Übernahme allgemeiner Sekretariats-, Assistenz- und Verwaltungsaufgaben, Steuerung des Informationsflusses der Hauptabteilung nach außen, Unterstützung der Hauptabteilungsleitung bei der Vorbereitung und Erledigung von Organisations- und Personalangelegenheiten, Planung und Organisation von Dienstreisen, Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen, Koordination von Geschäftsvorfällen mit anderen Organisationseinheiten und Berichts- sowie Projektarbeiten, Wahrnehmung von Sonderaufgaben nach Weisung der Haupt- bzw. Abteilungsleitung

Ablage, Postbearbeitung, telefonische Erreichbarkeit, Vorbereitung von Gesellschafterversammlungen und internen Meetings, Verwaltung von Büromaterialien und Unterstützung bei administrativen Verträgen, Koordination von Terminen und Reiseplanung der Geschäftsführung, Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen und Unterlagen, Zentrale Ansprechperson zwischen dem GPP-Team und anderen Abteilungen von Green Planet Energy, Mithilfe bei internen und externen Projekten im Bereich Marketing & Unternehmenskommunikation, Überwachung monatlicher Abrechnungen, Prüfung von Rechnungen und Unterstützung der kaufmännischen Betriebsführung, Bearbeitung von Aufgaben im Bereich Anlegerverwaltung und Betreuung

Führung der Schüler- bzw. Teilnehmerverwaltung für die Bereiche Aus-, Fort- und Weiterbildung, Gestaltung der Seminar- und Kurslogistik (Aus-, Fort- und Weiterbildung), Unterstützung beim Terminmanagement, Erledigung der erforderlichen Korrespondenz, Erstellung von Formularen und Gestaltung der Wiedervorlage, Organisation und Protokollierung von Sitzungen, Unterstützung beim Marketing von Bildungsmaßnahmen, Beteiligung an der Organisation und Betreuung von Messebesuchen, Einbindung in die Medienverwaltung sowie in das Bestellwesen, Pflege von Daten im Internet und Intranet und Erstellung von Statistiken, Gestaltung der Kunden- und Besucherbetreuung

Post- & Dokumentenmanagement (Bearbeitung und Verteilung der Eingangspost, Verwaltung allgemeiner E-Mail-Anfragen), Office- & Bestellmanagement (Organisation und Durchführung von Bestellungen für Büro-, Hygiene- und Küchenbedarf, Bestandskontrolle), Koordination externer Dienstleister (Betreuung von Reinigungskräften, Handwerkern und Lieferanten), Büroorganisation & Instandhaltung (Verwaltung von Zugangskarten, Organisation der Meetingräume, Sicherstellung eines angenehmen Arbeitsumfelds), Allgemeine Unterstützung im Tagesgeschäft (Getränkelieferung, Optimierung von Abläufen)

Unterstützung und Management des kaufmännischen Bereichs der Bauabteilung, Aktive Einbindung in den Ausschreibungsprozess, Vergleich von Angeboten, Vergabe von Aufträgen und enge Zusammenarbeit mit den Technikern, Kaufmännische Rechnungsprüfung und Zuarbeit für die Abrechnung umgesetzter Maßnahmen (gem. HOAI), Verfolgung von Ansprüchen bei Mängeln und Gewährleistungen und Mitwirkung bei der Analyse von Optimierungspotentialen im technischen Objektmanagement, Regelmäßiger Austausch mit Auftraggebern, Handwerkern, Lieferanten, Ämtern und Hausmeistern, Mietern sowie hausinternen Property Manager:innen, Unterstützung des Leiters der Bauabteilung sowie der technischen Projektmanager bei übergreifenden und organisatorischen Themen, Implementierung relevanter gesetzlicher Änderungen als Projekt in die Organisation

Durchführung von Projektkalkulationen, Ansprechpartner:in in kaufmännischen Angelegenheiten für Projektleitung, dritte Dienstleister und Kunden während des gesamten Projektverlaufs, Eigenverantwortliche kaufmännische Betreuung von Projekten über den gesamten Lebenszyklus, Erstellung der Abrechnungen der Projekte gegenüber den Kunden, Überwachung des Projektbudgets/ Soll-Ist-Vergleiche, Unterstützung und Sparingspartner:in für die fachliche Projektleitung, Anlage und Pflege von Projekten im System, Erstellung von adhoc Auswertungen, Analyse und Begleitung von Geschäftsfeldern und Analyse der Geschäftsentwicklung mit sämtlichen zugeordneten Projekten

