108 Part-Time Office Manager Jobs

Verantwortung für die Einführung, Upgrades und Betreuung von Portfoliomanagement-Clientsoftwares, Vorbereitung, Test, Abnahme und Rollout der Software-Paketierung, Enge Zusammenarbeit mit internen Einheiten und Kommunikation mit Softwareherstellern, Unterstützung der Dokumentations-, Abnahme- und Kontrollprozesse, Aktives Anforderungsmanagement zur Sicherstellung der Transparenz in Projekten, Support des Fondsmanagements bei Fragestellungen zu den Anwendungen, Begleitung des Incident- und Problemmanagements

Koordination der Aktivitäten zwischen den einzelnen Bereichen der Organisationseinheiten (OE) am HZB, am HI ERN und der FAU, Unterstützung der Mitarbeitenden des Instituts in allen administrativen Angelegenheiten, Qualitätsmanagement/Dokumentation, Terminkoordination, Postbearbeitung, Mithilfe bei der Organisation von Besprechungen, Sommer- und Winterschulen, administrative Betreuung von internationalen Gästen und Gastwissenschaftler*innen, Erledigung aller OE-unterstützenden Geschäftsvorgänge, u.a. Kommunikation zwischen HZB, HI ERN und FAU und Unterstützung bei Bestellvorgängen (deutschland- und EU-weite Ausschreibungen), eigenverantwortliche Abwicklung der administrativen und organisatorischen Vorgänge sowie Dokumentation, Dokumentenpflege und Ablage

Mit Organisationstalent, Übersicht und Spaß deckst Du alle Facetten im Office eines kleinen Unternehmens ab und bist erster Ansprechpartner für die Geschäftsführung und die Berater, Steuern der anfallenden Aufgaben und Unterstützung bei deren Umsetzung auf einem qualitativ hohen Niveau und unter Einhaltung unserer CI-Richtlinien, Unterstützung der Geschäftsführer und Berater in projektbezogenen Fragestellungen und Gewährleistung einer durchgängigen Kommunikation, Übernahme und eigenverantwortliche Durchführung von Projekten zu speziellen Fragestellungen, z. B. Verbesserung in der Kundenkommunikation, Optimierung interner Abläufe oder ähnliches, Planung, Organisation und Durchführung unseres Symposiums gemeinsam mit dem Team

Büroorganisation, Finanzverwaltung: Rechnungsstellung und Rechnungseingangsprüfung, Kunden- und Lieferantenbetreuung, Reiseorganisation, Unterstützung bei Eventplanung, Grundlegende kaufmännische Tätigkeiten, Optimierung und Weiterentwicklung administrativer Prozesse

Workplace Organization: oversee the office space and ensure that it's well maintained, organized and safe., Contact point & Communication: manage the relationships with our vendors, cleaning service, property management and more. You are the first point of contact for our employees in terms of office related topics., Events & Organisation: support our inhouse meetings, plan and execute our company events (offsite and onsite) and take care of a continuous improvement of our office space., Procurement & Equipment: ensure that the everyday-life in the office feels welcoming and productive. You take care of all office orders and have an overview of the equipment and its condition.

Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Anrufen, Posteingang/-ausgang, Korrespondenz & Ablage, Kopier- und Scanaufgaben, Koordination von Rückmeldungen und Aufträgen, Bearbeitung administrativer Aufgaben mit MS365, insbesondere mit Outlook, Word, Excel, Teams und Planner, Materialbestellungen & Lagerverwaltung sowie Recherche und Angebotsvergleiche, Terminplanung & Raumorganisation, On- & Offboardings von Mitarbeitenden, Digitale Dokumentenverwaltung und Ablage, Vertragsmanagement der Versicherungen, Wartungsverträge und Dienstleisterverträgen, Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Kassenbuchführung, Controlling der Trägerabrechnung, Pflege und Organisation von Verwaltungsdaten in Tools wie: Leandoo, ISBJ, Fachliche Führung und Entwicklung des Verwaltungsteams, Teambuilding, Feedback, Tageskoordination, Schnittstelle zu Geschäftsführung, Leitungen & externen Partner:innen, Weiterentwicklung der internen Verwaltungsprozesse und Strukturen, Verfassen internen Leitfäden, Mitwirken an Optimierungen von weiteren Tools wie DocuSign, Personio, MS365, Windata, Agenda

