27 Büroassistent Jobs Berlin

Unterstützung bei der Planung sowie Durchführung von Veranstaltungen und Workshops in der Region (Westbalkan, Ukraine, Moldau), in enger Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen, Begleitung des gesamten Vergabeprozesses (Ausschreibung, Vertragsgestaltung, Abstimmung mit Dienstleistern, Leistungs- und Rechnungsprüfung), Unterstützung beim Finanz-/Kostencontrolling sowie der Personalressourcenplanung, Monitoring und Berichtswesen, Gegenlesen von Konzepten und Papieren sowie inhaltliche Recherchen, Allgemeine Assistenztätigkeiten wie Termin- und Reiseplanung sowie -organisation

Verantwortlich für die Büroorganisation am Standort Berlin, Kommunikation mit Dienstleistern und Projektpartnern, Organisationsmanagement, Interne und externe Bürokommunikation per E-Mail und Telefon, Kontrolle von Rechnungen und Fristen, Auslagen- und Reisekostenabrechnungen, Unterstützung des Planungsteams, Vorbereitung von internen und externen Terminen / Veranstaltungen, Als gute Seele des Büros die Funktionalität gewährleisten

Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung, einschließlich Terminplanung und -koordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, inklusive Protokollführung und Dokumentenmanagement, Unterstützung im Rechnungswesen, z. B. bei der Rechnungserstellung, -prüfung und Kontenabstimmung, Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten im ERP-System, Erledigung der Korrespondenz und Kommunikation mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Unterstützung bei der Planung und Koordination von Projekten, Bearbeitung und Ablage von Verträgen und anderen wichtigen Unterlagen, Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

vertrauliche, zuverlässige sowie entlastende Unterstützung der Geschäftsführerin – organisatorisch und administrativ, Führen des Terminkalenders inklusive Fristenkontrolle, Übernahme der Verantwortung von Teilprojekten einhergehend mit projektbezogenen Recherchen, Aufbereitung von Daten und der Beschaffung von Informationen, Besetzung und Koordination der Schnittstellen der Geschäftsleitung zu allen Unternehmensbereichen, externen Partnern und relevanten Körperschaften, Sicherstellung der Budgetkontrolle in Zusammenarbeit mit dem Finanzwesen, Strukturierung und Sortierung der Ablagen, Akten, Datensammlungen im Bereich der Geschäftsleitung, selbständige Abwicklung geschäftlicher und z.T. auch privater Korrespondenz der Geschäftsführung mit geschäftlichem Bezug, vertretungsweise Steuerung von anderen Stabsstellen und Teams, die noch keine eigne Führungskraft haben, Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen und das Anfertigen von Reportings in allen BWL-Grundgebieten (in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachabteilungen und Führungskräften) sowie die Anfertigung von Ad-Hoc-Auswertungen, Erstellung von Protokollen verschiedener Art in Verbindung mit inhaltlicher Nachkontrolle

Verantwortung für die administrative Gesamtorganisation des Büros, Koordination und Unterstützung der Vereinsarbeit durch effizientes Geschäftsstellenmanagement, Terminplanung und Ablauforganisation für Geschäftsführung und Mitarbeiter*innen, Pflege und Aktualisierung interner Dokumentationssysteme, Verwaltung und Ablage von Vereinsdokumenten sowie Protokollführung relevanter Vereinssitzungen und -veranstaltungen, Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs, Kontierung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesenabrechnungen und einfache buchhalterische Tätigkeiten, Unterstützung bei Veranstaltungen und im Veranstaltungsmanagement, z.B. bei der Suche nach geeigneten Locations und dem Einsatz von Dienstleistern

allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben, Bearbeitung von E-Mails, Posteingang und Postausgang, Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Administration und Pflege der Adressdatenbank, Terminplanung und-koordination, Kundenkommunikation per Telefon, E-Mail oder persönlich, Unterstützung im Rechnungs- und Bestellwesen, Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen

Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft (administrativ und organisatorisch), Mandats- und Aktenverwaltung, Reisekostenabrechnung, Rechnungsstellung, Koordinierung interner und externer Termine, Planung von Reisen (auch international), Erstellung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Übernahme kleinerer Übersetzungsaufgaben, Bearbeitung zweisprachiger Verträge, Formatierungsaufgaben, Entwurf von PowerPoint-Präsentationen, Postbearbeitung, Verwaltung von Fristen, Betreuung nationaler und internationaler Mandanten am Telefon auf Deutsch und Englisch, Koordinierung der Informationsweitergabe

Management des Arbeitsalltags und Sicherstellung des Wohlfühlfaktors, Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Sicherstellung des Bürobetriebs (Snacks, Büromaterial, Ordnung), Ansprechpartner*in für Facility Management und externe Dienstleister, Organisation von Teamevents, Mitarbeit bei Sonderprojekten, Beitrag zur Kultur- und Teamentwicklung

Du unterstützt den Betriebsrat in organisatorischen und administrativen Belangen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf., Du koordinierst und planst Termine, Meetings und Veranstaltungen und stellst sicher, dass alle Beteiligten rechtzeitig informiert sind., Du erstellst Protokolle, Berichte und Präsentationen, die für die Arbeit des Betriebsrats von zentraler Bedeutung sind., Du kommunizierst mit internen und externen Ansprechpartnern und fungierst als Schnittstelle für verschiedene Anfragen., Du bearbeitest eingehende Anfragen zuverlässig und kümmerst dich um das Dokumentenmanagement, damit alle Unterlagen strukturiert und jederzeit abrufbar sind.

Sekretariats- und Assistenzaufgaben übernehmen, Termine koordinieren, Besprechungen und Unterlagen vorbereiten, Kommunikation und Kooperation mit Mitarbeitern und externen Personen, Serviceorientierte Arbeit für die Mitarbeiter, Schrift- und Telefonverkehr souverän meistern, Arbeitsprozesse effizient mit modernen Informations- und Kommunikationsmedien gestalten

Termin- und Veranstaltungsmanagement für die Bereichsleitung und zugehörige Abteilungen, Organisation von Geschäftsreisen inklusive Reisekostenabrechnung, Organisation interner und externer Events, Strukturierung und Optimierung von Arbeitsprozessen, Aktive Mitgestaltung von Projekten

Unterstützung der Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Ansprechperson für Mitarbeitende und Dienstleistende in abteilungsbezogenen Fragestellungen, Koordinierende Tätigkeiten und Unterstützung der Teams der Unternehmensverwaltung bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben, Organisation des Office-Managements und die Durchführung von allgemeinen Sekretariatstätigkeiten, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Meetings

Durchführung allgemeiner Assistenzaufgaben für den Referatsleiter und das Admin-Team, Unterstützung von Arbeitskreisen, Gremien und Projekten, Vertragsmanagement, Pflege und Aktualisierung von Dokumenten, Mitarbeit an Themen im Bereich Arbeitssicherheit und Gesundheitsmanagement

die Führung, Koordination und Weiterentwicklung des Teams (derzeit 2 Mitarbeitend), inklusive Aufgabenverteilung, Ergebniskontrolle und Sicherstellung effizienter Arbeitsabläufe, die Analyse bestehender Prozesse in Ihrem Verantwortungsbereich und Implementierung von Verbesserungen zur Effizienzsteigerung, die Übernahme der Verantwortung als zentrale Ansprechperson für die Geschäftsführung und die verschiedenen Fachbereiche des Unternehme sind alles Officemanagement- und Assistenzangelegenheiten., die Unterstützung des Teams bei alltäglichen Aufgaben, wie Korrespondenz, Postbearbeitung und Terminkoordination, die digitalgestützte Überwachung und Verwaltung von Verträgen (Leasing, Versicherungen, Strom etc.) und Durchführung von Preisvergleichen, die Zusammenarbeit mit dem Fuhrparkverantwortlichen bei der Verwaltung unserer ca. 10 Fahrzeuge umfassenden Fahrzeugflotte, Koordination und Bearbeitung von Schadensfällen sowie Steuerung externer Dienstleister wie Versicherungsmakler etc., die Unterstützung bei der Planung von Dienstreisen und firmeninternen Veranstaltungen, die enge Zusammenarbeit mit dem Qualitätsmanagement des Unternehmens im Rahmen der Erfassung von Arbeitsprozessen in Ihrem Verantwortungsbereich

