12 Assistant Jobs Remote

Einpflege neuer Website-Texte & Bilder, Pflege des Veranstaltungskalenders, Zuarbeit bei der Erstellung neuer Unterseiten, Vereinzeltes Texten kurzer Meldungen für den Blog, Pflege externer Veranstaltungskalender (z.B. rausgegangen.de)

Allgemeine Verwaltungs- und Organisationsaufgaben sowie Termin- und Reiseplanung, Aktualisierung und Pflege des Dokumentenverwaltungssystems, Bearbeitung von vertraulichen Informationen und Dokumenten, Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung bei verschiedenen Projekten z.B. Veranstaltungen, Tagungen

Unterstützung internationaler Forschender bei der Wohnungs- und Unterkunftssuche, Beratung und Begleitung bei administrativen Prozessen (Behördengänge, Visa und Aufenthaltserlaubnis, Anmeldung, Bankkontoeröffnung etc.), Unterstützung beim Onboarding-Prozess und bei der Integration, Zusammenarbeit mit Personalabteilung und Teamassistenzen der Forschungsgruppen, Kommunikation mit Behörden, Vermietern etc., Aktualisierung der Informationen zu lokalen Gegebenheiten, Versicherungen und anderen relevanten Themen, Organisation und Durchführung von Willkommensveranstaltungen und Informationsmeetings, Pflege von Datenbanken und Dokumentation der Relocation-Prozesse

Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten wie der Vorbereitung von Dokumenten, Dateneingabe und der Organisation von Unterlagen., Mithilfe im Bewerbungsprozess durch das Schalten von Stellenanzeigen, Koordination von Bewerbungsgesprächen und Kommunikation mit Kandidat*innen., Mitwirkung im Einkauf durch Pflege von Bestellungen, Beständen und Rechnungen., Kommunikation mit Lieferanten und Unterstützung bei der Angebotseinholung., Organisation von Meetings und Events, einschließlich der Vorbereitung von Materialien und Abstimmung von Terminen., Pflege und Aktualisierung interner Datenbanken und Systeme., Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung von personalbezogenen Richtlinien, Vorlagen und Dokumentationen.

Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Organisation und Teilnahme von In-house-Schulungen und Abteilungsevents, Vorbereitung von Vorträgen und Präsentationen, Mitwirkung bei der Überwachung der Umsetzung der Vorgaben der Geschäftsführung, Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Kontrolle der angegliederten Gruppen, Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen sowie Steuer- und Überwachungsinstrumenten, Kontrolle der Fristen und Koordination der internen Abläufe, Recherche und Zuarbeit zu projektspezifischen bzw. fachlichen Fragestellungen, Unterstützung der Projektentwicklungsteams, Erarbeitung von Lösungsvorschlägen für Herausforderungen in der Planung von Vorhaben zur Nutzung regenerativer Energien

Erster Ansprechpartner für Besucher:innen und Mitarbeitende, Organisatorische Aufgaben wie Verwaltung von Büromaterial und Catering, Unterstützung des CTO bei Assistenzaufgaben wie Kontaktmanagement und Terminplanung, Administrative Unterstützung des HR-Teams in Augsburg, Mitarbeit an Projekten zur Optimierung interner Prozesse

Unterstützung bei der Weiterentwicklung des Getränkesortiments, Verantwortung für die systemische Ein- und Auslistung von Artikeln, Konzeption des Aktionsmarketings und Begleitung der operativen Umsetzung, Recherche zu neuen Marken & Trends zur Erweiterung des Sortiments, Vor- und Nachbereitung von Gesprächen, Lieferantenverhandlungen und internen Meetings

Unterstützen Sie operativ bei der Weiterentwicklung des Frischesortimentes der Alnatura Super Natur Märkte, Übernehmen Sie Verantwortung für die systemische Ein- und Auslistung von Artikeln, sowie für die Abbildung von Artikelveränderungen, Konzipieren Sie das Aktionsmarketing innerhalb der vorgegeben Marketingstrategie und begleiten Sie die Umsetzung, Übernehmen Sie die Vor- und Nachbereitung von Gesprächen, Verhandlungen und internen Meetings und koordinieren Sie Termine

