225 Project Assistance Jobs

Unterstützung der Projektleitung in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Koordination von Terminen und Meetings, Erstellung von Präsentationen und Protokollen, Pflege von Projektunterlagen und Dokumentationen, Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern

Hilfe im Projektmanagement und Gestaltung kundenspezifischer Projektpräsentationen, Unterstützung des Marketings bei verschiedenen Aufgaben wie Pflege der Homepage und Social Media, Vertretung des Büromanagements bei Urlaub und Krankheit

Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Terminkoordination, On- und Offboarding von Mitarbeitenden, Reisebuchungen und -abrechnungen, Veranstaltungsmanagement durch Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Betreuung der Mitarbeitenden sowie Gäste, Erstellung von Präsentationen, Termin- und Einladungsmanagement sowie Korrektorat von Berichten und Entscheidungsvorlagen, Pflege des Projektcontrollings, einschließlich Projektplanung und -abrechnungen, Zusammenstellung von Projektvorlagen sowie Erstellung von Projekthandbüchern und Aufbereitung von Projektdokumentationen

Allgemeine Büroarbeiten, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Adressverwaltung und Pflege im CRM-System und Mailings, Angebotseinholungen und Vergaben, Versand von Bestellungen und Infomaterial, Telefonservice

Unterstützung im Tagesgeschäft für das Team und die Projektleitung, Übernahme projektbezogener Aufgaben, wie Erstellung von Arbeitsplänen und Qualitätsprüfung von Vorlagen, Rechnungsprüfung und -freigabe, Verwaltung und Betreuung von Tools zur Dokumentenverwaltung und kollaborativen Arbeit, Organisation von Meetings und Veranstaltungen, inklusive Raumbuchungen und Bewirtung, Ansprechperson vor Ort für standortbezogene Belange (z.B. Parkplätze, Raumbuchungen, Catering, Konferenztechnik), Steuerung des Postdurchlaufs und der Ein- und Ausgangskorrespondenz

Unterstützung der Projektdurchführung und des Projektmanagements administrativ, Assistieren beim Monitoring, bei der Dokumentation und im Berichtswesen, Entlastung des Kollegiums bei der Kommunikation mit den Projektpartnerinnen, -partnern und Stakeholdern, Hilfe bei der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen wie Arbeitstreffen, Workshops und Konferenzen

Bearbeitung und Verwaltung der Geschäftskorrespondenz, Pflege der Ablagestruktur und Dokumentenverwaltung, Unterstützung bei operativen Aufgaben und Projekten der Geschäftsführung, Organisation, Planung und Protokollierung von Meetings, Vor- und Nachbereitung aller notwendigen Unterlagen, Buchung und Koordination von Geschäftsreisen, Verwaltung von Büromaterialien, Koordination externer Dienstleister und allgemeine organisatorische Aufgaben

Allgemeine Büroorganisation und Verwaltungsaufgaben, Unterstützung des Projektteams bei organisatorischen und administrativen Tätigkeiten, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Pflege von Kontakten und Kommunikation mit internen und externen Partnern, Koordination von Terminen und Abläufen innerhalb des Projektteams, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Berichten und anderen Dokumenten, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Events im Rahmen des HBC-Projekts, Organisation und Koordination von Workshops, Seminaren und Netzwerkveranstaltungen, Betreuung der Teilnehmer und Referenten vor, während und nach den Veranstaltungen, Pflege und Verwaltung von Datenbanken und Ablagesystemen, Dokumentation und Protokollierung von Projektfortschritten und -ergebnissen, Unterstützung bei der Erstellung von Projektberichten und -dokumentationen

Abwicklung von Korrespondenzen, Terminmanagement und Ablage, Planung und Organisation von externen Terminen, Reisemanagement, einschließlich Buchung und Abrechnung, Einholen von Angeboten, Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben, Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen sowie Protokollführung, Empfang und Betreuung von Gästen sowie die Organisation von Bewirtung, Verwaltung von Büromaterial und Koordination externer Dienstleister, Recherche von Adressen und Datenpflege mit der Datenbank Zoho (CRM-System), Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation und der Öffentlichkeitsarbeit

Sicherung der Ansprüche gegenüber Kunden und Lieferanten, Erstellen und Durchsetzen von Nachtragsangeboten, Kaufmännische Unterstützung im Bereich der Materialbeschaffung für unsere Bauprojekte, Durchführen des Projektreportings / Projektcontrollings, Abrechnung erbrachter Leistungen und Sicherstellung der Auftragsliquidität, Prüfen der Lieferanten- und Nachunternehmerrechnungen, Sicherstellung der kaufmännischen Prozesse inkl. Vertragsprüfung, Mitwirkung bei Monats- und Jahresabschlussarbeiten

Terminmanagement: Planung, Koordination und Vor-, und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, Organisation: Verwaltung und Strukturierung von Unterlagen, E-Mails und Aufgabenlisten, Kommunikation: Schnittstelle zwischen der Bereichsleitung und internen sowie externen Ansprechpartner*innen, Vorbereitung von Unterlagen: Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dokumentationen, Reiseplanung: Organisation von Geschäftsreisen inklusive Buchung und Abrechnung, Administrative Unterstützung: Allgemeine Verwaltungsaufgaben und Unterstützung im Tagesgeschäft

Betreuung und Kommunikation mit unseren Kunden, Planung und Konzeption von Messeständen und Events, Vorbereitung und Durchführung von Präsentationen, Koordination nationaler und internationaler Projekte, Erstellung von Angeboten und Abrechnung aller Leistungen, Lieferantenrecherche, Angebotseinholung und Bestellung, Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen aus Produktion und Arbeitsvorbereitung, Ausführungsplanung bis zur Übergabe des Messestands sowie Nachbereitung

Organisatorische und administrative Unterstützung der Projektleitung, Bearbeitung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen, Mitwirkung bei der Auftragsvergabe, Mitarbeit bei der Zusammenstellung von Baugenehmigungsunterlagen und Bauanträgen, Überwachung von Terminen und Fristen, Dokumentation nach unternehmensinternen Vorgaben, Ablage und Archivierung, Allgemeines Büromanagement, Korrespondenz sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen

Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Fachgesprächen und deren Protokollierung, Einholung von Unterlagen, deren Qualitätssicherung und Plausibilitätsprüfung, Terminpflege und Anpassungen inkl. Nachverfolgung von Terminplänen, Zuarbeiten zur Erstellung von Statusberichten, Budgetfragestellungen und Aufbereitung von Kennzahlen, Dokumentenablage und Listenpflege, Mitwirkung bei der Erstellung von Wochen-, Monats-, Quartals- und Jahresberichten, Unterstützung bei der Einsatzplanung und Bereitstellung von Ressourcen

Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben im Rahmen des Projektes KiSs, Verwaltungstechnische Abwicklung des Projektes, u. a. von Beratungsangeboten, Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Akteursgruppensitzungen, Veranstaltungen oder Schulungen, Interne und externe Korrespondenz, Unterstützung beim Aufbau und der Pflege von Akteursnetzwerken im Bereich der niedersächsischen Sozialwirtschaft, Eigenständige Recherchen sowie Übernahme fachlicher Zuarbeiten, Unterstützung bei Maßnahmen der projektbezogenen Öffentlichkeitsarbeit (Internetseite, Newsletter, Vorlagen) und bei Informationskampagnen

Assistenz beim Management von Projekten in den Bereichen Integration, Jugendarbeit und politische Bildung, Research-Arbeit in verschiedenen wissenschaftlichen Bereichen, Erstellung akademischer Studien und Publikationen, Curricula-und Trainingsmaterialentwicklung in englischer Sprache und Übersetzung ins Deutsche, Gestaltung, Vorbereitung und Durchführung von Workshops und Veranstaltungen, Erstellung von Präsentationen für lokale und internationale Aktivitäten, Aktualisierung der Website und sozialen Medien in englischer und deutscher Sprache, Kooperation mit dem Projektmanagement-Team bei der Implementierung von Projektmanagement-Prozessen, Pflege und Weiterentwicklung der Netzwerke mit lokalen, staatlichen und internationalen Institutionen, Vertretung des Vereins bei Konferenzen, Seminaren und Projekten im In- und Ausland, Verbreitung der Projektergebnisse durch Entwicklung digitaler Inhalte und Nutzung sozialer Medien.

Office Management und zentrale Anlaufstelle für Gäste und Mitarbeiter*innen, Umsetzung administrativer und organisatorischer Aufgaben für die Geschäftsführung, u.a. Terminkoordination, Raumbuchungen und Unterstützung bei Gremienarbeit, Vorbereitende Arbeiten für Buchführung und DATEV, Systematisierung und Optimierung der Büroabläufe, ggf. Archivierung, Mitarbeit und Unterstützung bei interner Veranstaltungsplanung und -durchführung, Übernahme des Facility-Management durch Betreuung der Hausverwaltung und externen Dienstleister*innen, Unterstützung bei Personalmanagement durch Übernahme von Kommunikations-, Informations- und Organisationsaufgaben, Strukturiertes Akten- und Datenmanagement, Allgemeine Büroadministration und -bestellungen, Zusammenarbeit und Unterstützung des Teams bei allgemein anfallenden Aufgaben

Mitarbeit und Mitgestaltung in dem herausragenden Investitionsprojekt der Berliner Wasserbetriebe, Unterstützung des Projektleitungsteams bei diversen organisatorischen, fachlichen und verwaltungstechnischen Aufgaben, Vorbereitung, Planung und Begleitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Dokumentation von internen Projektbesprechungen durch selbständige Protokollführung und Nachverfolgung offener Punkte, Erstellung von Präsentationen und Projektunterlagen, Erstellung und Pflege von projektspezifischen Dokumenten, wie Besprechungskalender, Beteiligtenlisten, Organigrammen etc., Eigenständige Datenpflege und -ablage u.a. mithilfe des CDE-Tools zur Dokumentenverwaltung, Unterstützung der Projektleitung und des Projektteams bei der Nutzung des CDE-Tools

Büroorganisation und Buchhaltung: Officemanagement, Rechnungsbearbeitung, vorbereitende Buchhaltung (DATEV UO) und Unterstützung beim Jahresabschluss., Projekt- und Budgetmanagement: Verwaltung der Belegliste, Budgetplanung und Mitarbeit an Vergaberecht., Personalwesen (HR): Erstellung von Verträgen und Bescheinigungen, Administration des HR-Tools und technisches Onboarding.