57 Part-time Office Manager Jobs

Klassisches Office Management (Büroorganisation), Postwesen, Kommunikation mit Ämtern und Dienstleistern, Rechnungsstellung und Mahnwesen, Vorbereitende Buchhaltung, Korrespondenz und Kontaktpflege als Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung und internen sowie externen Ansprechpartner:innen, Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

Verantwortlich für einen effizienten und gut organisierten Büroalltag, Externe Korrespondenz und Empfang von Gästen, Vorbereitung der Besprechungsräume, Bearbeitung der Post, Planung und Organisation von Veranstaltungen und Meetings, Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien und Getränken

Übernahme allgemeiner Verwaltungs- und Organisationsaufgaben, Planung von Terminen und Reisen, Aktualisierung und Pflege des Dokumentenverwaltungssystems, Bearbeitung von Standard-Vertragsthemen, Bearbeitung vertraulicher Informationen und Dokumente, Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern, Unterstützung bei verschiedenen Projekten, wie Veranstaltungen und Tagungen, Unterstützung der Geschäftsführung sowie der Bereichsleitungen in enger Abstimmung mit der Assistenz-Kollegin

Empfang und Betreuung von Besuchern, Koordination von Terminen und Besprechungen, Büroorganisation und Backoffice-Aufgaben

Organisation im Büro, Einkauf, Event Management, Personal Assistant Tätigkeiten, Teamevents organisieren, Hoodies und Briefpapier mit Firmenlogo besorgen, Management bei Recherchetätigkeiten unterstützen, Terminkoordination, Reisebuchungen, Vortragsvorbereitung

Verantwortung für einen effizienten und gut organisierten Büroalltag, Verantwortung für die externe Korrespondenz, den Empfang der Gäste und die Vorbereitung der Besprechungsräume, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Planung und Organisation verschiedener interner und externer Veranstaltungen und Meetings, Übernahme von Sonderprojekten sowie Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien und Getränken

Eigenständige Betreuung des Empfangsbereichs, Unterstützung des CEO bei der Terminkoordination und Reisebuchungen, Organisation und Bewirtung von Meetings und Events, Gestaltung des Onboardings neuer Kolleg:innen, Koordination des Gebäudemanagements und der Reinigungsfirma, Lagerhaltung und Bestellung von Büromaterial, Obst, Getränken etc., Verwaltung der Firmenfahrzeuge, Verantwortung für Ein- und Ausgangspost sowie Versand und Annahme von Paketen

Organisation des Sekretariats und selbstständige Ausführung aller administrativen Sekretariatsarbeiten, E-Mail- und Telefonkorrespondenz, Terminkoordination und Fristenüberwachung, Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen, Kontenüberwachung, Vorbereitung von Personalangelegenheiten

Unterstützung der Mitglieder und Spender am Telefon und per E-Mail, Erfassung, Verwaltung und Analyse der Mitgliederdaten, Planung und Organisation von Veranstaltungen, Rechnungsabwicklung und Überwachung von Zahlungseingängen, Vorbereitende Buchhaltung und Unterstützung bei der Erstellung des Jahresabschlusses, Verwaltung der Publikationen und Büromaterial, Einkauf und Versand an Mitglieder und Ehrenamtliche, Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben

Klassische Büroaufgaben wie Telefondienst, E-Mail-Korrespondenz, Erstellen von Korrespondenzen, Koordination und Vorbereitung von Terminen, Allgemeine Sachbearbeitung sowie Datenerfassung, Unterstützende Tätigkeiten im Controlling, Erstellung und Auswertung von Statistiken, Bei Eignung und Interesse Aufgaben in der Buchhaltung, wie Vorbereitung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung

Office Management, Koordination von Meetings und Reisebuchungen, Unterstützung des Immo- und Verwaltungsteams, Stammdatenpflege

Übernahme von Aufgaben an der Schnittstelle zu administrativen Abteilungen im Bereich Personal, Einkauf, Qualitätsmanagement, Projektabrechnung und Buchhaltung, Unterstützung im operativen Tagesgeschäft durch selbstständige Büroorganisation, wie z. B. Terminplanung, Post, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Organisation von Meetings (Terminreservierungen, Raum- und Catering-Bestellungen sowie ggf. Protokollführung), Pflege unterschiedlicher Informationssysteme (SAP, Datenbanken, Listen), Unterstützung bei der Erstellung von PowerPoint Präsentationen und beim Gegenlesen von Publikationen & Berichten, Übernahme der Dienstreiseorganisation, -buchung, -abrechnung (SAP)

