413 Project Assistance Jobs

Beantwortung von Anfragen an das Kampagnenteam, Pflege von Daten und Tabellen, Unterstützung im Rahmen von diversen Veranstaltungen, Erstellung von Präsentationen, Unterstützung des Teams Kampagnen und Öffentlichkeitsarbeit in administrativen Aufgaben, Bei Bedarf Übernahme von Empfangstätigkeiten in Vertretung

Eigenverantwortliche Koordination von Begehungsterminen bei Eigentümerinnen und Eigentümern energieeffizienter Gebäude durch externe Fachprüfende, Sicherstellung, dass alle erforderlichen Unterlagen vor der Begehung vorliegen, Ansprechperson für Fachprüfende und Eigentümer bei Rückfragen rund um die Begehungstermine sowie die Dokumentation in den entsprechenden Tools, Sicherstellung, dass relevante Unterlagen und Informationen nach den Begehungen rechtzeitig und vollständig zur Verfügung stehen, Datenerfassung und -pflege zu umgesetzten Bauvorhaben energieeffizienter Gebäude im Tool, Unterstützung des Teams bei der Optimierung aktueller Prozesse, Tools, Kommunikationsmittel und -wege sowie deren Dokumentation in Handbüchern

Eigenständige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung aller studienspezifischen Maßnahmen, Erstellen von Dokumenten (u.a. Worksheets, standardisierte Arbeitsanweisungen und Visitenplaner anhand der geltenden Studienunterlagen), Terminplanung und Organisation von notwendigen Untersuchungen/Diagnostik und die Dokumentation, Pflege und Archivierung der studienbezogenen Daten und der Prüfarztordner, Unterstützung der Prüfärztinnen und -ärzte bei der Auswahl und Rekrutierung neuer Studienpatientinnen und -patienten und eigenständige Übernahme fachlicher Maßnahmen an Studienteilnehmenden, Koordination und Übernahme der administrativen Aufgaben der Studienzentrale in enger Zusammenarbeit mit den leitenden Studienärztinnen und -ärzten, Umsetzung der studienrelevanten Vorgaben gemäß aktueller GCP Richtlinien, Unterstützung der Monitore hinsichtlich der Datenüberwachung und der Einhaltung des Studienzeitplanes sowie die Assistenz bei Initiierungen, Monitorbesuchen, Audits und Inspektionen sowie deren Vor- und Nachbereitung und die Teilnahem an Prüfarzttreffen im In- und Ausland

Allgemeine Assistenz- und Organisationstätigkeiten in der Abteilung Asset Management, Assistenz der Abteilungsleitung, insbesondere Übernahme von kleineren, abteilungsübergreifenden Projekten, Führen von Korrespondenz, Erstellung von Berichten, Präsentationsunterlagen und Protokollen, Koordinierung von Terminen und Besprechungen sowie sowie deren Nachverfolgung, Zusammenarbeit mit den KollegInnen der Abteilung bei Office Management-Themen

Unterstützung des Teams bei der Organisation und Durchführung von Projekten im Bereich der Arbeitsvorbereitung, Planung und Koordination von Dienstreisen, Verwaltung von Besprechungsräumen, Koordination projektbezogener interner Schulungen (Abstimmung mit Projektgruppen, Erstellung von Teilnehmerlisten, Organisation der Bewirtung), Nachhaltung von Terminen, Vorbereitung von Meetings (Meilensteine und Termine im Blick behalten, Kalenderverwaltung), Unterstützung bei der Projektverwaltung nach STEP, Verwaltung der Projektstruktur (MS-Teams oder MS-Project), Anlegen von Bedarfsvoranmeldungen, Verwaltung von Projektdokumenten (Vorprüfung, Ablage und Organisation)

Administrative Entlastung und umfassende Unterstützung des Teams, Vertragsprüfung, Büroorganisation sowie Dokumentenmanagement und -ablage, Terminplanung und Abstimmung mit der Projektkoordination, Erstellen und Abwicklung interner und externer Korrespondenz per Post und Mail, Fristen- und Wiedervorlagemanagement, Unterstützung bei der Reise- und Veranstaltungsplanung sowie Kostenabrechnung, Aktive Beteiligung an der Optimierung interner Prozesse, Erstellung von Präsentationen von Akquise-Unterlagen

