44 Projektassistenz Jobs Remote

Terminmanagement: Planung, Koordination und Vor-, und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, Organisation: Verwaltung und Strukturierung von Unterlagen, E-Mails und Aufgabenlisten, Kommunikation: Schnittstelle zwischen der Bereichsleitung und internen sowie externen Ansprechpartner*innen, Vorbereitung von Unterlagen: Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dokumentationen, Reiseplanung: Organisation von Geschäftsreisen inklusive Buchung und Abrechnung, Administrative Unterstützung: Allgemeine Verwaltungsaufgaben und Unterstützung im Tagesgeschäft

Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben im Rahmen des Projektes KiSs, Verwaltungstechnische Abwicklung des Projektes, u. a. von Beratungsangeboten, Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Akteursgruppensitzungen, Veranstaltungen oder Schulungen, Interne und externe Korrespondenz, Unterstützung beim Aufbau und der Pflege von Akteursnetzwerken im Bereich der niedersächsischen Sozialwirtschaft, Eigenständige Recherchen sowie Übernahme fachlicher Zuarbeiten, Unterstützung bei Maßnahmen der projektbezogenen Öffentlichkeitsarbeit (Internetseite, Newsletter, Vorlagen) und bei Informationskampagnen

Büroorganisation und Buchhaltung: Officemanagement, Rechnungsbearbeitung, vorbereitende Buchhaltung (DATEV UO) und Unterstützung beim Jahresabschluss., Projekt- und Budgetmanagement: Verwaltung der Belegliste, Budgetplanung und Mitarbeit an Vergaberecht., Personalwesen (HR): Erstellung von Verträgen und Bescheinigungen, Administration des HR-Tools und technisches Onboarding.

Terminmanagement: Planung, Koordination und Vor-, und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, Verwaltung und Strukturierung von Unterlagen, E-Mails und Aufgabenlisten, Schnittstelle zwischen der Bereichsleitung und internen sowie externen Ansprechpartner*innen, Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dokumentationen, Organisation von Geschäftsreisen inklusive Buchung und Abrechnung, Allgemeine Verwaltungsaufgaben und Unterstützung im Tagesgeschäft

Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen der Bereichsleitung, Vor- und Nachbereitung der wöchentlichen Projektbesprechungen, Protokollierung von To-Dos und Sicherstellung der Termintreue, Abwicklung von Bürgschaften und Zahlungen an Lieferanten, Überwachung der Skontoeinhaltung, Budgetierung aller Planstände je Projekt, Ermittlung von Rückstellungen für ausstehende Rechnungen, Einholung und Prüfung von Versicherungsangeboten, Prüfung und Kontierung von Rechnungen, Erstellung von Projektverträgen und Organisation der Abnahmen, Zusammenarbeit mit der Finanzierungsabteilung während der Realisierung, Einholung, Prüfung und Optimierung von Angeboten bzgl. Direktvermarktungen

Unterstützung der Geschäftsführung bei der Organisation und Durchführung des operativen Tages- und Projektgeschäfts, selbständige Bearbeitung administrativer und organisatorischer Einzelprojekte im sozialwirtschaftlichen und sozialpolitischen Kontext, termingerechte Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Präsentationen, Korrespondenz mit internen und externen Kooperationspartner*innen, E-Mail-Verwaltung und -bearbeitung, Vorbereitung von internen Gremien, Fach- und Projektgruppen, Sekretariatsvertretung bei Urlaub oder Krankheit

Reisemanagement (Reisebuchungen, Visumbeschaffungen, Abrechnungsprozess etc.), allgemeine Rechnungsbearbeitung, kontinuierliche Pflege und Optimierung von Datenbanken, inkl. Bereichsbudget, Unterstützung der Bereichsleitung und der stellvertretenden Bereichsleitung in administrativen und operativen Aufgaben, Vor- und Nachbereitung von internen und externen Besprechungen inkl. Protokollführung, Erstellung und Betreuung von Standard-Consultant-Verträgen inkl. Budgetierung, Ansprechpartner:in für administrative und organisatorische Fragen für den Bereich und darüber hinaus

Organisation von Terminen und Besprechungen inkl. Reiseplanung, Erstellung von Präsentationen und Reports, Telefonische und schriftliche Korrespondenz, Termin- und Fristenüberwachung, Selbstständige Organisation von internen und externen Veranstaltungen, Unterstützung bei der Einstellung und Weiterentwicklung des Personals, Optimierung der Prozesse und Abläufe, Projektmanagement, Begleitung abteilungsinterner Projekte

Vertragsverwaltung und Berichtswesen unterstützen, Prüfung und Überwachung der Verträge auf Richtigkeit und Vollständigkeit, Zusammenstellung von Projekt- und Antragsunterlagen unterstützen, Aktenpflege und Projektdokumentation durchführen, Allgemeine Aktenverwaltung und Überwachung von Terminen und Fristen, Selbstständige Erstellung von Schreiben mit rechtlichem Erklärungswert, Tabellenkalkulationen und Präsentationen

