Überwachung und Priorisierung von Aufträgen, Projekten und Prozessen, Vorbereitung von Angeboten, Berichten, Gutachten und sonstige Dokumente, Erstellung von Rechnungen, Verfolgung von Zahlungseingängen und Koordination des Mahnwesens, Erfolgskontrolle sowie das Controlling von Projekten, Kommunikation mit Kunden und Lieferanten, Beteiligung an der Prozessoptimierung im Fachbereich, bundesweit und bereichsübergreifend

Unterstützung des Projektteams in Leipzig/Markkleeberg und während der Veranstaltungen am jeweiligen Veranstaltungsort bei der Organisation, Koordination und Durchführung der Messen, Betreuung vorhandener interner und externer Stakeholder sowie unserer Aussteller, Akquise zur Gewinnung neuer Aussteller und Kooperationspartner (Unterstützung im Aufbau neuer Kundenbeziehungen), Pflege der Stammdaten sowie Auftragsbearbeitung in unserer Kunden-Veranstaltungs-Datenbank, Eigenständige Planung und Organisation von Teil-Projekten, Koordination von Meetings und Events, Erstellung von Präsentationen, Briefings und Entscheidungsvorlagen zur Konzeption und Weiterentwicklung neuer Messeschwerpunkte/-themen inklusive Recherchearbeiten sowie Marktanalysen, Allgemeine administrative Aufgaben sowie die Bearbeitung und Dokumentation der anfallenden Korrespondenz

Sicherstellung von reibungslosen administrativen und organisatorischen Abläufen, Unterstützung im Projektgeschehen, z.B. Dokumentenerstellung und -verwaltung, Vorbereitung von Terminen und Veranstaltungen, Bearbeitung, Systempflege und Archivierung von Projekt- und Vertragsdokumenten, Bearbeitung von eingehender Post, E-Mails und Telefonaten, Unterstützung der Projektteams und weitere Standorte in Süddeutschland im Tagesgeschäft, Enge und kollegiale Zusammenarbeit mit Assistent*innen an anderen Standorten

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, einschließlich Terminplanung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentenmanagement, Unterstützung im Rechnungswesen, z. B. bei der Rechnungserstellung, -prüfung und Kontenabstimmung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten im ERP-System, Erledigung der Korrespondenz und Kommunikation mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Unterstützung bei der Planung und Koordination von Projekten, Bearbeitung und Ablage von Verträgen und anderen wichtigen Unterlagen, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Registrierung und Organisation des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs, Selbstständige Bearbeitung von Telefon- und E-Mailanfragen, Empfang und Betreuung von Kooperationspartnern, Kunden und Gästen, Führung und Pflege von Kontaktdatenbanken und Verteilerlisten für Newsletter, Ausführung allgemeiner Organisations- und Sekretariatsaufgaben, Vor- und Nachbereitung von Tagungen, Erstellung von Analysen und Entscheidungsvorlagen, Ausarbeitung und Controlling verschiedenster Projekte, Unterstützung in der Klärung strategischer Fragen, Anstoßen und aktive Begleitung von Entwicklungsprozessen, Organisation von Terminen und Planung von Geschäftsreisen, Klärung und Betreuung von Personalfragen

Administrative Bearbeitung von Projektaufträgen (Vertragsprüfung, Neuanlage, Projekt-Controlling, Rechnungsstellung), Bearbeitung von Bewerbungen im Rahmen von öffentlichen Ausschreibungen (VgV), Pflege der Daten von Referenzprojekten, Kaufmännisches Feedback bei Honorarangeboten und Nachträgen, Klassische Aufgaben der Teamassistenz, Gestaltungsspielraum und methodische Weiterentwicklung

Zentrale Ansprechpartnerin / zentraler Ansprechpartner im Projektmanagement und aktive Unterstützung der Projektleiterinnen und Projektleiter in allen Projektphasen, Gemeinsame Erarbeitung des Projektantrags zusammen mit den Ideengebern aus allen Bereichen des Unternehmens und Klärung von Unklarheiten in Bezug auf die zu erreichenden Ziele und den Projektplan, Bündeln der aktuellen Statusberichte aller Projekte für den übergeordneten Projektausschuss, Unterstützung der operativ tätigen Projektleiterinnen und Projektleiter bei der Projektdokumentation, Vorantreiben der Entwicklung des Projektmanagements und der Tools und Methoden

Effiziente Koordination von Terminen und Pflege des Kalenders, Übernahme der Korrespondenz der Geschäftsführung und Austausch mit internen und externen Ansprechpartnern, Vorbereitung ansprechender Präsentationen für Meetings oder Veranstaltungen, Aktualisierung verschiedener Reports, Unterstützung bei der operativen Abwicklung interner Geschäftsvorgänge

