54 Project Assistance Jobs Remote

Allgemeine Büroarbeiten, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Adressverwaltung und Pflege im CRM-System und Mailings, Angebotseinholungen und Vergaben, Versand von Bestellungen und Infomaterial, Telefonservice

Terminmanagement: Planung, Koordination und Vor-, und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, Organisation: Verwaltung und Strukturierung von Unterlagen, E-Mails und Aufgabenlisten, Kommunikation: Schnittstelle zwischen der Bereichsleitung und internen sowie externen Ansprechpartner*innen, Vorbereitung von Unterlagen: Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dokumentationen, Reiseplanung: Organisation von Geschäftsreisen inklusive Buchung und Abrechnung, Administrative Unterstützung: Allgemeine Verwaltungsaufgaben und Unterstützung im Tagesgeschäft

Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben im Rahmen des Projektes KiSs, Verwaltungstechnische Abwicklung des Projektes, u. a. von Beratungsangeboten, Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Akteursgruppensitzungen, Veranstaltungen oder Schulungen, Interne und externe Korrespondenz, Unterstützung beim Aufbau und der Pflege von Akteursnetzwerken im Bereich der niedersächsischen Sozialwirtschaft, Eigenständige Recherchen sowie Übernahme fachlicher Zuarbeiten, Unterstützung bei Maßnahmen der projektbezogenen Öffentlichkeitsarbeit (Internetseite, Newsletter, Vorlagen) und bei Informationskampagnen

Assistenz beim Management von Projekten in den Bereichen Integration, Jugendarbeit und politische Bildung, Research-Arbeit in verschiedenen wissenschaftlichen Bereichen, Erstellung akademischer Studien und Publikationen, Curricula-und Trainingsmaterialentwicklung in englischer Sprache und Übersetzung ins Deutsche, Gestaltung, Vorbereitung und Durchführung von Workshops und Veranstaltungen, Erstellung von Präsentationen für lokale und internationale Aktivitäten, Aktualisierung der Website und sozialen Medien in englischer und deutscher Sprache, Kooperation mit dem Projektmanagement-Team bei der Implementierung von Projektmanagement-Prozessen, Pflege und Weiterentwicklung der Netzwerke mit lokalen, staatlichen und internationalen Institutionen, Vertretung des Vereins bei Konferenzen, Seminaren und Projekten im In- und Ausland, Verbreitung der Projektergebnisse durch Entwicklung digitaler Inhalte und Nutzung sozialer Medien.

Büroorganisation und Buchhaltung: Officemanagement, Rechnungsbearbeitung, vorbereitende Buchhaltung (DATEV UO) und Unterstützung beim Jahresabschluss., Projekt- und Budgetmanagement: Verwaltung der Belegliste, Budgetplanung und Mitarbeit an Vergaberecht., Personalwesen (HR): Erstellung von Verträgen und Bescheinigungen, Administration des HR-Tools und technisches Onboarding.

Terminmanagement: Planung, Koordination und Vor-, und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, Verwaltung und Strukturierung von Unterlagen, E-Mails und Aufgabenlisten, Schnittstelle zwischen der Bereichsleitung und internen sowie externen Ansprechpartner*innen, Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dokumentationen, Organisation von Geschäftsreisen inklusive Buchung und Abrechnung, Allgemeine Verwaltungsaufgaben und Unterstützung im Tagesgeschäft

Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen der Bereichsleitung, Vor- und Nachbereitung der wöchentlichen Projektbesprechungen, Protokollierung von To-Dos und Sicherstellung der Termintreue, Abwicklung von Bürgschaften und Zahlungen an Lieferanten, Überwachung der Skontoeinhaltung, Budgetierung aller Planstände je Projekt, Ermittlung von Rückstellungen für ausstehende Rechnungen, Einholung und Prüfung von Versicherungsangeboten, Prüfung und Kontierung von Rechnungen, Erstellung von Projektverträgen und Organisation der Abnahmen, Zusammenarbeit mit der Finanzierungsabteilung während der Realisierung, Einholung, Prüfung und Optimierung von Angeboten bzgl. Direktvermarktungen

Eigenständige Bearbeitung von Projektthemen in den Bereichen Operations, Food & Nutrition, Vertrieb und Office Management, Unterstützung des Projektteams bei der Planung, Koordination und Durchführung von Projekten, Mithilfe bei der Erstellung von Projektplänen, Präsentationen und Berichten, Selbstständige Recherche und Aufbereitung von Daten zur Entscheidungsunterstützung, Pflege und Aktualisierung von Projektmanagement-Tools und -Dokumenten, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Nachverfolgung von Aufgaben, Unterstützung des Teams bei vielfältigen operativen Aufgaben im Tagesgeschäft, Überwachung von Projektfortschritten sowie Unterstützung bei der Einhaltung von Terminen und Qualitätsstandards, Mitwirkung im Risikomanagement und Identifizierung von Optimierungspotenzialen

Kaufmännische Projektabwicklung von Projekten im Facility Management, Fakturierung und Forderungsmanagement zur Sicherstellung der Liquidität, Prüfung und Freigabe von Kreditorenrechnungen, Grundlegende kaufmännische Tätigkeiten sowie allgemeine Korrespondenz, Erstellung und Pflege von Dokumentationen sowie administrative Aufgaben, Auftragsbezogene Mitwirkung beim Einkauf von Materialien und Nachunternehmerleistungen

