Unterstützung im Studierendensekretariat und Übernahme von allgemeinen Verwaltungsaufgaben

allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Bearbeitung von E-Mails, Posteingang und Postausgang, Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Administration und Pflege der Adressdatenbank, Terminplanung und-koordination, Kundenkommunikation per Telefon, E-Mail oder persönlich, Unterstützung im Rechnungs- und Bestellwesen, Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen

General administrative and secretarial tasks (e.g., handling incoming post and e-mail, monitoring deadlines and resubmission), Coordination of procurement and accounting processes, Preparation and follow-up of meetings and business trips (application and settlement), Collaboration in research matters: administrative activities in third-party funded projects (especially administration of finances), Function as the first point of contact for students, employees, lecturers, cooperation partners and guests, Support in the preparation of courses, Support in the organization of conferences and conventions, Possible additional task: maintenance of the homepage

Erledigung der allgemeinen Sekretariatstätigkeiten, sowie Bearbeitung von Befundanforderungen und Unterstützung bei der Organisation von Fortbildungsveranstaltungen, Unterstützung des ärztlichen Personals bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten, Unterstützung des Lehrbeauftragten für Innere Medizin und Vertretung der Lehrkoordinatorin, Koordinierung der Vorlesungspläne und -räume der Inneren Medizin, Kontaktperson zu den Studentinnen und Studenten

eigenständige Erledigung aller relevanten Sekretariatsaufgaben, Bearbeitung des elektronischen und postalischen Posteingangs und Postausgangs, Planung des Kalenders der Oberbürgermeisterin und Terminabsprachen sowie Anforderung der notwendigen Informationen, Erstellung von Unterlagen für Termine der Oberbürgermeisterin und entsprechende Organisation, Empfang und Beratung von Personen, die vorsprechen und entsprechende Weiterleitung, Vor- und Nachbearbeitung von Sitzungen einschließlich der Teilnahme und Protokollführung, Veranstaltungsorganisation

Sekretariats- und Assistenzaufgaben übernehmen, Termine koordinieren, Besprechungen und Unterlagen vorbereiten, Kommunikation und Kooperation mit Mitarbeitern und externen Personen, Serviceorientierte Arbeit für die Mitarbeiter, Schrift- und Telefonverkehr souverän meistern, Arbeitsprozesse effizient mit modernen Informations- und Kommunikationsmedien gestalten

Allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben, Bearbeitung allgemeiner Telefonanfragen und Terminkoordination, Organisation von Patientinnenveranstaltungen, Konferenzen oder Sitzungen, Unterstützung im Tagesablauf, Vorbereitung von Unterlagen/Besprechungen, Rechnungsprüfung, Verwaltung der elektronischen oder postalischen Korrespondenz, Unterstützung bei der Planung von Operationen und Sprechstunden

Allgemeine Vorzimmertätigkeiten (u.a. Besucherinnen/Besucher koordinieren und betreuen, Termine vereinbaren und überwachen, zentraler Telefondienst, Terminverwaltung für die Amtsleitung in Outlook), Abwicklung des gesamten Postein- und Auslaufes, Vorbereitung und Koordinierung von Sitzungen und Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Beschlüssen für diverse Gremien im Programm Session (Vorlagenmanagement), Schreiben von Briefen und Verfügungen für die Amtsleitung, Erstellung und Verteilung von Sitzungsprotokollen, Organisation und Ablage des Amtsschriftverkehrs, Erfassung, Weiterleitung und Nachverfolgung von internen und externen Anfragen

Assistenz der Schulungsorganisation, Übernahme kaufmännischer Aufgaben (Auftrags- und Rechnungsbearbeitung), Organisation und Koordination bürowirtschaftlicher Abläufe, Kundenbetreuung, Bürokommunikation, Selbstständige Erledigung des Schriftverkehrs, Terminkoordination

Terminmanagement und Koordination von Veranstaltungen, allgemeine organisatorische und administrative Aufgaben, Erstellung von Schriftverkehr und Dokumenten, Unterstützung der Gemeindearbeit, Empfang und Betreuung von Besucher*innen

Allgemeine Büromanagement-, Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben: Bearbeitung des täglichen Postein- und -ausgangs, Annahme und Vermittlung von Telefongesprächen, Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs, Terminorganisation und Bestellwesen, Prüfung und Bearbeitung der eingehenden Rechnungen, Organisatorische Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Verwaltung und Durchführung von Seminaren und Weiterbildungsmaßnahmen (z.B. Teilnehmerverwaltung, Verwaltung der Referentenverträge, Datenpflege in SAP, Abrechnung mit Kostenträgern)

Recruiting, Personalentwicklung, Personaladministration, Büroorganisation, Personal Hotline, Erstellung von Texten, Präsentationen und Auswertungen, Projektarbeiten zu personalrelevanten Themen, Veranstaltungsmanagement, Reise- und Terminplanung, Einblicke in weitere Abteilungen (Rechnungswesen, Unternehmenskommunikation, IT, etc.)

