Unterstützung des Teams in der Geschäftsstelle Kindertagesstätten, Förderung der Betreuung, Bildung und Erziehung von Kindern in den Einrichtungen, Vertretung der Kindertagesstätten in den Kommunen und der Öffentlichkeit, Einsetzen für die Belange der Kinder, Familien und Mitarbeitenden

Bearbeitung des Postein- und ausgangs sowie Weiterleitung an die zuständigen Arbeitsbereiche, Steuern und Sicherstellen des Informationsflusses, Abwicklung des Telefonverkehrs inkl. Anfertigen von Vermerken, Terminkoordination und Auftragsüberwachung sowie logistische Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Disposition Urlaubsanträge sowie Führen von Abwesenheits- und Urlaubslisten, Anfertigen von Schriftverkehr nach Absprache u. a. für Behörden, Einholen von Auskünften, etc., Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen inklusive Zusammenstellung von dafür erforderlichen Dokumenten wie z.B. Tagungsmappen, Führung von Protokollen, Zusammenarbeit, Unterstützung und Vertretung anderer Geschäftszimmer (u.a. Abteilung Einsatzunterstützung, Digitalisierungs- und IT-Dienstleistungszentrum)

allgemeine Verwaltungstätigkeiten und Telefongespräche, Ansprechpartner und Schnittstelle für Bewohner, Angehörige, externe Partner und Dienstleister, Zusammenstellung der Bewohnerstammdaten im Rahmen der Bewohnerdatenverwaltung, Erstellung der Heimkostenabrechnungen für Bewohner und sonstige Kostenträger, Pflege und Erfassung statistischer Daten, Unterstützung der Einrichtungsleitung bei Verwaltungsaufgaben, Verantwortung für die Lagerverwaltung und Bestellungen der Büro- und Verbrauchsmaterialien, Verantwortung für die Archivierung, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von internen Veranstaltungen

Unterstützung der Geschäftsführung bei der Umsetzung von Unternehmenszielen, Vorbereitung von Präsentationen und Statistiken, Unterstützung der Assistenz der Geschäftsleitung bei Projekten und im Tagesgeschäft, Prüfung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien

Administrative und organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Projekten im Handlungsfeld Global Nachhaltige Kommune im Programm Servicestelle Kommunen in der Einen Welt (SKEW), Planung, Organisation und Durchführung sowie Nachbereitung von Veranstaltungen mit Bezug zur Agenda 2030, Durchführung von Vergaben für Dienstleistungen nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL), Prüfung von Rechnungen und Überwachung des Mittelabflusses, Verwendungsnachweiskontrolle sowie Prüfung von Zwischen- und Verwendungsnachweisen, Pflege des organisationseigenen CRM-Systems im Rahmen der Projekte, Betreuung und Reisemanagement von Teilnehmenden und Referierenden (Anreise, Übernachtung, Tagegelder), Erstellung und Pflege von Statistiken und Übersichtstabellen

Telefonische, schriftliche und persönliche Korrespondenz mit unseren Kundinnen und Kunden, Seminarvorbereitung – organisatorische Absprachen mit Dozentinnen und Dozenten, Raumplanung, Vorbereitung und Bereitstellung von notwendigen Materialien, sowie Planung der Verpflegung, Seminarbegleitung – Ansprechpartner zu organisatorischen und administrativen Fragen für alle kursteilnehmende Personen sowie Dozentinnen und Dozenten, Seminarnachbereitung – Seminarauswertung, Maßnahmenzertifizierung und Abrechnung, Konstante Pflege von Kundendaten im internen Verwaltungssystem, Einsatz von Seminaren zum Teil am Wochenende möglich

Unterstützung in verschiedenen Aufgabenbereichen, z.B. in der Personalarbeit, Umgang mit Zahlen im Rechnungswesen, Prüfung von Rechnungen, Auslösung von Auszahlungen, Kontrolle von Zahlungseingängen, Übernahme von Aufgaben im buchhalterischen Bereich, Begleitung von Unternehmensprozessen im kaufmännischen Bereich, Unterstützung bei der Abwicklung des Tagesgeschäfts, Terminkoordination, Entgegennahme von Anrufen, Weitergabe von Informationen, Erstellung und Formatierung von Texten, Nachbestellung von Büromaterial, Organisation von Fortbildungen und Gremiensitzungen