Managing incoming and outgoing mail, including regular post and the info-mailbox, Handling company phone and responding to related requests, Dispatching letters and parcels, Ensuring the proper functioning of office devices and equipment, Overseeing office maintenance, including kitchen, groceries, coffee machine, garbage, etc., Supplying the office with office supplies, promotional materials, equipment, and groceries, Handling on-site requests and ad hoc tasks, Reserving and preparing conference rooms (as needed), Ordering lunch and catering (on request), Acting as the point of contact for our landlord (as needed)

Planung, Koordination und Verwaltung des Tagesablaufs der Bereichsleitung, Flexibles Einstellen auf kurzfristige Änderungen und vorausschauende Prioritätensetzung, Aufgabenmanagement und effiziente abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Übernahme der Korrespondenz sowie der Postbearbeitung, Fristen- und Terminmanagement

Unterstützung bei kaufmännisch-administrativen Prozessen, wie z.B. bei der Beschaffung und beim Unterhalt der Büro-Infrastrutur inkl. der mündlichen und schriftlichen Lieferanten- und Dienstleisterkommunikation, Unterstützung bei Prozessen und Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung, Organisatorische Mitarbeit bei der Vor- und Nachbereitung von Team-Meetings, Eigenständiges Führen interner Übersichten, Aufzeichnungen, Berechnungen und Statistiken, Beitrag zur fortlaufenden Optimierung der Prozesse im Rahmen des bestehenden Qualitätsmanagements, Übernahme von weiteren Office Management Funktionen, allgemeinen Verwaltungstätigkeiten und ad hoc Aufgaben zur Unterstützung der Teamleitung in den jeweiligen Aufgabenbereichen

Work on the revision of project management processes and necessary standards in the project lifecycle, Serve as a contact person for all departments regarding Alnatura project management standards, Support project managers in a accompanying function in the planning and execution of their projects, Prepare and conduct workshops, training courses and planning meetings as needed, Provide organizational and administrative support in the project management office, Create presentations and decision templates

Annahme und Bearbeitung von Post, E-Mails und Telefonaten (intern und in Absprache extern) sowie Zuarbeit in die jeweiligen Bereiche, Terminkoordination und Raumbuchung, Unterstützung bei Veranstaltungen im Haus, Führen und Versand von Protokollen, Tätigkeiten im Sinne der Büroorganisation (z.B. Materialbestellung)

Ich unterstütze die Fach- und Führungskräfte innerhalb des Projekts in PMO-Themen wie unter anderem: Kostenplanung, Ressourcenmanagement, Risikomanagement und in allen übergeordneten Aufgaben wie das operative Controlling oder Reporting, Ich verfolge kontinuierlich die Zielerreichung des Projektportfolios und entwickle in enger Abstimmung mit den verantwortlichen Projektleitenden Lösungs- und Verbesserungsansätze für Herausforderungen im Projekt, Zur Qualitätssicherung erstelle ich regelmäßig die CAPEX Prognosen und analysiere sowie verbessere die Prognosegenauigkeit der CAPEX-Planung, inkl. Prozesssteuerung, Ich erstelle und analysiere Soll-/Ist Planungen und erarbeite zur Optimierung entsprechende Maßnahmen und führe diese durch, Ich kommuniziere und vertrete meine Ergebnisse im Rahmen von Projekt-, und Lenkungskreispräsentationen, Ich bringe mich aktiv bei der Verbesserung der Projektmanagement-Methoden, -Prozesse und -Tools im Bereich und im Unternehmen ein, Ich unterstütze die Projektleiter bei der Termin- und Risikoplanung ihrer Projekte, In diesen Themen bin ich zur Gesamtprojektsituation jederzeit umfassend aussagefähig, Ich bin für die systematische Aufbereitung von Unternehmensrisiken zuständig, Ich erstelle und pflege Risikoregister zur Unterstützung der Projektleiter, Ich erstelle und prüfe Statusberichte in Bezug auf Termin- und Kostenrisiken, Ich konzipiere Risikodimensionen für das Projekt unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen und stimme mich dazu ab, Ich erstelle Planungsstandards, -prozesse und -methoden und entwickle diese laufend weiter, Zu meinen Aufgaben gehört auch die proaktive Datenerfassung, Teilnahme an technischen Sitzungen oder die Sammlung und Wiedergabe von Ergebnissen