Vertragsadministration für Neu- und Bestandsverträge, Management des Büros in Zusammenarbeit mit der Assistenz der Geschäftsführung, Verwaltung unserer Räumlichkeiten und Infrastruktur, Ausgabe von Uniformen, Unterstützung des Recruiting-Prozesses und Onboarding Prozesses (inkl. Handbuch), Unterstützung der Lohnbuchhaltung, Unterstützung der Schichtplanung, Mithilfe bei themenbezogenen ad hoc Projekten, Unterstützung bei Arbeits- und Gesundheitsschutz, Evtl. Sicherheitsbeauftragte(r) (Kurs kann absolviert werden)

Planung und Umsetzung von internen Events, Ansprechpartner*in für alle Themen „Rund ums Büro“, Sicherheitsbeauftragte*r für den Standort, Planung und Anschaffung von Büroeinrichtung und Bürobedarf, Interne Administration, Post und Ablage, Einrichtung von Arbeitsmitteln und Technik, Betreuung und Verwaltung der IT / Google Workspace / CRM System, Unterstützung der GF in administrativen Tätigkeiten, Absprachen & Beauftragung externer Dienstleister, Betreuung von Auszubildenden, Organisation, Planung und Koordination verschiedener Themen

Büromanagement, einschließlich Terminorganisation, Koordination und Steuerung, Vor- und Nachbereitung von Abteilungsterminen, Sitzungen und Veranstaltungen, einschließlich Protokollwesen, Verarbeitung von Rechnungen und Erstellung von Bestellungen für die IT-Abteilung, Selbstständige Bearbeitung der in- und externen Korrespondenz und Erstellung unterschriftsreifer Entwürfe, Zusammenstellung statistischer Daten in Excel und Erstellung von Ergebnisberichten und Entscheidungsvorlagen, Gestaltung von Präsentationsvorlagen in PowerPoint, Eigenständige Recherchetätigkeiten zu vorgegebenen Themen und Verwaltung von Schriftgut und Fachinformationen, Empfang, Bewirtung und Betreuung von Gästen

Büromanagement, einschließlich Terminorganisation, Koordination und Steuerung, Vor- und Nachbereitung von Abteilungsterminen, Sitzungen und Veranstaltungen, einschließlich Protokollwesen, Verarbeitung von Rechnungen und Erstellung von Bestellungen für die IT-Abteilung, Selbstständige Bearbeitung der in- und externen Korrespondenz und Erstellung unterschriftsreifer Entwürfe, Zusammenstellung statistischer Daten in Excel und Erstellung von Ergebnisberichten und Entscheidungsvorlagen, Gestaltung von Präsentationsvorlagen in PowerPoint, Eigenständige Recherchetätigkeiten zu vorgegebenen Themen und Verwaltung von Schriftgut und Fachinformationen, Empfang, Bewirtung und Betreuung von Gästen

Sekretariatsaufgaben, Einfache Verwaltungsaufgaben, Organisatorische Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Verwaltung und Durchführung von Seminaren und Weiterbildungsmaßnahmen, Unterstützung bei der Seminarplanung und der Seminarorganisation, Unterstützende Aufgaben für die Kolleginnen und Kollegen am Standort, Anwendung und Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems

Allgemeine Büroadministration (Organisations- und Verwaltungsaufgaben), Bestellannahme und –koordination, Kundenverwaltung, Erfassung von Reklamationern

Unterstützung des Operations-Teams in sämtlichen Geschäftsabläufen, Aufbau, Bewirtschaftung und Instandhaltung unseres Headquarters, Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten, Lagerhaltung und Verwaltung von Lieferungen, Kommunikation mit verschiedenen Abteilungen und externen Partnern, Unterstützung bei der Organisation von internen und externen Meetings, Unterstützung bei der Organisation von Besuchen, Verwaltung und Pflege von Dokumentationen und Datenbanken, Vorbereitung von Berichten und Präsentationen

Büroorganisation (Telefon, Empfang, Reisekostenabrechnungen, Ablagemanagement etc.), Koordination und Organisation von Geschäftsterminen und Dienstreisen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inklusive Protokollführung sowie Organisation von Veranstaltungen, Redaktionelle Betreuung von Unterrichtsmaterialien und wissenschaftlichen Publikationen, Allgemeine administrative Tätigkeiten sowie Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache