Vorbereitende Buchhaltung, Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Kosteneffiziente Organisation und Durchführung der Verteilung der Einnahmen als ein „Kerngeschäft“ der GWFF, Geschäftskorrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Führen und Auswerten von Konten für Geldeingänge, Rückstellungen und Fonds, Pflege und Verwaltung unserer betriebsspezifischen Datenbank, Abwicklung der Steuerangelegenheiten mit ausländischen Verwertungsgesellschaften

Unterstützung der Personalleitung und des Teams durch die Übernahme von operativen und konzeptionellen Aufgaben, Ansprechpartner extbackslash*in in allen personalrelevanten Fragen für ca. 350 Mitarbeitende, Übernahme administrativer Aufgaben im Tagesgeschäft (z. B. Betreuung der Zeiterfassung und Zutrittsberechtigungen), Betreuung eines kleinen Bereichs innerhalb der Gehaltsabrechnung, Sorgfältige und eigenständige Pflege von Dokumentationen, Checklisten und internen Prozesslisten, Erstellung von Analysen, Auswertungen, Statistiken und Präsentationen bei Bedarf

Kaufmännische Projektabwicklung und Projektadministration, sowie klassisches Office-Management, Sicherstellung und Überwachung von organisatorischen Abläufen, Unterstützung der Technikabteilung, Sonderwunschbearbeitung im Projekt (Eigentumswohnungsbau Großbaustelle), Nachtragsmanagement, Eigenverantwortliche Erstellung der Debitorenrechnungen im Projekt, Klärung von Außenständen mit den Kunden, Betreuung und Einholen von Nachunternehmerangeboten, Ansprechpartner für externe Dienstleister

Fachbeiträge passgenau für die Zielgruppe redigieren, Themen recherchieren und eigene Beiträge erstellen, Fachbeiträge in der Projektmanagement-Community akquirieren, Texte nach SEO-Kriterien bearbeiten und strukturieren, Newsletter in Mailchimp erstellen und optimieren, Themenplanung und Zusammenstellen der Ausgaben eines Fachmagazins, Redaktionelle Inhalte im Content Management System Drupal produzieren, Bildrecherche und Bildbearbeitung, Datenanalyse und -bewertung in Google Analytics, Mitwirkung bei der konzeptionellen Weiterentwicklung des Magazins

Allgemeine Sekretariats­aufgaben (Besucher­verkehr, Telefon­dienst, Postein- und -ausgang, Schrift­verkehr, Büro­organisation), Besondere Sekretariats­aufgaben (Meldewesen, Stamm­buch­eintragungen, Urkunden), Zusammenarbeit mit dem Pfarrer, den kirchlichen Gremien (Kirchen­verwaltung, Pfarr­gemeinde­rat etc.) sowie haupt- und ehren­amtlichen MitarbeiterInnen, Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen, Raum­buchung inklusive Kalender­verwaltung, Mitwirkung bei der Öffentlichkeitsarbeit (Pfarrbrief, Gottes­dienst­ordnungen, Aushänge), Betreuung der vom Ordinariat einge­führten IT-Anwendungen

Eigenständige Bearbeitung von Post- und Telefonanfragen, Selbstständige Terminkoordination und Korrespondenz, Verantwortung für die Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Eigenverantwortliche Betreuung von Ehrungen und Gratulationen, Strukturierte Büroorganisation und Verwaltungsaufgaben

Unterstützung im Asset Management: Mitwirkung bei der Entwicklung und Umsetzung von Optimierungsstrategien für Wohn- und Gewerbeimmobilien., Kaufmännische und technische Betreuung der Objekte in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern., Koordination und Steuerung von Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen., Unterstützung im Vermietungsprozess, z. B. Vorbereitung von Mietverträgen und Organisation von Besichtigungsterminen., Prüfung und Überwachung von Dienstleistungsverträgen und deren Leistungserbringung., Mitarbeit bei der Akquisition und Integration neuer Immobilienbestände., Vorbereitende Buchhaltung und Zusammenarbeit mit unserem internen Team sowie externen Partnern.

Zuverlässige Annahme von Mängel- und Störmeldungen und Organisation deren Nachverfolgung und Bearbeitung, Bearbeitung von Post- und Auftragswesen, Verantwortung der Telefonzentrale, Betreuung der Kunden, Mieter und Nachunternehmer, Sorgfältige Rechnungsprüfung

selbstständige Organisation des Sekretariats, kompetente telefonische Betreuung der Mandanten, sorgfältige Erstellung vielfältiger Korrespondenz nach Stichwort und Diktat in deutscher Sprache, Erstellung von Übersichten und Präsentationen, Verantwortung für die Termin- und Reiseplanung, Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Besprechungen und Veranstaltungen

Bewerberadministration und Korrespondenz, Mitwirkung beim On-/Offboarding von Mitarbeitern, Zeitschriften-/Bibliotheksverwaltung, Organisation von Seminaren und Schulungen, Kaufmännische Sachbearbeitung, Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung, Controlling, Auftragsanlage, Auftragsabwicklung und Kalkulation, Angebotserstellung

Bearbeitung laufender und projektbezogener steuerlicher Anfragen nationaler und internationaler Unternehmen, Erstellung komplexer Jahresabschlüsse sowie Steuerbilanzen, Erstellung von anspruchsvollen Steuererklärungen für Unternehmen, Ausarbeitung von Stellungnahmen zu steuerrechtlichen Fragestellungen, Ansprechpartner für Mandanten und Finanzbehörden, Mitwirkung bei steuerlichen Außenprüfungen und Rechtsbehelfsverfahren

selbstständige Organisation des Sekretariats, kompetente telefonische Betreuung der Mandanten, sorgfältige Erstellung vielfältiger Korrespondenz nach Stichwort und Diktat in deutscher Sprache, Erstellung von Übersichten und Präsentationen, Verantwortung für die Termin- und Reiseplanung, Vorbereitung, Organisation und Betreuung von Besprechungen und Veranstaltungen

Organisation des Tagesgeschäftes und Weiterentwicklung der Administration, Komplette Organisation und Entlastung der Geschäftsführung in allen geschäftlichen Belangen, Abrechnungen und Verhandlungen mit externen Dienstleistern und Kunden, Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, Vor- und Nachbereitung von Meetings, einschließlich Protokollerstellung und Dokumentenmanagement, Projektmanagement von ad-hoc-Aufgaben und speziellen Projekten, Dokumentenmanagement und Korrespondenz für geschäftliche Anfragen

Werkstatttermine koordinieren und Ersatzfahrzeuge verwalten, Erster Ansprechpartner für Kunden und exzellenter Service, Erstellung von Reparaturaufträgen und Vorbereitung von Rechnungen, Fahrzeuge und Kunden im System anlegen sowie Rückrufaktionen zuordnen, Verwaltung von Fahrzeugunterlagen, Schlüsseln und wichtigen Dokumenten

Beratung und Unterstützung der Teilnehmer:innen bei der Erstellung professioneller Bewerbungsunterlagen, Vorbereitung der Teilnehmer:innen auf Bewerbungsgespräche, Verantwortung für die erfolgreiche Vermittlung von Praktikumsplätzen, Ansprache und Auswahl geeigneter Unternehmen für Praktika, Begleitung der Teilnehmer:innen während des gesamten Praktikumsprozesses, Regelmäßige Abstimmung mit Partnerunternehmen, Recherche und Gewinnung neuer Partnerunternehmen für das Praktikumsnetzwerk, Planung und Durchführung zielgerichteter Mailingaktionen

Datenbankarbeit, Datenerhebung und Datenauswertung, Organisation von Terminen, Erstellen von Schreiben, Erstellen von Umfragen und deren Auswertung, Anfertigen von Präsentationen und Protokollen, Recherchearbeiten, Erstellen von Vorlagen, Zusammenfassung von Veröffentlichungen und Jahresberichten, Unterstützung bei Workshops, Veranstaltungen und bei der Netzwerkarbeit, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit

Aktive Kommunikation und Beziehungspflege mit bestehenden und potenziellen SpenderInnen und PartnerInnen, Aktualisierung und Pflege der Spenderdaten im CRM-System, Briefdruck für einzelne Spendergruppen (VIPs, Förderverein) aus dem CRM-System für den Versand der Spendermagazine sowie des Jahresberichts, Erstellen von Dankschreiben, Brieftexten und Textbausteinen für die Spenderkommunikation sowie Aktualisierung und Organisation der Vorlagen im CRM-System, Schnittstellenarbeit zur Finanzbuchhaltung sowie der Fundraising-Abteilung, Mitarbeit bei der Verbuchung und Quittierung von Spendeneingängen sowie der Bearbeitung von Lastschriften, Mitarbeit bei der Durchführung regelmäßiger Verdankungsläufe sowie dem Jahresspendenquittungsversand, Unterstützung bei der kontinuierlichen Optimierung der Prozesse

Betreuung des Empfangs und Verwaltung des Büroalltags, Betreuung des Facility Managements, Rechnungsprüfung und Bestellung von Verbrauchsmaterialien, Verwaltung und Dokumentation von Zutrittsausweisen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Buchung von Poolfahrzeugen und Meetingräumen, Organisation von Meetings und Workshops in Zusammenarbeit mit dem internen Catering

Content-Erstellung für externe Kommunikation: Texte für Presse, Kundenmagazin und Social Media, Erstellung des wöchentlichen Pressespiegel und Erfolgskontrolle, Interne Kommunikation: Kreative Themen und Interviews für unser Intranet und die Mitarbeiterzeitschrift, Unterstützung bei der Organisation von Events und Marketing-Aktionen

Unterstützung im operativen Tagesgeschäft des People & Culture Bereichs, Erstellung von Zeugnissen, Vertragsanhängen und anderen personalrelevanten Dokumenten, Datenpflege in HR-Tool Personio und Benefit Portalen, Aktive Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung des Company Onboardings, Mitgestaltung von HR-Projekten, einschließlich Auswahl neuer Tools und Optimierung bestehender Prozesse