Veranstaltungen von A bis Z begleiten: Du planst, organisierst und betreust Seminare, Tagungen und Lehrgänge – von der Vorbereitung bis zur Evaluation., Hinter den Kulissen alles im Griff haben: Du kümmerst dich um administrative Aufgaben im Veranstaltungsmanagement und hältst dem Bildungsdesign-Team den Rücken frei., Kommunikation, die zählt: Du bist die Schnittstelle zu Teilnehmenden, Dozierenden und Geschäftspartner*innen, beantwortest Fragen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf., Den Überblick behalten: Ob Buchungen, Materialien oder Technik – du hast alles im Blick, damit jede Veranstaltung ein Erfolg wird., Mitgestalten & weiterentwickeln: Du bringst deine Ideen ein, um Abläufe zu verbessern und die Veranstaltungsorganisation noch smarter zu machen.

Selbstständige Leitung von Projekten (Digitalisierung, Change-Management), Steuerung und nachhaltige Umsetzung von Prozessschritten, Unterstützung der Abteilungsleitung bei Interims-Aufgaben im operativen Kontext, Beschaffung relevanter Informationen und Aufbereitung von Kennzahlen zur Entscheidungsvorbereitung, Protokollierung von Ergebnissen in Meetings

die Verwaltung der Ablagestruktur u. Dokumentenmanagement des Systemservice, die Neu- und Anpassungsdokumentation medientechnischer Anlagen, das Einholen von Angeboten und Unterstützung bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen, der 1st Level Support für medientechnische Anlagen, die Unterstützung der Systemingenieur:innen bei der Umsetzung von Projekten und dem Beheben von technischen Störungen, die Organisation u. Betreuung der Durchführung wiederkehrender Wartungsaufgaben (DGUV, LWL-Messung u.ä.), gewerkeübergreifendes Arbeiten

Erledigung der klassischen Assistenzaufgaben wie allgemeine Bürotätigkeiten, Schreibarbeiten, Wiedervorlage, Post, Protokollführung, Terminmanagement, Bestellwesen etc., Teamassistenz für die Sachgebiets- und Teamleitung, Verwaltung des E-Mail-Funktionspostfaches, Entgegennahme sämtlicher Telefonate während Parteiverkehrszeiten und Erteilung von Auskünften zu Rechtsfragen bzgl. AufenthG und AsylG

Erfüllung von Service- und Betreuungswünschen der Bewohner aus den Bereichen Hauswirtschaft, Betreuung und Alltagsgestaltung, Dokumentation der Leistungserbringung, Weiterentwicklung der einzelnen Betreuungsangebote, Teilnahme an Fallbesprechungen

Unterstützung des Geschäftsführers bei strategischen Fragestellungen der Unternehmensführung., Unterstützung des kaufmännischen Leiters bei strategischen Fragestellungen der Finanzplanung und des Controllings., Koordination von Entscheidungsprozessen und Vor- und Nachbereitung verschiedener Entscheidungsgremien., Erstellung von Präsentationen, Analysen und Berichten., Vorbereitung von Unterlagen für Präsentationen inkl. Vorausplanung anhand der Zieltermine., Enge Zusammenarbeit mit allen Führungskräften des Unternehmens., Begleitung und Mitwirkung an anspruchsvollen Projekten und Sonderaufgaben., Monitoring der Projekte des CEO und CFO und Verantwortung für die Verfolgung wesentlicher Meilensteine., Teilnahme an abteilungsübergreifenden Projekten (Leitung, Koordination, Begleitung, Nachverfolgung, Monitoring) und Förderung der Zusammenarbeit der verschiedenen Teams.

