Administrative Organisation der Akademie und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs des Tagesgeschäfts, Betreuung der Schulungsteilnehmer und zentrale Ansprechperson vor Ort, Enge Zusammenarbeit mit Akademieleiter, Ausbildern und internen Teams zur Qualitätssicherung der Schulungsprozesse, Übernahme organisatorischer und koordinativer Aufgaben (Daten- und Dokumentenpflege, Postbearbeitung, Abstimmung mit Ansprechpartnern), Betreuung neuer Mitarbeiter bis zum Ende des Onboardings (IT, Material, Personal), Übergabe der Mitarbeiter an Vorgesetzte und Einholung von Feedback zum Onboarding/Training, Begleitung des Offboarding-Prozesses der Blue-Collar Mitarbeiter

Mitarbeit bei der Planung, Umsetzung und Nachbereitung von Informationsveranstaltungen, Gremiensitzungen, Teambesprechungen und weiteren Veranstaltungen des BayZeN (u. a. Terminkoordination, PowerPoint-Präsentation, Agenden, Protokolle sowie Beschlussvorlagen), Unterstützung bei der Finanzplanung und Einwerbung von Fördermitteln, Begleitung der Koordination des Handlungsfelds „Governance“ sowie der Arbeitsgruppe „Studierendeninitiativen und -engagement“, Assistenz bei der Koordination der thematischen Koordinationsstellen an den sieben Trägerhochschulen, Unterstützung bei der Betreuung der Kommunikationstools des BayZeN

Formelle und materielle Antragsprüfung, Prüfung und Auszahlung von Mittelanforderungen, Zwischen- und Verwendungsnachweisen, Erstellen von Rechtsfolgebescheiden, Allgemeines Projektmanagement und Kundenbetreuung, Vorbereitung und Durchführung von Vor-Ort-Kontrollen

Mitwirkung bei HR Projekten, Personalstammdatenpflege im Zeiterfassungssystem sowie Bearbeitung, Pflege und Kontrolle der Zeiterfassung, Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen, Betriebsratsanhörungen, Vertragsänderungen sowie Umsetzung von personellen Einzelmaßnahmen wie Ein- und Austritten, Vor- und Nachbereitung der monatlichen Entgeltabrechnung, Ansprechpartner: in für Mitarbeitende in allen administrativen HR-Belangen, Personalaktenführung und systematische Ablage personalbezogener Dokumente

Unterstützung bei der Organisation von bundesweiten Seminaren, Recherche und Analyse aktueller Trends und Entwicklungen, Entwicklung von Konzepten und Ideen für neue Seminarthemen und Veranstaltungsformate, Informationsaustausch mit potenziellen Referenten und Fachleuten, Betreuung der Geschäftspartner per E-Mail und Telefon, Technische Begleitung von Online-Seminaren

Sie sind Ansprechpartner für unsere Projektmanager*innen sowie für die Buchhaltung zu allen administrativen und finanziellen Angelegenheiten., Sie betreuen unsere Projekte mit internationalen und nationalen Auftraggebern. Dazu gehört unter anderem die Bearbeitung der Ein- und Ausgangsrechnungen, Reisekostenabrechnungen, kontinuierliches Projektmonitoring, die Kommunikation und Koordination mit den Kunden, Expert*innen und Projektmanager*innen, das Vertragsmanagement und die administrative Projektberichterstattung und Datenbankpflege., Sie unterstützen bei der finanziellen Berichterstattung des Unternehmens., Sie tragen aktiv zum Qualitätsmanagement und zu Prozessoptimierungen bei, heben unsere Administrationssysteme auf Basis eigener Entwicklungen und der Anwendung moderner Software-Lösungen und Bausteinen auf das nächste Level.

Projektmanagement z.B. Innenmarketingkampagnen, Produktentwicklung und Infrastrukturelle Projekte, Strategischer Aufbau eines Tagungsbüros, Partnermanagement z.B. Akquise neuer und Betreuung bestehender Partnerinnen und Partner, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit in Abstimmung mit der Amtsleitung

Mit verantwortlich für die Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Prozesse und Abläufe, Erstellung von Auswertungen und Statistiken sowie Präsentations- und Projektunterlagen, Bearbeitung von Kundenanfragen, Aufträgen und Rechnungen, Koordination von Terminen inklusive der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Telekommunikation, Dokumentenverwaltung und ggfs. des Caterings

Projektverantwortung für die Implementierung und Einführung des ProVi-Marktplatzes bei Mitgliedsorganisationen, Planung, Koordination und Leitung von Einführungs- und Implementierungsprojekten unter Einhaltung von Zeit-, Qualitäts- und Budgetvorgaben, Dokumentation und Reporting über den Fortschritt und Erfolg der Maßnahmen, Schnittstellenmanagement zu internen und externen Projektbeteiligten sowie Koordination mit den zuständigen Abteilungen und IT-Dienstleistern

