Unterstützung bei der Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln, Koordination und Organisation von Projekten, Erstellung von Kommunikationsmaterialien, Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit

Erstellen von Geschäftsbriefen, Bearbeitung und Erstellen von E-Mails, Telefonkontakte mit Angehörigen, gesetzlichen Betreuerinnen und Betreuern, Geschäftspartnern, Taschengeldabrechnungen; Kassenführung, Nach erfolgreicher Einarbeitung erste Übernahme von kleineren Projektaufgaben

Recherche zu personalrelevanten Themen, Erstellung von Personalstatistiken, Unterstützung bei Verwaltungsaufgaben, Mitwirkung bei der Ablage, digital und analog, Personaldatenpflege in der Personalmanagement-Software und analog, Mitarbeit am Empfang

Ansprechpartner*in für Bewohner*innen und deren Angehörige, Ansprechpartner*in für Gäste des Hauses und externen Besucher*innen und Dienstleister, Sicherstellung des Erscheinungsbildes der Einrichtung, Sicherstellung der Kommunikation nach innen und außen, Zusammenarbeit mit allen Mitarbeitern unterschiedlicher Arbeitsbereiche, organisatorische und administrative Aufgaben, allgemeine Verwaltungsaufgaben

Beantwortung von Kundenanfragen über verschiedene Kanäle, Führen von Vorab-Gesprächen und Pflege von Kundendaten im CRM-System (Salesforce), Unterstützung des Beratungsteams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben, Eigenständige Betreuung und Beratung kleinerer Unternehmen, Identifizierung von Verbesserungspotenzialen im Kundenservice und Optimierung der Serviceprozesse

Verwaltungs- und Büroarbeiten für die Schulleitung, Führung von Akten, Karteien und Verzeichnissen, Erstellen von Statistiken in allen Angelegenheiten der Bildungsgänge, Organisatorische- und Verwaltungsarbeiten, Erteilen von schriftliche und mündliche Auskünften im Rahmen der geforderten Kenntnisse, Bearbeitung von Studierenden- und Schüler tinnenangelegenheiten wie Beratung, Aufnahme und Abgänge, Verwaltung personenbezogener Daten, Verwaltungstechnische Bearbeitung aller Praktikumsphasen sowie Mitarbeit bei der Prüfungsorganisation und der Erstellung sämtlicher damit verbundenen Dokumente

Entlastung der Geschäftsführung und Betriebsleitung in allen Fachaufgaben der Verwaltung, Unterstützung bei der Bearbeitung der Korrespondenz, Erstellung von Übersichten, Protokollführung, vorbereitende Finanzbuchhaltung, Buchführung, Büroorganisation, Einkauf u. ä., Handeln nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten und Wahrung der Vertraulichkeit., Qualitätsmanagement: Mitarbeit bei der (Weiter-) Entwicklung von Qualitätsstandards; Umsetzung der Vorgaben des Qualitätsmanagementsystems des Unternehmens

Büromanagement & Administration, Assistenz der Geschäftsführung, Interne Kommunikation & Wissensmanagement, Team-Support, Prozessoptimierung, Ad-hoc-Support & Allrounder-Aufgaben, Vorbereitende Buchhaltung (Optional)

Unterstützung der Bezirksleitung bei administrativen Büro- und Verwaltungsaufgaben (z.B. Vorbereitung von Abrechnungen, Überarbeitung von Schriftstücken), Erstellung von Tabellen und Protokollen, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Allgemeine Sekretariatsaufgaben (interne/externe Kommunikation, Schriftverkehr, Terminkoordination), Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses (z.B. Krankmeldungen, Vertretungskoordination)

Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen (in Präsenz und online), Bereitstellen des Verpflegungsbereichs, Ansprechpartner*in für die Teilnehmer*innen und Dozent*innen, unterstützende Bürotätigkeiten: z. B. Erstellen der Teilnahmebescheinigungen und Bereitstellung von Kursunterlagen

