98 Assistant Jobs

Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen, Koordination von Terminen und Meetings, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Pflege von Datenbanken und Dokumentationen, Kommunikation mit internen und externen Partnern

Unterstützung des Managementteams im Tagesgeschäft, einschließlich Terminplanung, Organisation von Meetings und Erstellung von Unterlagen, Koordination von Reisebuchungen wie Flüge, Unterkünfte und Transport, Vorbereitende Buchhaltung und Rechnungsstellung in Zusammenarbeit mit unserem externen Buchhaltungsunternehmen, Erstellung von Präsentationen, Berichten und Protokollen, wobei alle Unterlagen stets präzise und aktuell sind, Verwaltung von administrativen Aufgaben im Büro, wie Ablage, Bestellung von Büromaterialien und Organisation von Veranstaltungen, Unterstützung bei der Organisation interner und externer Firmenevents, z.B. Teambuilding-Aktivitäten oder Meetings, Unterstützung bei ad-hoc Projekten

Bearbeitung und Verwaltung der Geschäftskorrespondenz, Pflege der Ablagestruktur und Dokumentenverwaltung, Unterstützung bei operativen Aufgaben und Projekten der Geschäftsführung, Organisation, Planung und Protokollierung von Meetings, Vor- und Nachbereitung aller notwendigen Unterlagen, Buchung und Koordination von Geschäftsreisen, Verwaltung von Büromaterialien, Koordination externer Dienstleister und allgemeine organisatorische Aufgaben

Büroorganisation, einschließlich Betreuung des Empfangsbereichs und Verwaltung der Poolwagen, Einkauf, Bestellung und Verwaltung von Büro- und Arbeitsmaterialien, Koordination und Überwachung von Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten, Überwachung der Umsetzung des Bürokonzepts, Schnittstelle zwischen internen Abteilungen, Kunden und Dienstleistern, Umsetzung von Maßnahmen im Bereich Erste Hilfe, Brandschutz und Bürosicherheit, Sicherstellung eines attraktiven Erscheinungsbildes der Büro- und Sozialräumlichkeiten, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, einschließlich Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Reisemanagement, Planung und Organisation interner und externer Veranstaltungen

Selbstständige und verantwortungsbewusste Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Angelegenheiten: Terminkoordination, Dienstplan- und Reisemanagement sowie die Führung von digitalen und analogen Ablagestrukturen, Kommunikation mit Geschäftspartner:innen und Gästen sowie deren Empfang und Betreuung, Unterstützung im Officemanagement, Projektmanagement und Eventmanagement, Koordination des On- und Offboardings in enger Zusammenarbeit mit HR

Koordination und Kommunikation: Terminabstimmungen und Unterstützung der Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen., Administrative Unterstützung: Unterstützung bei Beschaffungen und im Controlling., Organisation von Meetings und Veranstaltungen: Organisation von Meetings, Vorbereitung von Bewirtungen, Protokollführung und Verfolgung von Aufgaben und Terminen., Erstellung von Reports und Präsentationen: Unterstützung bei der Erstellung von Reports und Präsentationen sowie Durchführung von Rechercheaufgaben., Teamunterstützung und Wissensmanagement: Pflege der Intranetseiten und Sicherstellung eines stetigen Informationsflusses im Team.

Eigenverantwortliche Planung und Durchführung aller administrativen Tätigkeiten, Termin- und Reiseplanung, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Erledigung von Bestellungen, Bewirt schaftung der Haushalts- und Drittmittel, Erstellung von Zwischen- und Verwendungsnachweisen, Unterstützung in der Öffentlichkeitsarbeit, Erstellung von Präsentationsmaterialien, Administration von Forschungsprojekten

Unterstützung der Bereichsleitung bei der Identifizierung und Analyse von Prozessoptimierungspotenzialen, Mitarbeit bei der Erstellung und Implementierung von Prozessverbesserungen, Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufes, Bearbeitung und Überwachung von Schriftverkehr, Organisation und Planung von Geschäftsreisen sowie Abrechnung der Reisekosten, Organisation, Aufbereitung und Strukturierung von Daten und Dokumenten, Leitung von internen Projekten, Erstellung von Präsentationen und Unterlagen, Zeiterfassung, Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten

Enge Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und Führungskräften am Standort Stuttgart, Allgemeine Sekretariatsaufgaben wie Termin- und Reisemanagement, Organisation von Videokonferenzen, Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen, Einkauf und Verwaltung von Büro-/Tagungsmaterialien, Dokumentation und Datenpflege des CRM-Systems, Unterstützung in Projekten wie Präsentationserstellung, Termin- und Einladungsmanagement, Korrekturlesen von Berichten, Vorbereitung von internen und externen Veranstaltungen sowie Betreuung teilnehmender Kunden und Mitarbeitenden, Ansprechpartner:in zu allen Fragen um Inhouse-Räumlichkeiten und Veranstaltungstechnik/-Kapazitäten, Vor-/Nachbereitungen der Konferenz-/Meetingräume, On-/Offboarding von Mitarbeitenden am Standort, Routinechecks der Büros und der öffentlichen Bereiche, Ansprechpartner:in für die Corporate Functions für den Standort Stuttgart, Die „gute Seele“ des Büros sein

Zentrale Anrufannahme, -vermittlung und -weiterleitung, Post- und Rechnungsbearbeitung, Vorbereitung von Konferenzräumen für Meetings, bei Bedarf Organisation von Catering, Führen und Pflege des Archivs, Aufbau und Verwaltung von Systemen zur Erfassung von Kontakten, Dateien und Mitarbeiterverzeichnissen, Repräsentation unseres Unternehmens nach außen, Begrüßung der Gäste, Beantwortung der Anfragen und Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen, Meldung von Betriebsstörungen an die entsprechende Person bzw. Abteilung, Organisatorische Tätigkeiten im Auftrag der Standortleiterin

Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, Unterstützung bei Termin-, Kalender- und Reisemanagement, Interne & externe Kommunikation zu Kolleg/innen und Business Partnern, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Kundenbesuchen

Büroprozesse managen (Postbearbeitung, Telefon- und Terminmanagement, Schriftverkehr, Ablagemanagement), Protokolle führen und Datenbanken pflegen, Unterstützung bei der Erstellung von Excel-Auswertungen und Rundschreiben, Büromaterialien beschaffen und verwalten, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Lektorats- und Layoutarbeiten übernehmen, PowerPoint-Präsentationen und Excel-Tabellen erstellen, Korrespondenz und Besucherempfang sowie Eindecken von Beratungsräumen, Dienstreisen organisieren

Proaktive und vorausschauende Unterstützung der Bereichsleitungen in allen organisatorischen und administrativen Belangen, Organisation von tagesaktuellen Vorgängen, insbesondere auch stetige*r Ansprechpartner*in für die Teams, Telefonbetreuung, Terminkoordination und Kalenderführung für die Bereichsleitungen, Operative Aufgaben wie Postbearbeitung, Korrespondenz, Bestellung von Fachliteratur, Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings mit internen und externen Stakeholdern inkl. Protokollführung

Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen, Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen, Verantwortung für das Zeitmanagement des Teams, Empfang und Betreuung von Gästen, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz, Erstellung von Berichten, Reportings, Präsentationen und Statistiken, Verwaltung des Bereichsbudgets

Enge Zusammenarbeit mit den Gründern, Unterstützung der Geschäftsleitung und des Teams bei administrativen Aufgaben., Mithilfe bei finanzbezogenen Aufgaben, wie z. B. Zahlungsabwicklungen und Rechnungsstellung., Sicherstellung eines effizienten Büroablaufs an unserem Standort in Freiburg im Breisgau., Bearbeitung von E-Mails, Anrufen und weiterer Korrespondenz und Gewährleistung einer zeitnahen Rückmeldung., Unterstützung bei der Erstellung von Reportings, Präsentationen und anderen Dokumenten für interne und externe Stakeholder.

Informationsverarbeitung und Erledigen von Schreibarbeiten im Sinne der Vorbereitung von diversen Unterlagen und Präsentationen, Führung der Zeitkonten und Durchführen der Personalbuchungen (z. B. Urlaub, Vertretung, Krankmeldung), Planung und Überwachung von Terminen von Besuchern, Besprechungsräumen und Reisen, Steuerung des Postdurchlaufs sowie der E-Mail-Korrespondenz, Erteilung von Auskünften, Ausführung von Assistenz- und Verwaltungsaufgaben (z.B. Zusammenstellung von Statistiken, Koordination mit Fremdfirmen, Organisation des Fuhrparks, Büromaterial)

Assistenz- und Verwaltungsaufgaben (Ablagen, Archivierung, Dokumentation, Postbearbeitung, Terminkoordination, Bestellungen, Vertragsverwaltung, Organisation, Empfang und Bewirtung von Besuchern, etc.), Unterstützung der Arbeit mit den Stipendiatinnen und Stipendiaten (Vor- und Nachbereitung von Seminaren, Vor- und Nachbereitung der individuellen Betreuung der Stipendiatinnen und Stipendiaten), Umfassende Recherchen zu verschiedenen Themen, Unterstützung bei der Planung verschiedener Veranstaltungen, Erstellung des anfallenden Schriftwechsels nach Vorgabe, Datenpflege

Unterstützung des Teams bei verschiedenen administrativen, organisatorischen und projektbezogenen Aufgaben, Unterstützung bei der Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie der erforderlichen Ablage der Unterlagen, Terminorganisation und -koordination sowie deren professionelle Vor- sowie Nachbereitung, Erstellung von Ausgangsrechnungen und Vorbereitung der Unterlagen für die Zulieferung an die Buchhaltung/Steuerberatung, Planung, Organisation und Durchführung von internen und externen Events, Koordination externer Dienstleister (Reinigungsfirma, Hausmeister etc.), Allgemeine administrative Tätigkeiten

Wissenschaftliche Textbearbeitung: Korrigieren, Lektorieren und Gestalten wissenschaftlicher Texte und Forschungsberichte in Microsoft Word., Veranstaltungsorganisation: Planen und Organisieren von Präsenz- und digitalen Veranstaltungen, Unterstützung bei Durchführung und Nachbereitung., Wissensmanagement: Pflege einer Projektdatenbank, Gestaltung von Sharepoint-Seiten, Unterstützung beim Aufbau einer Wissensmanagementplattform., Organisatorische Aufgaben: Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen Aufgaben, Protokollierung von Meetings, Terminkoordination., Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeitenden: Unterstützung in verschiedenen Stadien der Projektbearbeitung., Betreuung der studentischen Hilfskräfte: Mitwirkung bei der Betreuung von studentischen Hilfskräften., Beschaffungsvorgänge: Unterstützung bei der Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen in SAP.

Unterstützung des Teams bei operativen, fachlichen, konzeptionellen und organisatorischen Aufgaben, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Korrespondenzführung und Dokumentenablage, Organisation interner und externer Beratungen, Termine und Dienstreisen, Recherche und Aufarbeitung von Daten zu Grundstückseigentümern, Gemeinden, bereits bestehenden Projekten, Mitbewerbern etc., Erstellung von Anschreiben, Excel-Übersichten und Protokollen, Kontaktpflege zu Grundstückseigentümern in enger Abstimmung mit unserem Team im Innen- und Außendienst, Kontrolle und Überwachung von Terminen und Fristen