Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen, Konferenzen und Lehrveranstaltungen der Abteilung, Vorbereitung von Beschaffungen, Auftragsvergaben, Werk- oder Dienstleistungsverträgen der Gruppen und Beschaffung von Literatur, Betreuung der Reiseangelegenheiten der Wissenschaftler*innen und der internationalen Gäste, Pflege der Forschungsdokumentation mittels WZB-interner Datenbanken, Betreuung der Website der Gruppen, Bearbeitung von Berichten, Gutachten und Manuskripten auf Englisch, Deutsch (Korrekturarbeiten, Index, Fußnoten, Layout), selbstständiges Verfassen von Briefen und E-Mails nach Stichworten in Englisch, Deutsch und ggf. einer weiteren Fremdsprache, Erledigung der Post, allgemeine Sekretariatsaufgaben und andere administrative Angelegenheiten, Umgang mit digitalen Verwaltungssystemen

Organisation und Mitarbeit bei der Durchführung von Präsenz-Veranstaltungen, Unterstützung bei der Vorbereitung und Betreuung digitaler Veranstaltungen und Projektmeetings, Drittdienstleister-Management: Recherche, Angebotseinholung, Beauftragung, Koordination und Briefing, Rechnungsprüfung, Teilnehmenden-Management (mit Online-Anmeldesystem), Erstellen der Anmeldemaske, Verwalten von Anmeldungen, Führen von Hotel- und Teilnehmendenlisten, Kommunikation und Versand von Mailings (über Mailingtools), Recherche und Pflege von Verteilern, Erstellung von Texten & Veranstaltungsdokumenten, Unterstützung bei der Verwaltung von Projekten, Webseitenpflege (CMS Wordpress), Zuarbeit für Social Media (Facebook, Instagram)

Zuarbeit bei der Erstellung und Prüfung von Beleglisten, Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten im Zuwendungs- und Leistungsteam: Verwaltung und Pflege von Excel-Tabellen, Rechnungsdokumentation und Ablage, Recherchen zu Fragestellungen im Bereich Fördermittel und Projektverwaltung, Mitarbeit bei der Aufbereitung und Dokumentation von projektbezogenen Daten, Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von internen Prozessänderungen und Audits, Pflege und Aktualisierung von projektbezogenen Webseiten und Datenbanken, Unterstützung bei täglich anfallenden Aufgaben des Projektteams

Unterstützung und Management des kaufmännischen Bereichs der Bauabteilung, Aktive Einbindung in den Ausschreibungsprozess, Vergleich von Angeboten, Vergabe von Aufträgen und enge Zusammenarbeit mit den Technikern, Kaufmännische Rechnungsprüfung und Zuarbeit für die Abrechnung umgesetzter Maßnahmen (gem. HOAI), Verfolgung von Ansprüchen bei Mängeln und Gewährleistungen und Mitwirkung bei der Analyse von Optimierungspotentialen im technischen Objektmanagement, Regelmäßiger Austausch mit Auftraggebern, Handwerkern, Lieferanten, Ämtern und Hausmeistern, Mietern sowie hausinternen Property Manager:innen, Unterstützung des Leiters der Bauabteilung sowie der technischen Projektmanager bei übergreifenden und organisatorischen Themen, Implementierung relevanter gesetzlicher Änderungen als Projekt in die Organisation

Coordination and organization of internal/external meetings, company events, and events, Responsibility for travel management (planning and booking), Ensuring efficient time planning through professional calendar and time management, Creation of presentations as well as carrying out research and analyses for decision-making, Pro-active stakeholder management to prioritize important topics and meetings

Sekretariatsaufgaben und Zuarbeiten für die Geschäftsführung, Büroorganisation und interne Kommunikation, allgemeine Verwaltung und Sachbearbeitung, Personalsachbearbeitung, Datenpflege und Erstellen von Statistiken

Personalführung: Einarbeitung, Begleitung und Coaching, Führen von Personalgesprächen, Projektorganisation: Büroorganisation, Zusammenarbeit mit Ämtern, Behörden und Kooperationspartnern, Organisation von Zusatzangeboten, Konzeptionelle Weiterentwicklung des Mobilitätshilfedienstes, Auseinandersetzung mit den arbeitsmarktpolitischen Programmen

Management des Arbeitsalltags und Sicherstellung des Wohlfühlfaktors, Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Sicherstellung des Bürobetriebs (Snacks, Büromaterial, Ordnung), Ansprechpartner*in für Facility Management und externe Dienstleister, Organisation von Teamevents, Mitarbeit bei Sonderprojekten, Beitrag zur Kultur- und Teamentwicklung

Selbständiges Arbeiten in den Bereichen Veranstaltungsmanagement und -logistik sowie selbständige Organisation von eigenen und externen Veranstaltungen, in digitaler Form oder in Präsenz, inklusive Kontaktpflege., Selbständige Erledigung von Verwaltung und Dokumentation der zentralen Vertragsablage für den Bereich Veranstaltungen., Zuarbeit für Vorstand und Fachpersonal., Unterstützung der Kolleg:innen der Einheiten Forschung & Beratung, Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit sowie Engagement und Partnerschaften im Bereich Veranstaltungsplanung, umsetzung und -veröffentlichung

Betreuung von Netzwerkprojekten (Teilnehmendenmanagement, Mitbewertung von Projektanträgen, Vorbereitung & Nachbereitung von Rechnungen, Erstellung von Online-Umfragen, Reisekostenabrechnungen), Planung und Durchführung von Offline Veranstaltungen (Sommerfest in Berlin, große Veranstaltungen zum Thema "Polarisierung entgegentreten, Zusammenhalt stärken, Visionen entwickeln"), Erstellung von Präsentationen und Recherchen, Community-Building (Pflege von Kontakten, Vernetzung und Einbindung von Mitgliedern), (Technischer) Unterstützung bei Online-Veranstaltungen und anderen digitalen Formaten