Bearbeitung von Personaleinstellungen, Eingruppierungen, Stufenzuordnungen, Umgruppierungen, Versetzungen und Personalaustritten unter Beachtung der Beteiligungsrechte des Betriebsrats, Erstellung von arbeitsvertraglichen Dokumenten zur Unterzeichnung, Prüfung und Umsetzung laufender tarifvertraglicher, gesetzlicher und sozialversicherungsrechtlicher Ansprüche wie Urlaub, Freistellung, Lohnfortzahlung usw., Verwaltung und Aktualisierung der Personalakten und -stammdaten, Bearbeitung des Melde- und Bescheinigungswesens, Aktive Mitarbeit bei der Weiterentwicklung von personaladministrativen Prozessen, Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung analog tariflicher und gesetzlicher Vorschriften, An- und Abmeldung sowie Berechnung der betrieblichen Altersvorsorge, Durchführung von monatlichen und jährlichen Abschlussarbeiten

Pflege und Archivierung von Teilnehmerakten und Klassenbüchern, Bearbeitung von Bücher- sowie Materialbestellungen, Pflege und Recherche von Stellenangeboten, Allgemeine administrative Unterstützung

Effiziente Büroorganisation, Patientenempfang, Führen von Telefongesprächen, Entgegennahme schriftlicher Anfragen, Koordination der OP-Terminierung

Unterstützung und Stellvertretung der Leitung der Hausverwaltung in allen administrativen und organisatorischen Belangen, Mitwirkung bei der Entwicklung und Umsetzung von Strategien, z.B. zur Optimierung der Verwaltungsprozesse, Mitwirkung bei der Umsetzung optimierter Verwaltungsprozesse, Führung und Schulung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Team, Mitarbeit im operativen Tagesgeschäft, Verantwortung für die laufende Verwaltung von Immobilien und angemieteten Wohn- und Gewerbeflächen, Kommunikation mit den Leitungskräften anderer Abteilungen und der Geschäftsführung, sowie mit unseren Kunden und Kundinnen

Administrative Unterstützung im Auftragswesen, Beauftragung von Leistungen an externe Auftragnehmer und Sicherstellung eines reibungslosen Rechnungswesens, Koordination und Planung von Terminen, Meetings, Veranstaltungen und Dienstreisen, Erstellung von Vertrags-, Ausschreibungs- und Berichtstexten in Zusammenarbeit mit dem Projektteam und der Rechtsabteilung, Aktive Mitwirkung an der Strukturierung und Umsetzung von Projekten und Prozessen, Arbeit mit agilen Projektmanagement-Tools zur Erreichung strategischer Projektziele

Betreuung und Steuerung von Bau- und Sanierungsmaßnahmen in Zusammenarbeit mit internen Partnern und externen Dienstleistern, Prüfung, Bewertung und Beauftragung von Angeboten sowie Mitwirkung bei Vergabeverhandlungen, Mitwirkung bei der Erstellung von Leistungsbeschreibungen im Rahmen von Ausschreibungen in Zusammenarbeit mit externen Anbietern und Planern, Ansprechpartner:in für Fachbereiche, Dienstleister, Vorstand und andere Führungskräfte zu allen Themen und Anforderungen hinsichtlich der Immobilien, Prüfung und Freigabe von Rechnungen und digitales Dokumentenmanagement, Koordination und Bearbeitung von internen Anfragen und Mängelmeldungen (Jira) im Bereich der Hausverwaltung / Haustechnik, Dateneingabe und -pflege im CAFM-Tool

Unterstützung am Empfang und in der Verwaltung, Annahme von Bewohnern, Angehörigen und Gästen, telefonische oder persönliche Auskünfte am Empfangstresen, Annahme, Dokumentation und Verteilung der Tagespost, Koordination von Terminen, Verwaltungstätigkeiten sowie Zuarbeiten für Buchhaltung, Verwaltung und Pflege, Abrechnung von Hauskasse und Taschengeldkonten

Unterstützung bei strategischen Planungen, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Recherche und Korrespondenz und Bürotätigkeiten, Unterstützung bei Personalentscheidungen, Beratung von Bürgerinnen und Bürgern, Post- und Vorgangsverteilung, Beschaffungen/Mittelbewirtschaftung, First-Level-Support für das Stadtentwicklungsamt in Angelegenheiten der IuK Technik, Verwaltung des Archivs des Fachbereichs Stadtplanung und Gewährung von Akteneinsichten, Allgemeine Bürotätigkeiten, Bearbeitung von Vorkaufsrechten sowie Erteilung von Negativzeugnissen und planungsrechtlichen Auskünften, Sonderaufgaben auf Zuweisung durch die Amts- und Fachbereichsleitung