Steuerung des Informationsflusses innerhalb der Stabsstelle und darüber hinaus, Postbearbeitung, Koordination der Termine, die die gesamte Stabsstelle betreffen, sowie der projektbezogenen Termine, Organisatorische und administrative Unterstützung der Leitung in Bezug auf Terminmanagement, Sitzungsvor- und -nachbereitung, Korrespondenz, Erstellung von Übersichten, Statistiken, Vortrags- und Präsentationsunterlagen, Pflege und Weiterentwicklung von digitalen und analogen Ablagesystemen und Aktenführung, Förderung der Zusammenarbeit und des Austausches auf Sekretariatsebene und Weiterentwicklung der Instrumente der Büroorganisation

Bewerbungsmanagement, Rechnungsbearbeitung, Erstellung von Buchungsbelegen, Bearbeitung von Unfallanzeigen, Verwaltung und Pflege von Datenbanken, Vertragsmanagement, Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Bearbeitung der Eingangspost der Abteilung, Unterstützung im Betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM), Betreuung und Anleitung von Auszubildenden und Praktikant:innen

Unterstützung bei der Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln, Koordination und Organisation von Projekten, Erstellung von Kommunikationsmaterialien, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit

Sicherstellung von reibungslosen administrativen und organisatorischen Abläufen, Bearbeitung von eingehender Post, E-Mails und Telefonaten, Übernahme der Büroorganisation, z.B. Bestellwesen, Vorbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen, Bearbeitung, Dokumentation und Archivierung von Projekt- und Vertragsdokumenten, Unterstützung des Projektteams und der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft

Durchführung allgemeiner Büroarbeiten, Bearbeitung administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben, Unterstützung der Führungskraft und des Teams im täglichen Geschäft, Sicherstellung reibungsloser interner und externer Kommunikation, Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten, Planung und Überwachung von Terminen, Unterstützung bei der Beantwortung von Anfragen, Koordination von Aufträgen, Organisation und Koordination von Terminen, Begleitung von Besprechungen und Workshops, Bewirtung von Gästen, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings (inkl. Protokollführung), Gelegentliche Vertretung der Assistenz der Geschäftsführung

Unterstützung des COOs in strategischen und operativen Themen, Koordination interner und externer Termine, Vorbereitung von Präsentationen (PowerPoint & Co.), Eigenständige Übernahme von Projektaufgaben auf nationaler und internationaler Ebene, Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Effiziente Ablageorganisation, Überwachung von Fristen und Prioritäten

Unterstützung des Verbandsteams in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Übernahme von Tätigkeiten im Rahmen der Verbandsorganisation, z. B. persönliche, schriftliche und digitale Kommunikation mit Ansprechpartnern, Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen, Eigenverantwortliche Terminplanung und Fristenkontrolle

Organisatorische Unterstützung des Präsidenten/der Vizepräsidenten, Koordination von Terminen, Meetings und Dienstreisen, Kommunikationsmanagement per E-Mail, Telefon und Post, Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (Präsentationen, Unterlagen, Protokolle), Unterstützung bei Event- und Veranstaltungsorganisation, Recherchen und Informationsaufbereitung, Allgemeines Officemanagement und Sachbearbeitungsaufgaben

Büroorganisation und Terminplanung, Raum- und Reisebuchung sowie Reisekostenabrechnung, Beschaffung von Büromaterialien, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache mit internen und externen Ansprechpersonen, Erstellung von Präsentationen, Erstellung von Bereichs- und Gremienunterlagen bzw. Anpassung bestehender Materialien auf Basis von Datenanalysen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Beiratssitzungen, Organisation von Bereichsmeetings, Produktvorstellungen und Workshops (physisch und digital), Impulse für den Bereich geben und bereichsübergreifende Themen koordinieren, Aktive Mitarbeit an Projekten und Protokollierung interner Sitzungen

Unterstützung der Niederlassungsleitung bei organisatorischen, administrativen und konzeptionellen Aufgaben, Erstellung und Vorbereitung von Reports, Statistiken, Dokumentationen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen, Unterstützung in den Einkäufen/im Bestellwesen und organisatorische Hilfe in der Arbeitssicherheit, Begleitung und Durchführung von Projektaufgaben/Vertriebsunterstützung sowie selbstständige Bewertung und Durchführung von Recherchetätigkeiten, Planung und Organisation interner, externer Meetings und Veranstaltungen, Erledigung von Reiseorganisation und -abrechnung sowie laufende Terminüberwachungen

Beratung von Kunden und Interessenten zu Dienstleistungen in Zusammenarbeit mit technischen Experten, Begleitung der Kunden vom ersten Kontakt bis zum abgeschlossenen Projekt und Pflege langfristiger Kundenbeziehungen, Planung und Koordination der zeitlichen Durchführung von Projekten in Zusammenarbeit mit IT-Security Consultants, Erstellung von Angeboten und Abwicklung von Auftragsbestätigungen im CRM/ERP-System, Kontinuierlicher Ausbau des technischen Wissens mit Unterstützung der Consultants

Auftragscontrolling in der Projektsteuerung wasserwirtschaftlicher Bauprojekte, Berichtserstellung und –pflege für die Kennzahlen des Unternehmensbereichs, kaufmännischer Abschluss der Bauvorhaben, Superuser-Tätigkeiten im SAP für das Projektteam, Administrative Tätigkeiten