Steuerung des Bestellprozesses am RRZE, Überwachung und Verwaltung von Finanzkonten, einschließlich der Kontrolle von Eingängen und Ausgängen, Sicherstellung der Einhaltung der Richtlinien der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) und der Zentralen Universitätsverwaltung im Bereich des Bestellwesens, um die Compliance und Transparenz zu gewährleisten, Durchführen von Buchungen in der Finanz- und Sachmittelverwaltung der FAU, Erstellung und Vorbereitung von Personalanträgen, Qualitätssicherung und Korrektur von Personalformularen, Anlegen von Beschäftigten in der Elektronischen Zeiterfassung, Empfang und Betreuung von Besuchenden und Anrufenden, Koordination von Terminen und Reisen (In- und Ausland) für Beschäftigte des RRZE

Selbstständige Zuarbeit für die Vertriebsleitung, Vertriebs- und Kundenorientierte Arbeit, Selbstständige Arbeit in einem Managementbereich, Vorwiegend Arbeit mit Microsoft Produkten (Dynamics, Office, CRM Sales)

Bearbeitung laufender Geschäftsvorfälle, Reisekostenabrechnungen, Mitwirkung bei der Büroorganisation, Termin- und Vertragsabsprachen, Unterstützung der Buchhaltung, Korrespondenz, Ablage, Archivierung, Datenpflege, Vor- und Nachbereitung und Protokollierung von Beratungen

Bearbeitung laufender Geschäftsvorfälle, Reisekostenabrechnungen, Mitwirkung bei der Büroorganisation, Termin- und Vertragsabsprachen, Unterstützung der Buchhaltung, Korrespondenz, Ablage, Archivierung, Datenpflege, Vor- und Nachbereitung und Protokollierung von Beratungen

Selbständiges Arbeiten in den Bereichen Veranstaltungsmanagement und -logistik sowie selbständige Organisation von eigenen und externen Veranstaltungen, in digitaler Form oder in Präsenz, inklusive Kontaktpflege., Selbständige Erledigung von Verwaltung und Dokumentation der zentralen Vertragsablage für den Bereich Veranstaltungen., Zuarbeit für Vorstand und Fachpersonal., Unterstützung der Kolleg:innen der Einheiten Forschung & Beratung, Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit sowie Engagement und Partnerschaften im Bereich Veranstaltungsplanung, umsetzung und -veröffentlichung

Erste Anlaufstelle für Studierende, Dozierende und Gäste, Administrative und organisatorische Unterstützung, Allgemeine Bürotätigkeiten, Unterstützung bei Events, Öffnung und Schließung des Campus

Erste Anlaufstelle für Studierende, Dozierende und Gäste, Administrative und organisatorische Unterstützung, Allgemeine Bürotätigkeiten, Unterstützung bei Events, Öffnung und Schließung des Campus

Terminkoordination, Terminüberwachung und Besprechungsorganisation für die zuständige Leitung, Verwaltungsaufgaben, Sachbearbeitung für sozialadministrative Aufgaben, Kontaktpflege, Sachbearbeitung und Schriftverkehr zu Angehörigen, Betreuern und Ämtern, Prüfung von Buchungs- und Rechnungsvorgängen

Kaufmännische Unterstützung beim Aufbau neuer Geschäftsfelder (einschl. der Einführung einer neuen Software), Proaktive Unterstützung beim Ausbau der Digitalisierung, Entwicklung, Planung und Durchführung neuer Arbeitsabläufe, Übernahme aller kaufmännischer Arbeiten: Telefondienst, allgemeiner Schriftverkehr bis hin zur Rechnungsstellung

Durchführung von Verwaltungstätigkeiten wie z. B. Postbearbeitung, vorbereitende Buchhaltung oder Führen und Kontrollieren diverser Listen, Erfassung, Aufbereitung und Übermittlung relevanter Daten zur Sicherstellung reibungsloser Verwaltungsprozesse zwischen dem Verbund und der Geschäftsstelle, Vorbereitende Tätigkeiten und Zuarbeit für die Einrichtungsleitungen für z.B. statistische Datenerhebungen, Bei Bedarf auch Übernahme von Besichtigungen und Begehungen von Trägerwohnungen und deren Dokumentation, Regelmäßige Teammeetings, Teamtage und Supervisionen