Unterstützung bei der Durchführung des Forschungsprojektes, Erstellung und Durchführung von qualitativen und/oder quantitativen Erhebungen, Analyse von qualitativen und/oder quantitativen Daten, Erstellen von Berichten und Publikationen, Präsentation des Projektes/ der Projektergebnisse auf div. Veranstaltungsformaten

Durchführung und Unterstützung aller administrativer Vorgänge des BCRT-Office Managements, Anlaufstelle für administrative Fragen der Mitarbeiter*innen des Centrums, Unterstützung der Zentrumsleitung im operativen Bereich, Kontrolle und Aufbereitung von Dokumenten sowie Erstellung von Präsentationen und Tisch- bzw. Beschlussvorlagen, Erledigung von Korrespondenzen in Deutsch & Englisch, Zentrale Schnittstelle für das Office-Management Team, Verwaltung von Posteingang und –ausgang, Büromaterialbeschaffung und -verwaltung, Adressenverwaltung / Kontaktdatenbankpflege/ Archivierung & Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen/Erstellung von Besprechungsprotokollen

Projekt-Controlling & Koordination der Projekte, Profilbestimmende Leistungsangebote koordinieren und steuern, Steuerung der Öffentlichkeitsarbeit und der Gremienarbeit, Vernetzung, Koordination Mitfrauenbeteiligung und Ehrenamtstätigkeit, Analyse gesellschaftlicher Tendenzen und Fachinformationen aneignen und distribuieren, um das Angebot des Projektes anzupassen, Personalmanagement und Organisationsentwicklung, Personalführung und -entwicklung, Mitarbeitergespräche, Arbeitssicherheit, Weiterentwicklung vom Netzwerk unter Kenntnisnahme der frauen- und behindertenpolitischen Lage, Finanz-Controlling, Projektanträge und Abschluss-/Tätigkeitsberichte begleiten, Verhandlungen mit Fördermittelgebern, Vertragsverhandlungen nach Abstimmung mit Vorstand und in Vertretung des Vorstands/Vereins, Netzwerk- und Lobbyarbeit, strategische Positionierung

Vermittlung und Auftragsabwicklung von Dolmetscheinsätzen, Kommunikation mit Kund*innen und Dolmetschenden, Dokumentation und Datenpflege von Dolmetscher*innen-, Kund*innen- und Einsatzdaten mit Hilfe einer Fachsoftware, Administrative Aufgaben und allgemeine Bürotätigkeiten

Unterstützung bei der administrativen Bearbeitung von Projekten, Koordination und Organisation von Meetings und Veranstaltungen, Erstellung von Berichten und Dokumentationen, Mitwirkung in interdisziplinären Teams, Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern

Büroorganisation, Zahlungen / Belege buchen, Gruppenverwaltung / Anmeldelisten, Vertragsvorbereitung (Raumnutzungen, Ehrenamtliche), Bestellungen / Einkäufe, Datenbanken pflegen

Unterstützung bei Forschungsprojekten, inkl. Literatur- und Themenrecherchen oder Datenauswertung, Unterstützung bei der Konzeption und Durchführung von Diskussionsveranstaltungen, Unterstützung bei Kommunikationsprodukten wie Social Media Posts, Website, Newsletter oder Podcasts durch Themenrecherche, dem eigenständigen Verfassen von Texten oder der technischen Umsetzung der Produkte, Unterstützung bei administrativen Aufgaben wie Kommunikation mit externen Dienstleister tinnen, Pflege von Datenbanken und Wissensmanagement, IT

unterstützende Bürotätigkeiten, Veranstaltungsvor- und -nachbereitung, Veranstaltungsbetreuung, Datenpflege

Organisation und Bearbeitung klassischer Assistenz- bzw. Sekretariatsaufgaben, Unterstützung der Kolleg*innen (insbesondere der Leitung des Büros) in organisatorischen Fragen, z.B. bzgl. der Koordination von Terminen, Vorbereitung von Veranstaltungen, Tagungen, Sitzungen etc., Planung von Dienstreisen etc., Recherchen und Erstellen von Präsentationen, Erledigung von Korrespondenz, Gratulations- und Kondolenzschreiben etc.

die Führung, Koordination und Weiterentwicklung des Teams (derzeit 2 Mitarbeitend), inklusive Aufgabenverteilung, Ergebniskontrolle und Sicherstellung effizienter Arbeitsabläufe, die Analyse bestehender Prozesse in Ihrem Verantwortungsbereich und Implementierung von Verbesserungen zur Effizienzsteigerung, die Übernahme der Verantwortung als zentrale Ansprechperson für die Geschäftsführung und die verschiedenen Fachbereiche des Unternehme sind alles Officemanagement- und Assistenzangelegenheiten., die Unterstützung des Teams bei alltäglichen Aufgaben, wie Korrespondenz, Postbearbeitung und Terminkoordination, die digitalgestützte Überwachung und Verwaltung von Verträgen (Leasing, Versicherungen, Strom etc.) und Durchführung von Preisvergleichen, die Zusammenarbeit mit dem Fuhrparkverantwortlichen bei der Verwaltung unserer ca. 10 Fahrzeuge umfassenden Fahrzeugflotte, Koordination und Bearbeitung von Schadensfällen sowie Steuerung externer Dienstleister wie Versicherungsmakler etc., die Unterstützung bei der Planung von Dienstreisen und firmeninternen Veranstaltungen, die enge Zusammenarbeit mit dem Qualitätsmanagement des Unternehmens im Rahmen der Erfassung von Arbeitsprozessen in Ihrem Verantwortungsbereich