reisemanagement für das Department (Planung, Organisation, Buchung und Vorbereitung der Belege für die Abrechnung), Assistenzaufgaben im Rahmen der departmentinternen und departmentübergreifenden Projekte, Assistenzaufgaben im Bereich der Büroplatzplanung, IT-Beschaffung, Warenbeschaffung, Aktualisierung von Datenbanken und Beantwortung von Anfragen in diesem Zusammenhang, Schlüsselverwaltung, Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (Erledigung der Korrespondenz und Telefonate in Deutsch und Englisch)

Verantwortung für die administrative Projektkoordination, Verwaltung der öffentlichen und kirchlichen Zuwendungen, Anträge und Nachweise, Steuerung des Budgets und des Mittelflusses, Koordination des Veranstaltungsmanagements der Tagungen, Sitzungen und Bildungsprogramme, Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit und Pflege der Website, Technische Bereitstellung eines Newsletters und Posts in sozialen Medien, Koordination von Aufträgen mit Dienstleister*innen, Pflege von Datenbank und Verteiler sowie Betreuung der Mitglieder.

Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung des Teams (z.B. Terminplanung, Reisebuchungen, Büroorganisation; Bearbeitung von Anfragen), Koordination und Organisation internationaler Meetings sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Unterstützung bei der Kommunikation und Korrespondenz mit nationalen und internationalen DKMS Gesellschaften und Geschäftspartnern sowie Übersetzungsaufgaben (Deutsch/Englisch), Unterstützung bei nationalen und internationalen Projekten sowie bei der Überwachung des Projektportfolios und teilweise Übernahme der Leitung von kleineren fachbereichsübergreifenden Projekten, Durchführung von Recherchen zu geschäftsrelevanten Themen sowie Filterung und Priorisierung der wesentlichen Informationen und Aufbereitung der Management Summary

Personalverwaltung: zentrale Ansprechperson für Führungskräfte, Mitarbeitende und externe Partner, Vor- und nachbereitende Lohnbuchhaltung zusammen mit externem Steuerbüro, Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen, Bewerbungsmanagement inkl. On- und Offboardings, Pflege des Personalmanagementsystems (Personio), Office Management: erste Anlaufstelle der Telefonzentrale und eingehenden Post, Verwaltung des Fuhrparks und Bürobedarfs, Planung von Firmenevents, Betreuung der Verwaltung verschiedener Postfächer

Unterstützung des Niederlassungsleiters bei der Ermittlung und Präsentation der jährlichen Ziele, Abstimmung und Aktualisierung der Ziele mit dem Niederlassungsleiter, Analyse von Terminverschiebungen und Herausforderungen, Zusammenstellung und Verwaltung des Portfolios nach vereinbarten Kriterien, Bewertung und Priorisierung von Projekten, Regelmäßige Überprüfung der Priorisierung der Projekte in Bezug auf strategische Unternehmensziele, Projektübergreifendes Risiko- und Stakeholder-Management, Analyse der laufenden Einzelprojekte hinsichtlich Auswirkungen auf die Projektlandschaft, Konsolidierung der Projektkennzahlen zu Portfoliokennzahlen

Büroorganisation, Personalmanagement und Recruiting, Koordinierung der externen Dienstleister (z.B. IT), Unterstützung des Controllings mit buchhalterischen Tätigkeiten, Reisemanagement, Betreuung der Gremiensitzungen, Koordinierung der eingehenden Kommunikation (Post, Telefon und E-Mail)

Koordination der Vertriebsaktivitäten zur Werbung der Mieter:innen für Mieterstrom, Sicherstellung der Materialbereitstellung für Werbematerial, Anlegen und Pflegen von Anfragen und Projekten im CRM-System (EVI), Beantwortung einfacher Projektanfragen von Kund:innen und Einholung fehlender Informationen, Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung von Vorplanungen, Wirtschaftlichkeitsberechnungen und Verträgen für PV- und Wärmeprojekte, Verwaltung der wesentlichen Verträge zu den Projekten (Pacht-, Strom- und Wärmelieferverträge)

Unterstützung der Projektleitung bei der Planung, Überwachung und Steuerung von Multi-Standortprojekten, Sicherstellung eines transparenten und präzisen Projektcontrollings, Erstellung und Pflege von Termin-, Budget-, Kapazitäts- und Prozessplänen, Weiterentwicklung der Reportinglandschaft und umfassende Projektdokumentation, Pflege von Stammdaten und Überwachung der Integration ins neue ERP-System, Unterstützung des operativen Tagesgeschäfts durch organisatorische Aufgaben