Kommunikation & Verwaltung: professionelle Kommunikation mit allen Akteuren der Ausbildung (Auszubildende, Schulen, Behörden etc.) Bearbeitung ausbildungs- und personalrelevanter Vorgänge in Zusammenarbeit mit den zuständigen Behörden und der Leitung des Hauses, Prüfungs- und Ausbildungsorganisation: Vorbereitung und Datenpflege bei der Durchführung der Zweiten Staatsprüfung (inkl. Prüfungsplänen) sowie be Neueinstellungen Verwaltung von Seminar und Personalakten: Monitoring von Entlastungsstunden des pädagogischen Personals, Haushalt & Beschaffung: Selbstständige Abwicklung haushaltsrelevanter Vorgänge, einschließlich EPOS-Zahlungen,, Beschaffungsbetreuung gem. Vergaberecht, Inventarisierung Anwendung von Haushalts- und Reisekostenrecht, Administrative Unterstützung & Terminmanagement: Organisatorische und operative Unterstützung der Leitungen, (Informationsrecherche, Terminvorbereitungen Seminardatenverwaltung): Anwendung von Outlook Moodle Logineo etc

Erste Anlaufstelle für Mitarbeiter, öffentliche Kostenträger, Gremien und Kooperationspartner, Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Verfahrensabläufen und interner Prozesse, Terminkoordination und -überwachung, Erstellung von Statistiken, Protokollen und Präsentationen, Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben

Bewerbendenmanagement: Bearbeitung eingehender Bewerbungen und Korrespondenz mit Bewerbenden, Koordination und Terminorganisation für Vorstellungsgespräche sowie Ansprechperson für Bewerbende bzw. Fachbereiche und Interessensvertretungen während des gesamten Prozesses, Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen in Abstimmung mit den Fachbereichen und hausinternen Interessenvertretungen sowie Teilnahme an Vorstellungsgesprächen (vor Ort und digital), Zusammenarbeit mit externen Dienstleistenden, Ausbildungskoordination der Kaufleute für Büromanagement des Referats und Übernahme von Unterstützungsaufgaben für die Referatsleitung

Steuerung des Informationsflusses innerhalb der Stabsstelle und darüber hinaus, Postbearbeitung, Koordination der Termine, die die gesamte Stabsstelle betreffen, sowie der projektbezogenen Termine, Organisatorische und administrative Unterstützung der Leitung in Bezug auf Terminmanagement, Sitzungsvor- und -nachbereitung, Korrespondenz, Erstellung von Übersichten, Statistiken, Vortrags- und Präsentationsunterlagen, Pflege und Weiterentwicklung von digitalen und analogen Ablagesystemen und Aktenführung, Förderung der Zusammenarbeit und des Austausches auf Sekretariatsebene und Weiterentwicklung der Instrumente der Büroorganisation

Unterstützung bei der Einkaufs- und Kalkulationsbearbeitung, Pflege von Stammdaten, Preislisten und Lieferantenlisten, Assistenz in der Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen, Unterstützung bei allen kaufmännischen Tätigkeiten im Einkauf, Teilübernahme des Empfangs, Zentrale Ansprechperson für unsere Kundschaft, Geschäftspartner*innen und Mitarbeitenden, Telefon- und Terminmanagement, Post- und Rechnungseingang sowie Betreuung des elektronischen Workflows, Unterstützung in der Büroorganisation mit allen dabei anfallenden Sekretariatsaufgaben

Sichtung und Weiterleitung von Schriftverkehr, E-Mails und Telefonanrufen, Erledigung von anfallenden Schreibarbeiten, Assistenzaufgaben im Haushaltswesen (Anordnungswesen, Haushaltsüberwachung, Abrechnungen, Handkasse), Bearbeiten von Urlaubs-, Fortbildungs- und sonstigen Anträgen, Registratur, Archivverwaltung nach der Schriftgutordnung der EKHN, Führung von Akten und Inventurverzeichnis, Mitarbeit bei der Erstellung von Rundbriefen und Pressemeldungen, Einkauf und Verwaltung von Büromaterialien, Pflege Schaukasten, Mitarbeit bei der Organisation externer und interner Konferenzen und Veranstaltungen, Arbeiten mit den IT-Systemen der Kirchenverwaltung (Haushalts-, Melde- und Anordnungswesen MACH und KirA)

Assistenz der Schulungsorganisation, Übernahme kaufmännischer Aufgaben des aktuellen Tagesgeschäfts, wie z. B. Auftrags- und Rechnungsbearbeitung, Organisation und Koordination bürowirtschaftlicher Abläufe, Kundenbetreuung, Bürokommunikation, Selbstständige Erledigung des Schriftverkehrs, Terminkoordination

Annahme von Telefonaten, Aschreiben von psychosomatischen Befunden sowie Bearbeitung von Arztbriefen, Koordination von Telefongesprächen mit Patienten, Arbeit im Chefarztsekretariat