Unterstützung des Geschäftsführers, Zuarbeit für Vorstand und Mitgliedsunternehmen, Recherchetätigkeit, Pflege der Adressdatenbank, Vorbereitung von Geschäftsreisen, Terminanfragen und Terminkoordination, Organisation von Besprechungen und Sitzungen, Rechnungslegung, Kassenführung und Buchhaltung, allgemeine Büroorganisation und Sekretariatstätigkeiten

Erste Anlaufstelle für Kolleg einnen sowie externe Dienstleistungsunternehmen rund um das Thema Büroalltag, Organisation und Verwaltung von diversen Bestellungen für das Büro, Zuverlässige Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Annahme und Versand von Paketen, Unterstützung der Teams im Tagesgeschäft durch Organisation von Geschäftsreisen oder Buchung von Weiterbildungen, Entgegennahme eingehender Anrufe und Koordination der Anfragen sowie Weiterleitungen, Effiziente Gestaltung und Umsetzung der Unternehmensprozesse in der Verwaltung, Sorgfältige Aufbereitung von Unterlagen und Daten zur Unterstützung der Buchhaltung, Beitrag zur Willkommenskultur bei Geschäftsterminen vor Ort, Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben

allgemeine Sekretariatsaufgaben, Büroorganisation und Koordination administrativer Abläufe, Termin- und Dokumentenmanagement sowie Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen, eigenständige Bearbeitung von Schriftsätzen, auch nach Diktat, Vorbereitung von Sitzungen und Erstellung der Unterlagen, Begrüßung von Gästen und Dienstleistern am Empfang, Telefon- und Vermittlungsdienst, Postservice, Bearbeitung von Anfragen, Sitzungsmanagement

Zentrale Ansprechperson für alle Anfragen zum Projekt, Inhaltliche Vorbereitung und Nachbereitung der Meetings mit Projektpartnern und Konsortium, Unterstützung des Projektmanagement-Teams bei der Fortschrittskontrolle und Abrechnung, Koordination fachlicher Anfragen in Abstimmung mit kooperierenden Instituten, Verantwortung für die Definition und Pflege von Kontakten, Aktive Positionierung der Themen der FMD in Wissenschaft, Wirtschaft und Forschungsförderung

Organisation von Terminen und Besprechungen inkl. Reiseplanung, Erstellung und Vorbereitung von Präsentationen und Reports, Telefonische und schriftliche Korrespondenz, Postbearbeitung, Termin- und Fristenüberwachung, Selbstständige Organisation von internen und externen Veranstaltungen, Übernahme von organisatorischen Aufgaben in strategischen Projekten, Unterstützung bei der Einstellung und Weiterentwicklung des Personals

Bearbeitung von Korrespondenzen (E-Mails, Post, interne Mitteilungen), Erstellung, Verwaltung und Ablage von Dokumenten, Berichten und Verträgen, Pflege interner Systeme und Aktualisierung von Daten, Überwachung von Prozessen und Erstellung von Berichten, Bearbeitung von Abwesenheitsanfragen und Unterstützung des Ressourcenmanagements, Proaktive Nachverfolgung von Fristen und Aufgaben, Verwaltung von Verträgen, Rechnungen und anderen administrativen Unterlagen, Erstellung von Angeboten und Vorbereitung von Rechnungen

Supporting the management in day-to-day business, Taking over the scheduling and tracking of appointments, as well as the organization and coordination of meetings (internal and external) and events including preparation and follow-up, Maintenance of contact databases, Organization and coordination in the entire technical area, Managing cooperative and goal-oriented collaboration with all specialist departments, Discretion and confidentiality as the management's right-hand man

Mitarbeit bei der Vorbereitung des Open Calls und der Sichtung und Auswertung der Unterlagen, Briefing und Austausch mit Teilnehmern und Künstlern, Mitarbeit bei der Terminierung, Vorbereitung und Umsetzung der Workshops im Langen Haus, Unterstützung Kunstwerkleihe und -aufbau, Mitarbeit bei der Planung und Umsetzung der Generalprobe und der Parade sowie der Abschlussperformance

Unterstützung bei der Vorbereitung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen wie Netzwerktagen, Fachkongressen und digitalen Formaten, Unterstützung bei administrativen Aufgaben, insbesondere bei der Bearbeitung von Angebotsanfragen und -freigaben, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit, der Websitebetreuung und Recherchen, Unterstützung bei allgemeinen Bürotätigkeiten an unserem Kölner Standort

Zuarbeit und Unterstützung der Finanzkoordinatorin, Vorbereitende Buchhaltung, Kontoführung, Überweisungen, Ablage und fortlaufende Büroorganisation, Kommunikation mit Dienstleistern, Administrative Begleitung anstehender Aufgaben im Projekt, Materialbestellungen

Betreuung unserer Datenbank (Microsoft basiert), Spendenbuchungen und Adresspflege, Betreuung und Ausbau des Ehrenamtsbereiches, Allgemeine Kommunikation, Büroorganisation und Verwaltung, Unterstützung bei internen und externen Veranstaltungen, Organisation von Präsentationsterminen