Unterstützung der Leitung Unternehmenskommunikation, Marketing und Soziale Medien bei strategischen und konzeptionellen Aufgabenstellungen, Organisation, Teilnahme und Nachbereitung von Terminen, Durchführung von Analysen und Erarbeitung von Handlungsalternativen zur Entscheidungsfindung, Koordination und Begleitung von bedeutenden Projekten z.B. Entwicklung neuer Produkte, Eigenständige Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten, Optimierung und Gestaltung von Arbeitsabläufen und Prozesse

Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Kommunikation mit Eigentümern, Mietern, Ämtern und anderen Institutionen, Schriftverkehr, Dokumentenablage und allgemeine Büroorganisation, Erstellung und Prüfung von Rechnungen, Mahnwesen und Zahlungsverkehr, Erstellung umfangreicher Reportings in Excel

Proaktive Unterstützung unseres Vizepräsidenten Degree Programmes in administrativen und organisatorischen Belangen, Funktion als zentrale Ansprechperson für Anfragen an den Vizepräsidenten sowie als wichtige Schnittstelle zwischen dem Vizepräsidenten, internen Abteilungen und externen Partnern, Effiziente Terminplanung und -koordination inkl. sorgfältiger Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen, Professionelle Verwaltung der entsprechenden E-Mail-Korrespondenz und Kommunikation – sowohl in- als auch extern, Erstellung, Aufbereitung und Optimierung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Organisation und Koordination von Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung, Aktive Unterstützung bei der Koordination des Teams Degree Programmes, Mitwirkung an der Planung und Umsetzung von Projekten sowie Übernahme von Sonderaufgaben

Digitale Erfassung von Postein- und -ausgängen inkl. Fristenerfassung über unser Dokumentenmanagementsystem, Erledigung des Schriftverkehrs, Empfang und erster Ansprechpartner für unsere Mandanten – persönlich vor Ort und telefonisch, Terminplanung, Pflege von Stammdaten und Datenbanken, Erstellung von Gebührenabrechnungen und vorbereitende Tätigkeiten für die Buchhaltung

Als Kaufmann:frau für Büromanagement bist Du die organisatorische Schnittstelle, die unsere internen Abläufe am Laufen hält und unsere Teams unterstützt., In 2,5 bis 3 Jahren wirst Du zum Kommunikationsprofi ausgebildet, der komplexe Abläufe meistert und Prozesse optimiert., Du lernst, den internen und externen Schriftverkehr zu managen und Präsentationen professionell zu gestalten., Während Deiner Ausbildung übernimmst Du Verantwortung für Terminplanungen, die Vorbereitung von Sitzungen und die Organisation von Dienstreisen., Du erhältst Einblicke in den Einkauf externer Dienstleistungen, die Veranstaltungsplanung und die Personalsachbearbeitung.

Unterstützung unserer Bauleiter im Tagesgeschäft (allgemeine Assistenz- und Sekretariatstätigkeiten), Terminkoordination und -überwachung sowie Vor- und Nachbereitung von Baubesprechungen, serviceorientierte und verbindliche Kommunikation mit unseren internen und externen Geschäftspartnern und Kunden, Sicherstellen eines reibungslosen Büroablaufs durch die effiziente Organisation von Prozessen und administrativen Tätigkeiten (Ablage, Wiedervorlage, etc.), Rechnungseingangsprüfung und Bearbeitung für den weiteren Verlauf

Allgemeine Vorzimmertätigkeiten (u.a. Besucherinnen/Besucher koordinieren und betreuen, Termine vereinbaren und überwachen, zentraler Telefondienst, Terminverwaltung für die Amtsleitung in Outlook), Abwicklung des gesamten Postein- und Auslaufes, Vorbereitung und Koordinierung von Sitzungen und Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Beschlüssen für diverse Gremien im Programm Session (Vorlagenmanagement), Schreiben von Briefen und Verfügungen für die Amtsleitung, Erstellung und Verteilung von Sitzungsprotokollen, Organisation und Ablage des Amtsschriftverkehrs, Erfassung, Weiterleitung und Nachverfolgung von internen und externen Anfragen