Unterstützung der kaufmännischen Leitung und des Vertriebsteams im Tagesgeschäft und bei strategischen Projekten., Übernahme organisatorischer Aufgaben., Planung und Umsetzung von Vertriebsaktionen.

allgemeine Bürotätigkeiten wie z.B. Verteiler- und Datenbankpflege, Rechnungswesen sowie administrative Tätigkeiten des Projektmanagements, die Arbeit einer Stiftung und das Fördergebiet „Globale Fragen“ kennenlernen und die Teams bei ihrer alltäglichen Arbeit unterstützen, Internetrecherchen betreiben und selbstständig die Ergebnisse aufbereiten, Unterstützung bei der Koordinierung und Bearbeitung von Förderanfragen, organisatorische Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen und Projekten

Kaufmännisches Projektcontrolling für Forschungsprojekte im Bereich öffentliche Zuwendungen und Auftragsforschung, Unterstützung der Wissenschaftler:innen in allen betriebswirtschaftlichen Fragestellungen zu ihren Projekten sowie übergreifenden Abstimmungen innerhalb der administrativen Schnittstellen, Einarbeitung in kaufmännische Projektanforderungen insbesondere für öffentliche und private Kooperationen sowie Industrieaufträge, Sicherstellung der Projektliquidität, Weiterentwicklung der Controlling-Instrumente

Recherche zu personalrelevanten Themen, Erstellung von Personalstatistiken, Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben, Mitwirkung bei der Ablage, digital und analog, Personaldatenpflege in der Personalmanagement-Software und analog, Mitarbeit am Empfang

Vielfältige Einblicke in die Büroorganisation und kaufmännische Prozesse, Erlernen und Anwenden von Kommunikations- und Verwaltungsaufgaben, Termin- und Projektkoordination, Entwerfen von Präsentationen und Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Organisation von Dienstreisen, Unterstützung beim Versicherungsmanagement, Mitwirkung bei spannenden Projekten

Unterstützung in der Projektarbeit, Recherchen zu Marktentwicklung und Energie-Technologien in Deutsch, Türkisch und Englisch, Monitoring politischer und energiewirtschaftlicher Termine und Erstellung von Zusammenfassungen, Unterstützung bei der Organisation von Fachveranstaltungen, Erstellung von Präsentationen und Berichten zur Projektkommunikation, Pflege der Kontaktdatenbank und Stakeholder-Kommunikation, Übersetzung projektbezogener Texten ins Englische, Türkisch bzw. Deutsche, Allgemeine administrative Unterstützung

Bindeglied zwischen der Geschäftsbereichsleitung IT und anderen Geschäftsbereichen der KVBB, Unterstützung bei der Einführung und Optimierung von IT-Lösungen, Koordination von bereichsübergreifenden Abstimmungen und Maßnahmen bzw. Projekten von der Planung bis zur Umsetzung, Mitwirkung bei der Entwicklung und Implementierung von Strategien und Konzepten zur Weiterentwicklung der IT-gestützten Lösungen, Sicherstellung des operativen Betriebs, Kontrolle und Qualitätssicherung von Serviceleistungen im IT-Bereich, Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern

Unterstützung der IT und der Fachabteilungen bei der Umsetzung von IT-Projekten (u. a.Projektleitung, Projektberatung und -koordinierung)., Erarbeitung und Umsetzung von Strategiekonzepten zum Einsatz und zur Einführung z. B. von Softwaresystemen., Planung, Organisation und Durchführung von Workshops, Schulungen und weiteren Projektveranstaltungen., Erstellung von Dokumentationen und Protokollen., Projektcontrolling.

Ansprechpartner/in für alle organisatorischen Belange unserer Mitglieder, Verwaltung der Mitglieder über die Vereinssoftware, Pflege der Mitgliederdatenbank, Kommunikation mit den Mitgliedern per Mail oder am Telefon, Weiterentwicklung der Datenbank im Team, Unterstützung der Geschäftsstelle bei weiteren Themen

Digitale Erfassung von Postein- und -ausgängen inkl. Fristenerfassung über unser Dokumentenmanagementsystem, Erledigung des Schriftverkehrs, Empfang und erster Ansprechpartner für unsere Mandanten – persönlich vor Ort und telefonisch, Terminplanung, Pflege von Stammdaten und Datenbanken, Erstellung von Gebührenabrechnungen und vorbereitende Tätigkeiten für die Buchhaltung

Unterstützung der Hauswirtschaftlichen Betriebsleitung im Management, Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen und der Hausdekoration, Sicherstellung von Hygiene- und Qualitätsstandards, Mitarbeit in den Bereichen Küche, Unterhaltsreinigung und Wäsche