Terminvereinbarung sowie Organisation von Innen- und Außenterminen, Bearbeitung der Postein- und -ausgänge sowie allgemeiner Schriftverkehr, Erstellen und Korrekturlesen von Vorlagen sowie die Nachbereitung, Ladung von externen Teilnehmern, Raumplanung und Organisation, Protokollführung in den Abendstunden (gelegentlich), Beirat Schmutzwasserbeseitigung: Terminierung, Einladung und Versand des Protokolls, Archivierung, Terminkontrollen der Wahlperioden der einzelnen Verbände, Einholung von Vollmachtserklärungen, Terminierung und Organisation der Arbeitskreistreffen, Vorbereitung, Organisation und Durchführung der Ehrungen (inklusive Auswahl der Kandidaten, Ladung und Beschaffung der Präsente), Beauftragter (d/m/w) für das Gewerbeflächeninformationssystem GEFIS II, Nolis-Redaktion: Verfassen von Meldungen für die gemeindliche Internetseite

Empfang von Kunden, Anrufern, Bewerbern und Gästen, Koordination von Besprechungen, Schulungen und Kundenterminen, Bestandsverwaltung von Büromaterial, Getränken und Snacks, Planung von Firmen- und Büroevents, Organisationstalent und freundliches Auftreten

Als Assistenz übernehmen Sie die Büroorganisation und kümmern sich um die Terminplanung, Raum- und Reisebuchung sowie Reisekostenabrechnung und die Beschaffung von Büromaterialien., Sie korrespondieren in deutscher und englischer Sprache mit in- und externen Ansprechpersonen und fertigen in Eigenregie überzeugende Präsentationen an., Ebenso versiert erstellen Sie Bereichs- und Gremienunterlagen bzw. passen bestehende Materialien an – jeweils auf Basis der von Ihnen durchgeführten Datenanalysen., Zudem nehmen Sie die Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Beiratssitzungen in die Hand – dank Ihnen läuft hier vor allem aus administrativer Sicht alles in geregelten Bahnen., Genauso wie bei Bereichsmeetings, Produktvorstellungen und Workshops, die Sie sowohl in physischer als auch in digitaler Formorganisieren – von der Konzeption über die Veranstaltungsbegleitung bis hin zur Nachbereitung., Ferner geben Sie wichtige Impulse für den Bereich, kommunizieren diese klar und schlüssig an alle Beteiligten und koordinieren bereichsübergreifende Themen., Nicht zuletzt wirken Sie aktiv an vielschichtigen Projekten mit, setzen Teilaufgaben selbst um und protokollieren interne Sitzungen, u. a. von Gremien, Projektgruppen und Lenkungsausschüssen.

Entwicklung und Umsetzung von Marketingstrategien zur Außendarstellung des Unternehmens, Etablierung und Koordination eines effizienten Beschwerdemanagements, Koordination des Bereichs Social Media & Kommunikation, Pflege der Website in Zusammenarbeit mit unserer Agentur, Erstellung und Koordination von Werbeanzeigen und Werbemittel bestellen, Projektmanagement, Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen, Koordination von Vorstandsaufgaben und Überwachung des Jahreskalenders in Stellvertretung, Unternehmensorganisation und IT Support Überwachung in Stellvertretung

Coordination and organization of internal/external meetings, company events, and events, Responsibility for travel management (planning and booking), Ensuring efficient time planning through professional calendar and time management, Creation of presentations as well as carrying out research and analyses for decision-making, Pro-active stakeholder management to prioritize important topics and meetings

Unterstützung der Standortkoordinatorin vor Ort bei der Umsetzung des Projekts, Inhaltliche Konzeption, Planung und Organisation, Abrechnung von Veranstaltungen und weiteren Maßnahmen, Koordination und Planung der Termine und Veranstaltungen im Rahmen des Projekts, Bereitstellung von Informationsangeboten für die Teilnehmer*innen, Zielgerichtete Öffentlichkeitsarbeit zur Akquise von Teilnehmer*innen für die im Rahmen des Projekts durchgeführten Maßnahmen und Veranstaltungen, Unterstützung bei der Betreuung von MSOs und Ehrenamtlichen