Bearbeitung von allgemeinen Sekretariats- sowie von spezifischen Sachaufgaben für die Abteilung Soziales und für den Bereich der Kindertagesstätten, Bearbeiten von Anträgen und Abrechnungen von Fremdfinanzierungen und die Durchführung von Mittelabrufen

Vorbereitung der Trainings und Seminare, Ansprechpartner:in für unsere Kund:innen, Erstellung von Werbemaßnahmen und -materialien, Zuverlässige Abrechnung von Leistungen, Unterstützung im Vertrieb unserer Dienstleistungen

selbstständige administrative Betreuung von nationalen und internationalen Forschungsprojekten (finanziert von Bund, Land, Europäischer Union, Deutscher Forschungsgemeinschaft und Leibniz-Gemeinschaft etc.), finanzielle Projektabwicklung inklusive Erstellung von Mittelabrufen, projektbezogener Buchhaltung, Reisekostenabrechnungen und Budgetüberwachung, Erstellung von Verwendungsnachweisen, Jahres- und Schlussrechnungen, Prüfung von Verträgen, Bewilligungsbescheiden, Änderungen, Umwidmungen, kostenneutralen Laufzeitverlängerungen und Verwendungsnachweisen, Umsetzung der unterschiedlichen Zuwendungsrichtlinien überwiegend öffentlicher Drittmittelgeber, Unterstützung bei der Beantragung von neuen Projekten (Finanzkalkulation unter Verwendung von zuwendungsrechtlichen Aspekten) und bei der Projektdurchführung sowie, Ansprechpartner/in für die Verwaltungsleitung sowie für Projektleitungen, Projektträger und Drittmittelgeber

Personalrechtliche Betreuung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften aus den Fakultäten und zentralen Einrichtungen, von der Einstellung bis zur Beendigung der Beschäftigung, Erteilung von Lehraufträgen und Abschluss von Dozierendenverträgen nach formaler Prüfung sowie Erstellung von Sonderverträgen (z. B. Honorar- und Werkverträge), Beratung der Fachvorgesetzten sowie der Fakultäten zu der Beschäftigung von Hilfskräften und der Erteilung von Aufträgen an die Lehrenden, Pflege und Aktualisierung der Inhalte auf den Internet- und Intranetseiten, Aktive Teilnahme an abteilungsübergreifenden Projekten zur Förderung der Zusammenarbeit sowie zur Digitalisierung der Personalakten

Selbständige Organisation des Vorzimmers inklusive Terminkoordination, Organisation und Abrechnung bzw. Vorbereitung der Abrechnung der Privatsprechstunde, Schreiben von Protokollen, Befunden, Gutachten und ärztlichen Berichten, Organisation von Fortbildungsveranstaltungen, Kongressen und Vorträgen, Vorbereitung von Konzepten und Zeugnissen, Vorbereitung von Qualitätszirkeln und Sitzungen, Bearbeitung der eingehenden Post und die Erledigung der Korrespondenz sowie die Unterstützung des Chefarztes und des ärztlichen Teams in der Organisation sowie Administration des täglichen Arbeitsablaufes, Ansprechpartner:in für Niedergelassene, Patient:innen und deren Angehörige sowie Mitarbeiter:innen des Hauses und externe Stellen und Behörden

Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Events und Konferenzen, Mitwirkung bei der Konzeptentwicklung und strategischen Weiterentwicklung von Veranstaltungsformaten, Koordination mit internen Abteilungen und externen Dienstleistern zur reibungslosen Umsetzung der Veranstaltungen, Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen zur Veranstaltungspromotion, Unterstützung bei der Budgetplanung, Erfolgskontrolle und Berichterstattung, Recherche und Identifikation relevanter Zielgruppen sowie Trends im Event- und Konferenzbereich