Assistenz im Sekretariat, Auswahl und Anwendung betrieblicher Kommunikationssysteme, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Formulieren, Gliedern sowie situations- und normgerechtes Erstellen von Texten für den internen und externen Schriftverkehr, Unterstützung bei der Qualitätssicherung und -entwicklung, Kreditoren- und Debitorenstammdaten aufnehmen und pflegen, Unterstützung bei der Kontierung und Buchung aller laufenden Geschäftsvorfälle (Debitoren, Kreditoren, Anlagenbuchhaltung, Bank, Kasse), Unterstützung bei der Vorbereitung und Abstimmung von Unterlagen für die Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung, Administrative Bearbeitung von diversen Personalthemen, Unterstützung bei der Digitalisierung, Unterstützung bei der Lohnbuchhaltung

Eigenständige Koordination von Terminen (Sitzungen und Veranstaltungen) und Reisen sowie organisatorische Begleitung von Veranstaltungen (Hotel- und Raumbuchungen, Catering, Reisekostenabrechnung), Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Allgemeine Sekretariatstätigkeiten und Korrespondenz, Prüfung von Rechnungen sowie die Organisation der Zahlung, Erstellen und Pflegen von Adressverteilern

Sekretariatsaufgaben und Zuarbeiten für die Geschäftsführung, Büroorganisation und interne Kommunikation, allgemeine Verwaltung und Sachbearbeitung, Personalsachbearbeitung, Datenpflege und Erstellen von Statistiken

Coordination and organization of internal/external meetings, company events, and events, Responsibility for travel management (planning and booking), Ensuring efficient time planning through professional calendar and time management, Creation of presentations as well as carrying out research and analyses for decision-making, Pro-active stakeholder management to prioritize important topics and meetings

Du analysierst und bereitest Übersichten im Rahmen von einzelnen bis hin zu umfangreichen (Teil-)Projekten in Bezug auf den Projektfortschritt sowie möglichen Folgeprojekten auf und tauschst Dich regelmäßig mit relevanten Stakeholdern wie z.B. den Projektleitern und -managern aus, Als kompetente*r Ansprechpartner*in wirkst Du aktiv bei der Erstellung von Reports, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen mit und setzt dabei stets auch Deine Kenntnisse aus den Bereichen Qualitäts- und Dokumentenmanagement in den Projekten ein, Du unterstützt das sach- und fachgerechte Projektcontrolling inklusive der Überwachung der Budgetplanung, -steuerung und -kontrolle für die jeweiligen Projekte, Du erstellst Analysen und Kennziffern zu betriebswirtschaftlichen Beurteilungen sowie die Vorbereitung von Steuerungs- und Einzelmaßnahmen innerhalb der Projekte, Als Teil des Projektteams prüfst Du stetig die Projektergebnisse sowie Meilensteine und hast die Weiterverfolgung der Umsetzungen im Blick.

Administrative Unterstützung im Auftragswesen, Beauftragung von Leistungen an externe Auftragnehmer und Sicherstellung eines reibungslosen Rechnungswesens, Koordination und Planung von Terminen, Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen, Erstellung von Vertrags-, Ausschreibungs- und Berichtstexten in Zusammenarbeit mit dem Projektteam und der Rechtsabteilung, Aktive Mitwirkung an der Strukturierung und Umsetzung von Projekten und Prozessen, Arbeit mit agilen Projektmanagement-Tools zur Erreichung strategischer Projektziele

Unterstützung der Stabsbereichsleitung im operativen Tagesgeschäft, Übernahme von Büro- und Koordinierungsarbeiten, Koordination und Überwachung von Fristen und Terminen, Mithilfe bei der Koordination von Stellungnahmen, vor allem gegenüber dem Deutschen Bundestag und den Bundesministerien, Mitwirkung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen sowie der Betreuung von Besuchergruppen, Aufbereitung von Sitzungsunterlagen (auch für verbandsinterne Gremien), Gestaltung von Texten und Präsentationen, Datenpflege sowie die Betreuung von Gruppenräumen im Extranet, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Unterstützung der Mitarbeitenden des Stabsbereichs bei der Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben