selbstständige administrative Betreuung von nationalen und internationalen Forschungsprojekten (finanziert von Bund, Land, Europäischer Union, Deutscher Forschungsgemeinschaft und Leibniz-Gemeinschaft etc.), finanzielle Projektabwicklung inklusive Erstellung von Mittelabrufen, projektbezogener Buchhaltung, Reisekostenabrechnungen und Budgetüberwachung, Erstellung von Verwendungsnachweisen, Jahres- und Schlussrechnungen, Prüfung von Verträgen, Bewilligungsbescheiden, Änderungen, Umwidmungen, kostenneutralen Laufzeitverlängerungen und Verwendungsnachweisen, Umsetzung der unterschiedlichen Zuwendungsrichtlinien überwiegend öffentlicher Drittmittelgeber, Unterstützung bei der Beantragung von neuen Projekten (Finanzkalkulation unter Verwendung von zuwendungsrechtlichen Aspekten) und bei der Projektdurchführung sowie, Ansprechpartner/in für die Verwaltungsleitung sowie für Projektleitungen, Projektträger und Drittmittelgeber

Personalrechtliche Betreuung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften aus den Fakultäten und zentralen Einrichtungen, von der Einstellung bis zur Beendigung der Beschäftigung, Erteilung von Lehraufträgen und Abschluss von Dozierendenverträgen nach formaler Prüfung sowie Erstellung von Sonderverträgen (z. B. Honorar- und Werkverträge), Beratung der Fachvorgesetzten sowie der Fakultäten zu der Beschäftigung von Hilfskräften und der Erteilung von Aufträgen an die Lehrenden, Pflege und Aktualisierung der Inhalte auf den Internet- und Intranetseiten, Aktive Teilnahme an abteilungsübergreifenden Projekten zur Förderung der Zusammenarbeit sowie zur Digitalisierung der Personalakten

Selbständige Organisation des Vorzimmers inklusive Terminkoordination, Organisation und Abrechnung bzw. Vorbereitung der Abrechnung der Privatsprechstunde, Schreiben von Protokollen, Befunden, Gutachten und ärztlichen Berichten, Organisation von Fortbildungsveranstaltungen, Kongressen und Vorträgen, Vorbereitung von Konzepten und Zeugnissen, Vorbereitung von Qualitätszirkeln und Sitzungen, Bearbeitung der eingehenden Post und die Erledigung der Korrespondenz sowie die Unterstützung des Chefarztes und des ärztlichen Teams in der Organisation sowie Administration des täglichen Arbeitsablaufes, Ansprechpartner:in für Niedergelassene, Patient:innen und deren Angehörige sowie Mitarbeiter:innen des Hauses und externe Stellen und Behörden

Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Events und Konferenzen, Mitwirkung bei der Konzeptentwicklung und strategischen Weiterentwicklung von Veranstaltungsformaten, Koordination mit internen Abteilungen und externen Dienstleistern zur reibungslosen Umsetzung der Veranstaltungen, Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen zur Veranstaltungspromotion, Unterstützung bei der Budgetplanung, Erfolgskontrolle und Berichterstattung, Recherche und Identifikation relevanter Zielgruppen sowie Trends im Event- und Konferenzbereich

eigenständige Erledigung aller relevanten Sekretariatsaufgaben, Bearbeitung des elektronischen und postalischen Posteingangs und Postausgangs, Planung des Kalenders der Oberbürgermeisterin und Terminabsprachen sowie Anforderung der notwendigen Informationen, Erstellung von Unterlagen für Termine der Oberbürgermeisterin und entsprechende Organisation, Empfang und Beratung von Personen, die vorsprechen und entsprechende Weiterleitung, Vor- und Nachbearbeitung von Sitzungen einschließlich der Teilnahme und Protokollführung, Veranstaltungsorganisation

Enge Kooperation und Unterstützung der Pflegedienstleitung, Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Pflegequalität im Rahmen des Qualitätsmanagements, Büroorganisation und Schriftverkehr der Pflegedienstleitung, Bewerbermanagement und Lenkung der Einstellungsverfahren, Veranstaltungsmanagement der Pflegedienstleitung - Terminkoordination und Raumplanung, Bearbeitung aktueller Anfragen im Pflegebereich, Unterstützung beim Ausfallmanagement, Begleitung des Digitalisierungsprozesses

