20 Büroassistent Jobs Berlin

Organisation des Kalenders und der Termine der Geschäftsführung, Überwachung des E-Mail-Postfachs und Digitalisierung von Belegen, Vorbereitung und Nachbereitung externer Termine der Geschäftsleitung, Unterstützung bei Erinnerungen und Wiedervorlagen für wichtige Aufgaben, Organisation von internen und externen Events

Organisatorische und operative Aufgaben des Tagesgeschäfts übernehmen, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen, Reisemanagement des Geschäftsführers, Management des Terminkalenders und E-Mail-Postfachs des Geschäftsführers, Begleitung und Protokollierung von Terminen, Recherche, Analyse und Aufbereitung von Daten und Informationen, Erstellung von Präsentationen und Vorlagen für Termine

Bildung eines internen Center of Excellence für Administration, Kommunikation und Organisation, Bearbeitung von Mieter:innenanfragen, Buchung und Vorbereitung von Meetingräumen, Übernahme von Reisebuchungen, Steuerung von Dienstleistern, Unterstützung des Immo- und Verwalterteams bei Recherchen, Reportings und Stammdatenpflege

Bearbeitung Postein- und ausgang, Bearbeitung der Verwaltung-Emails, Empfangsarbeit – Kontakt mit Boten, Bewerberinnen, Mitarbeitenden etc., Telefonarbeit, Archivarbeit, Nach gründlicher Einarbeitung: Übernahme von leichten Projektaufgaben, Übernahme weiterer Projektaufgaben – Kostenstellen abstimmen, Anträge stellen, Verwendungsnachweise, Kontakt mit Zuwendungsgebern, Zuarbeit der Geschäftsleitung, Zuarbeit der Projekte, Öffentlichkeitsarbeit, Statistiken führen

Organisation und Betreuung von Meetings, Veranstaltungen und Gremiensitzungen, Eigenständige Terminkoordination (inkl. ggf. Reiseplanung und -abrechnung), Sorgfältige Vor- und Aufbereitung von Unterlagen sowie eigenständige Aktenführung/Dokumentation und Wiedervorlage, Administrative Unterstützung des Vorstandes sowie der Kolleg/-innen, Aufgaben im Rahmen der Rechnungsbearbeitung, Kommunikation mit Geschäftspartnern und Gremienmitgliedern (in Deutsch und Englisch), Unterstützung bei Projektarbeiten und Produkteinführungen, Koordination von Abfragen, u.a. zu Berechtigungen, Prüfungen etc., Weiterentwicklung von Prozessen, Unterstützung im Bewerbermanagement, Pflege der Verträge innerhalb der Vertragsdatenbank, Durchführung des Fristenmanagements, Selbstständiges Internetresearch zu diversen Themen und Fragestellungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Selbständige Ausführung aller Aufgaben zur Bewirtschaftung unserer Office Räume, wie z.B. Kontakte zu Dienstleistern, Bestellungen von Büromaterial, Getränken und Catering, Empfang, Betreuung und Bewirtung unserer Gäste

Empfang und Betreuung von Kunden, Gästen sowie Geschäftspartnern, Ansprechpartner für alle Mitarbeitende an den Standorten in Berlin Adlershof und Niderschöneweide, Unterstützung der Führungskräfte und Mitarbeitende bei administrativen und organisatorischen Fragen, Koordination von Meetings und administrativer Support verschiedener Prozesse, Anlaufstelle für Fragen rund um Reisekostenabrechnungen, Verantwortung und Gestaltung der Prozesse im Office Management

Professionelles Organisieren und Unterstützen der Associate Partnerin und des Teams bei allen organisatorischen Themen sowie in der operativen Projektarbeit, Termin- und Besprechungskoordination sowie Mitwirkung bei deren Vor- und Nachbereitung, Mitwirken bei der Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen und Berichten bspw. bei Machbarkeitsstudien und in Technische Due Diligence Prozessen, Aufbau und Nachhalten des Schriftverkehrs an Kunden, Mitarbeit bei der Angebotserstellung und -nachverfolgung

Manage MD’s schedule, Draft, review and send communications on behalf of MD, Organise and prepare meetings, including gathering documents and attending to logistics of meetings, Prepare conference attendance (researching attendees, organizing meetings, etc.), Being present in the office as MD’s schedule requires, Categorise and prioritise emails and respond when necessary, Coordinate travel arrangements, prepare itineraries, plan logistics and prepare travel expense reports, Maintain various records and documents for MD, Conduct desk research, prepare reports and presentations for MD, Collect MD’s invoices and forward to finance team, Support drafting of social media posts, Ensure an organized and well-functioning office environment, Office maintenance (Real estate company management, General maintenance oversight, Office cleanliness oversight), Food, amenities and work supplies procurement, Support with team events, Inventory management

