Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und Messen, Betreuung der Anmeldungen und Kommunikation mit den Teilnehmern, Koordination der Dienstleister, Partner und Locations sowie Verwaltung von Messe- und Event-Equipment, Recherchearbeiten zu Eventlocations, Dienstleistern und aktuellen Trends im Eventmanagement, Unterstützung beim Auf- und Ausbau der Website, Hilfe bei der Überwachung, Analyse und Weiterentwicklung unserer Social Media Aktivitäten, Übernahme administrativer Aufgaben

Durchführung von Datenerhebungen, Analyse von Markttrends sowie Mitwirkung bei Studien, Eigenständige Erstellung von Unterlagen und Präsentationen für interne und externe Projekte, Vorbereitung von Workshops und Veranstaltungen, Betreuung von CMS-System und Datenbanken

Datenbankarbeit, Datenerhebung und Datenauswertung, Organisation von Terminen, Erstellen von Schreiben, Erstellen von Umfragen und deren Auswertung, Anfertigen von Präsentationen und Protokollen, Recherchearbeiten, Erstellen von Vorlagen, Zusammenfassung von Veröffentlichungen und Jahresberichten, Unterstützung bei Workshops, Veranstaltungen und bei der Netzwerkarbeit, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit

Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (inhouse/extern), (Einladungen, Catering, Räumlichkeiten etc.), Vorbereitung der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Evaluation und Weiterentwicklung von Veranstaltungsformaten, Mitwirkung beim Aufbau und Pflege eines eigenen Wiki-Bereichs, Digitalisierung von Unterlagen, Zusammenführung von Excellisten, Ermittlung von IST-Ständen in Zusammenarbeit mit Inklusion und Senioren, Unterstützung bei der Umsetzung von Handlungsmaßnahmen, Ideen und Lösungen im Rahmen des Aktionsplans für Menschen mit Behinderungen/Beeinträchtigungen basierend auf theoretischem Wissen, Mitwirkung bei Veranstaltungen vor Ort, Sammlung und Ausarbeitung von eigenen Formularen und Vorlagen

Unterstützung bei der operativen Umsetzung verschiedener Personalentwicklungsinstrumente, Mitwirkung bei der Entwicklung eines internen Bildungscontrollings, Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der Personalentwicklung

Unterstützung des Präsidialstabs und des Präsidenten im operativen Tagesgeschäft, inhaltlich sowie organisatorisch, Administrative und inhaltliche Zuarbeit, sowie Aufbereitung von Datensätzen für die hochrangigen Gremien der Fraunhofer-Gesellschaft, Recherche und Aufbereitung von spannenden Inhalten für Präsentationen und weitere Kommunikationsformate, Unterstützung in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen und Gremiensitzungen

Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen (inhouse / extern), Vorbereitung der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Evaluation und Weiterentwicklung von Veranstaltungsformaten, Mitwirkung beim Aufbau und bei der Pflege eines eigenen Wiki-Bereichs, Digitalisierung von Unterlagen, Zusammenführung von Excellisten, Ermittlung von Ist-Ständen in Zusammenarbeit mit Inklusion und Senioren, Unterstützung bei der Umsetzung von Handlungsmaßnahmen, Ideen und Lösungen im Rahmen des Aktionsplans für Menschen mit Behinderungen / Beeinträchtigungen, Mitwirkung bei Veranstaltungen vor Ort, Sammlung und Ausarbeitung von eigenen Formularen und Vorlagen

Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen in Präsenz und virtuellen Formaten, Unterstützung bei der Durchführung von Expert:innen-Interviews, Workshops und Sitzungen, Recherche und Monitoring politischer und wissenschaftlicher Entwicklungen, Erstellen von Präsentationen und inhaltlichen Briefings sowie Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten, Verfassen und Korrigieren von Texten für Positionspapiere, Artikel usw.

Durchführung von Datenerhebungen, Analyse von Markttrends, Mitwirkung bei Studien, Eigenständige Erstellung von Unterlagen und Präsentationen für interne und externe Projekte, Vorbereitung von Workshops und Veranstaltungen, Betreuung von CMS-System und Datenbanken

Unterstützung der Kolleginnen im Referat Personalmanagement bei Verwaltungstätigkeiten, Zahlungsverkehr, Terminmanagement, Führen von Sitzungsprotokollen, Erstellung von Auswertungen, Bearbeitung von Fortbildungsanträgen, Organisation von Fortbildungen, Raumbuchungen, Erstellung von Honorarverträgen nach Vorlage, Schriftverkehr mit Teilnehmenden

Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Kommunikationsstrategien, Durchführung von Recherchen und Analysen zur Identifizierung von Trends, Identifizierung und Evaluierung von Möglichkeiten zur Integration von KI und automatisierten Kommunikationstools, Erstellung von Präsentationen, Berichten und Konzepten für interne Stakeholder, Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Kommunikationskampagnen, Mitarbeit an der Optimierung der digitalen Kommunikationskanäle, Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams und Abteilungen

Aktive Unterstützung im Tagesgeschäft im Vorstandsbüro, Planung, Vorbereitung und Abwicklung interner Meetings und externer Veranstaltungen, Erstellung und Aufbereitung von PowerPoint Präsentationen, Beschaffung, Zusammenstellung und Weitergabe von Informationen und Unterlagen

Unterstützung bei Kundenschulungen: Planung und Umsetzung von Schulungen zu den Wahlen, Anmeldeverwaltung: Bearbeitung von Anmeldungen für diverse Online- und Präsenzschulungen, Schulungen optimieren: Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Onlineschulungen, Materialien versenden: Organisation und Versand von Schulungsunterlagen, Feedback einholen: Versand und Auswertung von Bewertungslisten, Kunden-Feedback: Eingabe des Feedbacks in unser Verwaltungssystem, Zertifikate erstellen: Erstellen und Versenden von Teilnahmebescheinigungen, Vielfältige und abwechslungsreiche weitere Aufgaben

Kalendermanagement: Planung, Koordination und Überwachung der Termine der Vorstände, Travelmanagement: Organisation von Geschäftsreisen, Buchungen und Reiseplänen, Raumvor- und Nachbereitung: Vorbereitung und Nachbereitung von Konferenzräumen, Kommunikation: Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen, Digitale Kollaboration: Organisation von Büroprozessen über M365, Dokumentenmanagement: Verwaltung, Erstellung, Prüfung und Archivierung von Dokumenten, Veranstaltungsorganisation: Planung und Organisation von Veranstaltungen und Events, Unterstützung des Teams: Unterstützung bei administrativen Aufgaben und Vorbereitung von Präsentationen

Verwaltung von teilweise komplexen Drittmittelprojekten, Mitarbeit bei der Aktualisierung der Prozesse im Finanzteam (insb. Steuer- und Rechnungsbearbeitung), Pflege der Finanzdaten und Beleglisten sowie Erstellen der regelmäßigen Finanzreports und Verwendungsnachweise, Überwachung von Terminen (z.B. Mittelabrufe, Berichtspflichten), Vorbereitung und Begleitung von externen Audits durch Wirtschaftsprüfer und Zuwendungsgeber, Beratung des wissenschaftlichen Bereichs in Fragen der Drittmittelverwaltung und allgemeinen Haushaltsthemen, Selbstständige Prüfung und rechnerische Feststellung von Rechnungen, Mitarbeit beim Vertragsmanagement

Prüfung und Bearbeitung von Dienstreiseanträgen, Buchung von Dienst- bzw. Fortbildungsreisen aufgrund von Angaben der Antragsstellenden, Zusammenarbeit mit einem Reisebüro, Unterstützung von Beschäftigten bei Fragen zur Organisation von Dienst- bzw. Fortbildungsreisen, Vorbereitung der Reisekostenabrechnung, Einfaches Vertragsmanagement (Betreuung der Datenbank Spider), Allgemeine Verwaltungsaufgaben nach Bedarf

Mitarbeit bei Projektförderung und Immobilienbetreuung, Übernahme weiterer Sachbereiche, Leistungsverrechnungen, vorbereitende Buchhaltungstätigkeiten, Bearbeitung von Rechnungen, Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Terminkoordination und Korrespondenzbearbeitung, Vor- und Nachbearbeitung von Veranstaltungen und Sitzungen, Büroorganisation, Bereiche der Personalsachbearbeitung, Buchhaltung und Rechnungsstellung

Büromanagement: Beaufsichtige den täglichen Betrieb des Büros., Beschaffungsmanagement: Verwaltung des Lagerbestands und Bestellung der erforderlichen Artikel., Organisation von Veranstaltungen: Unterstützung bei der Organisation von Teamveranstaltungen und Aktivitäten., Dokumentation: Gewissenhafte Dokumentation und Organisation von Unterlagen., Kommunikation: Zentraler Ansprechpartner für interne und externe Office Kommunikation., Weiterentwicklung der Arbeitsumgebung: Erkenne Möglichkeiten zur Verbesserung und setze diese um.