Unterstützung der Bereichsleitung "Technology Transfer" im Projekt- und Tagesgeschäft, z.B. Terminkoordination mit internen und externen Stakeholdern, Erstellung von Präsentationen, Berichten, Analysen und Recherchen, Planung, Koordination und Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen sowie Geschäftsreisen für die Bereichsleitung, Selbstständige und zuverlässige Erledigung anfallender organisatorischer sowie administrativer Aufgaben, z.B. Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen, Dokumenten- und Informationsmanagement, z.B. Archivierung und Wiedervorlage

Koordination und Organisation des On- und Offboarding-Prozesses, Unterstützung im Bereich Vertragsmanagement und Personaladministration, Pflege der personalrelevanten Daten in der HR-Software Personio, Regelmäßige Pflege der internen Wiki-Datenbank mit arbeitsrechtlichen Gesetzesänderungen, Mitwirkung an verschiedenen HR-Projekten, Unterstützung in der Digitalisierung im HR-Bereich

Unterstützung der Geschäftsführung durch administrative, kommunikative und organisatorische Tätigkeiten, Fungieren als Kommunikationsschnittstelle zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Stakeholdern, Recherchen und inhaltliches Aufbereiten von technischen und kaufmännischen Sachverhalten, Vorbereitung von Entscheidungen/Weisungen/Beschlüssen der Geschäftsführung, Zentrale Schnittstelle zwischen operativem Geschäft und externer Personalabteilung, Übernahme von Aufgaben im Bereich Personal, z.B. On-boarding neuer Kollegen, Vor- und Nachbereiten von Terminen und Besprechungen, Eigenständige Bearbeitung bereichsübergreifender Aufgaben und Projekte, Erarbeiten von Ansprachen und Präsentationsunterlagen für die Geschäftsführung, Erstellung und Pflege von Statistiken und Präsentationen, Planung und Koordination von Terminen und Feierlichkeiten

Erledigung von Verwaltungs-, Organisations- und Kommunikationsaufgaben sowie Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Sprachmittlung, Übersetzungen und Protokollführung von Meetings in Deutsch oder Englisch, Unterstützung bei Recruiting und Onboarding neuer Mitarbeiter in den Forschungsgruppen, Organisation von Kolloquien und Gastwissenschaftler Aufenthalten, Organisation wissenschaftlicher Meetings und Vorträge, einschließlich Budgetplanung, Pflege von Datenbanken mit wissenschaftlichen Leistungsdaten, Planung und Organisation von Reisen der Forschenden, sowie Terminmanagement, Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten, Mitarbeit bei der Optimierung von Prozessen

Organisatorische und administrative Unterstützung der technischen Abteilung im Bereich Wohnungsverwaltung, Erstellung und Aufbereitung von Projektunterlagen und Präsentationen, Terminmanagement und Organisation sämtlicher Datenbanken, Postbearbeitung und digital Archivierung von Dokumenten, Selbständige Erstellung von Antwortschreiben, sicherer Umgang mit Excel-Tabellen, Mitarbeit in der Angebotserstellung und eigenständige Rechnungsverfolgung

Die Führung des Sekretariats und die Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, Die Unterstützung bei der Vorbereitung und die Protokollierung der monatlichen Leitungssitzungen, Arbeiten zur Zusammenstellung von Berichten, Die Kontrolle von Datenbankinhalten und Erstellung von Statistiken, Das Bearbeiten von Texten im Berichtswesen des Instituts und im Bereich des Webauftritts des Instituts, Die Mitwirkung bei der Organisation von Gremiensitzungen und (kleinerer) wissenschaftlicher Veranstaltungen, Die administrative Unterstützung im Bereich wissenschaftlicher Gäste am Institut

