12 Büroassistent Jobs Köln

allgemeine Büroorganisation kennenlernen, Verwaltungsaufgaben, Erledigung von allgemeiner Korrespondenz, E-Mails und Telefonaten, Terminplanung und -koordination, Bearbeitung von Anfragen von Kunden und Lieferanten, Erstellung von Berichten, Statistiken und Präsentationen, allgemeine Assistenzaufgaben in verschiedenen Unternehmensbereichen, Vorbereitung der Buchhaltung und das Rechnungswesen

Empfang von Kunden, Anrufern, Bewerbern und Gästen, Koordination von Besprechungen, Schulungen und Kundenterminen, Bestandsverwaltung von Büromaterial, Getränken und Snacks, Planung von Firmen- und Büroevents, Organisationstalent und freundliches Auftreten

Sie führen eigenverantwortlich das Sekretariat der Geschäftsführung, Sie planen und koordinieren Termine, Die Vorbereitung und Bearbeitung sämtlicher Geschäftskorrespondenz fällt in Ihren Aufgabenbereich, Sie unterstützen die Geschäftsführung zielgerichtet im Tagesgeschäft, Ihre Zuständigkeit umfasst ebenso die Steuerung und Betreuung von Versicherungsangelegenheiten, Die Übernahme von Projektaufgaben rundet Ihren Aufgabenbereich ab

Unterstützung des Filialteams: Übernahme organisatorischer Tätigkeiten, Hilfe bei der Bearbeitung von Unterlagen und sorgfältige Pflege der Kundendaten. Aktive Gestaltung der Büroorganisation., Kundenkontakt: Persönliche Betreuung von Kundinnen und Kunden in der Filiale durch freundliche Begrüßung und professionelle Unterstützung bei Terminen.

Management von Büro-/Geschäftsprozessen, Betriebliche Kommunikation und Korrespondenz, Bürowirtschaftliche und projektbezogene Aufgaben

Ansprechperson für sämtliche Officemanagement-Themen der Behördenleitung, Termin- und Fristenmanagement, Schnittstellenfunktion für interne und externe Ansprechpersonen sowie angrenzende Bereiche/Ressorts, Planung, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Konferenzen, Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von nationalen und internationalen Dienstreisen, Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Verwaltung vertraulicher Unterlagen und Dokumente, Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen

Administration des Mandantenkreises, Stammdatenpflege und die Erfassung und Verarbeitung variabler Daten, Vorbereitung und Durchführung der Gehaltsabrechnung unter Anwendung der Software „Datev LODAS“, Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Arbeitszeugnissen, Betriebsratsvorlagen etc., Antrags- und Bescheinigungswesen unter Beachtung von Fristen, z.B. Elternzeiten, Renteneintritte, Korrespondenz mit Behörden, Ämtern und Sozialversicherungsträgern, Unterstützung und Zuarbeiten der Lohnbuchhalter, Erstellung diverser Auswertungen, Statistiken und Reports

Softwaregestützte Verwaltung von Aufträgen und Bestellungen für den Werkstattbetrieb, Unterstützung der Fachbereiche bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, Datenmanagement und Auswertungen für interne Kund*innen und Abteilungen, Mitwirkung bei Veränderungsprozessen im Wirkungsbereich, Bearbeitung der Kreditoren und Debitoren, Mitwirkung bei öffentlichen Vergabevorgängen, Korrespondenz mit externen Stakeholdern, Verantwortung von Kassenvorgängen

Prüfung der erfassten Rechnungen, Sorgfältige Eingabe und Verwaltung in SFirm, Pflege und Kontrolle von Listen und Datenbeständen, Bearbeitung von Versicherungsschäden, Kommunikation mit internen Abteilungen und den Versicherungen, Selbständige Büroorganisation, Ablage, Datenpflege

Unterstützung in verschiedenen Aufgabenbereichen, z.B. in der Personalarbeit, Umgang mit Zahlen im Rechnungswesen, Prüfung von Rechnungen, Auslösung von Auszahlungen, Kontrolle von Zahlungseingängen, Übernahme von Aufgaben im buchhalterischen Bereich, Begleitung von Unternehmensprozessen im kaufmännischen Bereich, Unterstützung bei der Abwicklung des Tagesgeschäfts, Terminkoordination, Entgegennahme von Anrufen, Weitergabe von Informationen, Erstellung und Formatierung von Texten, Nachbestellung von Büromaterial, Organisation von Fortbildungen und Gremiensitzungen

Unterstützung der Klinikdirektorin bei Managementvorgängen, Ausarbeitung von kaufmännischen Kennzahlen für die Budgetplanung und -überwachung, Übernahme der Tätigkeiten des Qualitätsmanagementbeauftragten, Organisation, Vorbereitung und Koordination von Sitzungen, Mitwirkung bei Projekten sowie deren eigenständige Übernahme

Du unterstützt die Teams Finanzen & Büromanagement in ihren administrativen Aufgaben, Du verantwortest die Buchung und Prüfung von Belegen wie Eingangsrechnungen, Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen, Du sorgst über einen elektronischen Workflow für die reibungslose Weiterleitung unserer Eingangsrechnungen zur Freigabe und Verbuchung, Du wirkst bei der Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen mit, Du bist am Empfang der/die erste Ansprechpartner t für unser Team und unsere externen Gäste, Du bearbeitest freundlich und kompetent unterschiedlichste telefonische Anfragen, Du bereitest Catering für Meetings vor, nimmst Lieferungen entgegen und bearbeitest unsere Eingangspost

