9 Office Manager Jobs Cologne

Abwicklung von Beteiligungen, samt Beratung des Marktes hinsichtlich Strukturierung, Abbildungsfragen sowie Schnittstellenmanagement, MaRisk-konforme Abwicklung der Handelsgeschäfte (kurz- und langfristige Refinanzierung), Verarbeitung in den relevanten Systemen, insb. SAP-TRM, Unterstützung in Change-Vorhaben, insbesondere bei der anstehenden Transformation auf SAP S4/HANA, Mitwirkung in Revisions- und WP-Prüfungen, sowie in NPP-Prozessen, Gestaltung fachlicher Rahmenbedingungen für den reibungslosen Betrieb (Arbeitsanweisungen, Schulungen, Leitfäden)

Responsible for the overall smooth and efficient operation of all general office processes, Manage all processes related to insurance companies, authorities, maintenance services etc., Support in catering smaller events, reception of external guests and support our Event Team, Take care of all ordering processes for IT equipment, office supplies and groceries, Act as liaison with HR and other departments e.g. IT, Event Team for administrative tasks, Assist in preparing and editing business documents such as presentations and reports

Entwicklung und Implementierung von Business-Continuity-Strategien und dem zugehörigen Management-System gemäß EU-DORA, ISO 22301 und BSI IT-Grundschutz, Durchführung von Business-Impact-Analysen zur Identifizierung kritischer Geschäftsprozesse und deren Abhängigkeiten, Erstellung und Pflege von Notfallplänen und Wiederherstellungsstrategien für IT-Systeme und -Daten, Definition und Koordination von regelmäßigen Tests und Übungen zur Überprüfung der Business-Continuity-Pläne, Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter in Bezug auf Business-Continuity- und Notfallmanagement, Erstellung von Berichten und Präsentationen für das Management über den aktuellen Stand der Business-Continuity-Maßnahmen und vorgeschlagene Verbesserungen

Empfang von Kunden, Anrufern, Bewerbern und Gästen, Koordination von Besprechungen, Schulungen und Kundenterminen, Bestandsverwaltung von Büromaterial, Getränken und Snacks, Planung von Firmen- und Büroevents, Organisationstalent und freundliches Auftreten

allgemeine Büroorganisation kennenlernen, Verwaltungsaufgaben, Erledigung von allgemeiner Korrespondenz, E-Mails und Telefonaten, Terminplanung und -koordination, Bearbeitung von Anfragen von Kunden und Lieferanten, Erstellung von Berichten, Statistiken und Präsentationen, allgemeine Assistenzaufgaben in verschiedenen Unternehmensbereichen, Vorbereitung der Buchhaltung und das Rechnungswesen

Ansprechperson für sämtliche Officemanagement-Themen der Behördenleitung, Termin- und Fristenmanagement, Schnittstellenfunktion für interne und externe Ansprechpersonen sowie angrenzende Bereiche/Ressorts, Planung, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Konferenzen, Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von nationalen und internationalen Dienstreisen, Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Verwaltung vertraulicher Unterlagen und Dokumente, Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen

Administration des Mandantenkreises, Stammdatenpflege und die Erfassung und Verarbeitung variabler Daten, Vorbereitung und Durchführung der Gehaltsabrechnung unter Anwendung der Software „Datev LODAS“, Erstellung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Arbeitszeugnissen, Betriebsratsvorlagen etc., Antrags- und Bescheinigungswesen unter Beachtung von Fristen, z.B. Elternzeiten, Renteneintritte, Korrespondenz mit Behörden, Ämtern und Sozialversicherungsträgern, Unterstützung und Zuarbeiten der Lohnbuchhalter, Erstellung diverser Auswertungen, Statistiken und Reports

Management von Büro-/Geschäftsprozessen, Betriebliche Kommunikation und Korrespondenz, Bürowirtschaftliche und projektbezogene Aufgaben

Kaufmännische Tätigkeiten sowie allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben, Angebotsbearbeitung, Rechnungsprüfung, Rechnungserstellung, Mitwirkung an öffentlichen Vergabeverfahren, Erstellen des Berichtswesens, inkl. der Analyse von Entwicklungen, Kaufmännische Betreuung verschiedener öffentlicher Förder- und Forschungsprojekte, Korrespondenz mit Mitgliedern, Behörden und anderen Dienstleistern, Beratung von Mitgliedsunternehmen, insbesondere in Beitragsangelegenheiten

