Organisatorische Unterstützung des Präsidenten/der Vizepräsidenten, Koordination von Terminen, Meetings und Dienstreisen, Kommunikationsmanagement per E-Mail, Telefon und Post, Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (Präsentationen, Unterlagen, Protokolle), Unterstützung bei Event- und Veranstaltungsorganisation, Recherchen und Informationsaufbereitung, Allgemeines Officemanagement und Sachbearbeitungsaufgaben

Kaufmännische Tätigkeiten sowie allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben, Angebotsbearbeitung, Rechnungsprüfung, Rechnungserstellung, Mitwirkung an öffentlichen Vergabeverfahren, Erstellen des Berichtswesens, inkl. der Analyse von Entwicklungen, Kaufmännische Betreuung verschiedener öffentlicher Förder- und Forschungsprojekte, Korrespondenz mit Mitgliedern, Behörden und anderen Dienstleistern, Beratung von Mitgliedsunternehmen, insbesondere in Beitragsangelegenheiten

Büroorganisation und Terminplanung, Raum- und Reisebuchung sowie Reisekostenabrechnung, Beschaffung von Büromaterialien, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache mit internen und externen Ansprechpersonen, Erstellung von Präsentationen, Erstellung von Bereichs- und Gremienunterlagen bzw. Anpassung bestehender Materialien auf Basis von Datenanalysen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Beiratssitzungen, Organisation von Bereichsmeetings, Produktvorstellungen und Workshops (physisch und digital), Impulse für den Bereich geben und bereichsübergreifende Themen koordinieren, Aktive Mitarbeit an Projekten und Protokollierung interner Sitzungen

Unterstützung der Niederlassungsleitung bei organisatorischen, administrativen und konzeptionellen Aufgaben, Erstellung und Vorbereitung von Reports, Statistiken, Dokumentationen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen, Unterstützung in den Einkäufen/im Bestellwesen und organisatorische Hilfe in der Arbeitssicherheit, Begleitung und Durchführung von Projektaufgaben/Vertriebsunterstützung sowie selbstständige Bewertung und Durchführung von Recherchetätigkeiten, Planung und Organisation interner, externer Meetings und Veranstaltungen, Erledigung von Reiseorganisation und -abrechnung sowie laufende Terminüberwachungen

Terminkoordination für Führungskräfte und Mitarbeitende im Regionalzentrum Nordwest, Organisation von Besprechungen, Workshops, Seminaren und Veranstaltungen und Übernahme der Protokollführung, Empfangen und Betreuen unserer Besucher*innen, Eigenständige Verantwortung für die Beauftragung, Abrechnung und den Abschluss von verschiedenen Beschaffungsvorgängen und Servicedienstleistungen, z. B. für Büro- und Verbrauchsmaterial, Seminare oder IT-Hard- und Software, Unterstützung der Planung von Dienstreisen im In- und Ausland, Proaktive Stärkung des Teamgeistes und des Zusammenhaltes im Regionalzentrum

Beratung von Kunden und Interessenten zu Dienstleistungen in Zusammenarbeit mit technischen Experten, Begleitung der Kunden vom ersten Kontakt bis zum abgeschlossenen Projekt und Pflege langfristiger Kundenbeziehungen, Planung und Koordination der zeitlichen Durchführung von Projekten in Zusammenarbeit mit IT-Security Consultants, Erstellung von Angeboten und Abwicklung von Auftragsbestätigungen im CRM/ERP-System, Kontinuierlicher Ausbau des technischen Wissens mit Unterstützung der Consultants

Auftragscontrolling in der Projektsteuerung wasserwirtschaftlicher Bauprojekte, Berichtserstellung und –pflege für die Kennzahlen des Unternehmensbereichs, kaufmännischer Abschluss der Bauvorhaben, Superuser-Tätigkeiten im SAP für das Projektteam, Administrative Tätigkeiten

Recherche und Analyse von Daten und Informationen, Erstellung von Konzepten und Präsentationen, Proaktive Professionalisierung und Optimierung von Geschäftsabläufen und Prozessen, Planung von Terminen und Reisen, Organisation und ggf. Moderation von Besprechungen

Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, Interne und externe Kommunikation in Deutsch und Englisch, Buchung und Koordination komplexer Dienstreisen, Planung und Begleitung interner und externer Veranstaltungen, Koordination der termingerechten Veröffentlichung von Pressemitteilungen, Planung und Koordination von Terminen und Meetings, Erstellung und Bearbeitung von Berichten, Präsentationen und Reports, Sorgfältige Dokumentenverwaltung und Ablage, Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern, Unterstützung bei der Durchführung und Überwachung von Projekten

Unterstützung des Büromanagements und der Standortleitung, Verwaltung von Büromaterialien & -bestellungen, Allgemeine administrative Tätigkeiten, Nachverfolgung von Bestellungen & Aufträgen, Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Ablagesystemen, Reisemanagement, einschließlich Buchung von Flügen und Hotels, Überwachung und Verwaltung von Verträgen und Rechnungen, Durchführung von Recherchen und Bereitstellung von Informationen für die Standortleitung

Übernahme, selbstständige Planung und Koordination administrativer und organisatorischer Aufgaben für die Vorsitzende des Vorstandes, umfassende Gewährleistung des Informationsflusses zwischen Vorstand und den Geschäftsbereichsleitungen, Planung, Organisation und Nachbereitung von internen sowie externen Besprechungen und Veranstaltungen, Erstellung von Präsentations- und Informationsunterlagen für die Vorsitzende des Vorstandes, Erledigung der anfallenden Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon, Verwaltung), Durchführung der Reiseplanung und –abrechnung, Postmanagement für den Vorstandsbereich (u.a. revisionssicheres Erfassen der Korrespondenz), Unterstützung der Fachbereichsleitung des Vorstandsreferates bei der Organisation und Durchführung von Gremiensitzungen, Recherchearbeit und Pflege der Kontaktdaten für die Gremienarbeit

Als Assistenz übernehmen Sie die Büroorganisation und kümmern sich um die Terminplanung, Raum- und Reisebuchung sowie Reisekostenabrechnung und die Beschaffung von Büromaterialien., Sie korrespondieren in deutscher und englischer Sprache mit in- und externen Ansprechpersonen und fertigen in Eigenregie überzeugende Präsentationen an., Ebenso versiert erstellen Sie Bereichs- und Gremienunterlagen bzw. passen bestehende Materialien an – jeweils auf Basis der von Ihnen durchgeführten Datenanalysen., Zudem nehmen Sie die Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Beiratssitzungen in die Hand – dank Ihnen läuft hier vor allem aus administrativer Sicht alles in geregelten Bahnen., Genauso wie bei Bereichsmeetings, Produktvorstellungen und Workshops, die Sie sowohl in physischer als auch in digitaler Formorganisieren – von der Konzeption über die Veranstaltungsbegleitung bis hin zur Nachbereitung., Ferner geben Sie wichtige Impulse für den Bereich, kommunizieren diese klar und schlüssig an alle Beteiligten und koordinieren bereichsübergreifende Themen., Nicht zuletzt wirken Sie aktiv an vielschichtigen Projekten mit, setzen Teilaufgaben selbst um und protokollieren interne Sitzungen, u. a. von Gremien, Projektgruppen und Lenkungsausschüssen.

Unterstützung des Teams, v.a. der Projektingenieure im Tagesgeschäft, Entgegennahme von Telefonaten, Postverteilung und -versand sowie Brief- und Paketannahme, Sicherstellen reibungsloser Abläufe, Terminmanagement sowie Reiseplanung, Verwaltung der Besprechungsräume und der Firmenfahrzeuge, Unterstützung bei der Planung der Monteurseinsätze, Gästeempfang und -betreuung, Bestellung Bürobedarf, Kommunikation und Korrespondenz mit unseren Kunden und Geschäftspartnern

Unterstützung unserer Bauleiter im Tagesgeschäft (allgemeine Assistenz- und Sekretariatstätigkeiten), Terminkoordination und -überwachung sowie Vor- und Nachbereitung von Baubesprechungen, serviceorientierte und verbindliche Kommunikation mit unseren internen und externen Geschäftspartnern und Kunden, Sicherstellen eines reibungslosen Büroablaufs durch die effiziente Organisation von Prozessen und administrativen Tätigkeiten (Ablage, Wiedervorlage, etc.), Rechnungseingangsprüfung und Bearbeitung für den weiteren Verlauf

Unterstützung des Stiftungsdirektors durch die selbständige Koordination aller assistenzbezogenen Arbeiten wie Terminkoordination, Entgegennahme von Telefonaten, Post- und Mailbearbeitung, Erledigung von Schriftverkehr, Organisation von Dienstreisen, Erstellung von Sitzungsprotokollen, Koordination der Gremienarbeit sowie Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Beschaffung von Büromaterial, Mitarbeit bei Projekten und Sonderaufgaben

Unterstützung der Regionalleitung Süd-Ost mit organisatorischen und administrativen Aufgaben z.B. Postbearbeitung, Terminkoordination, Telefonkontakten und Mitwirken an der Korrespondenz, Ablage etc., Vor- und Nachbereitung von Reisen, Terminen und Meetings samt Organisation der Bewirtung und Unterbringung von Gästen, Organisation von Veranstaltungen, Reisekostenabrechnungen und Rechnungskontrollen, Aufbereitung von Besprechungsunterlagen, Präsentationen, Berichten und Anträgen, Protokollieren von Arbeitsgruppen und Konferenzen, Büromanagement für das Team

Literaturrecherche und -aufbereitung, Unterstützung bei wissenschaftlichen Projekten, Publikationen sowie Drittmittelanträgen, Datenerhebung, -analyse und –aufbereitung, Erstellung von Präsentationen und Handouts, Korrekturlesen und Formatierung von wissenschaftlichen Texten, Organisation von Veranstaltungen, Tagungen und Workshops, Pflege von Datenbanken und Webseiten, Erstellen von Protokollen und Berichten, Kommunikation mit Kooperationspartnern und Studierenden, Postannahme und Weiterleitung

Selbständige Verwaltung und Koordination administrativer Aufgaben, einschließlich Postbearbeitung, E-Mail-Management und Telefonkommunikation, Terminplanung, -organisation und -nachverfolgung für die Sektion, inklusive Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Eigenständige Recherche, Aufbereitung und Zusammenstellung von Informationen und Unterlagen für Entscheidungsprozesse, Erstellung von Auswertungen, Protokollen und Schriftverkehr sowie Datenpflege und -kontrolle, Organisation und Führung des digitalen Ablagesystems der Sektionsleitung, Unterstützung bei Projekten und allgemeine Assistenztätigkeiten für die Sektionsleitung

Allgemeine Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Erledigung von telefonischer, digitaler und schriftlicher Korrespondenz, Telefonannahme, Empfang von Besuchern und Warenannahme, Bearbeitung und Verwaltung der Ein- und Ausgangspost, Planung und Buchung von Dienstreisen, Übernahme des Bestellwesens für Büro- und Bewirtungsmaterial, Ansprechpartner*in für Fahrzeugreservierungen; Verwaltung des Fuhrparks, Verwaltung der Firmenwohnungen, Vertretung der Office-Managerin

Assistenz der Fachbereichsleitung und Sonderaufgaben, Terminorganisation für den ZFB 6, Erfassung der Rechnungen im eREB für den ZFB 6, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Büroorganisation, Schreibarbeiten, Aktenverwaltung und Registratur, Beschaffung von Präsenten bei Geburtstagen und Jubiläen, Vertretung der Vorzimmerdame des Leiters des Bereichs Zentrale Angelegenheiten und Servicebereich, Anlage von Sitzungsvorlagen im entsprechenden Programm