53 Part-Time Assistant Jobs

Büroorganisation, einschließlich Betreuung des Empfangsbereichs und Verwaltung der Poolwagen, Einkauf, Bestellung und Verwaltung von Büro- und Arbeitsmaterialien, Koordination und Überwachung von Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten, Überwachung der Umsetzung des Bürokonzepts, Schnittstelle zwischen internen Abteilungen, Kunden und Dienstleistern, Umsetzung von Maßnahmen im Bereich Erste Hilfe, Brandschutz und Bürosicherheit, Sicherstellung eines attraktiven Erscheinungsbildes der Büro- und Sozialräumlichkeiten, Allgemeine Sekretariatsaufgaben, einschließlich Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Reisemanagement, Planung und Organisation interner und externer Veranstaltungen

Koordination und Kommunikation: Terminabstimmungen und Unterstützung der Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen., Administrative Unterstützung: Unterstützung bei Beschaffungen und im Controlling., Organisation von Meetings und Veranstaltungen: Organisation von Meetings, Vorbereitung von Bewirtungen, Protokollführung und Verfolgung von Aufgaben und Terminen., Erstellung von Reports und Präsentationen: Unterstützung bei der Erstellung von Reports und Präsentationen sowie Durchführung von Rechercheaufgaben., Teamunterstützung und Wissensmanagement: Pflege der Intranetseiten und Sicherstellung eines stetigen Informationsflusses im Team.

Eigenverantwortliche Planung und Durchführung aller administrativen Tätigkeiten, Termin- und Reiseplanung, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Erledigung von Bestellungen, Bewirt schaftung der Haushalts- und Drittmittel, Erstellung von Zwischen- und Verwendungsnachweisen, Unterstützung in der Öffentlichkeitsarbeit, Erstellung von Präsentationsmaterialien, Administration von Forschungsprojekten

Begrüßung der Gäste und Entgegennahme von Telefonaten, Koordination und Verwaltung von Terminen, Vorbereitung von Besprechungen und Organisation interner Meetings, Sicherstellung der Büroausstattung und Bestellungen von Büromaterial, Prüfung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Firmenveranstaltungen und Teamevents, Pflege der Stammdaten und Dokumentenablage, Verwaltung der Meetingräume und interne Bewirtung bei Besprechungen

Organisation & Koordination administrativer Aufgaben, Gestaltung und Weiterentwicklung der Office-Kultur, Unterstützung im operativen Tagesgeschäft bei administrativen Aufgaben, Planung und Organisation des Officemanagements, Vorbereitung des monatlichen Onboardings für neue KollegInnen, Unterstützung des Marketingteams bei der Planung und Umsetzung von Messen, Koordination von internen und externen Terminen

Unterstützung der Bereichsleitung bei der Identifizierung und Analyse von Prozessoptimierungspotenzialen, Mitarbeit bei der Erstellung und Implementierung von Prozessverbesserungen, Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufes, Bearbeitung und Überwachung von Schriftverkehr, Organisation und Planung von Geschäftsreisen sowie Abrechnung der Reisekosten, Organisation, Aufbereitung und Strukturierung von Daten und Dokumenten, Leitung von internen Projekten, Erstellung von Präsentationen und Unterlagen, Zeiterfassung, Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten

Zentrale Anrufannahme, -vermittlung und -weiterleitung, Post- und Rechnungsbearbeitung, Vorbereitung von Konferenzräumen für Meetings, bei Bedarf Organisation von Catering, Führen und Pflege des Archivs, Aufbau und Verwaltung von Systemen zur Erfassung von Kontakten, Dateien und Mitarbeiterverzeichnissen, Repräsentation unseres Unternehmens nach außen, Begrüßung der Gäste, Beantwortung der Anfragen und Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen, Meldung von Betriebsstörungen an die entsprechende Person bzw. Abteilung, Organisatorische Tätigkeiten im Auftrag der Standortleiterin

Proaktive und vorausschauende Unterstützung der Bereichsleitungen in allen organisatorischen und administrativen Belangen, Organisation von tagesaktuellen Vorgängen, insbesondere auch stetige*r Ansprechpartner*in für die Teams, Telefonbetreuung, Terminkoordination und Kalenderführung für die Bereichsleitungen, Operative Aufgaben wie Postbearbeitung, Korrespondenz, Bestellung von Fachliteratur, Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings mit internen und externen Stakeholdern inkl. Protokollführung

Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben, Verfassen von Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Unterstützung beim Reisemanagement und der Anmeldung zu Kongressen, Führung des Terminkalenders des Abteilungsleiters, Planung und Organisation von Meetings und Veranstaltungen, Mitwirkung bei Verwaltungsaufgaben des Instituts

Planung und Organisation von Dienstreisen, Buchung von Reisemitteln, Reisekostenabrechnung, Personalsachbearbeitung im Bereich der Gehaltsabrechnung, Pflege der Stammdaten in SAP HCM, Melde- und Bescheinigungswesen, Fuhrparkmanagement

