Eigenverantwortliche und selbstständige Organisation des Sekretariats, Administrative und organisatorische Assistenz der Institutsleitung bzw. der Abteilungsleitung, Planung und Organisation von Dienstreisen, Meetings, Workshops und Veranstaltungen, Erarbeitung und Weiterentwicklung von abteilungsinternen Arbeits- und Organisationsprozessen, Schnittstelle zwischen Institutsleitung, Abteilungsleitung, Projektleitung, externen und internen Ansprechpartnern sowie Service-Abteilungen, Unterstützung bei projektbezogenen und sonstigen Anträgen, Vorbereitung und Begleitung von Personalangelegenheiten (vom Recruiting über die Einstellung und vom Onboarding bis zum Austritt)

Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung des Teams (z.B. Terminplanung, Reisebuchungen, Büroorganisation; Bearbeitung von Anfragen), Koordination und Organisation internationaler Meetings sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Unterstützung bei der Kommunikation und Korrespondenz mit nationalen und internationalen DKMS Gesellschaften und Geschäftspartnern sowie Übersetzungsaufgaben (Deutsch/Englisch), Unterstützung bei nationalen und internationalen Projekten sowie bei der Überwachung des Projektportfolios und teilweise Übernahme der Leitung von kleineren fachbereichsübergreifenden Projekten, Durchführung von Recherchen zu geschäftsrelevanten Themen sowie Filterung und Priorisierung der wesentlichen Informationen und Aufbereitung der Management Summary

Verantwortung für administrative Prozesse und Assistenzaufgaben, Koordination der Zulieferungen für interne und externe Berichte, Planung und Verantwortung von Aktivitäten und administrativen Prozessen, Vor- und Nachbereitung von Abstimmungsterminen mit Ministerien, Planung, Organisation und Begleitung von Fachveranstaltungen, Datenaufbereitung zur Erstellung von Auswertungen und Kennziffern, Unterstützung des operativen und strategischen Controllings

Bürosachbearbeitung und Aktenführung, insbesondere in Angelegenheiten der Grundschulen, Förderschulen, Fragen der Inklusion, Migrationsfragen, Zusammenarbeit Elementar-/ Primarbereich, des Ganztags, der gymnasialen Oberstufe, der MINT-Fächer, Mitarbeit bei der Vorbereitung und Betreuung der Sitzungen der Ausschüsse und Arbeitsgruppen, Allgemeine Mitarbeit bei der Büroorganisation, Bearbeitung der Zusammenstellung bundesweiter Wettbewerbe

Planung, Koordination und Überwachung von Projektterminen, Koordination und Kommunikation mit projektbeteiligten Dienstleister:innen, Organisation von Veranstaltungen mit Projektpartner:innen, Unterstützung in der Erstellung von Arbeitsmaterialien, Dokumentation und Sammlung der entstehenden Arbeitsergebnisse im Projektverlauf, Organisation und gemeinsame Durchführung von Dienstreisen, allgemeine administrative Tätigkeiten und Büroorganisation

Unterstützung bei der Objektsuche und -besichtigung inklusive Dokumentation, Abwicklung von Mietverträgen für Büroobjekte und Pkw-Stellplätze, Organisation, Vorbereitung und Dokumentation regelmäßiger Gesprächstermine mit Vermietern/Objektverwaltern, Technische, kaufmännische und organisatorische Betreuung der angemieteten Büroflächen, Pflege des Inventarsystems und Dokumentation, Verwaltung von Daten in der vorhandenen Datenstruktur, Allgemeine Büroorganisation, wie Telefondienst und Terminverwaltung

Verwaltung und Organisation des Büros, Planung und Organisation interner Events, Gestaltung einer inspirierenden Arbeitsumgebung, Ansprechpartner für alle Office-Anliegen, Unterstützung bei administrativen Aufgaben

Spannende bürowirtschaftliche Tätigkeiten an den Standorten in Hanau / Alzenau, Personalbezogene Aufgaben (Personaladministration und Recruiting), Einkauf von Büromaterial und Werkstoffen, Erstellung und Buchung von Rechnungen, Mitarbeit im Controlling (Projektanlage, -kalkulation und -abrechnung), Sekretariat (Office Management, Terminvereinbarungen, Buchen von Reisemitteln), Buchhaltung und Auftragsbearbeitung