Sicherstellung von reibungslosen administrativen und organisatorischen Abläufen, Bearbeitung von eingehender Post, E-Mails und Telefonaten, Übernahme der Büroorganisation, z.B. Bestellwesen, Vorbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen, Bearbeitung, Dokumentation und Archivierung von Projekt- und Vertragsdokumenten, Unterstützung des Projektteams und der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft

Durchführung allgemeiner Büroarbeiten, Bearbeitung administrativer und organisatorischer Assistenzaufgaben, Unterstützung der Führungskraft und des Teams im täglichen Geschäft, Sicherstellung reibungsloser interner und externer Kommunikation, Mitwirkung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten, Planung und Überwachung von Terminen, Unterstützung bei der Beantwortung von Anfragen, Koordination von Aufträgen, Organisation und Koordination von Terminen, Begleitung von Besprechungen und Workshops, Bewirtung von Gästen, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings (inkl. Protokollführung), Gelegentliche Vertretung der Assistenz der Geschäftsführung

Organisatorische Unterstützung des Präsidenten/der Vizepräsidenten, Koordination von Terminen, Meetings und Dienstreisen, Kommunikationsmanagement per E-Mail, Telefon und Post, Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (Präsentationen, Unterlagen, Protokolle), Unterstützung bei Event- und Veranstaltungsorganisation, Recherchen und Informationsaufbereitung, Allgemeines Officemanagement und Sachbearbeitungsaufgaben

Beratung von Kunden und Interessenten zu Dienstleistungen in Zusammenarbeit mit technischen Experten, Begleitung der Kunden vom ersten Kontakt bis zum abgeschlossenen Projekt und Pflege langfristiger Kundenbeziehungen, Planung und Koordination der zeitlichen Durchführung von Projekten in Zusammenarbeit mit IT-Security Consultants, Erstellung von Angeboten und Abwicklung von Auftragsbestätigungen im CRM/ERP-System, Kontinuierlicher Ausbau des technischen Wissens mit Unterstützung der Consultants

Unterstützung des Büromanagements und der Standortleitung, Verwaltung von Büromaterialien & -bestellungen, Allgemeine administrative Tätigkeiten, Nachverfolgung von Bestellungen & Aufträgen, Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Ablagesystemen, Reisemanagement, einschließlich Buchung von Flügen und Hotels, Überwachung und Verwaltung von Verträgen und Rechnungen, Durchführung von Recherchen und Bereitstellung von Informationen für die Standortleitung

Unterstützung unserer Bauleiter im Tagesgeschäft (allgemeine Assistenz- und Sekretariatstätigkeiten), Terminkoordination und -überwachung sowie Vor- und Nachbereitung von Baubesprechungen, serviceorientierte und verbindliche Kommunikation mit unseren internen und externen Geschäftspartnern und Kunden, Sicherstellen eines reibungslosen Büroablaufs durch die effiziente Organisation von Prozessen und administrativen Tätigkeiten (Ablage, Wiedervorlage, etc.), Rechnungseingangsprüfung und Bearbeitung für den weiteren Verlauf

Unterstützung des Stiftungsdirektors durch die selbständige Koordination aller assistenzbezogenen Arbeiten wie Terminkoordination, Entgegennahme von Telefonaten, Post- und Mailbearbeitung, Erledigung von Schriftverkehr, Organisation von Dienstreisen, Erstellung von Sitzungsprotokollen, Koordination der Gremienarbeit sowie Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Beschaffung von Büromaterial, Mitarbeit bei Projekten und Sonderaufgaben

Unterstützung der Regionalleitung Süd-Ost mit organisatorischen und administrativen Aufgaben z.B. Postbearbeitung, Terminkoordination, Telefonkontakten und Mitwirken an der Korrespondenz, Ablage etc., Vor- und Nachbereitung von Reisen, Terminen und Meetings samt Organisation der Bewirtung und Unterbringung von Gästen, Organisation von Veranstaltungen, Reisekostenabrechnungen und Rechnungskontrollen, Aufbereitung von Besprechungsunterlagen, Präsentationen, Berichten und Anträgen, Protokollieren von Arbeitsgruppen und Konferenzen, Büromanagement für das Team

Allgemeine Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Erledigung von telefonischer, digitaler und schriftlicher Korrespondenz, Telefonannahme, Empfang von Besuchern und Warenannahme, Bearbeitung und Verwaltung der Ein- und Ausgangspost, Planung und Buchung von Dienstreisen, Übernahme des Bestellwesens für Büro- und Bewirtungsmaterial, Ansprechpartner*in für Fahrzeugreservierungen; Verwaltung des Fuhrparks, Verwaltung der Firmenwohnungen, Vertretung der Office-Managerin

Assistenz der Fachbereichsleitung und Sonderaufgaben, Terminorganisation für den ZFB 6, Erfassung der Rechnungen im eREB für den ZFB 6, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial, Büroorganisation, Schreibarbeiten, Aktenverwaltung und Registratur, Beschaffung von Präsenten bei Geburtstagen und Jubiläen, Vertretung der Vorzimmerdame des Leiters des Bereichs Zentrale Angelegenheiten und Servicebereich, Anlage von Sitzungsvorlagen im entsprechenden Programm

Unterstützung der Zentralbereichsleitung bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben, Selbstständige Organisation der Gremienarbeit, Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs von Aufsichtsratssitzungen sowie Haupt- und Gesellschafterversammlungen, Eigenständige Aktualisierung der zentralen Organisationsanweisungen, Überarbeitung von Dokumentenvorlagen, Gestaltung von Präsentationen, Unterstützung im konzernweiten Vertragswesen bei der Erstellung von Verträgen, Organisation des Vertragsmanagements, Unterstützung bei der Abwicklung des Drittmittelmanagements

Führen von Protokollen sowie Korrespondenz, Bearbeitung von Anträgen und Anfragen, Beantwortung telefonischer Anfragen, Terminplanung und -verfolgung, Unterstützung der Bereichsleitung in allen organisatorischen Belangen, Kontaktpflege zum Kunden, Unterstützung bei der QM-konformen Dokumentation

Finanzcontrolling der Drittmittelprojekte mit Kosten- und Terminüberwachung, Unterstützung bei der Vorbereitung und Kontrolle von Verwendungsnachweisen, Unterstützung bei der Freigabe von Stellenausschreibungen und Einstellungen bei drittmittelprojektfinanziertem Personal, Kontrolle und Buchung der Belege von Projekten, Auswertungen und Aufbereitung von Daten im Drittmittelbereich, Unterstützung bei der Digitalisierung der Verwaltungsprozesse, Allgemeine Verwaltungstätigkeiten in den Aufgabenbereichen der Abteilung

Du bist für das Büromanagement der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen mit allen administrativen und organisatorischen Vorgängen verantwortlich., Du übernimmst die Bearbeitung von Korrespondenzen, planst Termine und Reisen der Abteilungsleitung und pflegst die Inhalte auf den einschlägigen Webseiten., Du begleitest und koordinierst interne Beschaffungsprozesse mithilfe unseres elektronischen Beschaffungssystems und verantwortest die elektronische Rechnungsfreigabe., Du verantwortest die Organisation und Koordination von Teammeetings, inklusive Terminierung, Vorbereitung von Unterlagen und die Protokollführung.

allgemeine administrative Projektunterstützung, administrative und logistische Konzeption, Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von nationalen und internationalen Veranstaltungen, Workshops, Telefon- und Videokonferenzen inklusive Protokollführung, ggf. auch im Ausland, Überwachung der Termin- und Raumplanung, Überwachung des Ressourcen- und Aufgabenmanagements sowie des Projektbudgets, Bearbeitung von Rechnungen und Erstattungsanträgen, interne und externe Materialbeschaffung, selbstständige Erledigung des Schriftverkehrs bzw. E-Mail-Korrespondenz und Schriftgutverwaltung inkl. Ablage, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache

vertrauliche, zuverlässige sowie entlastende Unterstützung der Geschäftsführerin – organisatorisch und administrativ, Führen des Terminkalenders inklusive Fristenkontrolle, Übernahme der Verantwortung von Teilprojekten einhergehend mit projektbezogenen Recherchen, Aufbereitung von Daten und der Beschaffung von Informationen, Besetzung und Koordination der Schnittstellen der Geschäftsleitung zu allen Unternehmensbereichen, externen Partnern und relevanten Körperschaften, Sicherstellung der Budgetkontrolle in Zusammenarbeit mit dem Finanzwesen, Strukturierung und Sortierung der Ablagen, Akten, Datensammlungen im Bereich der Geschäftsleitung, selbständige Abwicklung geschäftlicher und z.T. auch privater Korrespondenz der Geschäftsführung mit geschäftlichem Bezug, vertretungsweise Steuerung von anderen Stabsstellen und Teams, die noch keine eigne Führungskraft haben, Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen und das Anfertigen von Reportings in allen BWL-Grundgebieten (in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachabteilungen und Führungskräften) sowie die Anfertigung von Ad-Hoc-Auswertungen, Erstellung von Protokollen verschiedener Art in Verbindung mit inhaltlicher Nachkontrolle

Unterstützung in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten (hauptsächlich im Vertragswesen des Personalbereichs), Stammdatenpflege, Erstellung und Pflege von Dokumenten, Koordination von Terminen und Besprechungen, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner*innen, Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung

Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Vorgänge des Sekretariats, Beschaffung und Aufarbeitung von Informationen für die Personalleitung, Erster Ansprechpartner für die Personalabteilung, Filtern und Erledigen der Korrespondez einschl. Vorbereitung von besonders verantwortungsvoller und vertraulicher Korrespondez für die Personalabteilung, Führung und Überwachung der Terminplanung sowie Vorbereitung von Konferenzen, Verwaltung von Verträgen, welche die Personalabteilung betreffen, Bestellung und Verwaltung von Büromaterial

Koordination und Organisation der aktuellen Themen der Referatsleitung inkl. Recherche und Aufbereitung von relevanten Informationen, Unterstützung des Beteiligungsmanagements, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Erstellung von Protokollen, Berichten und Beschlussvorlagen, Sekretariatstätigkeiten

Selbstständige Korrespondenz mit internationalen Gästen, Referent*innen sowie weiteren externen Dienstleister*innen in englischer und deutscher Sprache, Organisation (Planung, Durchführung) von Veranstaltungen, teilweise an auswärtigen Orten, in enger Kooperation mit wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen, der Projektkoordination und weiteren Serviceeinrichtungen des Instituts sowie externen Dienstleister*innen, Pflege des elektronischen Adressdatenbestandes in CRM und E-Mail-Versand-Tools, Anfertigung von Protokollen und Statistiken, Allgemeine Sekretariatsaufgaben in der Büroorganisation des Forschungsprogramms (z.B. Unterstützung bei der Planung und Abrechnung von Dienstreisen, Bearbeitung von Powerpoint Präsentationen, Terminplanung)