Telefonzentrale, Servicetelefon und Störannahme, Kundenkommunikation sowie Terminverwaltung, Neuanlage und Pflege von Kundenstammdaten, Prüfung von Kundendokumenten, Angebotserstellung und Rechnungserstellung, Rechnungsprüfung und Mahnwesen, Allgemeine administrative Tätigkeiten

Administrative Unterstützung des Weiterbildungsbüros bei der Umsetzung der Prüfungsaufgaben und der Durchführung von Masterstudiengängen, einschließlich der Organisation von Modul- und Lehrveranstaltungen, Unterstützung der Referenten und der Leitung des Weiterbildungsbüros bei der Erstellung und Verwaltung von Lehrunterlagen sowie Studienplänen, Bearbeitung allgemeiner Büroaufgaben, wie Posteingang, Erreichbarkeit für Teilnehmende der Masterstudiengänge, Korrespondenz und Archivierung von Unterlagen, Eigenständige Bearbeitung und Beantwortung von E-Mail-Kommunikation in bestimmten Bereichen, Akquise von neuen Teilnehmern durch die Aufnahme von Interessenten und Beantwortung allgemeiner Fragen oder Weiterleitung an die Studiengangs-Berater, Betreuung von Veranstaltungen vor Ort, inklusive der Organisation der Pausenversorgung und der Ansprechpartnerrolle für die Teilnehmenden

Planung, Bewerbung und Durchführung von Lesungen, Signierstunden und Büchertischen, Betreuung unserer Website sowie der Social Media Kanäle, Umsetzung verschiedener Leseförderungsprojekte, Redaktionelle Arbeit an unserem halbjährlich erscheinenden Magazin, Kommunikation mit unseren Kooperationspartner:innen und Mitarbeiter:innen

Unterstützung der Geschäftsführung, Sicherstellung der reibungslosen Abläufe unserer Geschäftsprozesse, Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Koordination unserer Mitgliederverwaltung, Betreuung und Weiterentwicklung der EDV-Systeme und erster Ansprechpartner für unsere Mitarbeiter\*innen, Übernahme des Vertragsmanagements inklusive Versicherungen, Eigenverantwortliche Betreuung des Bereichs Arbeitsschutz, Mitwirkung beim Controlling, Weiterentwicklung und Zusammenarbeit im Bereich Fundraising

Verantwortung für die Durchführung des Projekts: Sie entwickeln neue Wege für ein besseres Personalkonzept in der Langzeitpflege., Analyse des aktuellen Stands mit Auswertungen und Gespräche mit Mitarbeitenden., Entwicklung neuer Lösungen: Sie bringen Ideen ein und arbeiten mit anderen daran, ein passendes Konzept zu gestalten., Kommunikation mit den Führungsebenen, Einbindung der Mitarbeitenden und Förderung des Dialogs, Sicherstellen, dass alle relevanten Informationen im Unternehmen ankommen, Zusammenarbeit mit den Projektkoordinierenden der Liga BW, Offene und unterstützende Zusammenarbeit mit anderen Organisationen im Netzwerk, Moderation und Organisation von Treffen mit verschiedenen Beteiligten, Schrittweises Umsetzen des Projekts: Aufgaben sinnvoll aufteilen und strukturieren, Lösungen ausprobieren und anpassen, Ergebnisse dokumentieren und weiterentwickeln, Gemeinsame Teilnahme an Weiterbildungen, z.B. in den Bereichen Projektmanagement, Teamarbeit und Personalentwicklung, Teilnahme an Netzwerkveranstaltungen, Weitergabe von neuem Wissen ins Team und an andere Standorte

Bearbeitung von Anträgen (z.B. Neuaufnahmen, Kündigungen) und Stammdatenpflege, Kommunikation mit Mitgliedern per E-Mail, Telefon und Post, Erstellung und Versand von Mitgliedsbeitragsrechnungen sowie Unterstützung bei Veranstaltungsabrechnungen, Buchung der Mitgliedsbeiträge sowie die monatliche Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung, Mithilfe beim Jahresabschluss im Rahmen der Mitgliederverwaltung, Erstellung und Fortentwicklung von notwendigen Analysen und Reportings