Administration des Mandantenkreises "Menschen mit Behinderung/ Werkstattbeschäftigte", Anlage und kontinuierliche Fortführung der Personalakten, Stammdatenpflege und die Erfassung  und Verarbeitung variabler Daten, Monatliche Lohnverarbeitung sowie Erstellung der Lohnabrechnungen für ca. 1.200 Werkstattbeschäftigte unter Anwendung der Software „DATEV LODAS“, Operative Personalbetreuung, insbesondere bei gehaltsrelevanten sowie lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fragen, Korrespondenzen inkl. Bescheinigungswesen mit Kostenträgern, Krankenkassen, Werkstattbeschäftigten und deren Kontaktpersonen, Behörden und Wohneinrichtungen, Durchführung der Leistungsabrechnung und Klärung von offenen Posten mit den Leistungsträgern, Vorbereitung der Jahresendabrechnung sowie des Jahresabschlusses für den Mandantenkreis, Erstellung diverser Auswertungen und Statistiken für interne Bedarfe sowie für die Leistungsträger, In Vertretungsfällen die Koordination und Organisation des externen Fahrtendienstes für unsere Werkstattbeschäftigten, einschließlich der Routenplanung mit "Visitour" und der Preiskalkulation, Kommunikative Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen der Werkstätten, Wohnheimen, Angehörigen und Betreuern

Unterstützung in verschiedenen Aufgabenbereichen, z.B. in der Personalarbeit, Umgang mit Zahlen im Rechnungswesen, Prüfung von Rechnungen, Auslösung von Auszahlungen, Kontrolle von Zahlungseingängen, Übernahme von Aufgaben im buchhalterischen Bereich, Begleitung von Unternehmensprozessen im kaufmännischen Bereich, Unterstützung bei der Abwicklung des Tagesgeschäfts, Terminkoordination, Entgegennahme von Anrufen, Weitergabe von Informationen, Erstellung und Formatierung von Texten, Nachbestellung von Büromaterial, Organisation von Fortbildungen und Gremiensitzungen

Empfang und Begrüßung von Besuchern, Information der Studierenden über Dienstleistungen, Erteilung von Erst-Auskünften rund um das Studium (z.B. Wohnungssuche, Studienfinanzierung, BAFÖG), Beantwortung und Weiterleitung von E-Mails und Anrufen in der Telefonzentrale, Tätigkeiten in der Arbeitsvorbereitung und –nachbereitung der Leistungsabteilungen sowie der internen Bereiche, insbesondere in der Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung, Unterstützung bei administrativen und organisatorische Tätigkeiten im Office-Management

Du unterstützt die Teams Finanzen & Büromanagement in ihren administrativen Aufgaben, Du verantwortest die Buchung und Prüfung von Belegen wie Eingangsrechnungen, Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen, Du sorgst über einen elektronischen Workflow für die reibungslose Weiterleitung unserer Eingangsrechnungen zur Freigabe und Verbuchung, Du wirkst bei der Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen mit, Du bist am Empfang der/die erste Ansprechpartner t für unser Team und unsere externen Gäste, Du bearbeitest freundlich und kompetent unterschiedlichste telefonische Anfragen, Du bereitest Catering für Meetings vor, nimmst Lieferungen entgegen und bearbeitest unsere Eingangspost

Empfang und Betreuung der Patienten, Telefonische Beratungen und Terminabstimmungen, Elektronische Datenerfassung und Terminplanung mit dem Praxisprogramm THEORG, Bearbeitung der Heilmittelverordnungen gemäß Heilmittelkatalog, Abrechnungsvorbereitung gemäß Heilmittelkatalog, Verwaltung der Patientendaten, Allgemeine administrative Bürotätigkeiten

Softwaregestützte Verwaltung von Aufträgen und Bestellungen für den Werkstattbetrieb, Unterstützung der Fachbereiche bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, Datenmanagement und Auswertungen für interne Kund*innen und Abteilungen, Mitwirkung bei Veränderungsprozessen im Wirkungsbereich, Bearbeitung der Kreditoren und Debitoren, Mitwirkung bei öffentlichen Vergabevorgängen, Korrespondenz mit externen Stakeholdern, Verantwortung von Kassenvorgängen

Sie führen eigenverantwortlich das Sekretariat der Geschäftsführung, Sie planen und koordinieren Termine, Die Vorbereitung und Bearbeitung sämtlicher Geschäftskorrespondenz fällt in Ihren Aufgabenbereich, Sie unterstützen die Geschäftsführung zielgerichtet im Tagesgeschäft, Ihre Zuständigkeit umfasst ebenso die Steuerung und Betreuung von Versicherungsangelegenheiten, Die Übernahme von Projektaufgaben rundet Ihren Aufgabenbereich ab

Prüfung der erfassten Rechnungen, Sorgfältige Eingabe und Verwaltung in SFirm, Pflege und Kontrolle von Listen und Datenbeständen, Bearbeitung von Versicherungsschäden, Kommunikation mit internen Abteilungen und den Versicherungen, Selbständige Büroorganisation, Ablage, Datenpflege