56 Project Assistance Jobs Berlin

Mitarbeit und Mitgestaltung in dem herausragenden Investitionsprojekt der Berliner Wasserbetriebe, Unterstützung des Projektleitungsteams bei diversen organisatorischen, fachlichen und verwaltungstechnischen Aufgaben, Vorbereitung, Planung und Begleitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Dokumentation von internen Projektbesprechungen durch selbständige Protokollführung und Nachverfolgung offener Punkte, Erstellung von Präsentationen und Projektunterlagen, Erstellung und Pflege von projektspezifischen Dokumenten, wie Besprechungskalender, Beteiligtenlisten, Organigrammen etc., Eigenständige Datenpflege und -ablage u.a. mithilfe des CDE-Tools zur Dokumentenverwaltung, Unterstützung der Projektleitung und des Projektteams bei der Nutzung des CDE-Tools

Übernahme von Teilen der Kommunikation und Korrespondenz der Geschäftsführung intern und extern (in deutscher und englischer Sprache), Koordination und Planung der Termine der Geschäftsführung, Planung und Buchung von Reisen, Reisekostenabrechnungen, Eigenständige Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen und Unterlagen für die Geschäftsführung, Recherchen zur Informationsbeschaffung und -auswertung, Nachbereitung von Sitzungen, Pflege von Postein- und -ausgang, Betreuung von in- und ausländischen Gästen, Beschaffung und Verwaltung von Bürobedarf

Organisatorische und operative Aufgaben des Tagesgeschäfts übernehmen, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen, Reisemanagement des Geschäftsführers, Management des Terminkalenders und E-Mail-Postfachs des Geschäftsführers, Begleitung und Protokollierung von Terminen, Recherche, Analyse und Aufbereitung von Daten und Informationen, Erstellung von Präsentationen und Vorlagen für Termine

Organisation des Kalenders und der Termine der Geschäftsführung, Überwachung des E-Mail-Postfachs und Digitalisierung von Belegen, Vorbereitung und Nachbereitung externer Termine der Geschäftsleitung, Unterstützung bei Erinnerungen und Wiedervorlagen für wichtige Aufgaben, Organisation von internen und externen Events

Eigenständige Wahrnehmung der erforderlichen Aufgaben zur Unterstützung der Projektleitungen, Projektmanagement durch die Beschaffung, Aufbereitung und Aktualisierung von Informationen, Zeit- und Ressourcenmanagement durch Pflege der Projektmanagementsysteme, Berichtswesen über den Stand der Projektaufgaben, Terminmanagement durch inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen und Workshops

Unterstützung der Vorständin in organisatorischen und administrativen Aufgaben, Organisation der Informationen an in- und externe Kooperationspartner der Stiftung, Koordination und Organisation von Sitzungen, Projekten und Geschäftsreisen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Protokollführung der internen Gremien bis hin zur Stiftungsratssitzung, Erstellung von Vorstandspräsentationen für interne und externe Meetings, Telefon, Postbearbeitung, Fristen-Management, Ablage, Korrespondenz, Bewirtung und Betreuung von Gästen, Unterstützung des Empfangs

Bildung eines internen Center of Excellence für Administration, Kommunikation und Organisation, Bearbeitung von Mieter:innenanfragen, Buchung und Vorbereitung von Meetingräumen, Übernahme von Reisebuchungen, Steuerung von Dienstleistern, Unterstützung des Immo- und Verwalterteams bei Recherchen, Reportings und Stammdatenpflege

gestalten Sie die Rahmenbedingungen für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts, übernehmen Sie die administrativen Aufgaben im Projekt, übernehmen Sie die finanzielle Steuerung des Projekts und überwachen Sie die Einhaltung des Budgets, bereiten Sie die Beauftragung von Lieferungen und Leistungen nach gesetzlichen Vorgaben vor, haben Sie Termine und Fristen im Blick, sind Sie mit der administrativen Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen betraut, übernehmen Sie Aufgaben im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit, organisieren Sie Treffen mit verschiedenen Beteiligten, dokumentieren Sie Absprachen und Prozesse

