Abwicklung von administrativen Aufgaben des laufenden Tagesgeschäfts im Fachbereich, zentrale Sichtung und Weiterleitung des Postein und Postausgangs, administrative Unterstützung bei der Durchführung von Studiengangs und Lehrevaluationen nach Vorgabe des Dekanats, Mitwirkung bei Beauftragung von Lehrbeauftragten und Einstellung von wissenschaftlichen Hilfskräften, Unterstützung bei der Pflege der OLAT Kurse des Fachbereichs, Bestandsüberwachung, Ausgabe und Beschaffung von Büromaterial im Fachbereich

Allgemeine Bürotätigkeiten, Unterstützung am Empfang, Informationsweitergabe an Kund*innen über die Angebote des Trägers, Vorbereitung und Pflege von Kursmappen und von Unterrichtsmaterialien, Vorbereitung von Veranstaltungen

Digitale und haptische Bearbeitung der Postein- und -ausgänge einschl. der Rechnungseingänge, Mitarbeit in der Vergabestelle, Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen und Besprechungen, Betreuung der Telefonzentrale und Besucherempfang, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten

Selbstständige Budgetkontrolle, Haushalts- und Drittmittelüberwachung, administrative Projektbegleitung/ Projektcontrolling aller Drittmittelprojekte, Koordination und Vorbereitung von Personalvorgängen, Administrative Begleitung aller am Lehrstuhl anfallenden Aufgaben in der Lehre, Teamassistenz, z.B. internationale Kommunikation und Korrespondenz, Bestellungen und Beschaffungen, Gästebetreuung, Dienstreisen

Vor- und Nachbereitung von Taufen/Hochzeiten/Konfirmationen/Beerdigunger, Verwaltung des digitalen Kirchenbuchs, Führen der Pfarramtskasse, Verwaltung der Raumbelegung von Kirche und Gemeindehaus, Betreuung der Schließanlagen, Offentlichkeitsarbeit, Verwaltung und Archivierung von Akten, Weiterführung der Digitalisierung des Pfarrbüros, Selbständige Erledigung der anfallenden Sekretariatsaufgaben

Selbstständige Erledigung der anfallenden Sekretariatsaufgaben, Vor- und Nachbereitung von Taufen/ Hochzeiten/ Konfirmationen, Verwaltung des digitalen Kirchenbuchs, Führen der Pfarramtskasse, Verwaltung der Raumbelegung in Absprache mit der Pfarrerin, Betreuung der Schließanlage, Offentlichkeitsarbeit (Gestaltung der Schaukästen/ Website/ Pressearbeit), Organisation der Verteilung des Gemeindebriefs an die Austräger*innen, Verwaltung und Archivierung von Akten, Weiterführung der Digitalisierung des Pfarrbüros

Zuverlässige Organisation der Termine, Veranstaltungen und Ablage des Verbandsgeschäftsführers, Begleitung der Verbandsversammlung und Anfertigung der Protokolle, Freundliche und prompte Beantwortung von Anliegen und Anforderungen der Bürgermeister:innen der neun Mitgliedskommunen, Flexible und flüssige Koordination der internen Kommunikation mit dem kaufmännischen Leiter, dem technischen Leiter und dem Abteilungsleiter zentrale Dienste, Versachlichte und deeskalierende Reaktion auf Konflikte und Beschwerden, Gute Ideen für das Personalrecruiting und enge Zusammenarbeit mit der Stabsstelle Personal

Organisation des Sekretariats des Ärztlichen Direktors, Bearbeiten der Ein- und Ausgangspost, Erledigen der Korrespondenz nach Vorlage, Terminplanung, Planung und Durchführung von Veranstaltungen einschl. Gästebewirtung und Empfang, Schreiben von Medizinischen Texten und Arztbriefen nach Phonodiktat, Administrative Tätigkeiten, Betreuung der Zuweisungsambulanz des Chefarztes (optional)

Koordinierung, Planung und Überwachung von Terminen, Empfang von Besucherinnen und Besuchern, organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Postverteilung, Fertigen von allgemeinen Schreiben für die Behördenstabsleitung nach Vorgabe bzw. Vorlage, Fertigen von Gesprächsnotizen und Sitzungsprotokollen, Formulierung und Gestaltung von Texten, Beschaffung von Büromaterial, Krankheits- und Urlaubsverwaltung im Personalinformationssystem

administrative Beratung und Unterstützung der Fachabteilungen und der Schulen bei der Vorbereitung einer Antragstellung und Budgetplanung unter Beachtung der Richtlinien der jeweiligen nationalen und internationalen Zuwendungsgeber*innen, laufendes Finanzcontrolling der Projekte, Beratung der Schulen zur sachgerechten Mittelverwendung unter Berücksichtigung der geberspezifischen Verwendungsrichtlinien, Prüfung von Verträgen und Bewilligungen, Erstellung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen, Kommunikation mit Zuwendungsgeber*innen und Spender*innen, Vorbereitung von Projektprüfungen und Zusammenarbeit mit Prüfinstanzen, Mitwirkung bei der Gestaltung und Weiterentwicklung der Verwaltungsprozesse, Unterstützung bei datenbankbasierten Tätigkeiten (Spender*innenkommunikation, Spenden- und Fördermitteldatenbank, Datenpflege), Erstellung von Unterlagen für interne und externe Berichtszwecke

