Büroorganisation und -verwaltung, Verwaltung von Personalakten und -daten, Dateneingabe und -verarbeitung, Bearbeitung von Kundenanliegen per E-Mail und Telefon, Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben, Vorbereitung von Besprechungen und Terminen, Beschaffung von Büromaterial und anderen Ressourcen, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten

Assistenz beim Management von Projekten in den Bereichen Integration, Jugendarbeit und politische Bildung, Research-Arbeit in verschiedenen wissenschaftlichen Bereichen, Erstellung akademischer Studien und Publikationen, Curricula-und Trainingsmaterialentwicklung in englischer Sprache und Übersetzung ins Deutsche, Gestaltung, Vorbereitung und Durchführung von Workshops und Veranstaltungen, Erstellung von Präsentationen für lokale und internationale Aktivitäten, Aktualisierung der Website und sozialen Medien in englischer und deutscher Sprache, Kooperation mit dem Projektmanagement-Team bei der Implementierung von Projektmanagement-Prozessen, Pflege und Weiterentwicklung der Netzwerke mit lokalen, staatlichen und internationalen Institutionen, Vertretung des Vereins bei Konferenzen, Seminaren und Projekten im In- und Ausland, Verbreitung der Projektergebnisse durch Entwicklung digitaler Inhalte und Nutzung sozialer Medien.

Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, Verwaltung von Terminen und allgemeines Kalendermanagement, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Unterstützung bei der Organisation von Projekten, Unterstützung im Onboarding von neuen Mitarbeitern, Allgemeine administrative Tätigkeiten

Unterstützung der Führungskraft bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten, Terminmanagement, Bearbeitung eingehender Post, Annahme von Telefonaten, Unterstützung bei der Bearbeitung von E-Mails, Wiedervorlage und aktive Verfolgung laufender Vorgänge und Arbeitsaufträge, Vorbereitung von Präsentationen und Vorlagen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Protokollen und Präsentationen zu Sitzungen, Unterstützung bei der Informationsrecherche und der Vor- und Nachbereitung von Entscheidungsvorlagen

Verwaltungstätigkeiten im Rahmen der Planung, Durchführung und Abwicklung von Maßnahmen, Korrespondenz mit Teilnehmer:innen, Teamer:innen, Kooperationspartner:innen und Seminarhäusern, EDV-Eingaben, Pflege und Verwaltung mit einer Seminardatenbank, Beteiligung an der Planung, Organisation, Ausschreibungen und Umsetzung von Maßnahmen, Pflege und Aktualisierung der Adressverteiler, Erfassung der schriftlichen Evaluationen der Maßnahmen, Unterstützung im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit auf der Homepage und bei Social Media, Assistenztätigkeiten zur Unterstützung einer Kollegin mit Einschränkung der Sehfähigkeit, Eingehende handschriftliche Unterlagen in die Datenbank eintragen, Vorlesetätigkeiten der nicht lesbaren Dokumente und Plausibilitätsprüfung von ausgehenden Dokumenten, Beratung interessierter Teilnehmer:innen und Erstellung von Bildungsurlaubsbescheinigungen

Unterstützung der Geschäftsführung im täglichen Geschäft, Entgegennahme von Anrufen, Bearbeitung der Korrespondenz, Materialverwaltung, Organisation und Koordination von Reisen, Besprechungen, Tagungen und Konferenzen, Erstellung und Bearbeitung von Texten und Präsentationen, Nachbearbeitung von Terminen, Betreuung bei Kundenbesuchen, Repräsentation der Organisation

Unterstützung der Geschäftsführung im täglichen Geschäft, Entgegennahme von Anrufen, Bearbeitung der Korrespondenz, Materialverwaltung, Organisation und Koordination von Reisen, Besprechungen, Tagungen und Konferenzen, Erstellung und Bearbeitung von Texten und Präsentationen, Nachbearbeitung von Terminen, Betreuung bei Kundenbesuchen, Repräsentation der Organisation

Dokumentenerstellung: Erstellen von Arbeitsverträgen, Vertrags­ergänzungen, Zwischen- und End­zeugnissen sowie Bescheinigungen für einen definierten Mitarbeiter­kreis., Ein- und Austrittsprozesse: Begleitung und organisatorische Abwicklung des reibungslosen Ein- und Austrittsprozesses., Administrative Unterstützung: Unterstützung des Personal­managements bei administrativen Tätigkeiten., Abteilungsübergreifende Mitarbeit: Mitarbeit bei abteilungs­übergreifenden Regel­terminen., Prozessverbesserung: Aktive Mitarbeit an der kontinuierlichen Verbesserung aller personal­administrativen Prozesse und eigen­ständige Betreuung von Personal­projekten., Schnittstellenmanagement: Management der Schnittstelle zur Entgelt­abrechnung., Berichte und Statistiken: Erstellung und Pflege personal­relevanter Berichte, Listen und Statistiken.

Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungstätigkeiten (Verwaltungsvorgänge, Datenerfassung, Archivierung, Koordination), Unterstützung bei allgemeinen Buchhaltungstätigkeiten inkl. (Prüfung, Digitalisierung, Vorkontierung, Beschaffung), Dienstreisemanagement: Planung und Organisation von Reisen, Koordination, Verwaltung von Reisedokumenten und Abrechnungen

Begleitung der Einkaufsprozesse und Übernahme administrativer Aufgaben, Bearbeitung von Rechnungen, Bestellungen und Reklamationen, Vorbereitung von Statistiken und Preisanalysen für Einkaufsentscheidungen, Abwicklung allgemeiner Sachbearbeitungsaufgaben innerhalb des Einkaufs, Unterstützung des Teams bei anfallenden Aufgaben und in organisatorischen Belangen

Office Management und zentrale Anlaufstelle für Gäste und Mitarbeiter*innen, Umsetzung administrativer und organisatorischer Aufgaben für die Geschäftsführung, u.a. Terminkoordination, Raumbuchungen und Unterstützung bei Gremienarbeit, Vorbereitende Arbeiten für Buchführung und DATEV, Systematisierung und Optimierung der Büroabläufe, ggf. Archivierung, Mitarbeit und Unterstützung bei interner Veranstaltungsplanung und -durchführung, Übernahme des Facility-Management durch Betreuung der Hausverwaltung und externen Dienstleister*innen, Unterstützung bei Personalmanagement durch Übernahme von Kommunikations-, Informations- und Organisationsaufgaben, Strukturiertes Akten- und Datenmanagement, Allgemeine Büroadministration und -bestellungen, Zusammenarbeit und Unterstützung des Teams bei allgemein anfallenden Aufgaben

Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Terminkoordination, On- und Offboarding von Mitarbeitenden, Reisebuchungen und -abrechnungen, Veranstaltungsmanagement durch Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Betreuung der Mitarbeitenden sowie Gäste, Erstellung von Präsentationen, Termin- und Einladungsmanagement sowie Korrektorat von Berichten und Entscheidungsvorlagen, Pflege des Projektcontrollings, einschließlich Projektplanung und -abrechnungen, Zusammenstellung von Projektvorlagen sowie Erstellung von Projekthandbüchern und Aufbereitung von Projektdokumentationen

Vorbereitung und Verwaltung von Unterlagen, Termin- und Meetingkoordination, Sortierung von Anfragen und E-Mail-Kommunikation, Datenadministration und Office-Management

Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen der Bereichsleitung, Vor- und Nachbereitung der wöchentlichen Projektbesprechungen, Protokollierung von To-Dos und Sicherstellung der Termintreue, Abwicklung von Bürgschaften und Zahlungen an Lieferanten, Überwachung der Skontoeinhaltung, Budgetierung aller Planstände je Projekt, Ermittlung von Rückstellungen für ausstehende Rechnungen, Einholung und Prüfung von Versicherungsangeboten, Prüfung und Kontierung von Rechnungen, Erstellung von Projektverträgen und Organisation der Abnahmen, Zusammenarbeit mit der Finanzierungsabteilung während der Realisierung, Einholung, Prüfung und Optimierung von Angeboten bzgl. Direktvermarktungen

Auftragssachbearbeitung, Koordination und Bearbeitung von Ausschreibungen, Terminüberwachung, Erarbeitung und Erstellung von Projektaufträgen, Erstellung von Angeboten, Verwaltung der Vertriebsmusterversands, Kundenbetreuung, Reklamationsmanagement, Vor- und Nachbereitung von Kunden- und Präsentationsterminen sowie Messen im In- und Ausland, Erledigung der Vertriebsadministration, Stammdatenpflege, Ablage und Archivierung, Mitarbeit an der Weiterentwicklung interner EDV-Programme, Unterstützung und Vertretung bei Projekten

Empfang und Betreuung von internationalen und nationalen Gästen, Terminorganisation und -verwaltung, Erstellung und Aktualisierung von Datensätzen, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie zentral eingehender E-Mails und Telefonate, Sicherstellung des Materialbestands

Bildung eines internen Center of Excellence für Administration, Kommunikation und Organisation, Bearbeitung von Mieter:innenanfragen, Buchung und Vorbereitung von Meetingräumen, Übernahme von Reisebuchungen, Steuerung von Dienstleistern, Unterstützung des Immo- und Verwalterteams bei Recherchen, Reportings und Stammdatenpflege

Allgemeine Büroarbeiten, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Adressverwaltung und Pflege im CRM-System und Mailings, Angebotseinholungen und Vergaben, Versand von Bestellungen und Infomaterial, Telefonservice

Steuerung des Vorstandssekretariats von Anne Reichmann und Roland Flaig, Koordination und Organisation von Terminen und Reisen, Führen von schriftlichen und mündlichen Korrespondenzen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gremien und Veranstaltungen, Durchführung von Recherchetätigkeiten, Erstellen von Entscheidungsvorlagen und Präsentationen, Organisation von Veranstaltungen, Professioneller Empfang von Gästen, Aktive Mitwirkung bei verschiedenen Aktionen

Unterstützung im Tagesgeschäft für das Team und die Projektleitung, Übernahme projektbezogener Aufgaben, wie Erstellung von Arbeitsplänen und Qualitätsprüfung von Vorlagen, Rechnungsprüfung und -freigabe, Verwaltung und Betreuung von Tools zur Dokumentenverwaltung und kollaborativen Arbeit, Organisation von Meetings und Veranstaltungen, inklusive Raumbuchungen und Bewirtung, Ansprechperson vor Ort für standortbezogene Belange (z.B. Parkplätze, Raumbuchungen, Catering, Konferenztechnik), Steuerung des Postdurchlaufs und der Ein- und Ausgangskorrespondenz