Unterstützung der Projektleitung durch Übernahme sämtlicher administrativer Tätigkeiten (z. B. im Zusammenhang mit Ausschreibungen, Kalkulationen, Angebotserstellung, Vorbereitung von Verhandlungen sowie Projektabwicklung), Koordination der internen und externen Kommunikation hinsichtlich Aufgaben und Termine, dazu gehören z. B. Meetings, Urlaubsplanung, Terminkalender, Dienstreisen und Post, Unterstützung bei der Erstellung von Unterlagen für Kalkulationen, Angebote und Revision, Zusammenstellen, Pflege und Aufbereiten von Daten und Unterlagen für Berichte und Statistiken

Organisation und Betreuung von Meetings, Veranstaltungen und Gremiensitzungen, Eigenständige Terminkoordination (inkl. ggf. Reiseplanung und -abrechnung), Sorgfältige Vor- und Aufbereitung von Unterlagen sowie eigenständige Aktenführung/Dokumentation und Wiedervorlage, Administrative Unterstützung des Vorstandes sowie der Kolleg/-innen, Aufgaben im Rahmen der Rechnungsbearbeitung, Kommunikation mit Geschäftspartnern und Gremienmitgliedern (in Deutsch und Englisch), Unterstützung bei Projektarbeiten und Produkteinführungen, Koordination von Abfragen, u.a. zu Berechtigungen, Prüfungen etc., Weiterentwicklung von Prozessen, Unterstützung im Bewerbermanagement, Pflege der Verträge innerhalb der Vertragsdatenbank, Durchführung des Fristenmanagements, Selbstständiges Internetresearch zu diversen Themen und Fragestellungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Selbständige Ausführung aller Aufgaben zur Bewirtschaftung unserer Office Räume, wie z.B. Kontakte zu Dienstleistern, Bestellungen von Büromaterial, Getränken und Catering, Empfang, Betreuung und Bewirtung unserer Gäste

Begleitung von Förderprojekten verschiedener Bundes- und Landesministerien nach zuwendungs-, haushalts- und verwaltungsrechtlichen Vorgaben, Beratung unserer Antragsteller:innen aus Wissenschaft und Wirtschaft in Bezug auf die Antragsberechtigung und Kostenkalkulation, Kaufmännische Prüfung und Bewertung von Förderanträgen, Vorbereitung und Erstellung von Bewilligungsunterlagen, Betreuung von Zuwendungsempfänger:innen während der gesamten Projektlaufzeit, Steuerung und Controlling der Mittelbereitstellung und –verwendung, Prüfung von Zahlungsanforderungen und Zwischen- und Verwendungsnachweisen

Organisation und Verwaltung der gesamten Bürotätigkeiten im Rahmen der Weiterbeschäftigung von SGE-Arbeitnehmer*innen in das Land Berlin, Verwaltung der Kommunikation: Bearbeitung der Tagespost sowie Annahme, Weiterleitung und ggf. bei Bedarf Beantwortung von eingehenden Telefonaten und schriftlichen Anfragen, Schriftverkehr nach standardisierten Vorgaben der Vermittlungsstelle für Weiterbeschäftigung, Terminkoordination und Terminverfolgung, Vereinbarung von Beratungsterminen der Projektkoordination mit SGE-Arbeitnehmer*innen, Erarbeiten und Erstellen von standardisierten Arbeitsvorlagen in Abstimmung mit der Projektkoordination, Erstellen von Protokollen im Rahmen von regelmäßigen Jour Fixe mit der Senatsverwaltung für Finanzen, der Senatsverwaltung für Arbeit, Soziales, Gleichstellung, Integration, Vielfalt und Antidiskriminierung und dem Landesverwaltungsamt Berlin, Verwaltung der Austritte von SGE-Arbeitnehmer*innen im Rahmen der Weiterbeschäftigung in das Land Berlin, Erfassen der eingehenden Unterlagen der SGE-Arbeitnehmer*innen und Arbeitgebenden in die interne Datenbank von Goldnetz gGmbH, Führen und Pflege der sog. Handakten der SGE-Arbeitnehmer*innen, Pflege und Aktualisierung der Einträge in die interne Datenbank von Goldnetz gGmbH, Unterstützung der Projektkoordination des Controllings bei der Erstellung von monatlichen Monitoring-Listen, administrative Unterstützung bei Projektanfragen, Empfang und Betreuung der SGE-Arbeitnehmer*innen für individuelle Beratungsgespräche