Verantwortung für Gestaltung, Formulierung, Prüfung und Schaltung von Stellenausschreibungen, unter Beachtung gesetzlicher wie interner Vorgaben und den besonderen Gepflogenheiten in den Bereichen Wissenschaft, Forschungssupport und Verwaltung, Erfassung, Screening und Bearbeitung eingegangener Bewerbungen (u.a. notwendige Eingangsprüfungen, Zuordnung von geeigneten Assessoren, ggf. Nachforderung von Unterlagen, etc.), Kommunikation mit Bewerber:innen in englischer und deutscher Sprache (u.a. Erstkontakt, Beantwortung von Anfragen, Verfassen von Zu- und Absagen), Kommunikation mit Behörden (z.B. Vorschläge der Arbeitsagentur, Meldung an Arbeitsagentur), Bearbeitung der im Vorfeld der Vertragserstellung notwendigen Schritte (u.a. Sanktionslistenprüfung, Koordination von Einstellungsaufträgen und Tätigkeitsdarstellungen mit den jeweiligen Bedarfsträger:innen, Anforderungen weiterer Unterlagen, Übergabe an die Personalabteilung), Aktive Mitwirkung bei der Gestaltung und abteilungsübergreifend strategischen Weiterentwicklung des Bewerbungsprozesses, Dokumentation der jeweiligen Prozesse / Arbeitsvorgänge, Vorbereitung von Bewerbungsgesprächen, Moderation der Gespräche, Beratung bei der Personalauswahl, Ordnungsgemäße Dokumentation der Gespräche und Entscheidungen

Erstellung der Protokolle der Teammeetings, Unterstützung der Projektkoordination und Projektleitung bei allgemeinen und projekt-spezifisch-administrativen Aufgaben, Literaturbeschaffung, Recherchen, Erstellen und Bearbeiten von Tabellen und Textdokumenten, Enge Zusammenarbeit mit den Projektmitarbeiter*innen aller Konsortialpartner, Unterstützung bei der Organisation der Abschlusskonferenz

Sicherstellung eines einladenden und professionellen Empfangsbereichs, Verantwortung für eine angenehme Welcome- und Feelgood-Atmosphäre, Freundlicher und kompetenter Erstkontakt für Gäste und Besucher, Koordination und Betreuung von Meetings, Terminen und Besuchern, Effiziente und fehlerfreie Bearbeitung von Rechnungen, Verantwortung für das Post- und Paketmanagement, Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Abläufen, Verwaltung und Bestellung von Verbrauchsmaterialien und Bürobedarf, Sicherstellung der Einsatzbereitschaft von IT-Zubehör und Büroressourcen, Qualitätskontrolle sowie proaktive Optimierung interner Abläufe, Planung und Betreuung von internen und externen Veranstaltungen, Organisation von Media Setups für Meetings und Präsentationen, Koordination des Caterings für Events und Meetings

selbstständige Organisation der Büro- und Verwaltungstätigkeiten in den beiden Abteilungen, Verwaltung der Haushalts- und Drittmittel in SAP, Vorbereitung und Bearbeitung von Personalangelegenheiten, Bearbeitung und Vorbereitung von Vertragsangelegenheiten, administrative Betreuung der Finanzmittel, Organisation und Betreuung von Veranstaltungen und Abrechnung der Reisekosten, Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungen und Bestellungen, eigenständige Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Schnittstelle zwischen Universitätsverwaltung und Abteilungen

Selbstständige Büroorganisation, Terminkoordination und Verwaltung von Terminen der Abteilung, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung im In- und Ausland, Planung, Organisation und Protokollierung von Sitzungen und Veranstaltungen, Organisatorische Zuarbeit zu Lehrveranstaltungen, Kommunikation und Korrespondenz mit Kooperationspartnern, Unterstützung bei der Erstellung und Formatierung von Präsentationen, Korrekturlesen von Publikationen in deutscher und englischer Sprache, Mithilfe beim Aufbau eines Netzwerks bzw. Maßnahmen zur Rekrutierung von Probanden*innen für wissenschaftliche Studien, Entwicklung, Erprobung und Betreuung von lokalen, überregionalen und digitalen Maßnahmen zur Rekrutierung von Teilnehmer*innnen für wissenschaftliche Studien