Erstellen, Versenden und strukturiertes Abfragen von Fragebögen zur Bedarfsanalyse, Übertragen der erhaltenen Daten in Tabellenstrukturen und graphische Darstellung, Ausführung organisatorischer Arbeiten zur Vor- und Nachbereitung von Workshops und Tagungen zum Thema Dentale Traumatologie, Koordination interner Bestellvorgänge für Workshops und Kongresse (Materialien, Catering), Arbeitsplatzvorbereitung (Auf- und Abbau Settings für Demo-Videos), Durchführung von Fotostrecken nach vorgegebenem Skript, Pflegen der analogen und digitalen Projektunterlagen am Standort Erlangen, Regelmäßige Rückmeldung an und Interaktion mit administrativer Leitung an der OTH Regensburg

Verwaltung und Pflege von Projektdaten und -unterlagen, Koordination der Gewährleistungsphase und Bearbeitung von Anfragen & Angeboten sowie Rechnungskontrolle, Verfolgung der Mangelabarbeitung und Dokumentation, Kontrolle der Dokumentationsunterlagen nach Bauende und Übergabe an den Kundendienst, Protokollführung bei internen Meetings, Unterstützend für allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten

Unterstützung im Projektmanagement, Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten, Aufgabenbezogene Kommunikation mit internen und externen Forschungspartnern, Unterstützung bei Projekt- und Prozessdokumentationen, SAP-Kontenführung, Budgetierung und Unterstützung im Projektcontrolling, Erstellung von Beleglisten, Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen

Bearbeitung/Verteilung und Zuordnung von Fax- und (digitalen) Post-Eingängen, Administration des Anrufbeantworters, Bearbeitung von Auskunftsersuchen der Sozialversicherungsträger, Prüfung sowie Korrektur von Mitgliedschaften sowie fehlerhaften Dateneingängen, Zu- und Nacharbeiten sowie Erfassungstätigkeiten, Ablage und Archivierung sämtlicher Unterlagen und Dokumente für den Geschäftsbereich

Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen, Konferenzen und Lehrveranstaltungen der Abteilung, Vorbereitung von Beschaffungen, Auftragsvergaben, Werk- oder Dienstleistungsverträgen der Gruppen und Beschaffung von Literatur, Betreuung der Reiseangelegenheiten der Wissenschaftler*innen und der internationalen Gäste, Pflege der Forschungsdokumentation mittels WZB-interner Datenbanken, Betreuung der Website der Gruppen, Bearbeitung von Berichten, Gutachten und Manuskripten auf Englisch, Deutsch (Korrekturarbeiten, Index, Fußnoten, Layout), selbstständiges Verfassen von Briefen und E-Mails nach Stichworten in Englisch, Deutsch und ggf. einer weiteren Fremdsprache, Erledigung der Post, allgemeine Sekretariatsaufgaben und andere administrative Angelegenheiten, Umgang mit digitalen Verwaltungssystemen

Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams im Tagesgeschäft, Selbstständige Organisation des Geschäftsführungssekretariats: Durchführung und Koordination organisatorischer und administrativer Abläufe einschließlich der Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie übriger Kommunikationskanäle., Planung und Koordination von Terminen sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen, Bestellabwicklung im SAP-System für die Gesellschaft, speziell im Zusammenhang mit dem Anlagenbetrieb von Bioerdgasanlagen in Deutschland (BANF-Prozesse), Unterstützung des Portfoliomanagements und kfm. Bereichs nach Absprache, Übernahme von sachbearbeitenden, z.T. auch projektorientierten, Aufgaben, Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs bei der IT-Planung/ IT-Organisation durch Begleitung aller diesbezüglichen Themen, die durch Software oder konzernbedingte Umstellungen erforderlich sind sowie Betreuung der Schnittstellen zu IT-Dienstleistern. Strukturierung und Berechtigungsmanagement für die verschiedenen Sharepoints der Gesellschaft (Führung und Weiterentwicklung der Ablagesystematik), Administrative Unterstützung bei DSGVO-Prozessen nach Absprache mit den verantwortlichen Bereichen

Sicherstellung der Erreichbarkeit des Vorstandes, Entgegennahme von internen und externen Telefonaten, Terminkoordination und –organisation für den Vorstand, Sitzungen und Veranstaltungen vor- und nachbereiten, organisieren und betreuen, Protokolle erstellen, Vorbereitung von Jubiläen und Verabschiedungen, Digitale Verwaltung von Besprechungsräumen und der Fahrzeuge, Verteilung der schriftlichen und digitalen Eingangspost, Büroorganisation

Ablage, Postbearbeitung, telefonische Erreichbarkeit und reibungsloser Büroalltag., Vorbereitung von Gesellschafterversammlungen und interne Meetings., Verwaltung von Büromaterialien und Unterstützung bei administrativen Verträgen., Koordination von Terminen und effiziente Reiseplanung der Geschäftsführung., Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen und Unterlagen für interne und externe Zwecke., Zentrale Ansprechperson zwischen dem GPP-Team und anderen Abteilungen von Green Planet Energy., Hilfe bei internen und externen Projekten im Bereich Marketing & Unternehmenskommunikation., Überwachung monatlicher Abrechnungen, Prüfung von Rechnungen und Unterstützung der kaufmännischen Betriebsführung., Bearbeitung verschiedener Aufgaben im Bereich Anlegerverwaltung und Betreuung.

finanzielle und förderrechtliche Projektabwicklung des Projektes Praxis- und Leitstelle (SPuK), Umsetzung von Fördervorgaben und Unterstützung der Projektpartner bei deren Anwendung, Verwaltung und Abrechnung mit Projektpartnern und Fördergebern, finanzielle Prüfung und Dokumentation der Projektumsetzung, Controlling von Projektfinanzen und Teilnehmenden-Daten, Vorbereitung von Verwendungsnachweisen, Mittelabrufe und Mittel-Weiterleitung, Unterstützung bei der Vorbereitung eines Fachtags