Unterstützung der derzeit sechs Partner*innen, Büroorganisation und Personalmanagement, Entwicklung und Organisation von internen und externen Events, Kommunikation und Kooperation mit externen Partnern, Konzeption und Begleitung von Marketingmaßnahmen

Anlaufstelle für die Mitarbeitenden und Studierenden der zugeordneten Programmbereiche, Planung und Koordinierung von Terminen, Sitzungen und Reisen inkl. Abrechnungen, Proaktive Nachhaltung von festgelegten Maßnahmen und Fristen, Führung des Schriftverkehrs sowie der Post- und Sekretariatsablage inkl. Archivierung der Abteilungsdokumentation und Pflege unterschiedlicher Datenbanken, Bearbeitung von deutsch- und englischsprachigen Schriftsätzen (wiss. Fachbeiträge, Konferenzpapers, Forschungsangebote etc.), Betreuung von in- und ausländischen Gästen, Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen, Verantwortlich für allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben

allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (z. B. Bearbeitung von Anfragen, Materialbeschaffung, Betreuung von Bewerbungsverfahren, Teilnahme an Besprechungen), Organisation von Verwaltungsabläufen (z. B. Administration von Lehrveranstaltungen, Raumkoordination, Prüfungsverwaltung), Unterstützung bei der Erstellung und Prüfung von Anträgen (z. B. Lehraufträge, Hilfskraftverträge), Aktualisierung und Pflege von Gruppenlaufwerken und Homepages, Unterstützung bei der Verwaltung des Haushaltes, Mitwirkung bei der Etablierung neuer Prozesse, bei Bedarf Unterstützung der Fakultätsassistenz

Verantwortlichkeit für die kaufmännische Projekt- und Auftragsabwicklung per SAP, Aktive Mitarbeit bei der Auftrags- und Projektumsetzung, Überblick über laufende Projekte und Pflege des Projektverlaufs in die dafür vorgesehenen Tools, Planung der auftragsbezogenen Materialdisposition zur Bereitstellung aller notwendigen Informationen für die Materialbestellung, Beauftragung von Subunternehmen & Dienstleistern, Koordination der beteiligten Projekt-Stellen (Technischer Dienst, Verkehrstechnik, Fertigung, Nachunternehmer, etc.), Erstellung und Bearbeitung des monatlichen Umsatz Forecasts, Verantwortung für Planwert innerhalb laufender Projekte

Unterstützung der Leitung Praxismanagement in der Organisation der patientenbezogenen Arbeitsabläufe, Hilfe bei der Optimierung der Kommunikationsprozesse und Praxisabläufe, Sicherstellung eines effizienten Terminmanagements und der Patientenkoordination, Organisation von Projekten mit der Leitung, Unterstützung bei der Kostenrechnung, Ansprechpartner (w/m/d) für das Team sowie Schnittstelle zwischen Verwaltung und medizinischem Personal

Planung, Koordination und Verwaltung des Tagesablaufs der Bereichsleitung, Flexibles Einstellen auf kurzfristige Änderungen und vorausschauende Prioritätensetzung, Aufgabenmanagement und effiziente abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Übernahme der Korrespondenz sowie der Postbearbeitung, Fristen- und Terminmanagement

Erarbeitung von Informations- und Entscheidungsgrundlagen für den Vorstand, Vor- und Nachbereitung von Jour-Fixe-Terminen sowie eigenständiges Nachhalten von To-dos aus den Jour Fixen, Unterstützung bei Ad-hoc- und Sonderaufgaben, Bearbeitung fachlicher Anfragen, Erstellung von Vorträgen und Präsentationen, Texten, Terminkoordination und Reiseplanung, Begleiten und Nachhalten von Projekten des Vorstands, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit des Vorstands (z. B. Verbandsarbeit)

Erarbeitung von Informations- und Entscheidungsgrundlagen für den Vorstand, Vor- und Nachbereitung von Jour-Fixe-Terminen sowie eigenständiges Nachhalten von To-dos aus den Jour Fixen, Unterstützung bei Ad-hoc- und Sonderaufgaben, Bearbeitung fachlicher Anfragen, Erstellung von Vorträgen und Präsentationen, Texten, Terminkoordination und Reiseplanung, Begleiten und Nachhalten von Projekten des Vorstands, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit des Vorstands (z. B. Verbandsarbeit)