Enge Kooperation und Unterstützung der Pflegedienstleitung, Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Pflegequalität im Rahmen des Qualitätsmanagements, Büroorganisation und Schriftverkehr der Pflegedienstleitung, Bewerbermanagement und Lenkung der Einstellungsverfahren, Veranstaltungsmanagement der Pflegedienstleitung - Terminkoordination und Raumplanung, Bearbeitung aktueller Anfragen im Pflegebereich, Unterstützung beim Ausfallmanagement, Begleitung des Digitalisierungsprozesses

Unterstützung bei der Abwicklung von Teilzeitbeschäftigungen verbeamteter Lehrkräfte, Unterstützung bei diversen personellen und organisatorischen Angelegenheiten, Organisation von Sammelterminen für die Aushändigung von Arbeitsverträgen, Vorbereitung, Organisation, Terminkoordination von regelmäßigen Vereidigungsterminen, Anforderung von Führungszeugnissen im Rahmen von Einstellungsverfahren, Anfertigung von Kopien von Personalakten, Versand von Personalakten, Anlage von Personalakten bei Neueinstellung, Unterstützung bei Strukturierung und Aktualisierung analoger Datenbestände, Unterstützung bei der Entgegennahme von Telefonaten

Beantwortung von Anfragen per Telefon, Email und Papier, Beratungsgespräche mit Mitgliedern, Qualitätssicherung von Daten von Mitgliedern und Strukturen, Führen von Aktenablagen

Planung, Steuerung und Koordination des Cloud-Migrationsprojekts, Überwachung des Projektfortschritts und Identifikation von Risiken und Problemen, Projektbezogenes Berichtswesen und Projektcontrolling, Hochschulweite Abstimmung der Anforderungen der verschiedenen Einrichtungen der Hochschule hinsichtlich der Cloud-Migration, Moderation und Organisation von hochschulinternen Projektbesprechungen mit dem Projekt-Kernteam sowie Abstimmung mit externen Projektpartnern, Organisation und Durchführung von hochschulinternen Anwenderschulungen

Unterstützung der Abteilungen Theologie & Glaube sowie Kirche & Gesellschaft bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben in den Strukturen des ZdK und des Katholikentags, Vorbereitung von Terminen und Sitzungen in verschiedenen Gremien, Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen zur Arbeit des ZdK und seiner Gremien, Koordination von Terminanfragen und Erarbeitung von Vorlagen und Präsentationen, Unterstützung der Referent*innen in der Organisation von Dienstreisen, Verwaltungsprozesse und Büroorganisation, Gemeinsam mit weiteren Teamassistenzen im Haus bilden Sie das organisatorische Rückgrat des Generalsekretariats

Unterstützung bei verschiedenen (Evaluations-)Projekten, Auswertungen von wissenschaftlicher Literatur und Statistiken

Organisatorische Aufgaben zum gelingenden Ablauf von (inklusiven) Bildungsveranstaltungen, Seminar- und Teilnehmendenmanagement inkl. Rechnungslegung, Kommunikation mit Kund:innen, Ansprechpartner:in für organisatorische Fragen und Anliegen der Teilnehmenden und Dozent:innen, Veranstaltungsservice und Versorgung der Fortbildungsteilnehmenden, Material- und Verpflegungseinkauf

Projekte voranbringen: Sie übernehmen die Leitung, Koordination und Überwachung strategisch wichtiger Projekte im Verband und gestalten aktiv die Strukturen und Arbeitsweisen im neuen Stab "Verbandsentwicklung" mit., Planung und Controlling: Sie erstellen klare Projektpläne, behalten Zeitpläne, Ressourcen und Budgets im Blick und sichern so den Erfolg der Projekte., Zusammenarbeit fördern: Sie sind die zentrale Ansprechperson für interne und externe Partner*innen, moderieren Projektbesprechungen und gewährleisten einen reibungslosen Informationsaustausch., Verbesserungen anstoßen: Sie entwickeln unser klassisches Projektmanagement weiter und tragen dazu bei, ein effektives Multiprojektmanagement im Verband zu etablieren., Ergebnisse sichtbar machen: Sie bereiten Berichte und Präsentationen für den Vorstand und das Leitungsteam auf, um Fortschritte und Ergebnisse klar und verständlich darzustellen.