Eigenständige Betreuung einzelner neuer Projekte und Produkte, Erstellung und Pflege von Spezifikationen und Fact Sheets zur Unterstützung unseres Sales Teams, Mitgestaltung und Prüfung neuer und bestehender Verpackungen, Markt-Recherche und Mitbewerber-Analysen, Vorbereitung von Produktmustern für Shootings / Retail, Planung und Vorbereitung von Verkostungen, Vertrags- und Lieferantenmanagement

Administrative Unterstützung im operativen Tagesgeschäft, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Messen und Kundenveranstaltungen, Telefonische und schriftliche Korrespondenz, Erstellung von vertriebsunterstützenden Unterlagen und Präsentationen sowie Unterstützung im Vertriebsprozess, Erstellung von geschäftlichen Analysen

Unterstützung der Leader in strategischen und operativen Themen, Koordination und Organisation von internen und externen Meetings, Organisation von kleinen Projekten und Events, Erstellung von Kostenaufstellungen, Auswertungen und Berichten, Rechnungsprüfung, Kosten- und Auftragsverwaltung, Bearbeitung des Posteingangs, Termin- und Fristenüberwachung, Bereichsübergreifende Aufgaben und Prozessoptimierung

selbstständige, verantwortliche Wahrnehmung von Verwaltungs, Organisations- und Sekretariatsaufgaben, Termin- und Informationsmanagement für die Abteilungsleitung, Aufgaben der Büroorganisation und -kommunikation, Vorbereitung von Dienstreisen, Mitwirkung bei der Organisation von Besprechungen, Erstellung von Präsentationen, Vortragsunterlagen und Protokollen, enge Zusammenarbeit mit den Sekretär*innen der Abteilung

Eigenverantwortliche und selbständige Organisation eines Sekretariats, Planung, Organisation, Protokollierung und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen und Sitzungen, Veranstaltungsplanung und Durchführung von z.B. Raumbuchungen, Auftragsvergabe an Dienstleister und Kostenrechnungen, Unterstützung der Zentrumsleitung im Tagesgeschäft bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, sowohl für interne als auch für externe Anfragen, Hintergrundrecherche, Koordination der Arbeitsplatzverteilung und Arbeitsplatzausstattung, Organisatorische Unterstützung bei der Einführung neuer Mitarbeiter und bei der Vor- und Nachbereitung von Lehrveranstaltungen, Inhaltliche Pflege der Website, Datenmanagement, Dokumentation und Archivierung, Unterstützung bei der Budgetüberwachung und Mittelverwaltung, Allgemeine Sekretariats- und Bürotätigkeiten, Post- und Telefondienst, Verwaltung und Bestellung von Büromaterial, Im Bedarfsfalle Abwesenheitsvertretung anderer Sekretariate für die Standorte Bonn und Hamburg

Eigenständige Übernahme von kleinen Arbeitspaketen, wie On- und Offboarding von Projektmitarbeitern, Unterstützung von Projektteams bei der Erstellung von Foliensätzen, Unterstützung im Aus- und Aufbau eines Wissensmanagements

Zuarbeit bei der Erstellung und Prüfung von Beleglisten, Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten im Zuwendungs- und Leistungsteam: Verwaltung und Pflege von Excel-Tabellen, Rechnungsdokumentation und Ablage, Recherchen zu Fragestellungen im Bereich Fördermittel und Projektverwaltung, Mitarbeit bei der Aufbereitung und Dokumentation von projektbezogenen Daten, Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von internen Prozessänderungen und Audits, Pflege und Aktualisierung von projektbezogenen Webseiten und Datenbanken, Unterstützung bei täglich anfallenden Aufgaben des Projektteams

Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben im Vorzimmer der Abteilung, Technische Geschäftsleitung und Rechtsabteilung, Digitale und analoge Bearbeitung von Vergabe- und Vertragsdokumenten, Ansprechpartner für interne und externe Kontakte, Planung und interne Organisation von Besprechungsterminen, Unterstützung Arbeitsworkflows, Verwaltung von Bürgschaften und Urkalkulationen

Unterstützung bei der Planung, Koordination und Umsetzung von Projekten im Bereich erneuerbare Energien, Schnittstelle zwischen internen und externen Projektbeteiligten, Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen und Berichten, Unterstützung bei technischen Analysen und der Auswahl nachhaltiger Energielösungen, Koordination von Handwerkern und technischen Fachkräften, Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs durch organisatorische und administrative Tätigkeiten

Steuerung der Photovoltaik Projekte von internen und externen Projektbeteiligten, Controlling unserer laufenden PV Projekte, Identifizierung und Evaluierung von neuen Photovoltaik-Standorten, Koordination von interner und externer Flächenentwicklung, Erstellung von Projektplänen für eine geregelte Projektabwicklung, Sicherstellung von Budget, Zielen, Zeitplänen und Leistungen der an dich übertragenen Entwicklungsprojekte, Beantragung und Unterstützung beim Netzanschluss für unsere Kunden, dabei auch Führung weiterer Genehmigungsverfahren mit in- und externen Dienstleistern, Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen unseres Unternehmens, um die Wirtschaftlichkeit der Projekte bestmöglich zu optimieren

Assistentenz der Konzernbereichsleitung, Allgemeine Sektretariatsaufgaben inkl. Büroorganisation, Unterstützung verschiedener Funktionsbereiche wie Controlling, Vertragsmanagement, Personalmanagement, EDV- und IT-Unterstützung für das Team, Übernahme der Funktion des Präventionsbeauftragten