Administration des Mandantenkreises "Menschen mit Behinderung/ Werkstattbeschäftigte", Anlage und kontinuierliche Fortführung der Personalakten, Stammdatenpflege und die Erfassung  und Verarbeitung variabler Daten, Monatliche Lohnverarbeitung sowie Erstellung der Lohnabrechnungen für ca. 1.200 Werkstattbeschäftigte unter Anwendung der Software „DATEV LODAS“, Operative Personalbetreuung, insbesondere bei gehaltsrelevanten sowie lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen, Korrespondenzen inkl. Bescheinigungswesen mit Kostenträgern, Krankenkassen, Werkstattbeschäftigten und deren Kontaktpersonen, Behörden und Wohneinrichtungen, Durchführung der Leistungsabrechnung und Klärung von offenen Posten mit den Leistungsträgern, Vorbereitung der Jahresendabrechnung sowie des Jahresabschlusses für den Mandantenkreis, Erstellung diverser Auswertungen und Statistiken für interne Bedarfe sowie für die Leistungsträger, In Vertretungsfällen die Koordination und Organisation des externen Fahrtendienstes für unsere Werkstattbeschäftigten, einschließlich der Routenplanung mit "Visitour" und der Preiskalkulation, Kommunikative Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen der Werkstätten, Wohnheimen, Angehörigen und Betreuern

Angebote einholen und Lieferanfragen erstellen, Lieferungen und Rechnungen prüfen, Eingangsrechnungen buchen und Zahlungen anweisen, Zahlungsfristen überwachen, Entgeltabrechnungen erstellen, Neues Personal gewinnen

Du bist die freundliche Stimme am Telefon und das einladende Gesicht, das Besucher empfängt, Du unterstützt das Team in organisatorischen und administrativen Aufgaben, insbesondere in versicherungsspezifischen Themen, Du berätst unsere Kunden professionell und kompetent in Versicherungsangelegenheiten, Du kümmerst dich um die Bearbeitung von Schadensfällen, die Pflege von Kundenakten und die Erstellung von Angeboten, Du sorgst dafür, dass alles im Büro reibungslos läuft, von der Post bis zur Bestellung von Büromaterial, Du bist die gute Seele, die immer ein offenes Ohr hat und kleine Alltagsprobleme löst

Akquise von Kundenterminen innerhalb der Energiebranche und deren Vor- und Nachbereitung, Entwicklung gezielter Akquisestrategien und Identifizierung deutschlandweiter Marktpotenziale, Begeisterung potenzieller Neukunden für das Leistungsspektrum im Energiebereich und Analyse spezifischer Bedarfe, Betreuung bestehender Kunden und Partner aus der Energiebranche in enger Zusammenarbeit mit dem operativen Vertrieb, Pflege und Weiterentwicklung eines strukturierten Bestandskundenmanagements und Verwaltung relevanter Daten im CRM-System, Erfassung von Anfragen, Erstellung individueller Angebote und Abstimmung mit dem operativen Vertrieb

selbstständige Organisation des Sekretariats, sorgfältige Erstellung von Vertragsentwürfen, Schriftsätzen und vielfältiger Korrespondenz in deutscher Sprache, Überwachung von Fristen sowie die sorgfältige Führung der Akten und der Wiedervorlage, Verantwortung für die Termin- und Reiseplanung, Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen, Dokumentenmanagement und die Abrechnung der Mandate

Unterstützung bei der digitalen Personalakte, Vertragserstellung & Bescheinigungen, Verwaltung von An- und Abwesenheiten der Mitarbeitenden, Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, Terminkoordination mit den Fachbereichen, Mitgestaltung der internen Kommunikation über Intranet & Team-Meetings

Empfang und Begrüßung von Besuchern, Information der Studierenden über Dienstleistungen, Erteilung von Erst-Auskünften rund um das Studium (z.B. Wohnungssuche, Studienfinanzierung, BAFÖG), Beantwortung und Weiterleitung von E-Mails und Anrufen in der Telefonzentrale, Tätigkeiten in der Arbeitsvorbereitung und –nachbereitung der Leistungsabteilungen sowie der internen Bereiche, insbesondere in der Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung, Unterstützung bei administrativen und organisatorische Tätigkeiten im Office-Management

Unterstützung der Bereichsverantwortlichen im operativen und strategischen Tagesgeschäft, Koordination und Begleitung wichtiger Entscheidungs- und Entwicklungsprozesse, Reise- und Terminmanagement inklusive Vor- und Nachbereitung von Meetings, Konferenzen und Workshops, sowie Erstellung von Präsentationen, Ansprechpartner:in und Schnittstelle zwischen Management-Team und Fachbereichen, Übernahme von Sonderaufgaben und eigenständige Arbeit an abteilungsübergreifenden Projekten zur Entlastung der Managementebene (Schwerpunkt Portfolio)