Unterstützung der Personalabteilung in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten, Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen und Vertragsänderungen, Bearbeitung von Urlaubsanträgen und weiteren personalrelevanten Dokumenten

Unterstützung des Teams in allen Bereichen, wo es gerade brennt – ob in der Verwaltung, im Schulsekretariat oder in der Hauswirtschaft, Flexible Einsätze und Übernahme eigener Aufgabenbereiche, Büroorganisation und IT-Support

Unterstützung der Geschäftsleitung und des Teams bei der Verwaltung und Organisation von Immobilienprojekten, Koordination und Vorbereitung von Besichtigungen, Terminen und Meetings, Erstellung und Verwaltung von Vertragsdokumenten (Mietverträge, Übergabeprotokolle etc.), Überwachung und Koordination von Reparaturen, Wartungsarbeiten und Renovierungen, Unterstützung bei der Durchführung der laufenden Buchhaltung

Erteilung von einfachen Auskünften, Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation, Unterstützung bei Datenerfassung/Datenpflege, Erledigung von Boten- und Dienstgängen, Unterstützung bei der Pflege von Material- und Produktbeständen und bei Archivierungsaufgaben, Vorbereitung von Bestellvorgängen, Kopierarbeiten, Unterstützung bei sonstigen Bürotätigkeiten

Vorbereitung und Verwaltung von Unterlagen, Termin- und Meetingkoordination, Sortierung von Anfragen und E-Mail-Kommunikation, Datenadministration und Office-Management

Unterstützung des lokalen Teams in allen administrativen und organisatorischen Agenden, Reisemanagement für die Teams in Österreich und Deutschland, inklusive Vorbereitung der Reisekostenabrechnung, Kundenempfang und Kundenpflege, Selbstständige Korrespondenz in einwandfreier deutscher und englischer Sprache, Organisation der Terminvereinbarungen, Organisation von Meetings und Veranstaltungen, Organisation von internationalen Conference calls, Posteingang und –Ausgang, Mailbearbeitung und Stammdatenpflege, Erstellen und Sammeln von Dokumenten, Informationspapieren, Berichten und Präsentationen, Bestellwesen Büromaterial (Überblick zu Lagerbeständen und Vorräten) Büroausstattung (Management von Handys, Kopiergeräte, etc.)

Stellenausschreibungen und Auswahlverfahren vorbereiten, begleiten und steuern, Personalaktenführung, Allgemeines Personalmanagement wie Bearbeiten von Abwesenheitsmeldungen, Arbeitszeugnissen und Fort- und Weiterbildungsangelegenheiten, Umsetzung der Instrumente des Betrieblichen Gesundheitsmanagements und Umsetzung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM), Bearbeiten von Dienstreiseanträgen und -abrechnungen und Firmenticket, Allgemeine Büroorganisation und administrative Aufgaben

Eigenverantwortliche Organisation und Durchführung aller Sekretariatsarbeiten, Unterstützung der Schulleitung bei allen Verwaltungsangelegenheiten, Erste*r Ansprechpartner*in für Schüler, Lehrer, Eltern und Besucher im Sekretariat der Schule, Korrespondenz mit Behörden, Ämtern, Eltern, Organisation und Überwachung des Schüler-Aufnahmeverfahrens, inklusive Vertragserstellung, Anlage und Verwaltung der digitalen Schülerakten in der Schulverwaltungssoftware ATLANTIS, Erstellen von Statistiken und Dokumentationen, Erstellen und Verwalten von schulinternen Formularen, Handreichungen etc., Vor- und Nachbereitung von Terminen und schulischen Veranstaltungen, Führung der Handkasse, deren Monatsabrechnung, Erledigung von Bankwegen, Unterstützung bei der Zeugniserstellung, Bestellwesen

Unterstützung der Bauleiter im Büro, Koordination von Terminen, Vorbereitung von Dokumenten, Kommunikation mit Baustellen, Entgegennahme und Filterung von Anrufen, Vorbereitung von Besprechungen, Erstellung von Berichten

Empfang, Kontierung und Weiterleitung von Eingangsrechnungen, Pflege von Verteilern, Koordination von Dienstleistern, Kommunikation mit unserem Empfang am Hauptsitz Frankfurt/Main, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern