17 Project Assistance Jobs Hamburg

Office Management und zentrale Anlaufstelle für Gäste und Mitarbeiter*innen, Umsetzung administrativer und organisatorischer Aufgaben für die Geschäftsführung, u.a. Terminkoordination, Raumbuchungen und Unterstützung bei Gremienarbeit, Vorbereitende Arbeiten für Buchführung und DATEV, Systematisierung und Optimierung der Büroabläufe, ggf. Archivierung, Mitarbeit und Unterstützung bei interner Veranstaltungsplanung und -durchführung, Übernahme des Facility-Management durch Betreuung der Hausverwaltung und externen Dienstleister*innen, Unterstützung bei Personalmanagement durch Übernahme von Kommunikations-, Informations- und Organisationsaufgaben, Strukturiertes Akten- und Datenmanagement, Allgemeine Büroadministration und -bestellungen, Zusammenarbeit und Unterstützung des Teams bei allgemein anfallenden Aufgaben

Planung, Organisation und Betreuung von bewegten Events und Projekten, Unterstützung bei der Gewinnung von Kooperations- und Förderpartnerschaften, Verfassen von Berichten zur Dokumentation der Projekte, Verantwortung für das Fotoarchiv, Weiterentwicklung der Social Media Kommunikation und kreative Bespielung der Kanäle

Verantwortung und organisatorische Unterstützung für die reibungslose Büroorganisation und allgemeine Assistenzaufgaben, Kontrolle und Bearbeitung des Postein- und Postausgangs, Vertrauensvolle und serviceorientierte erste Anlaufstelle für Gäste, Geschäftspartner und Dienstleister, Koordination bei internen Events und Meetings sowie Planung von Catering vor Ort, Unterstützung im Travel- und Facilitymanagement sowie Materialbestellungen wie Visitenkarten, Giveaways und Corporate Wear

Administrative und organisatorische Sekretariatsaufgaben, Koordination von Terminen, Meetings und Reisen, Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Berichten, Bearbeitung von Korrespondenz und Telefonanfragen, Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen, Kassenführung und Bestellwesen über das Warenwirtschaftssystem TL1, Empfang und Bewirtung von Gästen, Mitwirkung bei Projekten und Sonderaufgaben

Unterstützung des Teams im Arbeitsalltag und Sicherstellung des Wohlfühlfaktors im Büro, Hilfe bei organisatorischen Aufgaben wie Postbearbeitung und Rechnungsverteilung, Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs im Büro, einschließlich Snack-Vorräten, Getränke Bestellungen und Büromaterial, Erster Ansprechpartner für das Facility Management und externe Dienstleister, Mitwirkung als essentielles Mitglied des Office Management Teams

Führen des Sekretariats des Generalvikars, Terminplanungen sowie Koordination des Kalenders und des E-Mail Postfachs, Planen von Gremiensitzungen und Veranstaltungen, Vorbereiten von Sitzungsunterlagen und Protokollen, Korrekturlesen von Texten und Erstellen von Auswertungen, Übernehmen der Reiseplanung, -buchung und -nachbereitung für den Generalvikar

Assistenztätigkeiten mit Bezug zur Forschung, z.B. Betreuung (inter-)nationaler Besuchergruppen und Gastwissenschaftler, Sachbearbeitung und Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen mitsamt Recherchen zu fachspezifischen Themen, Management von Forschungs- und Transferveranstaltungen wie z.B. die Ablaufplanung, Budgetverwaltung und Koordination der Beschaffung, Unterstützung bei der Einstellung und Weiterbeschäftigung von Personal, zudem Pflege der Homepage

Verwaltungstätigkeiten im Rahmen der Planung, Durchführung und Abwicklung von Maßnahmen, Korrespondenz mit Teilnehmer:innen, Teamer:innen, Kooperationspartner:innen und Seminarhäusern, EDV-Eingaben, Pflege und Verwaltung mit einer Seminardatenbank, Beteiligung an der Planung, Organisation, Ausschreibungen und Umsetzung von Maßnahmen, Pflege und Aktualisierung der Adressverteiler, Erfassung der schriftlichen Evaluationen der Maßnahmen, Unterstützung im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit auf der Homepage und bei Social Media, Assistenztätigkeiten zur Unterstützung einer Kollegin mit Einschränkung der Sehfähigkeit, Eingehende handschriftliche Unterlagen in die Datenbank eintragen, Vorlesetätigkeiten der nicht lesbaren Dokumente und Plausibilitätsprüfung von ausgehenden Dokumenten, Beratung interessierter Teilnehmer:innen und Erstellung von Bildungsurlaubsbescheinigungen

Controlling und Reporting der Projektkosten für die Projektleiter, Gremientermine und beteiligte Geschäftsbereiche, Koordinierung, Moderation u. Protokollierung von Terminen oder Projektveranstaltungen, Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von Workshops (Risiko, Stakeholder, Lessons Learned), Erstellung und Pflege der Projekte in SAP durch die Ermittlung von Projektprognosen, das Auslösen von Bestellprozessen und die Rechnungsbearbeitung

Recherche und Dokumentation von relevanten Informationen für die Arbeit an den Projekten in Deutschland zu den programmatischen Kernthemen Kinderschutz und Kinderrechte, Teilhabe und Psychosoziale Gesundheit, Mitarbeit in der Erstellung von Projektanträgen sowie Aufarbeitung von Projektinformationen in Graphiken, Tabellen und Präsentationen, Allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben, Flexible Aufgaben je nach Bedarf

Zentrale Koordination des Standort-Services, Unterstützung der Mitarbeitenden des Hamburger Office, Organisation interner Prozesse, Ansprechpartner für Mitarbeitende, Führungskräfte und Stakeholder, Koordination von Teamevents, Unterstützung bei der Aufbereitung von Präsentationen und Social Media Posts, Vor- und Nachbereitung von Messen, Schnittstelle zu HR, Einkauf, Buchhaltung und Vertriebsservice abbilden, Identifikation von Optimierungspotenzialen

Priorisieren, Bewerten und Begleiten von KI-Initiativen anhand eines KI-Canvas in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister, Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von KI-Projekten, Koordination und Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern, Überwachung des Projektfortschritts und Sicherstellung der Einhaltung von Zeitplänen und Budgets, Dokumentation und Präsentation der Projektfortschritte und -ergebnisse

Beratung von Unternehmen zur Förderung von Forschungs- und Entwicklungsvorhaben, Unterstützung der Antragstellenden bei der Konzeption der Vorhaben und der Antragstellung, Bewertung der Förderanträge nach fachlichen, finanziellen und formalen Kriterien, Bewilligung von Fördermitteln, Begleitung der geförderten Vorhaben in der Umsetzung von der Bewilligung bis zum Verwendungsnachweis

Allgemeine Datenerfassung für den Bereich der Patenschafts- und Spendenbetreuung mit der hausinternen Software, Bearbeitung der Eingangspost aus unseren Programmländern, Bearbeitung von Brief- und Geschenksendungen unserer Pat:innen an die Patenkinder, Erfassen von Neu-Pat:innen und -Spender:innen, Verwalten von Patenkind-Dokumenten, Versenden von Informationsmaterial und Patenschaftsunterlagen

Bearbeitung von Aufträgen, Rechnungen und Vorbereitung der Buchhaltung, Leitung von Projekten wie: interne und externe Veranstaltungen, Verantwortlich für die Kommunikation mit den Behörden, Unterstützung des Vertriebsinnendienstes, Erledigung von HR-Aufgaben, wie Aufsetzen von Verträgen, Büromanagement, Verwaltung des Ablagesystems, Administrative Unterstützung und Reiseunterstützung für die Gründer

Unterstützung der Leitung für Abfalllogistik, Koordination der Arbeitsbereiche sowie Vor- und Nachbearbeitung von Terminen, Pflege und Gestaltung der Kommunikation zu internen Abteilungen und externen Schnittstellen, Beobachtung und Bewertung relevanter Informationen für den Bereich Sammlung/Transport, Mitwirkung an der Erstellung und Präsentation von strategischen Konzepten, Planung und Steuerung von bereichsübergreifenden Projekten

Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft, Mitarbeit in cross-funktionalen nationalen und internationalen Teams zur Entwicklung und Optimierung von Spendenprodukten, Kommunikation mit unseren Schnittstellen, z.B. Marketing, Kommunikation, Patenschafts- und Spendenbetreuung, Stiftung, Unterstützung und eigene Durchführung von Projekten, Monitoring, Datenpflege- und analyse