Inhaltliche und administrative Unterstützung des Referats für Strategie und Business Development (SBD) beim Verfassen von Projektanträgen, Programmdesign, Planung und Umsetzung der Mittelakquise im Bereich der Entwicklungszusammenarbeit und der humanitären Hilfe, Erstellung von Präsentationen, Visuals und Übersichtstabellen, Screening von Finanzierungsmöglichkeiten in versch. Online-Plattformen, Eingabe, Prüfung und regelmäßige Aktualisierung aller relevanten Projektinformationen in das planeigene Managementsystem, Recherche & Beantwortung von projektbezogenen Fragen und Kommunikation mit Plan Büros in den Partnerländern, Unterstützung im Vertragsmanagement, z.B. Aufsetzen und Prüfen von Projektverträgen; sowie Einholen von Unterschriften und Vorstandsgenehmigungen, Organisation/Vorbereitung von Workshop und Meetings, Unterstützung von Mitarbeiter:innen des SBD-Referats, bei ihren Aktivitäten in versch. Global Account Management Arbeitsgruppen

Organisatorische und konzeptionelle Unterstützung des Projektteams von GEH DEINEN WEG und bei weiteren Programmen sowie Projekten der Deutschlandstiftung Integration, Laufende Betreuung der Stipendiat:innen und Mentor:innen des GEH DEINEN WEG Programms, Unterstützung bei der Kommunikationsarbeit (z.B. Social Media-Aktivitäten, Presseverteiler), Enge Mitarbeit im Team der Deutschlandstiftung Integration

Operative Projektbetreuung deiner Kunden in Kooperation mit unseren Consultants, Verantwortung für die gesamte Projektkommunikation sowie die reibungslose Abwicklung deiner Kundenprojekte (z.B. Teilnahmemanagement, Terminkoordination, Einsatzplanung Consultants, Reisekostenabrechnung), Erstellung kaufmännischer Angebote, Pflege des CRM-Systems und termingerechte Rechnungslegung

Aktive Entlastung der Projektleitung und der Kolleginnen und Kollegen durch administrativ wiederkehrende Tätigkeiten (Rechnungsprüfung, Reiseabrechnung, Postverwaltung, Bestellungen), erster Ansprechpartner für externe Anfragen, Unterstützung in der Projektadministration (Erstellung von Anfragen und Ablage notwendiger Dokumente, Unterstützung im Besucherwesen und bei Anlässen, Protokollführung u. dgl.), eigenständige Weiterentwicklung der bisherigen Prozesse, eigenständige Umsetzung interner Kommunikationsflüsse, selbstständige Abwicklung kleinerer Projekte sowie div. Unterstützung bei HR-Abläufen in Zusammenarbeit mit dem Stammhaus.

Unterstützung des Projektleiters bei der Projektabwicklung sowie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Aufbau von neuen Strukturen und Prozessen, Allgemeine Büroorganisation und Terminübersicht, Reise und Hotelorganisation, Erarbeitung von Informations- und Entscheidungsgrundlagen, Ausarbeitung und Erstellung von Statistiken und Präsentationen, Mitarbeit / Übernahme von Projekten und Sonderthemen, Unterstützung bei der Optimierung bestehender Abläufe und Strukturen, Unterstützung bei Tätigkeiten im Bereich Fuhrpark und Lagerverwaltung, Unterstützung bei der Einsatzplanung der Montagefachkräfte, Allgemeine administrative Aufgaben

Aufbau und die Administration der Studiendatenbank, Datenerfassung und -aufbereitung der national rekrutierten Patienten, Rekrutierung der PROSa+ und Sarkomregisterpatienten*innen, Unterstützung bei der Kommunikation mit den Projektpartner*innen, Gewinnung von Studienzentren sowie beim Monitoring und der Schulung der Projektbeteiligten, Assistenz bei der Kommunikation mit dem Drittmittel-Geber und beim Verfassen des Abschlussberichts, Assistenz bei der Koordination des Projektes, insbesondere bei der Einbeziehung der lokalen sarkombehandelnden Kliniken

Allgemeine Studien- und Projektorganisation (Bearbeitung von Anfragen, Post, Bestellungen, Ablage, Terminkoordination, etc.), Erste Ansprechperson für Anfragen der Projektpartner, Patienten und Studienpraxen (Ärzte, MFA), Unterstützung bei Rekrutierung von Patienten und hausärztlichen Praxen, Schulung der Praxisteams, ggf. in deren Praxisräumlichkeiten, Erhebung, Dokumentation und Pflege von Kontaktdaten und studienrelevanter Daten in hausärztlichen Praxen (Befragungen, ggf. Erhebung Vitalparameter), Koordination von Studienabläufen, Studienadministration und Unterstützung des Berichtswesens, Erstellen von Brief- und Mailvorlagen sowie Präsentationen, Begleitung bei Terminen und Besprechungen inkl. Protokollführung, Vor- und Nachbearbeiten sowie Ausrichten von Veranstaltungen und Fortbildungen, Pflege des Internetauftritts und Mithilfe bei der Öffentlichkeitsarbeit

Assistenz bei der Planung, Umsetzung und Abwicklung des Projektes, insbesondere bei der Bearbeitung und Koordination von Beratungsanfragen und Kommunikation mit der Zielgruppe, Recherche zu Förderangeboten und allgemeine Unterstützungsarbeiten für die Berater*innen der Kulturförderberatung, Zuarbeit, Recherche und Bearbeitung von Inhalten für das digitale Informations- und Beratungsangebot (Infothek, Newsletter, Förderfinder), Unterstützung bei der Organisation und Durchführung des Veranstaltungsangebotes der Kulturförderberatung, Vor- und Nachbereitung von Jour Fixes und weiteren Terminen sowie Protokollführung, Terminkoordination und Officemanagement, Erledigung von Bürovorgängen, Sicherung der Informationsflüsse innerhalb des Projektteams, Übernahme einzelner Aufgaben im Bereich Administration (z.B. Preisrecherchen, Angebotsanfragen, Vorbereitung von Auftragsvergaben), Mithilfe bei der Evaluation und Dokumentation des Projekts

Administrative Unterstützung und Büroverwaltung (Erledigung des Schriftverkehrs, Vorbereitung von Berichten, Präsentationen und Dokumenten, Verwaltung der Büroausstattung), Koordinierung und Kommunikation, Veranstaltungs- und Logistikmanagement (Vorbereitung interne Treffen mit BIH/Charité Stakeholdern und Netzwerken, Ansprechperson für interne und externe Kommunikation, Vorbereitung von Konferenzen und Terminen, Verfassen und Verbreiten von Memos, Berichten und Sitzungsprotokollen), Finanzen und Beschaffung (Unterstützung beim Bestellwesen und der Buchhaltung, einschließlich Rechnungsprüfung)

Administrative Unterstützung im Auftragswesen, Beauftragung von Leistungen an externe Auftragnehmer und Sicherstellung eines reibungslosen Rechnungswesens, Koordination und Planung von Terminen, Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen, Erstellung von Vertrags-, Ausschreibungs- und Berichtstexten in Zusammenarbeit mit dem Projektteam und der Rechtsabteilung, Aktive Mitwirkung an der Strukturierung und Umsetzung von Projekten und Prozessen, Arbeit mit agilen Projektmanagement-Tools zur Erreichung strategischer Projektziele

Termine planen, Reisen/Veranstaltungen organisieren, Adressen verwalten, Organisation von Projekten, Erstellung von Präsentationen, Datenpflege (Serienbriefe), Gestaltung der Zusammenarbeit im Team, Organisation von Teamevents und -workshops, Telefonbetreuung, Postbearbeitung, Materialbestellung

Unterstützung im Auftragswesen, Beauftragung von Leistungen an externe Auftragnehmer und Sicherstellung eines reibungslosen Rechnungswesens, Koordination und Planung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen, Erstellung von Vertrags-, Ausschreibungs- und Berichtstexten in Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung, Aktive Mitwirkung an der Strukturierung und Umsetzung von Projekten und Prozessen, Arbeit mit agilen Projektmanagement-Tools zur Erreichung strategischer Projektziele

Unterstützung bei der Erstellung inhaltlicher Konzepte in der Personal- und Organisationsentwicklung, Regelmäßige Überprüfung von Vergabeplattformen und Identifizierung relevanter Ausschreibungen, Begleitung und Koordination von Ausschreibungsverfahren, Übernahme administrativer Aufgaben wie optische Anpassung von Standardmaterialien sowie Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten

Mitarbeit im Projektteam von Angebot bis Bericht, Vorbereitung von Terminen und Workshops, Eigenverantwortliche Übernahme von Aufgaben und Prozessschritten, Präsentations- und Datenpflege

Zusammenarbeit mit Projektverantwortlichen bei der Akquise von neuen Projekten, Erstellung von Texten und Grafiken, Rechnungsstellung, organisatorische Aufgaben im Berufsalltag in der Architektur, der Umweltplanung und dem Ingenieurwesen

Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Events und Konferenzen, Mitwirkung bei der Konzeptentwicklung und strategischen Weiterentwicklung von Veranstaltungsformaten, Koordination mit internen Abteilungen und externen Dienstleistern zur reibungslosen Umsetzung der Veranstaltungen, Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen zur Veranstaltungspromotion, Unterstützung bei der Budgetplanung, Erfolgskontrolle und Berichterstattung, Recherche und Identifikation relevanter Zielgruppen sowie Trends im Event- und Konferenzbereich