Betreuung der Telefonzentrale und des Empfangs, Bearbeitung des (gerichtlichen) Post- und E-Mail-Eingangs, Schreiben von gerichtlichen Schriftstücken, Beschaffung von Büromaterialien, Erstellung der Reisekostenabrechnungen

Optimierung und Facility-Management des Büros, Organisation von virtuellen und physischen Events, Betreuung der interne Kommunikation und Pflege des Intranets, Sorge für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden, Aufgaben im Bereich Health & Safety, aktiver Treiber der Unternehmenskultur und Werte, Budget-Tracking und Optimierung der Benefits

Unterstützung der Geschäftsleitung und des Teams im Tagesgeschäft, Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Protokollführung, Bearbeitung der eingehenden Korrespondenz und Kommunikation mit internen und externen Partnern, Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Präsentationen und Berichten, Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen

Unterstützung im administrativen Tagesgeschäft, Bearbeitung buchhalterischer Vorgänge, Allgemeine schriftliche und telefonische Korrespondenz, Organisation und Bearbeitung der Post, Verantwortung für die zentrale Telefonannahme, Empfang von Besuchern

General administrative and secretarial tasks (e.g., handling incoming post and e-mail, monitoring deadlines and resubmission), Coordination of procurement and accounting processes, Preparation and follow-up of meetings and business trips (application and settlement), Collaboration in research matters: administrative activities in third-party funded projects (especially administration of finances), Function as the first point of contact for students, employees, lecturers, cooperation partners and guests, Support in the preparation of courses, Support in the organization of conferences and conventions, Possible additional task: maintenance of the homepage

Assistenz der Geschäftsführung, Kundenbetreuung, Büromanagement, Angebots- und Rechnungsstellung, Ressourcenplanung, Unterstützung im Family Office

Eigenständige Abwicklung der telefonischen Korrespondenz und des E-Mail-Verkehrs, Koordinierung, Planung sowie Vor- und Nachbereitung von in- und externen Terminen und Sitzungen, Verantwortung für Aktenmanagement, Datenbankpflege und Protokollführung, Erstellung von Präsentationen und Berichten, Organisation von Geschäftsreisen sowie Mitwirkung bei Veranstaltungen

Eigenverantwortliche Organisation und Koordination aller Sekretariatsabläufe für die Amtsleitung inkl. Postbearbeitung (analog/digital), Wiedervorlagenmanagement und professionellem Kommunikationshandling via Telefon und E-Mail, Koordination der Termine für die Amtsleitung, Vorbereitung von Besprechungen, buchen von Räumen, Catering, Einladungen, Dienstreiseanträge, Abrechnungen, Terminvorbereitung für Online-Termine erfolgt über Teamwork, Erstellung, Bearbeitung und Qualitätssicherung von Schriftstücken, Präsentationen und Vorlagen, Anwendung digitaler Systeme wie Enaio und digitale Rechnungsstelle, Unterstützung bei administrativen Abläufen und Mitwirkung bei internen Abstimmungen im Bereich der Amtsleitung