Verwaltung von Zutrittsberechtigungen und Datenpflege, Wartung und Montage von Schließanlagenkomponenten, Beschaffungen für interne Bedarfe, Beschaffungen für Bau- und Planungsleistungen, administrative Entlastung der Abteilungsleitung

Annahme von Telefonaten, Aschreiben von psychosomatischen Befunden sowie Bearbeitung von Arztbriefen, Koordination von Telefongesprächen mit Patienten, Arbeit im Chefarztsekretariat

Selbständige Personalsachbearbeitung im Lehrkräftebereich mit dem Schwerpunkt auf Elternzeit, Mutterschutz und amtsärztliche Untersuchung (Zustellung, Terminüberwachung), Mitwirkung bei der Umstellung auf die elektronische Akte, Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten

selbstständige Verwaltung, Organisation und Koordination des Sekretariats des Dekans, allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben im Dekanat, wie bspw. Bearbeitung der Korrespondenz (E-Mail, Post, Telefon, Besucherverkehr) oder die Terminplanung oder die Pflege und Verwaltung von Dokumenten, Akten und digitalen Datenbanken, Koordination, Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen und Gremienarbeit, Kommunikation mit Studierenden, Lehrenden und externen Partner*innen, Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterial, Mitarbeit bei der Haushaltsführung (Bearbeitung von Rechnungen, Inventarisierung, Kontrolle der Ein- und Ausgaben), selbständige Abwicklung von Lehraufträgen und Vorbereitung der Einstellung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften, Mitarbeit in der Selbstverwaltung der Hochschule

Terminvereinbarung sowie Organisation von Innen- und Außenterminen, Bearbeitung der Postein- und -ausgänge sowie allgemeiner Schriftverkehr, Erstellen und Korrekturlesen von Vorlagen sowie die Nachbereitung, Ladung von externen Teilnehmern, Raumplanung und Organisation, Protokollführung in den Abendstunden (gelegentlich), Beirat Schmutzwasserbeseitigung: Terminierung, Einladung und Versand des Protokolls, Archivierung, Terminkontrollen der Wahlperioden der einzelnen Verbände, Einholung von Vollmachtserklärungen, Terminierung und Organisation der Arbeitskreistreffen, Vorbereitung, Organisation und Durchführung der Ehrungen (inklusive Auswahl der Kandidaten, Ladung und Beschaffung der Präsente), Beauftragter (d/m/w) für das Gewerbeflächeninformationssystem GEFIS II, Nolis-Redaktion: Verfassen von Meldungen für die gemeindliche Internetseite

die Führung, Koordination und Weiterentwicklung des Teams (derzeit 2 Mitarbeitend), inklusive Aufgabenverteilung, Ergebniskontrolle und Sicherstellung effizienter Arbeitsabläufe, die Analyse bestehender Prozesse in Ihrem Verantwortungsbereich und Implementierung von Verbesserungen zur Effizienzsteigerung, die Übernahme der Verantwortung als zentrale Ansprechperson für die Geschäftsführung und die verschiedenen Fachbereiche des Unternehme sind alles Officemanagement- und Assistenzangelegenheiten., die Unterstützung des Teams bei alltäglichen Aufgaben, wie Korrespondenz, Postbearbeitung und Terminkoordination, die digitalgestützte Überwachung und Verwaltung von Verträgen (Leasing, Versicherungen, Strom etc.) und Durchführung von Preisvergleichen, die Zusammenarbeit mit dem Fuhrparkverantwortlichen bei der Verwaltung unserer ca. 10 Fahrzeuge umfassenden Fahrzeugflotte, Koordination und Bearbeitung von Schadensfällen sowie Steuerung externer Dienstleister wie Versicherungsmakler etc., die Unterstützung bei der Planung von Dienstreisen und firmeninternen Veranstaltungen, die enge Zusammenarbeit mit dem Qualitätsmanagement des Unternehmens im Rahmen der Erfassung von Arbeitsprozessen in Ihrem Verantwortungsbereich

Steuerung des Vorstandssekretariats, Koordination und Organisation von Terminen und Reisen, Schriftliche und mündliche Korrespondenzen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gremien und Veranstaltungen, Recherchetätigkeiten, Erstellen von Entscheidungsvorlagen und Präsentationen, Organisation von Veranstaltungen, Professioneller Empfang von Gästen, Mitwirkung bei verschiedenen Aktionen

Erledigen allgemeiner Sekretariatsaufgaben sowie von Schreibarbeiten und buchhalterischen Vorarbeiten, Bearbeiten von Verwaltungsangelegenheiten der Schülerinnen und Schüler sowie deren Eltern und Verwalten der Schulkonten, Führen von Schüler- und Lehrerdatenbanken sowie Mitwirken bei der Ein-, Aus- und Umschulung der Schülerinnen und Schüler, Unterstützen der Lehrkräfte in Personalangelegenheiten gegenüber dem Schulträger, Übernehmen der Materialverwaltung sowie unterstützender Aufgaben bei schulbezogenen Angelegenheiten

Erledigung von allgemeinen Verwaltungstätigkeiten im Projekt (z.B. Pflege von Exceltabellen, Vorbereitung von Projektunterlagen, Versand von Info-Mails) in enger Abstimmung mit der Projektkoordination, Pflege der Kundendatenbank, Mitarbeit bei der Abstimmung von Terminplanungen und digitalen Arbeitsabläufen sowie Vorbereitung von Projekttreffen, Erstellen von Anschreiben, Protokollen, Exceltabellen, PowerPoint Präsentationen und Texten nach Vorgaben, Unterstützung in der Öffentlichkeitsarbeit

Auftragsannahme sowie bearbeitung, Terminorganisation mit den Kunden, Kontrolle und Monitoring des täglichen Geschäftsablaufes mit besonderem Blick auf die Kosten, Verwaltende Aufgaben, beispielsweise Erstellung von Auftragsdokumenten, Disposition von Kundenaufträgen, Planung und Steuerung des reibungslosen Ablaufs der Kundenaufträge, Proaktive Information und lösungsorientierte Kommunikation bei operativen Problemen, Kontrolle und Überwachung von Qualität und Wirtschaftlichkeit

Erste Ansprechpartnerin des Präsidiums des DRK Landesverbands Berliner Rotes Kreuz e. V. für interne sowie externe Anfragen und die verantwortliche Kommunikation, Verwaltung des Posteingangs und -ausgangs, um einen reibungslosen Kommunikationsfluss sicherzustellen, Koordination und Verwaltung des Terminmanagements der Präsidiumsmitglieder, einschließlich der Pflege von Kalendern und Kontaktdaten, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und Veranstaltungen, bei denen die Mitglieder des Präsidiums teilnehmen, Erstellung und Koordination von Korrespondenzen sowie die Abwicklung der Geburtstags- und Weihnachtspost, Planung und Verwaltung von Dienstreisen, einschließlich der Abrechnung sämtlicher Reiseaufwendungen, Verwaltung des Sachleistungskontos des Präsidiums, Übernahme der Abwesenheitsvertretung im Vorstandssekretariat, Aktive Mitwirkung im Vorbereitungsteam zur Planung und Organisation der Landesversammlung, Proaktive Auseinandersetzung mit zukunftsorientierten Themen, insbesondere der Steuerung von Aktivitäten im Präsidium, wie etwa Fachsymposien und weiteren relevanten Veranstaltungen

Terminkoordination, Terminüberwachung und Besprechungsorganisation für die zuständige Leitung, Verwaltungsaufgaben, Sachbearbeitung für sozialadministrative Aufgaben, Kontaktpflege, Sachbearbeitung und Schriftverkehr zu Angehörigen, Betreuern und Ämtern, Prüfung von Buchungs- und Rechnungsvorgängen

Abwicklung von administrativen Aufgaben des laufenden Tagesgeschäfts im Fachbereich, zentrale Sichtung und Weiterleitung des Postein und Postausgangs, administrative Unterstützung bei der Durchführung von Studiengangs und Lehrevaluationen nach Vorgabe des Dekanats, Mitwirkung bei Beauftragung von Lehrbeauftragten und Einstellung von wissenschaftlichen Hilfskräften, Unterstützung bei der Pflege der OLAT Kurse des Fachbereichs, Bestandsüberwachung, Ausgabe und Beschaffung von Büromaterial im Fachbereich

Unterstützung der Bereichsleitung durch die eigenständige Abwicklung administrativer und kaufmännischer Aufgaben, Koordination und Planung von Terminen, Übernahme der Büroadministration und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs des Tagesgeschäfts, Erstellung von Protokollen, Berichten sowie Präsentationen und Unterstützung der Teams bei administrativen Tätigkeiten, Organisation und Vorbereitung von internen sowie externen Besprechungen gehört zu deinem festen Aufgabenbereich, Korrespondenz mit Kostenträgern, Kunden und dazugehörige Rechnungsstellung