Organisatorische Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Veranstaltungen (online und Präsenz), Rechercheaufgaben (z. B. Fachinhalte, Beschaffung, Trainer*innen), Teilnahmemanagement, Bewerbung der Veranstaltungen, Evaluation der Veranstaltungen, Öffentlichkeitsarbeit und Erstellung redaktioneller Beiträge (z. B. Newsletter, Webseite, LinkedIn), Grafische Gestaltung von Informationsmaterialien (z. B. Präsentationen, Flyer, Poster), Unterstützung des zentralen Monitorings laufender Promotionsvorhaben (z. B. Datenbankpflege), Vorbereitung von Sitzungen und Anfertigen von Protokollen, Allgemeine Bürotätigkeiten

Übernahme von Teilen der Kommunikation und Korrespondenz der Geschäftsführung intern und extern (in deutscher und englischer Sprache), Koordination und Planung der Termine der Geschäftsführung, Planung und Buchung von Reisen, Reisekostenabrechnungen, Eigenständige Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen und Unterlagen für die Geschäftsführung, Recherchen zur Informationsbeschaffung und -auswertung, Nachbereitung von Sitzungen, Pflege von Postein- und -ausgang, Betreuung von in- und ausländischen Gästen, Beschaffung und Verwaltung von Bürobedarf

Vertragsverwaltung und Berichtswesen unterstützen, Prüfung und Überwachung der Verträge auf Richtigkeit und Vollständigkeit, Zusammenstellung von Projekt- und Antragsunterlagen unterstützen, Aktenpflege und Projektdokumentation durchführen, Allgemeine Aktenverwaltung und Überwachung von Terminen und Fristen, Selbstständige Erstellung von Schreiben mit rechtlichem Erklärungswert, Tabellenkalkulationen und Präsentationen

Administrative Unterstützung: Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Reisen der Gründer:innen, Interne und externe Kommunikation im Namen der Gründer:innen, inklusive Korrespondenz und Protokollführung, Unterstützung bei der Koordination und Nachverfolgung von Projekten und strategischen Initiativen, Vorbereitung und Analyse von Berichten, Statistiken und Präsentationen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung, Verwaltung und Archivierung von wichtigen Dokumenten und Verträgen sowie Pflege der relevanten Ablagesysteme, Organisation von internen und externen Veranstaltungen sowie Koordination von Kundenterminen, Analyse und Optimierung von Arbeitsprozessen zur Verbesserung der Effizienz und Effektivität im Tagesgeschäft

Organisation des Kalenders und der Termine der Geschäftsführung, Überwachung des E-Mail-Postfachs und Digitalisierung von Belegen, Vorbereitung und Nachbereitung externer Termine der Geschäftsleitung, Unterstützung bei Erinnerungen und Wiedervorlagen für wichtige Aufgaben, Organisation von internen und externen Events

Erste Anlaufstelle für Kolleg einnen sowie externe Dienstleistungsunternehmen rund um das Thema Büroalltag, Organisation und Verwaltung von diversen Bestellungen für das Büro, Zuverlässige Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Annahme und Versand von Paketen, Unterstützung der Teams im Tagesgeschäft durch Organisation von Geschäftsreisen oder Buchung von Weiterbildungen, Entgegennahme eingehender Anrufe und Koordination der Anfragen sowie Weiterleitungen, Effiziente Gestaltung und Umsetzung der Unternehmensprozesse in der Verwaltung, Sorgfältige Aufbereitung von Unterlagen und Daten zur Unterstützung der Buchhaltung, Beitrag zur Willkommenskultur bei Geschäftsterminen vor Ort, Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben

Koordination interner und externer Terminanfragen, Pflege des Terminkalenders der Präsidentin, Bearbeitung von Posteingängen und Verwaltung von Korrespondenz, Begleitung von Gremiensitzungen und Protokollführung, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Koordination administrativer Abläufe bei Berufungsverfahren, Zusammenarbeit mit der Präsidentin und Hochschulleitung bei Sonderaufgaben

Administrative und organisatorische Sekretariatsaufgaben, Koordination von Terminen, Meetings und Reisen, Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Berichten, Bearbeitung von Korrespondenz und Telefonanfragen, Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen, Kassenführung und Bestellwesen über das Warenwirtschaftssystem TL1, Empfang und Bewirtung von Gästen, Mitwirkung bei Projekten und Sonderaufgaben

Selbstständige Erledigung sämtlicher Sekretariatsaufgaben im Vorzimmer, Entgegennahme und Bearbeitung von Presseanfragen, Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Korrespondenz, Führung der zentralen Terminübersicht und Koordination von Terminen, Planung und Organisation von Videokonferenzen, Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Presseterminen, Organisation und Buchung von Dienstreisen sowie Bearbeitung der Reiseunterlagen

Assistenz/Sachbearbeitung für den stellv. Geschäftsführer und Justiziar (Postbearbeitung, Terminplanung, Protokollführung, Dienstreisen und weitere Sekretariatstätigkeiten), Koordinierende Schnittstelle für die Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt/-ärztin, Pflege einer digitalen Schulungsplattform für Unterweisungen, Führung der Vorsorgekartei einschließlich Koordinierung von Vorsorgeterminen, Fuhrparkmanagement, Unterstützung beim Betrieblichen Eingliederungsmanagement

Projektleitung und Aufgabenkoordination im Team, Durchführung und inhaltliche Erarbeitung von Workshops, Überwachung von Budget und Projektumfang, Angebotserstellung und Unterstützung bei der Bearbeitung von Ausschreibungen, Betreuung und Beratung unserer Kund*innen