Eigenverantwortliche administrative Unterstützung, Organisation und Koordination von Terminen sowie die Bearbeitung der Patientenanfragen, Sicherstellung der Vernetzung und Kommunikation mit der Station und der Ambulanz, Erstellung und Bearbeitung von Patientenakten sowie die Verwaltung von Dokumentationen, Organisation und Koordination von Besprechungen und internen Meetings, Korrespondenz mit Ärzten, Therapeuten und externen Dienstleistern, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Abrechnungsunterlagen, Enge Zusammenarbeit mit dem medizinischen und therapeutischen Personal, Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs im administrativen Bereich der Tagesklinik

Erfahrungen sammeln in der Administration, Unterstützung des Teams in täglichen Büroabläufen, Mitarbeit in Projekten, Management des Empfangs und Ansprechperson für Kund:innen

Erstellung und Pflege von Vorlagen in allen Fachbereichen, vorwiegend in Excel und Word, sowie Umwandlung selbiger in PDF´s und/oder beschreibbare Formulare, Mitwirkung bei der Datenaufbereitung und -Migration im Rahmen von verschiedenen Digitalisierungsprojekten, formale Prüfung und Zuordnung von Dokumenten, Unterstützung der Führungskräfte bei der Vorlagenerstellung, der Überprüfung der Vorlagentreue und bei der Verbesserung und Optimierung der Ablageprozesse, Einweisung und Betreuung der Mitarbeitenden in den Aktenplan bzw. Teilpläne und Unterstützung der Belegschaft bei Fragen zur Ablage und zur Nutzung von Vorlagen, enge Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten und dem Qualitätsmanagement, Mitwirkung bei der Einführung eines digitalen Dokumenten- und Wissensmanagementsystems

Recherche zu personalrelevanten Themen, Erstellung von Personalstatistiken, Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben, Mitwirkung bei der Ablage, digital und analog, Personaldatenpflege in der Personalmanagement-Software und analog, Mitarbeit am Empfang

Unterstützung der Verwaltungsaufgaben der Standortleitung, Bearbeitung der Bildungs- und Teilhabepläne, Beitragsabrechnung, Ablage, Datenpflege, Terminvergaben

Verwaltung und Abrechnung von Haushalts- und Drittmitteln, einschließlich Buchungstätigkeiten im Verwaltungsbuchungssystem (HIS-FSV), Bearbeitung von Rechnungen und Unterstützung im Beschaffungsprozess, Durchführung der Anlagenbuchhaltung und Erfassung von Daten im Inventarsystem (RInv), Abrechnung der Firmenkreditkarten, Unterstützung bei der Budgetplanung von Drittmittelprojekten, beispielsweise Pflege und Verwaltung von Datenbanken, Durchführung von Mittelabrufen bei Drittmittelgebern sowie Unterstützung bei der Erstellung von Projektabrechnungen, Unterstützung im Eventmanagement, insbesondere bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen

Selbständige Personalsachbearbeitung im Lehrkräftebereich mit dem Schwerpunkt auf Elternzeit, Mutterschutz und amtsärztliche Untersuchung (Zustellung, Terminüberwachung), Mitwirkung bei der Umstellung auf die elektronische Akte, Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten

Mitarbeit Haus- und Grundverwaltung, Organisation der Hausmeisterdienste, Rechnungsbearbeitung der anfallenden Rechnungen, Beschaffungen, allgemeine Verwaltungstätigkeiten im Sachgebiet Organisation

Betreuung der Telefonzentrale und des Empfangs, Bearbeitung des (gerichtlichen) Post- und E-Mail-Eingangs, Schreiben von gerichtlichen Schriftstücken, Beschaffung von Büromaterialien, Erstellung der Reisekostenabrechnungen

Unterstützung des Teams in der Geschäftsstelle Kindertagesstätten, Förderung der Betreuung, Bildung und Erziehung von Kindern in den Einrichtungen, Vertretung der Kindertagesstätten in den Kommunen und der Öffentlichkeit, Einsetzen für die Belange der Kinder, Familien und Mitarbeitenden