Büroorganisation, Personalmanagement und Recruiting, Koordinierung der externen Dienstleister (z.B. IT), Unterstützung des Controllings mit buchhalterischen Tätigkeiten, Reisemanagement, Betreuung der Gremiensitzungen, Koordinierung der eingehenden Kommunikation (Post, Telefon und E-Mail)

Unterstützung in allen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten (z. B. Terminkoordination, Vorbereitung von Besprechungen und Protokollführung, Veranstaltungs- oder Reiseplanung), Verwaltung und Organisation von Büromaterialien und -einrichtungen, Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit allen internen und externen Schnittstellen (insbesondere mit den MVV Konzern HR-Funktionen und dem Betriebsrat), Personaladministration (z. B. Verwaltung und Betreuung des gesamten Personals, Erstellung von Verträgen, Arbeitszeugnissen, Bescheinigungen, Kommunikation mit Behörden, etc.), Übernahme inhaltlicher (Sonder-) Aufgaben wie das Erstellen von Entscheidungsvorlagen oder Koordination von Projekten

Steuerung des Vorstandssekretariats von Anne Reichmann und Roland Flaig, Koordination und Organisation von Terminen und Reisen, Führen von schriftlicher und mündlicher Korrespondenz, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gremien und Veranstaltungen, Durchführung von Recherchetätigkeiten, Erstellen von Entscheidungsvorlagen und Präsentationen, Organisation von Veranstaltungen, Professioneller Empfang von Gästen, Aktive Mitwirkung bei verschiedenen Aktionen

Begleitung der Einkaufsprozesse und Übernahme administrativer Aufgaben, Bearbeitung von Rechnungen, Bestellungen und Reklamationen, Vorbereitung von Statistiken und Preisanalysen für Einkaufsentscheidungen, Abwicklung allgemeiner Sachbearbeitungsaufgaben innerhalb des Einkaufs, Unterstützung des Teams bei anfallenden Aufgaben und in organisatorischen Belangen

Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungstätigkeiten (Verwaltungsvorgänge, Datenerfassung, Archivierung, Koordination), Unterstützung bei allgemeinen Buchhaltungstätigkeiten inkl. (Prüfung, Digitalisierung, Vorkontierung, Beschaffung), Dienstreisemanagement: Planung und Organisation von Reisen, Koordination, Verwaltung von Reisedokumenten und Abrechnungen

Erstellung von Rechnungen und Mahnungen, Überwachung von Zahlungsein- und -ausgängen, Unterstützung bei Zahlungsläufen sowie Liquiditäts- und Inventurplanung, Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen, Unterstützung bei der Budget- und Wirtschaftsplanung, Bereitstellung von Daten für die Steuerberatung, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Pflege von Zeiterfassungsdaten, Vorbereitung der Lohnzahlungen, Unterstützung im Recruiting und in der Verwaltung von Personalakten, Allgemeine Büroorganisation, Dokumenten- und Vertragsverwaltung, Organisation von Meetings und Events

Erledigung von Sekretariatsarbeiten für das Geschäftsführungsbüro und die Fachbereiche

Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben im Büro der Universitätsleitung, Stellvertretung der Büroleitung, Unterstützung bei Büroorganisation und Koordination der Arbeitsabläufe der Büroleitung, Überwachung von Lehrdeputaten, Dienstreisemanagement des Rektors, Unterstützung bei den Repräsentationsaufgaben des Rektors, Mitarbeit bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Gremiensitzungen sowie bei der Umsetzung dort getroffener Beschlüsse, Erstansprechpartnerin oder -partner für Studierende und Dozierende in Prüfungsfragen, Prüfung von Unterlagen, Informationsweiterleitung, Fristenüberwachung in Prüfungsverfahren mit Kontrolle, Bearbeitung und Weiterleitung von Postein- und -ausgängen, Unterstützung in der Abwicklung von prüfungsrechtlichen Anfragen und Verfahren, Vorbereitung von Schriftsätzen an Gerichte und Bescheide einschließlich zugehöriger Dokumente und Aktenvermerke nebst erforderlicher Außenkorrespondenz

Verarbeitung und Buchung der Kreditoren inklusive Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen, Erstellen von Debitoren und interne Projektabrechnung in enger Abstimmung mit dem Sales-Team, Bindeglied zur externen Steuerkanzlei für die Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen, Mahnwesen, Bereitstellen verschiedener Kennzahlen für das Finanz- und Vertriebscontrolling, Pflege und Verwaltung der Kunden- und Lieferantenstammdaten, Unterstützung im Office Management als zentrale Schnittstelle zu allen Fachbereichen, Aktive Mitarbeit bei bereichsübergreifenden Projekten zur digitalen Transformation der administrativen Unternehmensstruktur

Allgemeine Büromanagement- und Sachbearbeitungsaufgaben, Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz, Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs, Terminkoordination, Organisatorische Tätigkeiten, Unterstützung bei relevanten administrativen Prozessen bei unseren Projekten, Pflege und Verwaltung von Datenbanken/ digitalen Tools, Fuhrparkmanagement (derzeit zwei Fahrzeuge), Feelgood-Management, Anwendung (und Verbesserung) des Qualitätsmanagementsystems