Begleitung von Förderprojekten verschiedener Bundesministerien nach zuwendungs-, haushalts- und verwaltungsrechtlichen Vorgaben, Beratung unserer Antragsteller:innen aus Wissenschaft und Wirtschaft in Bezug auf die Antragsberechtigung und Kostenkalkulation, Kaufmännische Prüfung und Bewertung von Förderanträgen, Vorbereitung und Erstellung von Bewilligungsunterlagen, Betreuung von Zuwendungsempfänger:innen während der gesamten Projektlaufzeit, Steuerung und Controlling der Mittelbereitstellung und –verwendung, Prüfung von Zahlungsanforderungen und Zwischen- und Verwendungsnachweisen

Organisation und Durchführung von Tagungen, BeBinaren und Sitzungen, Betreuung der Beiräte und des Beiratsnewsletters, Unterstützung der Referentinnen (Allgemeine Assistenzaufgaben), Pflege des Content Managementsystems bzw. Tagungssoftware, Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben (insbesondere Ablage, Adressverwaltung, Absprachen mit Dienstleistern)

Administrative und finanztechnische Unterstützung der Finanzverantwortlichen, Mithilfe bei der Kontrolle von Budgets und finanziellen Verwendungsnachweisen, Unterstützung in PMEL-Prozessen und Drittmittelakquise, Pflege der Projektdokumentation und des Ablagesystems, Wissensmanagement zu administrativen und konzeptionellen Fragen, Recherchearbeiten, Pflege der Datenbank, Allgemeine administrative Tätigkeiten zur Unterstützung des Bereichsmanagements, Unterstützung der Teams im Cluster Politik & Kampagnen

Durchführung von Datenbankeinträgen, Datenpflege und Dokumentenmanagement, Administrative Unterstützung im Sekretariat und im Projektmanagement, Erfassung von Anträgen und Skizzen in der Datenbank, Recherche von Förderprogrammen und Überprüfung von Deskriptoren, Arbeit in der Qualitätssicherung und Datenpflege von Projektträgerschaften, Allgemeine Office-Tätigkeiten wie Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Aktenpflege, Telefondienst und Ablage von Dokumenten, Vor- und Nachbereitung von internen Meetings sowie Organisation von größeren Veranstaltungen

Unterstützung bei der Konzeption und Programmentwicklung von Veranstaltungen, Recherchen, Erstellung von Texten, Veranstaltungsdokumenten, Teilnehmendenmanagement: Erstellen von Anmeldemasken, Verwalten von Anmeldungen, Führen von Hotel- und Teilnehmendenlisten, Drittdienstleister-Management: Recherche, Angebotseinholung, Beauftragung, Koordination und Briefing, Rechnungsprüfung, Budgetierung und Kostenüberwachung von Projekten, Erwerb von verwaltungstechnischen Kenntnissen, Mitarbeit bei der Durchführung von digitalen und Präsenz-Veranstaltungen, Unterstützung bei Einladung und Ansprache von Referierenden/Moderierenden, Presse- und Marketingarbeit im Rahmen von Projekten/Social Media-Aktivitäten und -Kampagnen