Unterstützung in verschiedenen Aufgabenbereichen, z.B. in der Personalarbeit, Umgang mit Zahlen im Rechnungswesen, Prüfung von Rechnungen, Auslösung von Auszahlungen, Kontrolle von Zahlungseingängen, Übernahme von Aufgaben im buchhalterischen Bereich, Begleitung von Unternehmensprozessen im kaufmännischen Bereich, Unterstützung bei der Abwicklung des Tagesgeschäfts, Terminkoordination, Entgegennahme von Anrufen, Weitergabe von Informationen, Erstellung und Formatierung von Texten, Nachbestellung von Büromaterial, Organisation von Fortbildungen und Gremiensitzungen

Zusammenarbeit im Team der Geschäftsstelle und dem Referat der Geschäftsführung, Mitarbeit bei der Beantragung und Abrechnung von Finanzmitteln sowie bei der Haushaltsbewirtschaftung, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten, Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen und Gremienarbeit

Professionelles und vorausschauendes Terminmanagement (Kalenderpflege, Koordination von Gesprächen und Sitzungen, Vorbereitung von Unterlagen, Wiedervorlage), Effiziente Organisation und Bearbeitung von Büro- und Sekretariatsaufgaben (inkl. Datenpflege, Fristenverwaltung, Abrechnungen, Bestellungen) in Abstimmung mit dem Team, Reisemanagement – eigenverantwortliche Organisation und Abwicklung, Interne und externe Kommunikation auf Deutsch und Englisch – souverän, verbindlich und stilistisch sicher, Organisation und Betreuung von (wissenschaftlichen) Veranstaltungen und Sitzungen, inkl. unterstützender technischer Vorbereitung, Betreuung externer Gäste, inkl. Bewirtung, Übernahme einer aktiven und gestaltenden Rolle im Team des Generaldirektors, unter besonderer Berücksichtigung der Schnittstellenfunktion zwischen allen Bereichen der Senckenberg Forschungsinstitute und externen Kontakten(z. B. Kooperationspartnern, Zuwendungsgebern, Gremienmitgliedern etc.)

Einblick in unterschiedliche Bereiche wie beispielsweise Assistenz, Abrechnungswesen, Lehrgangsverwaltung, Personal, Veranstaltungsmanagement sowie Finanzen und Controlling, Mitwirkung bei der Planung, Steuerung und Kontrolle von vielfältigen Projekten, Arbeit an aktuellen Aufgaben und Unterstützung unseres Assistenzteams, Kennenlernen unserer Geschäftsprozesse sowie die umfangreichen Abläufe des Büromanagements, Sorge, gemeinsam mit uns, für ein professionelles Office Management, Ergänzung der praktischen Erfahrungen durch die theoretische Ausbildung in der Berufsschule

Selbstständige Erledigung der anfallenden Sekretariatsaufgaben, Vor- und Nachbereitung von Taufen/ Hochzeiten/ Konfirmationen, Verwaltung des digitalen Kirchenbuchs, Führen der Pfarramtskasse, Verwaltung der Raumbelegung in Absprache mit den Pfarrerinnen, Betreuung der Schließanlage, Offentlichkeitsarbeit (Gestaltung der Schaukästen/ Website/ Pressearbeit), Organisation der Verteilung des Gemeindebriefs an die Austräger*innen, Verwaltung und Archivierung von Akten, Weiterführung der Digitalisierung des Pfarrbüros

alle im Bereich des Forstamtsgeschäftszimmers anfallenden Vorgänge, Jagdverwaltung

Unterstützung bei der Digitalisierung, Mitarbeit im Mahnwesen und Forderungsmanagement, Vorbereitung und Unterstützung bei der Gebührenveranlagung, Organisation und Durchführung von Seminaren, Allgemeine Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsleitung, Pflege der Homepage, Versicherungsmanagement, Organisation des Bürobedarfs, Mitwirkung bei der Bearbeitung von Satzungsangelegenheiten, Unterstützung bei der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung einschl. Stammdatenpflege, Unterstützung bei der Pflege und Kontrolle der Schnittstellenprotokolle zwischen Verbrauchsabrechnung und Finanzbuchhaltung, Kontenklärung und -abstimmung

Organisation und Koordination von Terminen, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Beschaffung von Büromaterialien, Fristenüberwachung, Zusammenstellung statistischer Daten, Ansprechperson für die Abteilung und ämterübergreifend, Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen, anderen Verwaltungseinheiten und Bürgerinnen und Bürgern, Erstellung von Protokollen und Schriftstücken, Erledigung von Rechercheaufträgen, Unterstützung bei der Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Konferenzen

ambulante und stationäre Terminplanung, Organisation der Sprechstunde, Abwicklung des Schrift- und Telefonverkehrs, Schreiben von stationären und ambulanten Arztbriefen, Gutachten und Befunden, Organisation von Besprechungen und Konferenzen

Vorbereitung und Umsetzung von Entscheidungen des Leitungsteams und der Leitung Verwaltung, Mitentwicklung von Schulungs- und Eingliederungsmaßnahmen sowie Workshopentwicklung, Erstellung von Projektplänen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Verwaltung von Stiftungen, Datenerfassung und -organisation, Aktenführung, Material- und Bewirtungsmanagement, Empfang und Ansprechperson für Gäste und Besucher